新形勢下的法院檔案管理工作研究

1、    新形勢下的法院檔案管理工作研究    邢曉萌【摘 要】作為初級審判機關，法院的檔案管理工作具有很重要的現(xiàn)實意義，它是保障法律審判工作公正性的重要環(huán)節(jié)。在新形勢下，法院有必要針對檔案管理的現(xiàn)階段問題，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行改革與創(chuàng)新，認清新形勢下法院檔案管理工作的難點與要點，進一步優(yōu)化檔案管理工作?！綼bstract】as a preliminary judicial organ， the archival management of the court is of great practical significance， and it is a

2、n important link in guaranteeing the fairness of legal justice. under the new situation， the court is necessary to innovate and reform the traditional archive management mode according to the problems of the archives management at present stage， realize the difficulties and key points of the court a

3、rchives management work under the new situation， further optimize the file management.【關鍵詞】新形勢；法院檔案；管理；工作【keywords】new situation； court records； management； workg271 【文獻標志碼】a 1673-1069（2018）02-0089-021 引言隨著科學技術的日益更新，我國生產(chǎn)力發(fā)展水平逐步提升，生產(chǎn)關系也發(fā)生了一系列變革。現(xiàn)階段，信息技術在各行各業(yè)的應用范圍越來越廣，不僅可以反映出該單位的現(xiàn)代化工作水平，還對提高工作效率起到了不可忽

4、視的作用。如何把信息科學技術應用于法院檔案管理工作也是法院現(xiàn)階段面臨的重點問題。同時，法院應該采取各種措施來加強法院檔案管理，保證法律的公正性。2 法院檔案管理工作現(xiàn)存的問題2.1 法院檔案保管方面由于在檔案的保管過程中，法院的檔案數(shù)量多、時間長且專業(yè)性較強，所以很容易出現(xiàn)不同的突發(fā)性問題?；诖耍瑱n案管理人員需要加強自身的專業(yè)技能和素質(zhì)。就目前而言，許多法院對檔案管理人才的要求還有待提升，檔案管理人員的檔案保管意識與管理能力都處于比較低的水平。2.2 法院檔案利用方面在實踐中，法院檔案的使用率比較高，較為頻繁，法院檔案不僅可以用于法院自身使用，還可以作為執(zhí)行機關的執(zhí)行過程與公安機關偵查階段的

5、訴訟檔案。在實踐中，由于大部分檔案只有一份手抄本，所以法院檔案在使用過程中很容易出現(xiàn)丟失問題，如果出現(xiàn)檔案丟失的情況，那么法院各部門的工作都會受到嚴重的負面影響1。3 法院檔案管理工作難點與要點3.1 檔案分類方面在法制社會中，群眾的法律意識逐漸提高，普法工作也取得了一定成效。群眾在自身權益受損后，一般都會選擇法律途徑來維護自身的權益。在這樣的形勢下，訴訟案件數(shù)量、檔案數(shù)量和種類也有所提升。在這種情況下，法院的檔案管理人員如何分門別類地處理種類繁多、數(shù)量巨大的檔案成為檔案管理工作的難點。3.2 陳舊檔案處理方面在實踐中，陳舊檔案的不確定性比較強，人們很難確定其在案件中的可用性?；诖?，在檔案管

6、理過程中，法院應該加大對陳舊檔案處理工作的重視力度，采取一定的科學技術來保護陳舊檔案不受損害，做到區(qū)分存放，以免在存放過程中，受到外部或內(nèi)部因素的影響而遭到損壞2。3.3 檔案保護問題在檔案管理工作中，檔案保護是最為重要的關鍵環(huán)節(jié)。工作人員在檔案保護工作中常常面臨很多困難。不管是正在發(fā)展過程中的電子本還是占絕大多數(shù)的手抄本，在檔案保護上都有很大的挑戰(zhàn)性，電子本存在丟失的可能性，手抄本容易受到毀壞?；诖耍ㄔ簯搶n案的保護工作給予重視，采取有效措施來加強對各類檔案的保護力度。4 解決問題的相關對策與建議在實踐中，檔案工作者承擔著很大的責任。檔案管理工作作為黨和國家的重要事業(yè)，也應該充分發(fā)揮其

7、應有的作用。為體現(xiàn)法律的公正性，提高法院的辦案效率，法院應從以下幾方面做好檔案管理工作。4.1 加強電子檔案的管理和使用現(xiàn)階段，法院在信息化建設方面已經(jīng)做出了很多努力，許多法院已建立了網(wǎng)站，建成了廣域網(wǎng)和局域網(wǎng)，但其功能開發(fā)比較有限，大多只包含傳送公文發(fā)布信息簡報、網(wǎng)上宣傳等，在網(wǎng)上法律服務功能、政務管理、業(yè)績管理、審判管理的開發(fā)和運用方面能力還比較欠缺。同時，法院的檔案軟件與審判業(yè)務軟件在匹配度方面還沒有完美融合，不能保證在上報材料到檔案管理軟件的同時辦理審判業(yè)務，這對案件信息收集工作造成了負面影響3。在實踐中，法院檔案主要由訴訟檔案、照片檔案、基建檔案、聲像檔案等構成，訴訟檔案是利用最頻繁

8、且數(shù)量最多的一種法院檔案。就目前而言，法院應該對文書資料與聲像資料等檔案文件進行電子化歸檔，全部保留反映法院工作進程的重要資料，做到電子檔案與訴訟檔案歸檔同步。在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與軟件選擇方面，法院存在現(xiàn)有系統(tǒng)已有功能不完善、上下級法院各自為戰(zhàn)、系統(tǒng)功能不配套等問題。在新形勢下，隨著法院審判管理現(xiàn)代化水平得到提升，電子檔案和紙質(zhì)檔案在保存與運用過程中出現(xiàn)了雙向保存的問題，這就對檔案管理工作人員提出了更高難度的挑戰(zhàn)。從檔案資料的調(diào)取到歸還、從卷宗實體收集到入庫存放、從信息歸類方式到編排方法，法院都應該對其給予足夠重視。在新形勢下，法院應及時協(xié)調(diào)工作中的矛盾，完善辦公室具體負責、院長直接領導與各部

9、門協(xié)同配合的工作體系4。endprint4.2 更新檔案管理工作理念在實踐中，法院檔案不只包括紙質(zhì)檔案，還包括實物檔案與聲像檔案。實物類檔案具有性質(zhì)不同、品種繁多等特點。此外，在不適當?shù)沫h(huán)境下，聲像檔案易損易丟失，且可能導致不可逆轉(zhuǎn)的嚴重后果?；诖?，法院檔案管理工作對管理人員的綜合能力與綜合素質(zhì)有比較高的要求。在這種形勢下，院領導應該在現(xiàn)有發(fā)展基礎上，提高對檔案工作的思想認識，拓寬視野，充分意識到檔案建設對法院事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實把檔案工作提到戰(zhàn)略的高度來思考。同時，要想提升檔案人員的綜合素質(zhì)，法院就需要邀請上級檔案局的有關領導具體指導，組織工作人員積極參與上級法院、檔案局組織的業(yè)務

10、培訓，并學習先進單位的經(jīng)驗，通過這一系列舉措來尋找差距、拓寬思路、開闊眼界。此外，法院需要從實踐層面加大對內(nèi)勤、各部門書記員、特別是檔案管理網(wǎng)絡聯(lián)絡員工作的重視程度，定期組織輪崗培訓，提高管理人員的全局意識與業(yè)務水平。需要注意的是，相對于傳統(tǒng)管理模式，管理人員大多是在做計算機的初級工作，法院有必要通過內(nèi)部與外部培訓的結合，優(yōu)化現(xiàn)代化管理的技術手段應用水平，打造出職業(yè)技能水平相對較高的新型檔案管理專業(yè)人才。最后，法院應該適當?shù)丶訌姍n案管理人員的薪資水平，提高檔案管理工作人員的責任意識與積極性。4.3 增強檔案工作的基礎設施建設法院檔案記錄了法院訴訟活動的全過程。對于檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓是提

11、高檔案管理技術的有效措施。需要注意得是，為提高檔案管理水平，法院在抓好軟件建設的同時，還需要采取措施優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，嚴格按照標準要求配置設施，注重硬件設施的達標，創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。法院檔案管理信息化工作的展開應該由上級帶動下級，逐步開展信息化管理細化工作。需要注意得是，數(shù)據(jù)庫的建設要結合法院運作的實際情況，以更好地為當?shù)胤ㄔ悍?，增加當?shù)胤ㄔ汗芾硭脚c綜合競爭力。同時，法院有必要加大對檔案管理信息化設備的資金投入，引進現(xiàn)代化的管理軟件，提供給管理人員現(xiàn)代化的工作環(huán)境，進而促進精細化現(xiàn)代化管理目標的實現(xiàn)，也推動法院的現(xiàn)代化改革進程。5 結語現(xiàn)階段，我國法院對檔案管理的重視程度已經(jīng)大大提升，法院檔案不僅是法院研究的重要原始資料也是國家的可貴知識資源。在現(xiàn)階段的社會大環(huán)境下，改善法院檔案管理的硬件設施、完善檔案管理信息化建設、增強我國法院的檔案管理水平等是保障法院長遠發(fā)展的有效措施?？傊?，法院應采取一系列科學合理的應對辦法，準確把握新形勢下檔案管理工作的難點和要點，以便提高檔案管理工作效率?！緟⒖嘉墨I】【1】暴敬偉.法院電子檔案管