《天地控股公司合同管理制流程匯》

1、天地控股有限公司合同管理制度匯編編制日期：二 OO 八年五月目錄總 則 合同管理制度總表第一篇合同計劃管理第一章合同簽訂計劃第二章合同履行計劃第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則第二章合同簽訂流程第三章合同權(quán)限管理第四章合同編號管理第五章格式合同管理第六章合同注意事項第三篇合同履行管理第一章合同跟蹤管理第二章合同履行跟蹤第三章對外文書管理第四篇合同考評管理第一章部門合同考評第二章資產(chǎn)合同考評第三章財務(wù)合同考評第四章法務(wù)合同考評附 則 各類附表及附件總則合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險， 對于企業(yè)運營的整個過程起著 非常關(guān)鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險、保證合

2、同目的實現(xiàn) （ 包括 達(dá)到既定的成果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項無誤 ） 的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系 統(tǒng)的重要組成部分。公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容： 合同計劃管理、 合同簽訂管理、 合同履行管理 及合同考評管理。合同計劃管理 的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預(yù)見工作， 確保按計劃、 有 序地安排合同的簽訂及履行工作，避免出現(xiàn)遺漏或無序狀況。合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽和綜合能力的評估、 明確標(biāo)的物的質(zhì)量控制 內(nèi)容、 優(yōu)化合同價款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂， 確保不因客戶論證不到位、 質(zhì)量 控制內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯而給合同履行或救濟造

3、成困難。合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實際履行過程中的各項成果驗收和收 付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作， 確保合同標(biāo)的達(dá)到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)， 收付款項無差錯， 實現(xiàn)合 同目的。為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺了合同跟蹤內(nèi)容審批流程 ，并配合該 流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)， 以確保合同跟蹤內(nèi)容完整無遺漏， 通過系統(tǒng)實時反映合同 的真實履行情況。另一方面， 為了確保合同履行過程中各項書面依據(jù)的規(guī)范性和有效性， 公司特別針對法 務(wù)類對外文書的出臺了對外文書 （ 法務(wù)類 ） 管理辦法。合同考評管理 的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項已生效的制度及流程， 自 覺把好合同簽訂及合同

4、履行中的各道關(guān)卡，確保合同目的的實現(xiàn)。為了便于統(tǒng)觀整個合同簽訂、 合同履行及合同考評的流程及內(nèi)容， 特制定了 合同管理 制度總表，以供相關(guān)人員簡單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內(nèi)容。法務(wù)部作為公司法律風(fēng)險防范和法律糾紛處理的責(zé)任部門， 負(fù)責(zé)與合同管理相關(guān)的所有 制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行，并對本制度匯編享有最終解釋權(quán)。合同管理制度總表類目關(guān)鍵環(huán)節(jié)適用流程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)考評辦法合同計劃25 日報月計劃12 月報年計劃部門指定人員制表部門負(fù)責(zé)人審核各項目經(jīng)理審核計劃交資產(chǎn)、法務(wù)、財務(wù)審查備案按時上報年度及月度合同簽訂 計劃、履行計劃，并確保上報的 計劃內(nèi)容完整、時間合理、狀態(tài) 真實逾期上報計劃的

5、，每逾期一天扣 0.1 分； 上報計劃不完整或錯誤的，每一項扣 0.1 分； 計劃的簽訂時間不合理的，每次扣 0.1 分； 履行狀態(tài)不真實的，每次扣 0.5 分。合同簽訂招 標(biāo) / 報 價 流 程1目標(biāo)執(zhí)行 （ 考 核價格 ） 批準(zhǔn)流 程OA系統(tǒng)中各類“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程 ”（ 具體流程按質(zhì) 量部、財務(wù)部要求執(zhí)行 ）確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項要 求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成 時間以及對客戶的約束要求等） 完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣0.1 分（ 其他具體要求由質(zhì)量部、財務(wù)部實施考評 ）2招標(biāo)文件 （ 報 價信息 ） 批準(zhǔn)流 程（OA系統(tǒng)中

6、“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程” ） 主辦部門或法務(wù)部起草招標(biāo)文件 （ 報價信息 ）技術(shù) 責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核返回發(fā) 文者按修改意見修改 （OA 系統(tǒng)中“ 招標(biāo)文件批準(zhǔn)流 程”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程”及前一“自由流 程” ） 部門負(fù)責(zé)人審核項目總經(jīng)理審核法務(wù)主 管審核執(zhí)行董事審批確保招標(biāo)文件 / 報價信息內(nèi)容滿 足項目實際需求，文字表述無 誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯而 造成損失。招標(biāo)文件或報價信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯而被指正的， 每次扣 0.1 分；因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每2 萬元扣 1 分。審核人逾期完成審核而影響項目進(jìn)度的， 每影響一

7、天扣 0.1 分（ 以 下環(huán)節(jié)中涉及審核的，則考評標(biāo)準(zhǔn)與此相同 ） 。3客戶批準(zhǔn)流 程OA系統(tǒng)中的 “客戶批準(zhǔn)流程 ” （ 具體流程按資產(chǎn)采購 部要求執(zhí)行 ）確保所報客戶具備實現(xiàn)合同目 的的綜合實力和信用等級。簽訂合同的單位無實際履約能力或信用程度不夠的，扣 0.5 分；因 此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。（ 客戶及中標(biāo)單位批準(zhǔn)過程 中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提供不足、資料不準(zhǔn)確、中標(biāo)價格不合理 等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實施考評 ）4評標(biāo)辦法審批流程具體流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及考評辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行5中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 ” （ 具體流程按資產(chǎn)采 購部要求執(zhí)

8、行 ）確保中標(biāo)單位具備實現(xiàn)合同目 的的綜合實力和信用程度。6合同批準(zhǔn)流 程（OA系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程” ） 主辦部門或法務(wù)部起草合同技術(shù)責(zé)任人、 財務(wù)責(zé)任 人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核返回發(fā)文者按修改意見修 改 （OA系統(tǒng)中 “合同批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián) “中標(biāo)單位 批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程” ） 部門負(fù)責(zé)人審核 項目總經(jīng)理審核法務(wù)主管審核董事會審批 （ 具 體審批權(quán)限請查閱合同審批權(quán)限一覽表 ）確保合同內(nèi)容符合評標(biāo)結(jié)果， 滿 足項目實際需求，文字表述無 誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī) 范要求， 不因內(nèi)容或文字表述差 錯而造成損失。合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標(biāo)結(jié)果

9、不符而被指正， 每次扣 0.1 分；因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每2 萬元扣 1 分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 0.1 分。價 格 批 準(zhǔn) 流 程1目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中的“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書 ”（ 具體流程按質(zhì)量部 要求執(zhí)行 ）確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項要 求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成 時間以及對客戶的約束要求等） 完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣0.1 分2考核價格批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中的“ 考核價格批準(zhǔn)書 ” （ 按財務(wù)要求執(zhí)行 ）按財務(wù)部要求由財務(wù)實施具體考評3執(zhí)行價格批準(zhǔn)流程OA系統(tǒng)中的“ 執(zhí)行價格批

10、準(zhǔn)書 ”（ 按財務(wù)要求執(zhí)行 ）按財務(wù)部要求4合同批準(zhǔn)流 程（OA系統(tǒng)中的 “合同批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批 準(zhǔn)書”、“考核價格批準(zhǔn)書”和“執(zhí)行價格批準(zhǔn)書” ） ： 主辦部門或法務(wù)部起草合同部門負(fù)責(zé)人審核項 目總經(jīng)理審核法務(wù)主管審核董事會審核（ 具體審批權(quán)限請查閱合同審批權(quán)限一覽表 ）確保合同內(nèi)容、 價格及付款方式 符合目標(biāo)執(zhí)行及價格批準(zhǔn)結(jié)果， 合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范 要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯 而造成損失。合同內(nèi)容、價格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報批合同，扣 0.1 分； 合同內(nèi)容、價格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價格批準(zhǔn)結(jié)果不一致， 每處扣 0.1 分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的

11、，每 處扣 0.1 分；合同條款因表述存在明顯差錯而被指正的，每處扣 0.1 分；因表述的差錯而造成公司損失的每 2萬元扣 1 分特殊合同批準(zhǔn)流程（OA系統(tǒng)中的“ 特殊合同批準(zhǔn)流程 ”） 部門/項目經(jīng)理 提交特殊合同簽訂申請表及合同文本董事長批 準(zhǔn)特殊合同簽訂申請表法務(wù)主管審核合同文本 董事長批準(zhǔn)合同文本確保合同內(nèi)容滿足項目實際需 求，文字表述無誤，合同條款符 合專業(yè)法律及規(guī)范要求， 不因內(nèi) 容或文字表述差錯而造成損失。合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標(biāo)結(jié)果不符而被指正， 每次扣 0.1 分；因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每2 萬元扣 1 分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的

12、，則每處扣 0.1 分。合同履行1 跟蹤內(nèi)容的 整理、錄入及跟 蹤（OA系統(tǒng)中的 “合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流程 ”）部門行政助 理在合同簽訂完畢后 1 個工作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容 （ 包 括合同成果驗收、收付款和與成果驗收、收付款相對 應(yīng)的事務(wù) ） 的整理及報批部門負(fù)責(zé)人審核財務(wù)部 經(jīng)理審核法務(wù)主管復(fù)核行政助理錄入項目管理 系統(tǒng)法務(wù)主管和財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)部門日常跟蹤 系統(tǒng)自動生成的報表準(zhǔn)確反映合同履行情況在項目管理系統(tǒng)中完成合同跟 蹤內(nèi)容的錄入與批準(zhǔn)， 并通過管 理系統(tǒng)真實反映合同的具體履 行情況。逾期完成整理、錄入的，每逾期 1 天扣 0.1 分； 主要成果、收付款內(nèi)容及與之相對應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏

13、一 條扣 0.1 分； 所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的，每條扣 0.5 分； 未通過項目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次扣 0.1 分。2合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時存檔，發(fā)往對方的函件按對外文書要求執(zhí)行。考評辦法參見對外文書部分內(nèi)容3合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補或救濟措施，確保合同目的的 實現(xiàn)。未實現(xiàn)合同目的或因彌補救濟措施不及時而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。對外文書1廣告文書（OA系統(tǒng)中 “廣告發(fā)布內(nèi)容批準(zhǔn)流程 ”） ：發(fā)文策劃 部經(jīng)理審核項目總經(jīng)理審核法務(wù)主管審核分 管副總審核董事長審批須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關(guān)法

14、律法規(guī)若適用流程有誤或未達(dá)到前述要求的，每次扣 0.1 分； 因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。2催款通知單（OA系統(tǒng)中 “催款通知批準(zhǔn)流程 ”） ：主辦會計發(fā)文 財務(wù)經(jīng)理審核項目總經(jīng)理審核資金部審核法 務(wù)主管審核董事長審批確保文書表述無誤， 且能達(dá)到發(fā) 文目標(biāo)， 文書送達(dá)對方后必須取 得有效回執(zhí)并存檔， 回執(zhí)須對方 有權(quán)簽字人簽收 （ 或以特快專遞 形式送達(dá)，須在郵件詳情單的 “內(nèi)件品名” 一欄中注明函告的 關(guān)鍵內(nèi)容 ） ，以確保證據(jù)效力3其他文書（OA系統(tǒng)中 “對外文書審批流程 ”） ：發(fā)文部門經(jīng)理 審核財務(wù)審核 （ 如不涉及財務(wù)內(nèi)容，則可跳過 ）

15、 總經(jīng)理審核 （ 如同屬多個項目或不屬任一項目，則可 跳過 ） 法務(wù)審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核其他1在合同簽訂及履行過程中， 按要求落實每份合同的各責(zé)任人， 并根據(jù)實際情況及時調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任人。若未落實責(zé)任人的，每次扣 0.1 分；原責(zé)任人因離職、換崗等 原因需調(diào)整新責(zé)任人而未及時調(diào)整的，每次扣 0.1 分。2遵循已批準(zhǔn)的合同管理制度中的其他規(guī)定。違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣 0.1 分及以上不等。第一篇 合同計劃管理第一章 合同簽訂計劃一、合同簽訂計劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、 各部門按年度及月度分別上報合同簽訂計劃，要求完整、合理、準(zhǔn)確。二、合同

16、簽訂計劃上報流程1需求部門于每年的 12月份上報下年度合同簽訂計劃；于每月的25 日前上報下月合同簽訂計劃 （ 年度合同簽訂計劃表和月度合同簽訂計劃表詳見附表1、2）；2需求部門負(fù)責(zé)人審核；3子公司負(fù)責(zé)人審核；4法務(wù)部及資產(chǎn)采購部備案。第二章 合同履行計劃一、合同履行計劃的目的為了確保合同簽訂后各項義務(wù)的正常履行， 避免合同各方發(fā)生違約行為， 特要求各公司、 各部門按月上報合同履行計劃，要求完整、準(zhǔn)確，符合合同約定及項目實際進(jìn)度需求，以便 按月有計劃地履行。二、合同履行計劃上報流程1需求部門于每月的 25日前上報下月合同履行計劃 （詳見附表 3） ； 2需求部門負(fù)責(zé)人審核；3子公司負(fù)責(zé)人審核；

17、 4法務(wù)部、財務(wù)部及資產(chǎn)采購部備案。第二篇 合同簽訂管理第一章 合同簽訂原則一、合同簽訂的前提公司所有合同簽訂前，必須經(jīng)過客戶論證和公開招標(biāo)（ 報價 ）或價格批準(zhǔn) （ 本制度有特殊規(guī)定的除外 ） ，確保合同簽訂的對象具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級，同時，在滿 足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，獲得最佳的合同價款和付款方式。二、合同簽訂過程中四大主要責(zé)任部門及其基本分工1需求部門 （子公司 ） ：負(fù)責(zé)客戶資料的收集和客戶綜合實力的論證；負(fù)責(zé)標(biāo)的物相關(guān) 質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的論證及技術(shù)標(biāo)的評定；負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（報價信息）及合同文本的起草（如 需求部門 / 子公司認(rèn)為有需要，則在目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容完整明確和招

18、投標(biāo)資料、評標(biāo)結(jié)果 完整明確的前提下， 可委托法務(wù)部起草招標(biāo)文件 / 報價書或合同文本） ；需求部門對合同簽訂 的整個過程及其引起的后果承擔(dān)主要責(zé)任。2資產(chǎn)管理中心：負(fù)責(zé)發(fā)布招標(biāo) （ 報價） 信息，公開、公平、公正地組織招標(biāo) （ 報價）的 全程活動；負(fù)責(zé)客戶及其資料的補充及再論證；負(fù)責(zé)如實反映開標(biāo)、詢標(biāo)、評標(biāo)過程中的真 實情況。3法務(wù)部：負(fù)責(zé)招標(biāo)文件 （報價信息 ） 及合同的法律審核；在接受需求部門（子公司） 委托后，負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（報價信息）及合同文本的起草、報批（在需求部門 / 子公司所提交 的目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書、評標(biāo)結(jié)果、招投標(biāo)資料完整明確的前提下，不得拒絕需求部門 / 子公司 的委托）。4財

19、務(wù)部：負(fù)責(zé)商務(wù)條款的審查及商務(wù)標(biāo)的評定。三、合同簽訂過程中的各類責(zé)任人1主責(zé)任人：由部門 （子公司 ）負(fù)責(zé)人或其指定人員擔(dān)任。2技術(shù)責(zé)任人：由合同所涉業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任。其中，設(shè)計合同的技術(shù)責(zé)任人 為產(chǎn)品研發(fā)部所派設(shè)計負(fù)責(zé)人， 房產(chǎn)材料、 設(shè)備采購合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專 項技術(shù)人員或工程部專項技術(shù)人員；工程承包合同的技術(shù)責(zé)任人為房產(chǎn)工程部所派負(fù)責(zé)人；若某些合同不涉及專業(yè)營銷策劃類合同的技術(shù)責(zé)任人為營銷策劃部指定的本部門專業(yè)人員。技術(shù)條款的，則該類合同無需設(shè)技術(shù)責(zé)任人。3財務(wù)責(zé)任人：由各部門 （ 子公司 ） 的主辦會計擔(dān)任。4資產(chǎn)責(zé)任人：由資產(chǎn)管理中心采購工程師擔(dān)任。四、確定中標(biāo)

20、單位的基本原則 在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，最低標(biāo)中標(biāo)。五、特別說明 在所有招標(biāo)或報價之前，資產(chǎn)管理中心需知會各股東，股東有權(quán)在既定的投標(biāo)/ 報價截止日前，推薦符合條件的單位參加投標(biāo) /報價，需求部門 （子公司 ）不得拒絕；同時，股東有 權(quán)在招標(biāo)或報價過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。 但是， 流程一旦啟動， 任何人（包括股東） 均不得干預(yù)流程的正常執(zhí)行，如在流程執(zhí)行過程中確須變更操作方式或終止流程執(zhí)行的， 則必須有明確的書面指示，并對該項變更或終止決定所引起的后果承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、各審核責(zé)任人必須按照批準(zhǔn)的流程、權(quán)限行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)，且驗收、審核環(huán)節(jié) 缺一不可。如若違反，則違反人員按照已簽

21、訂的“重要崗位經(jīng)濟責(zé)任書”及公司的考評制度 承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二章 合同簽訂流程一、支出類合同的招標(biāo) / 報價流程1目標(biāo)執(zhí)行 （ 考核價格 ） 批準(zhǔn) （ 具體按質(zhì)量部、財務(wù)部要求的流程執(zhí)行）2招標(biāo)文件 （ 報價信息 ） 批準(zhǔn)（1）需求部門行政助理或需求部門委托法務(wù)專員起草招標(biāo)文件（ 或報價信息 ） ；（2）起草人將招標(biāo)文件 （或報價信息 ） 分別提交技術(shù)責(zé)任人、 財務(wù)責(zé)任人、 資產(chǎn)責(zé)任人進(jìn) 行審核： 技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件 （ 或報價信息 ）所涉質(zhì)量技術(shù)要求 （ 包括驗收、服務(wù)等內(nèi) 容） 是否完整、準(zhǔn)確； 財務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)所有商務(wù)條款是否清晰準(zhǔn)確、付款控制方面是否合理； 資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)

22、招標(biāo)文件 （ 或報價信息 ） 內(nèi)容是否符合招標(biāo)要求，評標(biāo)辦法是否 公平、公正、合理；（3）起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見，并形成新的招標(biāo)文件 （或報價信息 ） 文本；（4）部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見是否均已得到落實， 招標(biāo)文件 （或報價信息 ） 能否 滿足項目需求；（5）子公司負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)招標(biāo)文件 （ 或報價信息 ） 能否滿足項目需求；（6）法務(wù)主管審核確認(rèn)招標(biāo)文件 （或報價信息 ） 整體表述是否準(zhǔn)確、合法；（7）執(zhí)行董事審核批準(zhǔn)。3客戶批準(zhǔn)流程 （具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行 ） 。 注：本環(huán)節(jié)可與招標(biāo)文件 （ 報價信息 ） 批準(zhǔn)環(huán)節(jié)同步進(jìn)行。4評標(biāo)辦法批準(zhǔn)流程 （具體按資產(chǎn)采購部

23、要求的流程執(zhí)行 ） 。5中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 （具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行 ） 。 6合同批準(zhǔn)流程（1）需求部門行政助理或由需求部門委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評標(biāo)結(jié)果起草合同文本；（2）起草人將合同文本分別提交技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進(jìn)行審核： 技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求 （包括驗收、服務(wù)等內(nèi)容 ） 是否完整、 準(zhǔn)確且與招標(biāo) / 報價結(jié)果一致； 財務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)合同價款、 付款方式是否合理且與招標(biāo) / 報價結(jié)果一致， 財務(wù)數(shù) 據(jù)相差表述是否準(zhǔn)確無差錯，合同所涉稅務(wù)條款是否符合國家、省、市現(xiàn)行法務(wù)法規(guī)； 資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)合同文本是否符合招標(biāo) / 報價結(jié)果。（3）起草人整

24、合各責(zé)任人的合理修改意見，并形成新的合同文本；（4）部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見是否均已得到落實， 確認(rèn)合同文本能否實現(xiàn)合同 目的；（5）子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)合同文本能否實現(xiàn)合同目的；（6）法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法；（7）董事會審核批準(zhǔn)合同文本。 合同批準(zhǔn)的權(quán)限詳見本篇第三章內(nèi)容 。7簽訂合同。合同文本批準(zhǔn)后， 法務(wù)部、 資產(chǎn)管理中心應(yīng)與需求部門 （子公司 ） 做好相關(guān)交接工作， 并 由需求部門 （子公司 ）安排客戶簽訂合同。 在合同文本交證章管理員蓋章前， 必須確保合同文 本中所有應(yīng)填寫的內(nèi)容均已準(zhǔn)確填寫完畢，包括合同簽訂時間、地點、代表簽字 （ 我方由需 求部門 子

25、公司 負(fù)責(zé)人代表簽署合同 ）、聯(lián)系方式及其他簽署頁中所有要求填寫的內(nèi)容（ 若合同對方為個人，則必須寫明其身份證號碼 ） 。8合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。由需求部門 （子公司 ）行政助理負(fù)責(zé)將合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。二、支出類合同的非招標(biāo) / 報價類流程 （即價格批準(zhǔn)流程 ）1目標(biāo)執(zhí)行 （ 考核價格 ） 批準(zhǔn) （ 具體按行政中心質(zhì)量部要求的流程執(zhí)行）2執(zhí)行價格批準(zhǔn) （ 具體按財務(wù)部要求的流程執(zhí)行 ）3合同批準(zhǔn)（1）需求部門行政助理或由需求部門委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評標(biāo)結(jié)果起草合同文本；（2）需求部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求（ 包括驗收、服務(wù)等內(nèi)容 ）是否完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo) /

26、報價結(jié)果一致；確認(rèn)合同文本能否實現(xiàn)合（3）子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)所有合理意見是否均已得到落實， 同目的；（4）法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法；（5）董事會審核批準(zhǔn)合同文本。合同批準(zhǔn)的權(quán)限詳見本篇第三章內(nèi)容 。三、特殊合同批準(zhǔn)流程 所謂特殊合同是指需與政府職能部門推薦客戶或公司董事會指定客戶簽訂的合同， 凡各 部門、子公司需簽訂該類合同的，均可適用本流程。流程簡述：部門/項目經(jīng)理提交 特殊合同簽訂申請表 （ 詳見附表 4）及合同文本董事長批準(zhǔn) 特 殊合同簽訂申請表 法務(wù)主管審核合同文本董事長批準(zhǔn)合同文本證章管理員核對無誤 后用章檔案室存檔系統(tǒng)通知財務(wù)部經(jīng)理、資金部閱知并落實合同跟蹤

27、內(nèi)容注：特殊合同的報批權(quán)限歸屬部門及子公司負(fù)責(zé)人，即“特殊合同批準(zhǔn)流程”為需授 權(quán)的流程，僅部門及子公司負(fù)責(zé)人才能啟動該流程。四、銷售類合同的簽訂流程 根據(jù)公司目前的業(yè)務(wù)類別，所涉及的銷售類合同主要有房屋銷售合同（ 房產(chǎn)公司 ） 、砂石銷售合同 （航運公司 ）和苗木銷售合同 （三景園藝公司 ） 。（ 一） 房屋銷售合同相關(guān)流程 任何項目在房屋銷售開始前，必須形成規(guī)范的格式合同文本（意向書） 。格式合同（意 向書）由項目公司起草，或由項目公司提出合同內(nèi)容的基本要求，委托法務(wù)部負(fù)責(zé)起草（要 求提出及文本起草工作必須比開始銷售至少提前一至兩個月） ，以便各審核人有充足的審核 時間。 格式文本批準(zhǔn)后必

28、須報證章管理員處備案， 以備在蓋章前與需簽訂的文本核對， 確認(rèn) 已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章。1合同 （ 意向書 ） 格式文本的審批流程（1）銷售部指定人員或法務(wù)專員起草合同 （ 意向書 ） 格式文本；（2）銷售經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(3) 財務(wù)責(zé)任人審核價格及付款方式；(4) 項目總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(5) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；(6) 董事長審批；(7) 證章管理員處備案。2合同 ( 意向書 ) 的簽訂流程(1) 銷售人員根據(jù)已批準(zhǔn)的范本填寫合同文本 ( 填寫規(guī)范詳見合同填寫規(guī)范 ) ；(2) 銷售經(jīng)理審核合同條款是否符

29、合已批準(zhǔn)的范本及其他各項批準(zhǔn)要求；(3) 財務(wù)審核價格及付款方式是否符合已批準(zhǔn)的價格及付款方式要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確； 如合同價格低于公司已批準(zhǔn)的價格標(biāo)準(zhǔn)，則須提交銷售價格的最終批準(zhǔn)權(quán)限人審核；(4) 證章管理員核對文本 ( 與已批準(zhǔn)的格式文本核對 )無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加 蓋公章； 如與已批準(zhǔn)的格式文本核對不一致，則須提交法務(wù)審核；(5) 存檔。( 二 ) 砂石銷售合同簽訂流程砂石銷售合同必須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂， 目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見附件24，砂石銷售合同的格式文本由航運公司證章管理員保管備案， 以備在蓋章前與需簽訂的文本核 對，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對無誤后方可加

30、蓋公章。1砂石銷售合同格式文本的審批流程如下：(1) 航運公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本；(2) 航運公司財務(wù)經(jīng)理審核；(3) 航運公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(4) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；(5) 執(zhí)行董事審批；(6) 證章管理員處備案。 2砂石銷售合同的具體簽訂流程如下：(1) 銷售主責(zé)任人按格式文本制作合同文本，對于格式文本已確定的內(nèi)容不得修改；(2) 航運公司財務(wù)經(jīng)理審核， 銷售基價、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)；(3) 總經(jīng)理審核， 合同文本、 銷售基價、 結(jié)算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的范本 及標(biāo)準(zhǔn)；(4) 證章管理員核對文本

31、( 與已批準(zhǔn)的格式文本核對 )無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章； 如與已批準(zhǔn)的格式文本核對不一致，則須提交法務(wù)審核；(5) 存檔。( 三 ) 苗木銷售合同簽訂流程苗木銷售合同原則上須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂， 目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見附件 25，苗木銷售合同的格式文本由三景園藝公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章。1苗木銷售合同格式文本的審批流程如下：(1) 三景園藝公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本；(2) 三景園藝公司財務(wù)經(jīng)理審核商務(wù)條款表述的準(zhǔn)確性及合理性；(3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)

32、確性；(4) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；(5) 執(zhí)行董事審批；(6) 證章管理員處備案。2苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下：(1) 銷售主責(zé)任人按格式文本填寫合同文本，對于格式文本已確定的內(nèi)容不得修改；(2) 三景園藝公司財務(wù)經(jīng)理審核合同價格及付款方式能否保障公司利益， 財務(wù)數(shù)據(jù)是否 準(zhǔn)確；(3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益；(4) 執(zhí)行董事審批。(5) 證章管理員核對文本 ( 與已批準(zhǔn)的格式文本核對 )無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加 蓋公章； 如與已批準(zhǔn)的格式文本核對不一致，則須提交法務(wù)審核；(6) 存檔。五、土地出讓合同簽訂流程1經(jīng)辦人提交合同文本；

33、2前期技術(shù)部經(jīng)理審核，確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定 及招標(biāo)文件相符，是否同意合同整體內(nèi)容；3財務(wù)部經(jīng)理審核，確認(rèn)土地出讓金金額及付款方式是否準(zhǔn)確，且與招標(biāo)文件相符；4項目總經(jīng)理審核，確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定及招 標(biāo)文件相符，是否同意合同整體內(nèi)容； （ 如尚未確定項目經(jīng)理，則該步驟略 ）5法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容是否與招標(biāo)文件相符，文字表述是否有誤；6董事長審批。六、大型房屋租賃合同的簽訂流程1 主辦部門 / 項目指定人員提交合同文本；2 技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審核，確保合同中所涉技術(shù)條款與項目實際相符；3 財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確保合同價格及付款方

34、式合理、財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；4 項目總經(jīng)理審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項目實際需求；5 法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確；6 董事長審批；7 蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致；8 存檔。七、基地房屋租賃合同的簽訂流程1 主辦部門指定人員起草合同文本；2 天地建設(shè)負(fù)責(zé)人審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項目實際需求；3 財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確保合同價格及付款方式合理、財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；4 法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確；5 執(zhí)行董事審批；6 蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致；7 存檔。第三章 合同權(quán)限管理合同審批權(quán)限一覽表合同類別合同最終批準(zhǔn)權(quán)限歸屬控股法務(wù)主管控股執(zhí)行董事控

35、股董事長設(shè)計類合同總價在 50 萬以內(nèi) （ 含）總價在 50 萬-200 萬（ 含）總價在 200 萬以上前期類合同總價在 50 萬以內(nèi) （ 含）總價在 50 萬-200 萬（ 含）總價在 200 萬以上策劃類合同總價在 50 萬以內(nèi) （ 含）總價在 50 萬-200 萬（ 含）總價在 200 萬以上工程類合同均屬執(zhí)行董事采購類合同均屬執(zhí)行董事基地房屋租賃合同均屬執(zhí)行董事大型房屋租賃合同均屬董事長土地出讓合同均屬董事長顧問類合同均屬董事長借款合同均屬董事長擔(dān)保合同均屬董事長按揭合作合同均屬董事長大型項目合作合同均屬董事長其他合同總價在 50 萬以內(nèi) （ 含）總價在 50 萬-200 萬（ 含）

36、總價在 200 萬以上銷售類合同銷售類合同根據(jù)公司目前經(jīng)營業(yè)務(wù)類別可分為商品房銷售合同、砂石銷售合 同、苗木銷售合同三類， 一般都采用已經(jīng)公司批準(zhǔn)的格式合同， 格式合同的最終批 準(zhǔn)權(quán)屬控股公司董事長； 實際簽訂銷售合同時， 如采用已批準(zhǔn)的格式合同且銷售價 格在公司已批準(zhǔn)的范圍內(nèi)的， 則商品房銷售合同由銷售主管和主辦會計審批； 砂石 銷售合同和苗木銷售合同由子公司財務(wù)經(jīng)理、 總經(jīng)理（及執(zhí)行董事 ）審批；如實際簽 訂銷售合同時， 對已批準(zhǔn)的格式合同有變更的， 則除以上審批環(huán)節(jié)外， 須由控股公 司法務(wù)主管批準(zhǔn)； 如實際簽訂銷售合同時， 銷售價格低于公司已批準(zhǔn)的銷售價格的， 則除以上審批環(huán)節(jié)外，合同須

37、由銷售價格的最終批準(zhǔn)權(quán)限人批準(zhǔn)。注：以上審批權(quán)限僅僅說明了合同的最終批準(zhǔn)人，在實際報批合同時，合同管理制度中規(guī)定的各專業(yè)審批 環(huán)節(jié)仍缺一不可，各部門、子公司須按OA系統(tǒng)中最新的固定流程執(zhí)行。如任何合同須執(zhí)行“特殊合同批準(zhǔn)流程”的，則最終審批權(quán)均歸屬控股公司董事長。第四章 合同編號管理、合同編號原則合同編號共 12位，編號中包含公司拼音縮寫 （4 位） 、提交審批的年月數(shù)字 （6 位）、序號 數(shù)字 （2 位） 。二、合同編號方法1合同編號的前四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫，具體如下：天地控股為：“GYKG”天地房產(chǎn)為：“GYFC”天地建設(shè)為：“ GYJS”科技為：“ GGKJ” *實業(yè)為：“

38、JJSY” *為：“ SSGD”地航運為：“ GYG”Y*材料為：“ JCCL”置業(yè)為：“HXZY”* 房產(chǎn)為：“ ZYFC”園藝為：“SJYY”2合同編號的第五位至第十位編號為合同提交審批的年月。3合同編號的末兩位是當(dāng)月以該公司（項目部 ）名義簽訂的合同的序號。例如： 2002 年 11 月，* 有限公司共簽訂了 10 份合同，則第三份合同的編號為：YHSY20021103。4若有新增公司，則編號方法同上 。5合同簽訂前幾個環(huán)節(jié)文件 （ 如目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書、招標(biāo)文件、客戶批準(zhǔn)書、中標(biāo)單位批 準(zhǔn)書、考核價格批準(zhǔn)書、執(zhí)行價格批準(zhǔn)書等） 的編號方法與合同編號方法相同，即同一份合同的各簽訂環(huán)節(jié)中文件的

39、編號均為同一編號。三、合同編號管理合同編號由法務(wù)部統(tǒng)一管理 （ 其中天地建設(shè)及夢想置業(yè)的編號分別由該兩個公司的行政 助理統(tǒng)一管理 ） ，各部門須使用編號的，均須至法務(wù)專員 （ 或相應(yīng)的行政助理 ）處索取，法務(wù) 專員 （相應(yīng)的行政助理 ） 需做好統(tǒng)一管理、登記及發(fā)放，避免錯誤編號及重復(fù)編號。第五章 格式合同管理一、格式合同定義 本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定（ 即合同簽訂過程中所需另行填寫的不固定內(nèi)容較少 ） 的一種規(guī)范合同。二、格式合同審批流程格式合同由最常使用部門 （子公司）起草，或由最常使用部門 （子公司）上報需求， 提出主 要內(nèi)容及要求，由法務(wù)專員負(fù)責(zé)起草，經(jīng)技術(shù)

40、責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人（ 若不涉及技術(shù)專業(yè)性條款或具體商務(wù)條款的，則無需經(jīng)技術(shù)責(zé)任人或財務(wù)責(zé)任人審核） 、部門 （ 子公司 ） 負(fù)責(zé)人及法務(wù)主管審核通過后生效，并在生效之日，將空白格式合同一份交證章管理員備案。三、現(xiàn)有格式合同公司現(xiàn)有已批準(zhǔn)使用的格式文本有：采購類合同：材料采購合同 （附件 10） 、設(shè)備采購合同 （ 附件 11） 、設(shè)備采購及安裝合同 （ 附 件 12） 、鋼筋供貨合同 （ 附件 13） 、水泥供貨合同 （ 附件 14） 、預(yù)拌混凝土供貨合同 （ 附件 15） 、 鋼管軋頭租賃合同 （ 附件 16）工程類合同：工程施工承包合同 （適用于天地房產(chǎn)與天地建設(shè)內(nèi)部總包合同，附件17）

41、、包工包料工程承包合同 （附件 18） 、建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書 （適用于天地建設(shè)與項目經(jīng)理簽 訂的合同，附件 19） 、清工班組工程承包責(zé)任書 （ 適用于項目部與清工班組承包人簽訂的承 包責(zé)任書，附件 20）設(shè)計類合同：景觀設(shè)計合同 （ 附件 21） 、內(nèi)裝修設(shè)計合同 （ 附件 22）、弱電設(shè)計及施工合 同（ 附件 23）策劃類合同： 廣告全案策劃服務(wù)合同 （附件 24） 、展位設(shè)計制作合同 （附件 25） 、禮品（宣 傳冊等 ）設(shè)計制作合同 （ 附件 26） 、廣告發(fā)布承攬合同 （ 附件 27）銷售類合同：銷售代理合同 （附件28）、購房意向書 （附件29） 、砂石銷售合同 （附件 30）

42、 苗木銷售合同 （ 附件 31）租賃類合同：大型房屋租賃合同 （附件 32） 、基地房屋租賃合同 （附件 33）第六章 合同注意事項一、合同用章要求合同主辦部門在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前， 必須保證合同文本中所有須 填寫的內(nèi)容已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點、代表簽字等內(nèi)容，所有已具備的附件 均與合同正文一起交證章管理員蓋章 ( 需雙方蓋章 ) ，對于經(jīng)批準(zhǔn)后同意在合同原文本上作修 改的，則必須在修改處加蓋雙方修正章或公章。證章管理員在加蓋公章之前必須核對須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準(zhǔn)的合同文本是否 一致，合同文本中所有須填寫的內(nèi)容是否已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點、代表簽

43、 字等內(nèi)容， 所有附件是否均已提供， 核對無誤后方可加蓋公章； 對于合同文本頁數(shù)在兩頁以 上的合同， 除需在簽署頁上加蓋公章之外， 還需加蓋騎縫章； 對于合同文本中有涂改之處的， 經(jīng)相關(guān)流程批準(zhǔn)確認(rèn)是經(jīng)合同雙方認(rèn)可所做的修改，則必須加蓋雙方修正章 ( 若無修正章， 則可以公章代替 ) ，同時提醒主責(zé)任人要求合同對方單位加蓋修正章 ( 若無修正章， 則可以公 章代替 ) 。二、系統(tǒng)命名規(guī)則為了規(guī)范 OA系統(tǒng)中合同簽訂各環(huán)節(jié)流程的命名，以便今后查尋，特明確規(guī)則如下：1 命名必須完整簡要， 且能體現(xiàn)整個流程的關(guān)鍵性內(nèi)容， 杜絕出現(xiàn) “詞不達(dá)意” 或“題 不對文”等現(xiàn)象。合同簽訂過程中相關(guān)環(huán)節(jié)流程的文

44、件標(biāo)題中必須明確如下幾個要素：(1) 項目名稱(2) 標(biāo)的名稱(3) 發(fā)文目的2以 11 號項目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程的命名應(yīng)如下：(1)招標(biāo)文件 (報價書 )批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題： 11 號項目電梯招標(biāo)文件審批；(2) 合同批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題應(yīng)為： 11 號項目電梯供貨合同審批。第三篇 合同跟蹤管理第一章 合同跟蹤管理一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性，特制訂了 合同跟蹤內(nèi)容審批流程。本流程分兩個階段執(zhí)行， 首先為書面整理及審批階段， 其次為系統(tǒng)錄入及審批階段， 適用于各公司、各項目、各部門所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。1合同跟蹤內(nèi)容的書面整理及審

45、批階段(1) 部門行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容合同簽訂后 1 個工作日內(nèi)， 部門行政助理在部門負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù) 合同跟蹤內(nèi)容表( 附表 5) 要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過OA系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求款項名稱、金額、收付款方式、收支部門和對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。(2) 部門負(fù)責(zé)人審核收付款對應(yīng)的成果驗收部門負(fù)責(zé)人在 1 個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項收付款對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容完整無遺漏。(3) 財務(wù)部經(jīng)理審核款項金額和對應(yīng)的收付款方式 財務(wù)部經(jīng)理在 1 個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核， 款方式和收支部門準(zhǔn)確無誤。(4) 法務(wù)部主管復(fù)核法務(wù)部主管在 1 個工

46、作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復(fù)核，確保每項款項名稱、 金額、 收付確保每項款項名稱、 金額、 收付款方式及對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容與合同約定相符。2合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段(1) 部門行政助理在 1 個工作時內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項目管理系統(tǒng)， 將每項成果驗收內(nèi)容作為一項事務(wù)錄入項目管理系統(tǒng)， 并將每筆收付款與對應(yīng)的各項成果驗收事務(wù)相關(guān)聯(lián)，然后分別通知財務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。(2) 財務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在 1 個工作時內(nèi)分別核對款項名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項收付款是否已與各項成果驗收對應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，核

47、對無誤后分別點擊“審核”鍵。注：房屋銷售合同 （意向書 ）的跟蹤在房產(chǎn)銷售軟件系統(tǒng)中實施。二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項1合同概況中的“合同號”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內(nèi)部查 詢所用的合同編號， 若最終合同文本上采用對方單位所提供的編號的， 仍須按本制度要求進(jìn) 行內(nèi)部的合同編號并錄入系統(tǒng)； 錄入系統(tǒng)的合同號必須編寫正確， 一旦保存即無法更改； “批 準(zhǔn)流程” 指合同的批準(zhǔn)流程， 明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體 內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項目” 指合同所屬的項目及部門， 若某份合同同屬于某一項項目和某一個部門， 則必須同時關(guān)聯(lián)該項目及該部門，以便通過項目及部門均可查詢

48、該合同。2合同收付款項是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。在錄入時 必須遵循以下原則： 除預(yù)付款、 定金等到期即付的款項外， 其余每筆收付款均需對應(yīng)一項或 多項成果驗收內(nèi)容 （至少一項 ） ，可通過“添加成果”鍵添加對應(yīng)的成果內(nèi)容；成果添加完畢 后，還需將該項收付款內(nèi)容與成果驗收內(nèi)容對應(yīng)的目標(biāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián)， 以便通過項目管理系統(tǒng)實 時反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項的“預(yù)計日期”即預(yù)計收付款日期，合同跟蹤人必須定 期維護，務(wù)必使日期合理、準(zhǔn)確，如果日期不合理、準(zhǔn)確，將影響該項收付款項資金計劃的 報批。3如有部分合同義務(wù)不屬于任何一項與合同收付款項對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容，但其對合 同的履行

49、起到關(guān)鍵作用的，則該類義務(wù)需在“主要義務(wù)”欄內(nèi)摘錄，并關(guān)聯(lián)與該項義務(wù)相對 應(yīng)的事務(wù)；“我方聯(lián)系人”即該項義務(wù)的主要責(zé)任人，由部門 （子公司 ）負(fù)責(zé)人指定；開始日 期及結(jié)束日期均應(yīng)予以明確，以便查閱、跟蹤、預(yù)警之用； “說明”欄中須填寫合同主要義 務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)的違約責(zé)任。第二章 合同履行跟蹤合同跟蹤內(nèi)容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準(zhǔn)后， 各項收付款及成果驗收的責(zé)任人及參與人員可 通過項目管理系統(tǒng)查詢自己負(fù)責(zé)的合同相關(guān)工作內(nèi)容， 作為提示做好本項工作及查詢各項工 作進(jìn)展的輔助手段。一、質(zhì)量控制1合同履行過程中，部門 （子公司 ） 負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人必須共同就對方所提供的各項 階段性成果或合同履行過程中

50、的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)， 并按各類成果驗收單的驗 收內(nèi)容、 流程及權(quán)限進(jìn)行驗收，確保對方所提交的最終成果滿足我方要求。同時， 所有在合同履行過程中發(fā)生的關(guān)鍵性事務(wù) （ 相關(guān)事項的請示、內(nèi)外文書的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成 果驗收及存檔等 ） 均應(yīng)通過管理系統(tǒng)在成果驗收或合同義務(wù)相對應(yīng)的事務(wù)項下進(jìn)行反應(yīng)，以 確保通過管理系統(tǒng)向總公司全面反映合同的具體履行情況。2合同履行過程中， 若合同對方到期未履行其應(yīng)履行的義務(wù)（成果）的，則部門 （子公司 ）負(fù)責(zé)人必須在該項義務(wù) （成果 ）屆期之日啟動催告程序， 即向?qū)Ψ剿瓦_(dá)要求限期履行該項義務(wù) 并（ 或） 承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任的函告。3合同履行過程中，我方

51、向?qū)Ψ浇桓兜娜魏纬晒?、資料或函件必須經(jīng)對方書面確認(rèn)或 簽收 （具體要求見本篇第三章內(nèi)容 ） ，以確保證據(jù)效力。二、收款控制1部門 （ 子公司 ） 負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆收款是否到達(dá)應(yīng) 收時間，是否具備收款條件；2對于已經(jīng)達(dá)到應(yīng)收時間、但由于我方義務(wù)未履行造成無法收款的，部門（子公司 ）負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項義務(wù)的責(zé)任人及時履行相應(yīng)義務(wù)， 并與對方單位做好溝通工作， 情況嚴(yán)重的 應(yīng)協(xié)同相關(guān)部門共同商議處理方案；3對于收款期限已到、我方相應(yīng)義務(wù)履行完成的，應(yīng)及時向?qū)Ψ絾挝皇湛睢τ谙鄳?yīng)的義務(wù)履行完畢必須有相應(yīng)的書面依據(jù)加以證明的，則部門 （ 子公司 ）負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項義務(wù)并提交財

52、務(wù)責(zé)任人處； 財務(wù)責(zé)任人具體履行責(zé)任人在付款期限到達(dá)之前取得該項書面依據(jù)， 必須于收款期限到達(dá)之前向?qū)Ψ剿瓦_(dá)付款通知單， 并將成果的書面依據(jù)作為付款通知單的附 件，要求對方在付款期限內(nèi)付款。具體要求詳見收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法 。 4某項收款已完成或經(jīng)批準(zhǔn)不再收取的，則由該項合同主辦部門的行政助理負(fù)責(zé)在一 個工作日內(nèi)點擊該款項的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映收款狀態(tài)。三、付款控制 1合同主責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人及相關(guān)人員可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆付款是否到 達(dá)應(yīng)付時間，付款條件是否具備；2對于已經(jīng)達(dá)到付款時間，但對方相應(yīng)的義務(wù)仍未履行完畢的，參照本章第一條第2款執(zhí)行。3對于不設(shè)條件的付款 （

53、 即到期即須付款的，如定金、預(yù)付款等 ） ，按公司內(nèi)部付款流 程審批同意后可付款； 對于設(shè)條件的付款， 則必須經(jīng)成果驗收程序， 確保與該項付款相應(yīng)的 條件已成就后方可付款，保證做到無成果驗收合格證明及付款批準(zhǔn)書不予付款。具體要求詳見項目預(yù)算、資金計劃與資金使用管理辦法 。 4某項付款已完成或經(jīng)確認(rèn)無須再支付的，則由該項合同主辦部門的行政助理負(fù)責(zé)在 一個工作日內(nèi)點擊該款項的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映付款狀態(tài)。四、合同履行結(jié)果評估每份合同履行完畢， 公司均由兩個職能部門 （質(zhì)量部、財務(wù)部 ）對該份合同的履行結(jié)果聯(lián) 合作出評估， 其中質(zhì)量部負(fù)責(zé)評估合同約定的每項成果是否均已驗收合格且達(dá)到質(zhì)

54、量目標(biāo)要 求，財務(wù)部負(fù)責(zé)評估合同的履行結(jié)果有無給公司造成經(jīng)濟損失， 由法務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)向兩個部 門征詢評估結(jié)果， 并根據(jù)該評估表內(nèi)容對主責(zé)任部門的月度及年度法務(wù)目標(biāo)作出考評。 評估 表格式見附表 6 。第三章 對外文書管理本辦法所稱對外文書主要指法務(wù)類對外文書， 即由公司相應(yīng)職能部門擬寫或制作的發(fā)往 業(yè)務(wù)單位 （ 個人 ） 或政府部門的對某項合同的履行或?qū)具\行 產(chǎn)生某種法律后果或影響 的 文書。為了規(guī)范該類文書的對外發(fā)放行為，防范公司法律風(fēng)險，特制定本辦法。、法務(wù)類對外文書類型類型文書及格式適用格式及流程備注催告型文書1要求履行某項義務(wù)的 函告 ，一般采用工作聯(lián)系 函格式 （附件 6） ；付

55、款通 知采用付款通知單格式 （ 附件 7）付款通知適用 OA系統(tǒng)中“ 付 款通知批準(zhǔn)流程 ”； 其他適用 OA 系統(tǒng)中“ 對外 文書審批流程 ”該類文書主要指在在合同約定 的條件成就或某項義務(wù)即將屆 期或已經(jīng)屆期（逾期）的情況下， 為了達(dá)到以下目的而發(fā)送的文 書：明確某項義務(wù)的具體履行 要求；提醒對方按約定履行某 項義務(wù)；告知對方已違約并要 求限期整改；告知對方已違約 并按約終止合同； 等等。 送達(dá)時 須有經(jīng)對方簽收的 用以證明送 達(dá)的回執(zhí)。2要求限期整改的函告 ，采用工作聯(lián)系函格式適用 OA系統(tǒng)中“ 對外文書 審批流程 ”3 終止合同的函告 ，采 用工作聯(lián)系函格式適用 OA系統(tǒng)中“ 對外文書 審批流程 ”確認(rèn)型文書1成果交付確認(rèn)書適用 OA系統(tǒng)中“ 對外文書 審批流程 ”該類文書指在我方向?qū)Ψ浇桓?某項成果 （資產(chǎn)、資料等） 或要 求對方確認(rèn)某項事項的情況下， 要求對方書面確認(rèn)以示完成、 送 達(dá)