財務(wù)與會計管理規(guī)章

1、九、財務(wù)與會計管理規(guī)章 帳款管理辦法 第一條 凡銷貨或服務(wù)收入均應(yīng)開立統(tǒng)一發(fā)票，并依序填入當(dāng)天之“銷貨報告”或“服務(wù)收入報告”中，同時過入“人名別應(yīng)收帳款明細(xì)卡”中，不得漏開、短開或多開。 第二條 遇銷貨退回或重開發(fā)票時，均應(yīng)將原開統(tǒng)一發(fā)票的收執(zhí)聯(lián)收回作廢，并填制“銷貨退回通知單”，以赤字填入當(dāng)天的“銷貨報告”或“服務(wù)收入報告”中列為其減項(xiàng)，同時在備注欄中注明原開發(fā)票日期，并過入“人名別應(yīng)收帳款明細(xì)卡”中。 第三條 遇銷貨退回應(yīng)于銷貨發(fā)生的60天內(nèi)依規(guī)定手續(xù)向當(dāng)?shù)囟惥杌鳈C(jī)關(guān)辦理抵繳，如超過60天者不得辦理抵繳已繳的營業(yè)稅及印花稅。故遇有銷貨退回或發(fā)票重開而其日期超過60天以上者，應(yīng)由客戶賠償

2、稅捐損失；退貨或發(fā)票遺失其原因如系外務(wù)員疏忽所致，則稅捐損失應(yīng)責(zé)由外務(wù)員負(fù)責(zé)賠償。 第四條 于銷貨當(dāng)天若未能收回帳款時，交貨人(送達(dá)統(tǒng)一發(fā)票者)應(yīng)與客戶約定收款日并將填妥的“統(tǒng)一發(fā)票簽收單”交由會計員妥善保管，“統(tǒng)一發(fā)票簽收單”應(yīng)具備下列各要點(diǎn)： (一)交貨人(送達(dá)統(tǒng)一發(fā)票者)于“統(tǒng)一發(fā)票簽收單”上簽名。 (二)經(jīng)辦人(成績歸屬者)于統(tǒng)一發(fā)票副聯(lián)簽名。 (三)填明約定收款日期及約定付款條件。 (四)客戶正式蓋章后其簽收人簽名。 第五條 每筆未收款均應(yīng)附有“統(tǒng)一發(fā)票簽收單”。若有銷貨當(dāng)天未交出該簽收單或缺少規(guī)定要件的記載等情事，會計員應(yīng)于次日上班早會前報由單位主管糾正，務(wù)必按規(guī)定辦理，否則應(yīng)由單

3、位主管簽名負(fù)責(zé)。 第六條 會計員收回“統(tǒng)一發(fā)票簽收單”后，應(yīng)即將其“約定收款日”及“付款條件”逐筆登載于“人名別應(yīng)收帳款明細(xì)卡”的有關(guān)各欄中備查。 第七條 會計員應(yīng)將“統(tǒng)一發(fā)票簽收單”按“約定收款日”的先后秩序排列妥為保管，遇有攜出收款時應(yīng)設(shè)登記簿由取單者簽名備查，若于當(dāng)天未能收回帳款時應(yīng)即向取單者收回注銷登記。 第八條 凡帳款約定收款日到達(dá)者，會計員應(yīng)主動轉(zhuǎn)告帳款歸屬人或請單位主管派員前往收取。如有客戶要求延期付款情事發(fā)生時，前往收款人應(yīng)將重新更改約定收款日填明于“統(tǒng)一發(fā)票簽收單”中，并將該單交回會計員注銷登記，及更改“人名別應(yīng)收帳款明細(xì)卡”上的記載。 第九條 凡應(yīng)收帳款其約定收款日不得超過

4、一個月，若有超過此一期限者，會計員應(yīng)報備單位主管在簽單上簽字同意。 第十條 帳款收回時，會計員應(yīng)即將其填入當(dāng)天“出納日報表”的“本日收款明細(xì)表”欄中，并過入“人名別應(yīng)收帳款明細(xì)卡”中，憑此銷帳及備查。 第十一條 收回現(xiàn)金者，應(yīng)于當(dāng)日或翌日上班時如數(shù)交會計員入帳，若有延遲繳回或調(diào)換票據(jù)繳回者，均依挪用公款議處；收回票據(jù)的開票人若非與統(tǒng)一發(fā)票抬頭相同者，應(yīng)經(jīng)同一抬頭客戶正式背書，否則應(yīng)責(zé)由收款人親自在票據(jù)上背書，并注明客戶名稱備查，若經(jīng)查明該票據(jù)非客戶所交付者，即視同挪用公款議處。 第十二條 票據(jù)到期日距統(tǒng)一發(fā)票開立日期不得超過30天者，其超過30天以上者應(yīng)由經(jīng)辦人填具“交貨通知(請示)單”并依權(quán)

5、責(zé)劃分辦法處理。凡帳款以分期付款方式收回時應(yīng)由經(jīng)辦人提出與客戶所立的合約書經(jīng)單位主管呈報執(zhí)行副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 第十三條 凡銷貨退回或前開發(fā)票作廢者，若未取回原開發(fā)票收執(zhí)聯(lián)作廢者，不得重開統(tǒng)一發(fā)票，惟經(jīng)書面呈報總經(jīng)理特準(zhǔn)者不在此限。 第十四條 每月3日應(yīng)詳填“各員未收款明細(xì)表”(凈額)兩份，由經(jīng)辦人逐筆親自簽名承認(rèn)未收，其約定收款日據(jù)統(tǒng)一發(fā)票開立日期超過1個月以上者并應(yīng)注明原因，填妥后一份寄總公司財務(wù)部查核，一份呈報單位主管加強(qiáng)催收。 第十五條 “各員未收款明細(xì)表”總合計的金額應(yīng)與月底當(dāng)天的收款明細(xì)表的本日未收款余額的數(shù)字相符，逾期1個月及2個月以上未收款明細(xì)表隨同“各員未收款明細(xì)表”一并呈報。

6、第十六條 凡遇客戶惡性倒閉，或收回票據(jù)無法兌現(xiàn)或未事先言明，而于收款時尾款不付等情事，無法取得客戶正式簽屬的“銷貨折讓證明單”時，均視同壞帳處理。壞帳的發(fā)生，除按外務(wù)人員待遇辦法等規(guī)定的賠償辦法辦理外，該筆交易的成交獎金不準(zhǔn)發(fā)給，其已發(fā)給者則應(yīng)予追回。 第十七條 凡為維護(hù)市價事先與客戶約定高開發(fā)票銷貨折讓者，或事后同意客戶尾款不付等情事發(fā)生，除應(yīng)報請單位主管同意外，并應(yīng)取得銷貨折讓證明單，詳填原因，由客戶證明實(shí)收金額及證實(shí)簽章后，交回各單位會計員處，該筆交易原交易應(yīng)辦退回同時再記一筆實(shí)收金額的銷貨記錄，其銷貨折讓后的金額若低于最低價者，仍須補(bǔ)辦低價請示手續(xù)。成交獎金之計算則依實(shí)售金額計算。 第

7、十八條 本辦法由財務(wù)部呈總經(jīng)理核準(zhǔn)公布后實(shí)施，修訂時同。 現(xiàn)金收支管理辦法 (一)“現(xiàn)金收支旬報表”上的收入金額，是指由財務(wù)部匯入各單位銀行帳戶內(nèi)的金額，支出金額則僅指各單位的費(fèi)用。各單位應(yīng)行支付的一切費(fèi)用，包括可控制費(fèi)用與不可控制費(fèi)用，均應(yīng)自財務(wù)部匯入之金額中支付。 (二)各單位的可控制費(fèi)用統(tǒng)于每月月底前由財務(wù)部就下月份各單位的費(fèi)用概算一次(必要時得分次)匯入各單位的銀行帳戶內(nèi)備支。 (三)各單位的收入款項(xiàng)除財務(wù)部匯入的款項(xiàng)外，一律不得自行挪用單位內(nèi)收回的應(yīng)收帳款(包括現(xiàn)金及支票)其收回的應(yīng)收帳款，應(yīng)依帳款管理辦法的規(guī)定，悉數(shù)寄回總公司財務(wù)部。 (四)現(xiàn)金收支旬報表的填寫應(yīng)一次復(fù)寫兩聯(lián)，第一

8、聯(lián)于每旬第1日(即每月1日、11日、21日)中午以前就上旬收支逐項(xiàng)編制妥，連同費(fèi)用科目的正式收據(jù)或憑單呈單位主管簽核后以限時轉(zhuǎn)送寄送財務(wù)部；第二聯(lián)由各單位自行匯訂成冊作為費(fèi)用明細(xì)帳，并憑以于月底當(dāng)天填制“費(fèi)用預(yù)算分析表”。 (五)現(xiàn)金收支旬報表上的編號系指費(fèi)用的筆項(xiàng)而言，采每月一次連系編號方式，月內(nèi)的每月編號應(yīng)相互銜接并連續(xù)編至當(dāng)月月底止，次月一日再行重新編號。 (六)現(xiàn)金收支旬報表上科目欄中類別的填寫，系指依所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用其分屬類別，分別以“營”或“服”或“管”等字表示，其性質(zhì)的區(qū)分如下： 1.營業(yè)費(fèi)用：凡屬營業(yè)人員(包括營業(yè)主任及外務(wù)人員)所發(fā)生費(fèi)用。 2.服務(wù)費(fèi)用：凡屬服務(wù)人員(包括服

9、務(wù)主任及服務(wù)人員)所發(fā)生的費(fèi)用。 3.管理費(fèi)用：凡營業(yè)費(fèi)用及服務(wù)費(fèi)用外所發(fā)生的一切費(fèi)用屬之。 (七)現(xiàn)金收支旬報表上科目欄中的“名稱”系指各項(xiàng)費(fèi)用的科目名稱，其明細(xì)如下： 1.營業(yè)費(fèi)用：即營業(yè)人員(包括營業(yè)主任及外務(wù)員)所發(fā)生的下列諸費(fèi)。 (1)汽車諸費(fèi)：凡營業(yè)人員汽油、機(jī)油、過橋費(fèi)、寄車費(fèi)等皆屬之。 (2)旅費(fèi)：凡營業(yè)人員計程車資及營業(yè)員因業(yè)務(wù)之需所付的差旅費(fèi)屬之。 (3)公共關(guān)系：凡營業(yè)人員因業(yè)務(wù)上應(yīng)酬所需支付者屬之。 (4)薪工津貼：凡營業(yè)人員薪資皆屬之。(包括本薪、機(jī)車津貼、交際津貼、成交獎金、各項(xiàng)加給及值班費(fèi)等) (5)壞帳：凡帳款尾數(shù)無法收回，或倒帳公司損失皆屬之。 (6)名片：凡

10、營業(yè)人員所印名片皆屬之。 2.服務(wù)費(fèi)用：即服務(wù)人員(包括服務(wù)主任及服務(wù)員)所發(fā)生下列諸費(fèi)： (1)汽車諸費(fèi)：凡服務(wù)人員所支之汽油、機(jī)油、過橋費(fèi)、寄車費(fèi)等皆屬之。 (2)旅費(fèi)：凡服務(wù)人員所支之計程車資及服務(wù)人員因服務(wù)的需要所支的差旅費(fèi)皆屬之。 (3)公共關(guān)系：凡服務(wù)人員因服務(wù)上的需要所支的交際費(fèi)皆屬之。 (4)薪工津貼：凡服務(wù)全體同仁的薪資皆屬之。(包括本薪、機(jī)車津貼、績效獎金、加給及值班費(fèi)等)。 (5)壞帳：凡帳款尾數(shù)無法收回者屬之。 (6)名片：凡服務(wù)全體同仁所印的名片屬之。 (7)工具：凡單價在100元以下者的工具費(fèi)屬之。 3.管理費(fèi)用：凡營業(yè)費(fèi)用及服務(wù)費(fèi)用外所發(fā)生的費(fèi)用： (1)汽車諸費(fèi)

11、：凡營業(yè)人員及服務(wù)人員外所支付的汽油、機(jī)油屬之。 (2)旅費(fèi)：凡營業(yè)人員及服務(wù)人員外所支付的計程車資或出差旅費(fèi)屬之。 (3)運(yùn)費(fèi)：裝載貨物所支付的費(fèi)用屬之。 (4)文具用品：凡日常所用的文具紙張等屬之。 (5)清潔費(fèi)用：凡清潔公司打臘所支的費(fèi)用皆屬之。 (6)郵票：凡郵寄函件及包裹的郵資及購郵票等屬之。 (7)電話費(fèi)：凡業(yè)務(wù)上的長途電話及市區(qū)電話屬之。 (8)電報費(fèi)：凡業(yè)務(wù)上的需而拍之電報屬之。 (9)電力費(fèi)：凡用電所支付的費(fèi)用屬之。 (10)自來水費(fèi)：凡用自來水所支付的費(fèi)用屬之。 (11)修理費(fèi)：凡汽車修理及保養(yǎng)費(fèi)等屬之。 (12)人事廣告費(fèi)：凡刊登招員啟事等屬之。 (13)報章雜志：凡訂閱

12、報章雜志所支付的費(fèi)用屬之。 (14)固定薪資：凡營業(yè)人員及服務(wù)人員外的薪資屬之。 (15)公共關(guān)系：凡營業(yè)人員及服務(wù)人員外所支付的交際費(fèi)屬之。 (16)租金支出：房屋的租金。 (17)稅捐：凡支付營業(yè)印花稅屬之。 (18)其他變動費(fèi)用：凡未能列入該分類科目的費(fèi)用屬之。 (八)上述所列項(xiàng)目，會計員應(yīng)按其性質(zhì)區(qū)分(即營業(yè)費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、管理費(fèi)用等)妥予分類報支，不得相互混淆。 (九)各單位與總公司間如有代收或代支事項(xiàng)發(fā)生時一律以“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函”聯(lián)系之，其作業(yè)規(guī)定如下： 1.各單位代總公司或其他分公司收款時應(yīng)于收款的當(dāng)日以“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函”述明代何單位收款，代收現(xiàn)金應(yīng)先換購匯票，若代收票據(jù)須注明代收票據(jù)內(nèi)

13、容，并連同票據(jù)一起寄送總公司財務(wù)部，由財務(wù)部負(fù)責(zé)通知被代收單位入帳的同時將入帳情形回復(fù)代收單位。 2.總公司代分公司收款時，應(yīng)于收款的當(dāng)月，由財務(wù)部以“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函”述明代收款項(xiàng)內(nèi)容，若為票據(jù)應(yīng)注明票據(jù)內(nèi)容，通知被代收單位，款項(xiàng)則暫代留存，被代收單位于接獲財務(wù)部的通知時，應(yīng)即于當(dāng)天的“收款及成交獎金明細(xì)表”上加入該筆帳款，增加其收款總額，并將入帳情形回復(fù)財務(wù)部。 3.各單位代總公司支付款項(xiàng)時(如押標(biāo)金、權(quán)限內(nèi)購入的生財器具及服務(wù)部汽油或單價在100元以上的工具、油墨等)不得記入現(xiàn)金收支旬報表，唯應(yīng)另行備忘登記，應(yīng)于每旬寄送“現(xiàn)金收支旬報表”時另以內(nèi)部往來聯(lián)絡(luò)函將所代支的款項(xiàng)明細(xì)及總額述明后連同單

14、據(jù)一并寄送總公司財務(wù)部，由財務(wù)部憑以匯入該筆款項(xiàng)。若為緊急代支事項(xiàng)必須立即處理時，除以電話通知財務(wù)部電匯處理外，仍應(yīng)填具“內(nèi)部往來聯(lián)絡(luò)函”述明以資憑證。4.總公司代各單位支付費(fèi)用款項(xiàng)時，(如預(yù)付房租等)應(yīng)由財務(wù)部于每月25日前以聯(lián)絡(luò)函通知被代支單位依虛收虛付方式在其“現(xiàn)金收支旬報表”上的“收入金額”欄內(nèi)徑行加入該筆款項(xiàng)同時在“支付金額”欄內(nèi)，直按登入該筆費(fèi)用款項(xiàng)以增加帳面的收入金額與費(fèi)用金額。(十)各單位全體員工的借支總額在3000元以內(nèi)者得經(jīng)單位主管核準(zhǔn)后由首存現(xiàn)金中先行借支，并限于每月10日發(fā)薪時一次扣回，其借支總額超過3000元者，應(yīng)依權(quán)責(zé)劃分逐筆專案報備核準(zhǔn)后始得由財務(wù)部匯寄支付。 (

15、十一)每月月底當(dāng)天，各單位會計員應(yīng)憑留存之當(dāng)月份該單位“現(xiàn)金收支旬報表”依費(fèi)用類別分別統(tǒng)計其當(dāng)月份各項(xiàng)費(fèi)用的總額，詳填于“費(fèi)用預(yù)算分析表”中呈單位主管就可控制費(fèi)用中的各項(xiàng)費(fèi)用其實(shí)際與預(yù)算的差異詳加分析。 (十二)費(fèi)用預(yù)算分析表”一式兩聯(lián)，各單位應(yīng)于每月3日前將此表(兩聯(lián)一起)連同“直線單位經(jīng)營績效評核表”一并寄送總公司業(yè)務(wù)部，由業(yè)務(wù)部據(jù)以查核與“直線單位績效評核表”所填的費(fèi)用數(shù)字無誤后，即轉(zhuǎn)送財務(wù)部復(fù)核并呈具所屬副總經(jīng)理填具總評后第一聯(lián)由財務(wù)部留存，據(jù)以分析全公司費(fèi)用差異，第二聯(lián)寄回各單位存查。 (十三)“費(fèi)用預(yù)算分析表”上的費(fèi)用率系指當(dāng)月份的費(fèi)用與營業(yè)額的百分比，“本月費(fèi)用預(yù)算”一欄之計算公

16、式如下： (1)本月“營業(yè)費(fèi)用”預(yù)算上月營業(yè)費(fèi)用×(1±本月營業(yè)收入成長率) (2)本月“服務(wù)費(fèi)用”預(yù)算上月服務(wù)費(fèi)用×(1±本月服務(wù)收入成長率) (3)本月“管理費(fèi)用”預(yù)算上月管理費(fèi)用×(1±本月營業(yè)及服務(wù)總收入成長率×20%) (十四)本辦法由財務(wù)部呈總經(jīng)理核準(zhǔn)公布后實(shí)施，修訂時同。 傳票審核職權(quán)劃分辦法 (一)各部經(jīng)辦人員：審核單據(jù)的性質(zhì)、金額與本公司規(guī)定是否相符，并編制傳票控制預(yù)算及成本費(fèi)用之報支。(二)財務(wù)部： 1.承辦人員： (1)核對傳票收付款的金額是否與收付款有關(guān)憑證(如計價單、發(fā)票)金額相符。 (2)核對憑證是否有抬頭，統(tǒng)一編號，店印，地址及貼足印花，與稅法是否相符。 2.復(fù)核人員： (1)傳票應(yīng)用分類，即科子目是否正確。 (2)憑證是否齊全，符合政府規(guī)定，與負(fù)擔(dān)部門是否正確。 (3)附件數(shù)量與憑證記載金額是否相符。 (4)借貸是否平衡。 3.會計： (1)傳票應(yīng)附的憑證是否適當(dāng)簽具意見。 (2)各級經(jīng)辦人員應(yīng)行注意事項(xiàng)是否錯誤