時間管理世界500強企業(yè)員工必備(精華版)

1、時時 間間 管管 理理世界500強企業(yè)員工必備（精華版）TIME MANAGEMENTThe world 500 strong enterprise staff mustTIME MANAGEMENTThe world 500 strong enterprise staff must優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 計算：你的每秒價值多少呢？計算：你的每秒價值多少呢？ 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化1-20歲、60-80歲忽略不計，余40 1年為1寸項目項目 每天耗時每天耗時 4040年耗時年耗時 結余結余睡眠 8小時 13.3年 26.7年一日三餐 2.5小

2、時 4.2年 22.5年 交通 1.5小時 2.5年 20年 電話 1小時 1.7年 18.3年 看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3年 看報、聊天 3小時 5年 8.3年 刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6年 休假、白日夢、 鬧情緒、身體不適 2小時 3.3年 3.3 年 我們只有我們只有3 3年的時間去創(chuàng)造價值年的時間去創(chuàng)造價值, ,我們如何管理它？我們如何管理它？平均平均 80歲壽命歲壽命一寸光陰一寸金一寸光陰一寸金優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 今天，你的時間如何安排？今天，你的時間如何安排？ 科學科學oror非科學？！非科學？！ 接下來與你共同分享世界接下來與你共同分享世界

3、500500強企業(yè)的時間管理之道強企業(yè)的時間管理之道! !優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 了解了解時間管理的重要意義時間管理的重要意義 掌握時間管理掌握時間管理基本方法基本方法 分析時間浪費分析時間浪費原因原因 規(guī)劃人生，規(guī)劃人生，改變自己改變自己 全方位成功的人生觀全方位成功的人生觀優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 每個人的時間資產有限 練習：計算你個人的時間資產 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化不會改變的是： 個人時間資本，依著不同的年紀，只有幾萬個小時！ 即使每天工作10小時，整個工作生命也少于9萬小時； 若將工作及休閑資產合成可用的總資本，如此最高總共有20萬小時可用！優(yōu)勢互動人才孵

4、化優(yōu)勢互動人才孵化 一、“做我們希望做的事”，時間管理會使我們在工作中，利用時間更有效在有限的時間里做更多的工作平衡我們花費在工作中的時間，留出更多的時間給我們自己和家人成為時間的主宰，使生活感到輕松 二、“避免做我們不希望做的事”，時間管理使我們減少可能被浪費的時間避免忘記去做重要的事避免倉促上陣，失去主動避免因遲到而失信于人避免天天在時間的壓力下度過人生時間管理：做我們希望做的事，避免做我們不希望做的事。時間管理：做我們希望做的事，避免做我們不希望做的事。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化三、時間管理不是去管理時間，而是自我管理拋棄陋習引進新的工作方式和生活習慣制定目標妥善計劃及分配時間權衡

5、輕重、權力下放自我約束、持之以恒 速度與效果并重優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化Definition of time management: to continually urge oneself to change his/her working styles and living habits and to effectively use time so as to improve his/her work efficiency and quality of living and to live a more enriching and meaningful life.時間管理的含義：不斷

6、的督促自己改變工作方式和生活習慣、有效地使用時間、務求提高工作效率和生活素質、使人生更豐富和更有意義。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 傳統(tǒng)觀念傳統(tǒng)觀念 現(xiàn)代觀念現(xiàn)代觀念時時 鐘鐘速速 度度日日 程程 表表效效 率率管管 理理 羅羅 盤盤 方方 向向 關系、角色關系、角色 效效 能能 領領 導導優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化二二 “ “時間殺手時間殺手”優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化影響時間效率的因素 1、電話2、打擾者、突然來訪者3、會議（預約、沒預約）4、爭吵、發(fā)火5、缺乏目標、時間計劃、優(yōu)先計劃6、雜亂的辦公室和工作桌、個人的無序性7、無效率的代表、委

7、托人8、作無用的嘗試9、同一時間，想法、嘗試過多10、不現(xiàn)實的時間期望11、無效的的通訊12、下屬的訓練和發(fā)展不充分13、拖延、猶豫、作白日夢14、不會說“不”15、努力不徹底、或改變努力優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 16、自己做纏人過多的細節(jié)17、員工不足或工作不力18、社會的、閑在的談話19、缺少自律20、保持優(yōu)越感21、錯誤的傾聽22、缺少反饋23、爭議、個人問題24、憂慮、恐懼、焦急25、不充分的計劃、錯誤的變更26、等待27、記憶本身28、差的記憶29、對結果行為的迷惑30、疲勞、討厭優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 31、責備其它32、壓力、緊張33、不充分的工具與設備34、公

8、司策略35、不充分的登記系統(tǒng)36、過多的文案工作、郵件、讀物37、寵物、外界活動38、不耐煩、草率39、不懂該做先做的事優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化“時間殺手”：電話會議打擾官僚作風溝通不足資源不足文件及信件處理交通擁擠、堵塞欠缺周詳計劃不分輕重緩急過分專注細節(jié)不能自我約束不懂說“不”善忘不懂授權欠缺組織健康欠佳猶豫不決優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 時間是稀缺商品，“創(chuàng)造時間”是不可能的，但你一定能夠在有限的時間里做更多的事情。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 提高事件掌握度，可以提高自我價值提高事件掌握度，可以提高自我價值 區(qū)分優(yōu)先順序：區(qū)分優(yōu)先順序：20%20%的重要事情產生的重要

9、事情產生 80% 80%的結果的結果 做對的事情比把事情做對更重要做對的事情比把事情做對更重要時間管理的關鍵：時間管理的關鍵：優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化創(chuàng)造時間第一招：創(chuàng)造時間第一招： 做做 好好 規(guī)規(guī) 劃劃優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化為什么要做計劃 “上君，盡人之智；中君，盡已之智；下君，盡已之力” -商鞅 “謀和斷是哈佛職業(yè)經(jīng)理的兩大職能” -哈佛職業(yè)經(jīng)理箴言 “如果說遠見不是管理的全部的話，那它至少是管理的核心部分” -法約爾 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 主導價值:什么對我最重要? 主導價值范例： 冒險、健康、專業(yè)、誠實、信念、正直、事業(yè)、朋友、家庭、成長、教育、人際關系

10、、自由、快樂、責任、勇氣、感恩、奉獻、財富、幸福、忠誠、合作、團隊、智慧、堅韌、美貌、玩樂、卓越、成功、積極、樂觀、創(chuàng)造、奮斗、謙虛、心態(tài) 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化角色：重要的關系與責任優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化關于使命宣言的幾個問題我什么時候感到幸福并充滿成就感？我的個人活動中最有價值的活動是什么？我在事業(yè)上最有價值的活動是什么？我有哪些天賦、才能、優(yōu)點及能力？什么事情最能激勵我，令我著迷并充滿激情？我如何能為社會做出最大貢獻？優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化PLAN 計劃計劃是什么？不計劃的原因是什么？長期計劃周計劃優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化長期目標 SMART目標 我

11、的長期目標： 主導價值觀 角 色 使 命優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化哈佛的調查 哈佛大學有一個非常著名的關于目標對人生影響的跟蹤調查。對象是一群智力、學歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人，調查結果如下： 27%的人 沒有目標 60%的人 目標模糊 10%的人 有比較清晰的短期目標 3%的人 有比較清晰的長期目標 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化每周計劃: 1. 2. 3. 4.優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 行動 Today: The Critical Moment 今日：關鍵時刻 Daily Implementation 每日實施優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化墨非定律( 1 ) 凡是可能

12、出錯的都會出錯； ( 2 ) 每次出錯的時候，總在最不可能出錯的地方；( 3 ) 不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限； ( 4 ) 不論您估算多少的開銷，計劃的花費都會超出預算； ( 5 ) 您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化怎樣做好計劃 計劃工作的著眼點 計劃的基礎與關鍵目標 計劃的內容 計劃制定的一般過程 特別提示 計劃錦囊優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化設定目標的SMART原則 Specific 目標要具體 Measurable 目標必須是可衡量的 Attainable目標是可能實現(xiàn)的 Relevant目標是切合實際的Trackable

13、（Time bound ）可跟進，要設定時間表。 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化耶魯大學設定目標七步驟 （1）先擬出您期望達到的目標； （2）列出好處：您達到這目標有什麼好處? （3）列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙； （4）列出所需資訊：思索需要那些知識、協(xié)助、訓練等； （5）列出尋求支持的對象； （6）訂定行動計劃：一定要有一個行動計劃； （7）訂定達成目標的期限。 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化計劃的內容 “如何做”實現(xiàn)目標的行動方案（途徑、方法等） “如何分工”各成員分別做什么，分別承擔什么樣的責任 “何時做”準備時間、起止時間、進度安排 “涉及范圍”涉及哪些部門、哪些地理范

14、圍 “投入多少資源”成本、費用、代價 “應變措施”考慮應付意外的對策優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化制定計劃的一般過程1.圍繞最終目標，明確當前目標范圍 要點：計劃方向與最終目標一致；初步鎖定當前目標區(qū)域 針對點：明確當前做什么；估算當前能做到大致什么程度 2.根據(jù)SMART原則，制定初步目標 要點：使當前目標逐步成為好的工作目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 3.根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，現(xiàn)實情況，修訂目標 要點：與過去比較，確定改進；收集相關信息，評估影響因素；調整初步目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 4.分為關鍵目標和日常目標并明確達成標準 要點：關注關鍵領

15、域，維持一般領域；定好標尺 針對點：分清既定目標群中的主次；定位要達到的標準優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化5.制定相應行動方案 要點：分析實現(xiàn)目標所需解決的問題 針對點：考慮怎樣做、技術路線問題6.落實責任人、獎懲 要點：落實每個目標由誰負責、由誰執(zhí)行、由誰協(xié)調、由誰檢查，并明確 相應的獎懲措施 針對點：責任到位；獎罰分明7.制訂進度表 要點：各項行動方案的時間問題、資源供給情況、成本等 針對點：約束條件8.分配資源 要點：分配需要的資源、需要投入的時間和投入的量 針對點：資源保證9.審定計劃 要點：評價計劃的完整性和可行性 針對點：計劃與最終目標的必然聯(lián)系優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化特

16、別提示 “計劃無須事無巨細”、“凡事計劃則不如無計劃”。 “不需要大小事都周密計劃，不必具體計劃那些無關緊要的事”。 只須周密計劃好最緊要的20，其余的80事情只要有備忘就足夠了！優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化計劃錦囊* 計劃的基礎和關注核心是目標。* 好的目標要符合SMART原則。* 目標要有主次之分和優(yōu)先順序。* 目標設定最后期限，專人負責。* 防火重于救火，預先評估問題。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化創(chuàng)造時間第二招：創(chuàng)造時間第二招：要要 事事 第第 一一（確定優(yōu)先順序）（確定優(yōu)先順序）優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化創(chuàng)造

17、時間第三招：創(chuàng)造時間第三招：組織得當組織得當優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化5S Practice 五常法 改善品質及生產力的關鍵優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化“常組織”活動概要優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 討論：如何使辦公室成為省時工作站？雜亂無章的辦公室： 你會因此無法控制工作；生產率下降；分心、疲勞、緊張；使同事或其他目睹桌面狀況的人對你留下不好的印象。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 清理辦公室五個簡單步驟；挪出一段時間，專門處理眼前的問題（最困難的是處理堆積如山的雜物）；如果雜物確實很多的話，那就不妨采用所謂的“臘腸方法”（分成幾段）；清掉可以不要的東西（如書本、雜志、舊報告等

18、）；把不是很貴重的書架集中放到辦公室的一個角落；把零散的文件統(tǒng)一收集在一個檔案夾或盒子里。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化方法：及時處理，一次完成 Filing 歸檔歸檔 Executionm 執(zhí)行執(zhí)行 Circulation 傳閱傳閱 Abandonmen 廢棄廢棄處理文書處理文書優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化工作簡化法崔西定律： 任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比 ； 簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化剔、合、排、簡 剔剔除 運用5W1H查問法，試試哪些可以剔除： WHY?為何做？不做可以嗎？ WHAT?做什么？不這樣做

19、可以嗎？ WHERE?在那里做？一定要在這個部門做嗎？ WHEN?何時做？換個時間可以嗎？ HOW?如何做？變通辦法做可以嗎？ 合合并 流程內的各項手續(xù)，試一試哪些可以合并 排重 經(jīng)過剔除、合并以后，剩下的手續(xù)按順序重排 簡簡化 經(jīng)過剔、合、排之后，是否最簡？能不能再簡化，以達到最好的效果。 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化創(chuàng)造時間第四招：創(chuàng)造時間第四招：與人共事與人共事優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 問自己： 你做了什么能夠由別人，并且應該由別人做的事？為什么不授權？為什么不授權？為什么要授權？為什么要授權？什么是授權？什么是授權？授權要訣授權要訣1 1、 授權授權優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動

20、人才孵化 2、有效地溝通 YouYour ColleaguesYour PeopleYour BossesOther Dept.Your Dept.優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化創(chuàng)造時間第五招：創(chuàng)造時間第五招：應付應付“時間殺手時間殺手”優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化應付時間殺手 十大省時要訣 時間管理八大對策 善用時間的良好習慣優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化十大省時要訣1.了解自己的生理時鐘，掌握個人生活的韻律，在最清醒的時間做最重要的事。2. 工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。3. 制作每日、每周、每月工作計劃表，按步就班心中壓力自然紓緩。4. 重視開始，做好準備，才

21、能一路順暢。5. 勿忘優(yōu)先順序，先將應完成工作分類，每一次的出擊達最高效益。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化善用最有效率的時段二十四小時表現(xiàn)分析圖表-40-30-20-10010203040500246810121416182022時間工作表現(xiàn)優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化6. 勇于授權委任，可以交給別人做的事，不一定攬在自己身上，讓自己去做最有價值的事情。7. 一鼓作氣，企劃、創(chuàng)意、思考的事情一旦順手就不要停頓下來。8. 放棄完美主義，任何事情經(jīng)過評估有勝算就放手去做。 9. 絕不拖延工作，該做的事絕不以任何理由、借口推拖。10. 保持輕松，凡事全力以赴只要己經(jīng)盡全力對自己能負責，保持輕松

22、愉快的心情吧！ 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化時間管理八大對策 設定工作及生活目標，并分別其優(yōu)先次序。 每天把要做的事列出一張清單。 執(zhí)行工作應照已訂之優(yōu)先次序。 自思“現(xiàn)在做什么事最能有效地利用時間”，然后立即去做。 把不必要的事丟開。 每次只做一件事。 做事力求完成。 立即行動，不可等待、拖延。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化善用時間的良好習慣1、做事有計劃-明白自己將要做什么2、真正把時間看得很寶貴-時間是財富3、懂得處理事情的輕重緩急-懂得做先做的事4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并讓您的下屬也知道您的習慣。5、重點的事重點對待-懂得關門做事6、要為下屬形成一些習慣和程序-讓他

23、們知道什么時候該做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。7、懂得分工授權-實際上下屬可以幫您處理許多煩瑣事務，花很多時間處理小事情是非常不明智的。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化8、不要貪大求全和拘泥形式-做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。9、不要去處理重復出現(xiàn)的事情-這樣的事您應該總結一下，看看能不能程序化，或者把引起這種事情的原因杜絕掉。10、善于利用零星時間-一個人難免會有等人、等車、買菜等的時候，利用這些時間來整理思路或看書等。11、有的事情可以一心幾用-如邊看電視邊整理內務。12、學會說“不”-無謂的應酬可能浪費您大量的時間。13、學會利用工具-利用電腦可以使您高效得到所

24、需的信息、或減少重復的文字工作，利用記事本、通訊錄、臺歷等有助于您有計劃地利用時間。 優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化怎樣開會 會議稅 美電影屆元老德里克羅森改行后做網(wǎng)頁設計師。他為客戶設計項目每小時收費125美元，但如果要他參加一次會議，價錢就要加倍。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化站著開會 密蘇里大學研究表明：坐著開會比站著開會時間長34。 西爾斯公司規(guī)定：員工必須站著開會。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化借用技術 微軟公司 會前員工發(fā)出大量電子郵件作準備，這樣可以加快速度。 利用NetMeeting軟件（用攝像機向電腦屏幕播放圖像）使整改工作區(qū)的員工不離開辦公桌就能開會虛擬會議。優(yōu)勢互動

25、人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化創(chuàng)造時間第六招：創(chuàng)造時間第六招：與拖延決戰(zhàn)與拖延決戰(zhàn)優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 成功是一種習慣，賺錢是一種義務， 快樂是一種權利。成功、富有、快 樂的微笑最好！ 成功者有成功者的習慣，失敗者有失敗者的習慣。 成功很難，不成功更難！培養(yǎng)良好的習慣培養(yǎng)良好的習慣優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化與拖延決戰(zhàn)拖延 - 時間的最大殺手！拖延 - 一種惡習！優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 浪費了今天浪費了今天 每天都是一個遺憾的生活每天都是一個遺憾的生活 逃避積極的人生逃避積極的人生 長期在壓力下工作的憂慮長期在壓力下工作的憂慮 待處理問題的不

26、斷增多待處理問題的不斷增多 健康不良健康不良 暗淡的前途暗淡的前途 優(yōu)柔寡斷的生活優(yōu)柔寡斷的生活拖延的代價拖延的代價優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化 Dont take home your work不把工作帶回家！ A life value of “all-rounded success”“全方位成功”的人生觀優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化一、做好規(guī)劃 每天都計劃并寫下當天要做的事情。 有比較長遠的理想（五年）。 每周都安排一些時間去計劃未來。 對現(xiàn)時如何使用時間有清楚的了解。 按目標去計劃如何使用時間。 為自己手頭的工作找生趣。 對自己的工作感興趣。 找些時間去定立目標，不要每天都把自己弄得忙得喘不過氣來。優(yōu)勢互動人才孵化優(yōu)勢互動人才孵化二、定下優(yōu)先順序 知道每件工作的輕重緩急。 將每天的工作依輕重緩急來分類。 在適當?shù)臅r候委任他人去執(zhí)行任務。 在明知沒有時間去承擔更多工作時，就斷然拒絕新的工作。 技巧地處理，不要因為情面而答應承擔更多不能承擔的工作。 依問題的輕重緩急馬上下手去處理，不要堆積。 優(yōu)先處理生命中你認為重要的事。 懂得授權，要假手于人，不是事事都要親力親為。優(yōu)勢互動人才孵化