銷售及應(yīng)收帳款管理制度

1、第五章應(yīng)收帳款管理辦法為了進一步規(guī)范應(yīng)收帳款的日常管理和健全客戶的信用管理體系對應(yīng)收帳款在銷售的事前事中事后進行有效控制特制定本管理辦法。第一部分事前控制一、建立客戶檔案。所有的賒銷客戶都必須是合法和正規(guī)注冊的經(jīng)營體制。銷售部門在簽訂合同進行賒銷放帳前 ,按下列程序辦理和索取客戶基本資料: 1、業(yè)務(wù)員填寫“客戶資信評估報告”（附表1）2、提供合作客戶以下正式文件：a)營業(yè)執(zhí)照或注冊登記證明（含年審記錄）b)國稅（地稅 )稅務(wù)登記證c)企業(yè)法定代表人的有效證明文件d）一般納稅人資格證書e)個體工商戶及個人經(jīng)營者提供經(jīng)營者本人身份證復(fù)印件以上資料經(jīng)財務(wù)部驗證后留復(fù)印件（蓋公司紅章）存盤。由于企業(yè)營

2、業(yè)執(zhí)照每年（ 1 月 1 日4 月 30 日)進行工商年審請業(yè)務(wù)員每年(5月-6 月)向客戶索取最新年審過的營業(yè)執(zhí)照歸檔。二、進行信用評估和跟蹤記錄1、完成“客戶資信評估報告”：業(yè)務(wù)員在申請客戶信用額度和信用期限時應(yīng)先對客戶有一個直觀的了解。信用額度和信用期限的授予必須考慮該客戶的信用以往付款記錄 交易發(fā)生頻率以及財力背景等等，業(yè)務(wù)員根據(jù)了解客戶情況出具對該客戶的客戶資信評估報告并完成審批程序。2、確定信用額度和信用期限：客戶首次獲得信用額度和信用期限必須根據(jù)審批通過的 客戶資信評估報告 任何客戶不可能自動擁有信用額度和信用帳期。信用額度是在信用條件下授予客戶的賒銷限額。信用額度的確立按客戶月

3、銷售平均額確定 .每逢銷售旺季可以申請臨時額度作為臨時應(yīng)急處理. 信用額度反映其資金能力和對客戶所承擔(dān)的機會成本及壞帳風(fēng)險的承受能力.因此財務(wù)部及銷售部門要及時做好客戶信用額度的核算和控制當(dāng)應(yīng)收帳款超過客戶的信用額度時業(yè)務(wù)員須填寫 超信用額度 /信用期限審批單 （格式見附件 2） 經(jīng)審批同意后財務(wù)人員才能通知倉庫發(fā)貨否則停止發(fā)貨 . 信用期限是為客戶規(guī)定的最長的付款時間界限。信用期限一定要在客戶合同或定單上明確記錄。3、為確保應(yīng)收帳款的收回 可使用一定的債權(quán)保障手段 對擁有信用額度的客戶建議提供擔(dān)保和抵押等手續(xù). 三、簽訂客戶銷售合約業(yè)務(wù)部對賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)簽定相關(guān)銷售必須簽定銷售合同。合同樣本按公

4、司標準合同執(zhí)行簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對合同的每一項內(nèi)容都有可能成為日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應(yīng)收帳款追收的根本依據(jù)。在銷售合同中應(yīng)明確的主要內(nèi)容包括:明確交易條件如：品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標準等；明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任;確定合同期限； 簽訂時間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章（避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章）; 簽定合同的其它注意事項：1、銷售合同的簽訂必須經(jīng)過銷售經(jīng)理審核確認才可以蓋章銷售合同一經(jīng)蓋章確立不能再修改如果合同條款發(fā)生變更必須簽定條款的補充合同；如果合同價格發(fā)生變動必須重新簽定新合同.所

5、有合同的變更要由銷售部經(jīng)理簽字。2、銷售價格必須跟報價單一致 所有報價必須經(jīng)成本會計審核并經(jīng)財務(wù)總監(jiān)簽字同意。3、銷售合同一式三份?？傓k、財務(wù)部、客戶各持一份，只有雙方簽字蓋章的合同才具有法律效率 。雙方簽字蓋章的合同原件由業(yè)務(wù)員交總辦和財務(wù)部一份存盤. 4、屬于以下情況的必須得到批準方能執(zhí)行. 5、外來合同即公司以外的購貨方合同“版本。銷售部門業(yè)務(wù)員必須事先將購貨方合同版本交公司財務(wù)總監(jiān)審核批準才能雙方簽字蓋章。為避免不必要的麻煩一單買賣必須只能在一份合同上簽名/蓋章也就是說應(yīng)該在我公司標準合同或?qū)Ψ綐藴屎贤娜我缓贤虾炞?蓋章（如有出入或疑問應(yīng)協(xié)商修改來滿足我方要求）而不是在雙份合同上簽

6、字/蓋章。6、客戶訂貨單可以代替合同必須包括上述合同條款內(nèi)容。第二部分事中控制一、發(fā)貨查詢貨款跟蹤。1、每次發(fā)貨前銷售部必須將送貨清單與銷售合同核對一致；2、跟單組填制發(fā)貨清單必須做到銷售訂單與發(fā)貨清單一致，發(fā)出貨物與銷售定單內(nèi)容相符 ;如一張定單分幾次出貨要確保累計出貨數(shù)量與訂單相一致。3、財務(wù)在確認發(fā)貨時要查看客戶是否超過信用額度和信用期限; 4、凡貨物送達客戶時要確?？蛻舯仨氃谒拓泦紊虾炇眨淮丝顟?yīng)分以下幾種情況處理（1） 直接送貨司機將送貨單交客戶簽收帶回（2） 快遞空運發(fā)大巴業(yè)務(wù)員帶貨自送由業(yè)務(wù)員跟蹤收回（3） 客戶自提應(yīng)由客戶指定提貨人員簽收倉庫每周一上午 9:30前將已發(fā)貨未簽回送

7、貨單部分統(tǒng)計填制 已發(fā)貨未收回送貨單清單 交業(yè)務(wù)部跟單組部及財務(wù)部銷售會計組各一份由跟單組跟蹤收回 銷售會計應(yīng)跟進回收情況對于逾期兩周尚未收回的送貨單 跟單組應(yīng)應(yīng)了解清楚原因并向銷售經(jīng)理匯報銷售經(jīng)理應(yīng)安排采取必要措施確保收回同時應(yīng)將此情況告知銷售會計。（4） 退貨作為應(yīng)收帳款的一個組成部分應(yīng)按正常出入庫手續(xù)辦理并及時將出入庫單交財務(wù)入帳沖減應(yīng)收帳款。5、公司在銷售貨物后就應(yīng)該啟動監(jiān)控程序根據(jù)不同的信用等級實施不同的收賬策略在貨款到期的早期進行適度催收同時由銷售人員和跟單組進行全程跟蹤注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。二、回款記錄帳齡分析。1.形成定期的對帳制度：財務(wù)與業(yè)務(wù)員要分工協(xié)調(diào)好每隔一個信用

8、期或一個月必須同顧客核對一次帳目不能使管理脫節(jié)以免造成帳目混亂互相推諉、責(zé)任不清2.對帳之后要形成具有法律效應(yīng)的文書3.財務(wù)要詳細記錄每筆貨款的回收情況4.每周一財務(wù)打印客戶欠款情況清單給各相關(guān)部門經(jīng)常進行帳齡分析；三、財務(wù)記帳原則應(yīng)收賬款應(yīng)以風(fēng)險和報酬完全轉(zhuǎn)移為確認原則因此財務(wù)應(yīng)按合同約定的條款確認銷售收入和應(yīng)收帳款 以貨物發(fā)出客戶簽收后 （僅由于單據(jù)在途而無其它問題之交易也應(yīng)算客戶已簽收）作為確認應(yīng)收帳款日. 第三部分事后控制一、 欠款到追收。1、 落實催款責(zé)任：對拖欠帳款的追收要采用多種方法清討催收帳款責(zé)任到位。原則上采取銷售經(jīng)理負責(zé)制再由銷售經(jīng)理落實到具體的業(yè)務(wù)員身上。對已發(fā)生的應(yīng)收帳

9、款可按其帳齡和收取難易程度逐一分類排序找出拖欠原因明確落實催討責(zé)任。2、 落實還款計劃:對于確實由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè)應(yīng)采取訂立還款計劃限期清欠采取債務(wù)重整策略做到每次催款必須有一定成果. 3、 應(yīng)收帳款的最后期限不能超過收帳期限收帳期=信用期 +結(jié)算期（包括對帳期、付款期和資金在途期） ；如超過即馬上采取行動追討。二、 總量控制，分級管理。1、財務(wù)部負責(zé)應(yīng)收帳款的額度控制和考核。2、銷售人員是應(yīng)收帳款的直接責(zé)任人將貨款的回收與業(yè)務(wù)員的工資獎金掛鉤如：1）只有當(dāng)貨款收到時才能計算月度獎金; 2）若貨款逾期一個月并在三個月內(nèi)收回該部分獎金扣20發(fā)放; 3）若貨款逾期三個月收回該部分獎金扣50發(fā)放

10、 ; 4）公司對銷售部門考核的最終焦點是回款率回款率應(yīng)直接與業(yè)務(wù)員收入掛鉤。 月回款率 =(實際收回的以前月份到期本月應(yīng)收回帳款+實際收回的本月到期本月應(yīng)收回帳款） /(以前月份到期本月應(yīng)收回帳款+本月到期本月應(yīng)收回帳款）3、收款期限前一周業(yè)務(wù)員應(yīng)電話通知或拜訪負責(zé)人預(yù)知其結(jié)款日期并在結(jié)款日按時前往拜訪。4、應(yīng)收帳款對帳單的確認：應(yīng)收帳款的對帳單必須發(fā)給所有的債務(wù)人原則上每月確認一次對確有困難的客戶至少每半年須確認一次請確保所有對帳單必須由雙方簽字蓋財務(wù)章或公章,同時原件必須收回存盤。對帳單未能簽回可能導(dǎo)致貿(mào)易中斷或法律訴訟信用額度將撤回相關(guān)業(yè)務(wù)人員有責(zé)任確保對帳單的確認和簽回。5、應(yīng)收帳款的

11、調(diào)節(jié)： 所有客戶確認的應(yīng)收帳款必須與公司記錄完全相符如有出入要求寫明不符事項由業(yè)務(wù)員進行調(diào)查將結(jié)論反饋并通知財務(wù)部并做出調(diào)節(jié)改正。6、日常追款三步驟：1) 電話聯(lián)系 :電話聯(lián)系溝通進行債務(wù)分析分析拖款征兆銷售人員及銷售會計要適時與客戶保持電話聯(lián)系隨時了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、個人背景等信息并分析客戶拖款征兆。2）信函： 實地考察、 保持壓力、 確定追付方式銷售人員要對客戶進行全程跟進 與客戶接觸率與成功回收率是成正比的越早與客戶接觸與客戶開誠布公的溝通被拖欠的機會就會越低。并且給予客戶一個正確的觀念 我們對所有欠款都是非常嚴肅的是不能夠容忍被拖欠的。3)走訪：進行資信調(diào)查、尋找合適的催討方

12、式銷售人員要定期探訪客戶客戶到期付款應(yīng)按時上門收款或電話催收.即使是過期一天也應(yīng)馬上追收不應(yīng)有等待的心理 .遇到客戶風(fēng)險時采取風(fēng)險預(yù)警和時時、層層上報制在某個責(zé)任人充分了解、調(diào)查、詳細記錄客戶信用的情況下由主管、經(jīng)理等參與分析及時對下屬申報的問題給予指導(dǎo)和協(xié)助。7、逾期帳款管理程序如下 : 1) 對于超過收帳期 5 天的客戶相關(guān)業(yè)務(wù)員寫貨款逾期報告（格式見附件 3）交部門經(jīng)理部門經(jīng)理在每周工作例會上說明原因并落實追款日程; 2) 客戶超過合同收帳期10天銷售部門經(jīng)理向財務(wù)總監(jiān)附 貨款逾期報告說明原因 (格式見附件 2)；財務(wù)發(fā)出“對帳單” （格式見附件 4）提醒客戶貨款超期同時必須取得欠款人對

13、所欠款的書面確認。3)客戶超過收帳期 15天且經(jīng)通知超期及日常溝通無明顯效果財務(wù)發(fā)出限期“催款單” (格式見附件 5） 同時開出收款通知 （格式見附件 6） 停止發(fā)貨。業(yè)務(wù)員持“催款單”和“收款通知”拜訪客戶催款同時帶回有客戶確認的“催款回執(zhí)”（格式見附件7)交財務(wù)部。(a） 催款書上“限期時間”根據(jù)部門經(jīng)理書面意見商討協(xié)議。(b） 如銷售部門有特殊要求或客戶反饋的情況可作調(diào)整。4) 客戶在“限期時間”未辦理付款財務(wù)部發(fā)出警告通知 同時應(yīng)編制 風(fēng)險應(yīng)收帳款報告表格式見附件（8)整理相關(guān)原始憑證以備進一步解決債務(wù)糾紛使用還應(yīng)與銷售部門共同商議將采取的進一步工作（如上門催討等措施）此項工作應(yīng)在確定

14、日程內(nèi)進行. 5) 任何應(yīng)收款應(yīng)在自到期之日起逾期一個月 一律報告公司總經(jīng)理 并研究通過法律等其它手段啟動催討程序。1天10天15天限期（1）(2）（3）（4）（5）(到期貨款(通知超期（限期通知(警告通知部門討（總經(jīng)理決定通知到期 ) 書面確認）書面催收）論采取進一步工作 ) 較激烈手段）正常業(yè)務(wù)段（停止發(fā)貨）非正常業(yè)務(wù)段8、對已拖欠款項的處理事項 ：、 文件：檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備；、 收集資料：要求客戶提供拖欠款項的事由 并收集資料以證明其正確性; 、 追討文件：建立帳款催收預(yù)案根據(jù)情況不同建立三種不同程度的追討文件 -預(yù)告、警告、律師函視情況及時發(fā)出；、 最后期限：要求客戶了

15、解最后的期限以及其后果讓客戶明確最后期限的含義；、 要求協(xié)助：使用法律手段維護自己的利益進行仲裁或訴訟. 第四部分預(yù)警管理：一、定期審查信用額度：每年 6 月 1 日和 12月 1 日必須定期對每一個有信用額度的客戶進行檢查。對于需要調(diào)整信用額度的客戶,必須由總經(jīng)理同意 . 審查要求：銷售部根據(jù)財務(wù)部提供的每一個有信用額度的客戶近半年的銷售業(yè)績并作一個資料上的分析報表供作參考。請銷售部按財務(wù)提供的資料及要求進行分析填列并作出解釋如：月均銷售額小于月均額度及額度占用時間較長的客戶作出詳細分析。二、預(yù)警 ：業(yè)務(wù)人員及財務(wù)人員需及時留意客戶的異常情況和危險信號比如付款比以前慢合同約定的付款沒有實現(xiàn)經(jīng)

16、常換銀行賬戶或開戶行突然大額訂貨突然改變付款方式等等。三、預(yù)警處理：客戶發(fā)生異常情況和危險信號時業(yè)務(wù)員和財務(wù)人員必須及時報告并調(diào)整其帳期和信用額度. 第五部分附則一、本制度的解釋權(quán)在公司財務(wù)部二、本制度從公布之日起執(zhí)行。附件；1、客戶資信評估報告2、超信用額度 /信用期限審批單3、貨款逾期報告4、對帳單5、限期“催款單”6、收款通知7、催款回執(zhí)7、風(fēng)險應(yīng)收帳款報告表深圳市偉志電子有限公司客戶資信評估報告客戶名稱 : 成立時間 : 地址：電話：員工人數(shù)：傳真：法人代表：主要開戶銀行 : 業(yè)務(wù)代表：銀行帳號：業(yè)務(wù)范圍：注冊資金：一般納稅人稅務(wù)登記號：1、客戶的概況項目評分78 46 23 0-1 合計公司穩(wěn)定性成立年限：8 年以上38 年13 年1 年以內(nèi)近期有無重大負面突發(fā)事件無不清楚有公司信譽最近半年付款按約付款延期付款不清楚無故拖欠領(lǐng)導(dǎo)人誠信品德素質(zhì)好一般不清楚較差企業(yè)知名度全國知名當(dāng)?shù)刂磺宄恢緦嵙Y產(chǎn)（或與同行業(yè)相比）多一般不清楚少公司經(jīng)營狀況盈利能力 （或與同行業(yè)相比）強一般不清楚弱銷售勢頭 （或與同行業(yè)相比）強持平不清楚弱管理內(nèi)部管理完善一般不清楚混亂辦公室 /廠房管理整潔 /有序一般不清楚亂外部因素國家政策對企業(yè)影響無影響一般不清楚大公司所在行業(yè)發(fā)展前