會(huì)議與會(huì)務(wù)工作教案

1、教 案 2012 2013年 第 2 學(xué)期 （第 1 本，本課程共 1 本）開 課 單 位 中文系 課 程 類 型 必修課 課 程 名 稱 會(huì)議與會(huì)務(wù)工作 授 課 對(duì) 象 2010文秘 授 課 教 師 袁文平 職 稱 職 務(wù) 講師 教 材 名 稱 會(huì)議管理 2011年 3 月課 次第一章共 8學(xué)時(shí)課 型 會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題認(rèn)識(shí)會(huì)議教具教 學(xué)目 的初步掌握有關(guān)會(huì)議的基礎(chǔ)知識(shí)及作用 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 一）理解會(huì)議的含義和基本要素；二）掌握會(huì)議的常見(jiàn)分類，并領(lǐng)悟其與會(huì)議組織、服務(wù)的關(guān)系；三）了解會(huì)議的作用。課 外作 業(yè)課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生基本掌握教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：現(xiàn)代社會(huì)

2、是開放的，任何一個(gè)社會(huì)組織也必然是開放的，都要通過(guò)各種途徑與外界發(fā)生聯(lián)系，進(jìn)行各種信息交流和物質(zhì)交換。在眾多聯(lián)系途徑中，組織或參加會(huì)議就是一種比較重要的途徑。那么，什么是會(huì)議呢？ 任務(wù)一：認(rèn) 識(shí) 會(huì) 議一、任務(wù)描述和分析：組織學(xué)生討論二、會(huì)議的含義與構(gòu)成要素1.會(huì)議是人們有組織地聚集在一起討論和研究問(wèn)題的一種社會(huì)活動(dòng)方式。大至國(guó)家管理，小到單位通報(bào)情況，甚至家庭內(nèi)部商議事務(wù)，多可達(dá)萬(wàn)人，少則三五人，都可以開會(huì)，都需要會(huì)議的組織與服務(wù)。2.無(wú)論何種會(huì)議，一般都有3個(gè)方面的構(gòu)成要素。（1）形式要素（2）內(nèi)容要素（3）程序要素三、會(huì)議的分類在人們的學(xué)習(xí)、工作及日常生活中，都不可避免地要同會(huì)議打交道，

3、甚至被名目繁多的會(huì)議所困擾。會(huì)議分類是一個(gè)很復(fù)雜的問(wèn)題，分類的標(biāo)準(zhǔn)不同，分出來(lái)的結(jié)果也不同，相應(yīng)的會(huì)務(wù)工作要點(diǎn)也有區(qū)別。秘書人員要弄清會(huì)議的常見(jiàn)分類，以便更好地做好會(huì)議的組織與服務(wù)工作。四、會(huì)議的作用會(huì)議是人類在社會(huì)活動(dòng)中形成的一種互動(dòng)方式。隨著社會(huì)不斷發(fā)展和信息流量的迅速增加，會(huì)議形式越來(lái)越受到人們的重視。今天，會(huì)議已成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位重要的工作方法之一。會(huì)議的作用是多方面的，不同類型的會(huì)議顯現(xiàn)出來(lái)的作用是不同的。但總的說(shuō)來(lái)，大多數(shù)會(huì)議都有以下4個(gè)方面的作用：1）集思廣益、發(fā)揚(yáng)民主、科學(xué)決策的作用。2）交流信息，發(fā)揮信息共享、開發(fā)智力的作用。3）推動(dòng)工作的作用。4）協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思

4、想、交流情感。五、技能訓(xùn)練1基本訓(xùn)練建議：全班參與，每個(gè)學(xué)生寫出一個(gè)不同名稱的會(huì)來(lái)，共同討論：1）分析這些會(huì)議的名稱構(gòu)成；2）按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，給這些會(huì)議劃分類別；3）分析不同類別會(huì)議的主要作用。2綜合訓(xùn)練在基本訓(xùn)練的基礎(chǔ)上，從各會(huì)議類型中精選幾個(gè)會(huì)議，在教師指導(dǎo)下分組討論其主要的內(nèi)容要素或程序要素，將討論結(jié)果記錄下來(lái)，整理成條文。（10分鐘）（10分鐘）（10分鐘）（20分鐘）（10分鐘）（25分鐘） 課 次第一章課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題掌握會(huì)議服務(wù)的常規(guī)禮儀教具教 學(xué)目 的學(xué)習(xí)和掌握會(huì)議服務(wù)的常規(guī)禮儀 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 一：掌握接站、送站禮儀；二：能做好引導(dǎo)

5、服務(wù)；三：技能訓(xùn)練課 外作 業(yè)技能訓(xùn)練課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生基本掌握教學(xué)進(jìn)程：復(fù)習(xí)上節(jié)課內(nèi)容: 會(huì)議的含義與構(gòu)成要素，會(huì)議的常見(jiàn)分類，了解會(huì)議的作用。導(dǎo)入：會(huì)議服務(wù)禮儀是會(huì)務(wù)人員與參會(huì)人員建立良好關(guān)系、留下深刻印象的重要工具和途徑。言行舉止是思維的物質(zhì)外殼，它體現(xiàn)了會(huì)務(wù)人員的精神涵養(yǎng)和態(tài)度、性格，是參會(huì)人員最能感受會(huì)議服務(wù)水平的重要方面。任務(wù)二：掌握會(huì)議服務(wù)的常規(guī)禮儀一、任務(wù)描述和分析：組織學(xué)生討論二、基本禮儀規(guī)范1會(huì)議服務(wù)要著裝規(guī)范，保持良好的精神狀態(tài)2會(huì)議服務(wù)的言行舉止規(guī)范三、會(huì)前服務(wù)禮儀1接站禮儀2簽到禮儀3引導(dǎo)禮儀四：技能訓(xùn)練1基本訓(xùn)練1）針對(duì)會(huì)議服務(wù)的著裝規(guī)范，檢查全班學(xué)生的著裝，總

6、結(jié)不符合要求的情形。2）全班參與，分組進(jìn)行會(huì)議服務(wù)的接站、簽到、引導(dǎo)等禮儀訓(xùn)練。建議：分別扮演不同角色，“觀眾”評(píng)分，查找不足。訓(xùn)練完畢，由教師評(píng)議。（5分鐘）（10分鐘）(20分鐘)(25分鐘)(25分鐘)貴 州 省 經(jīng) 濟(jì) 學(xué) 校 教 案 首 頁(yè)課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 3 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題會(huì)議服務(wù)的常規(guī)禮儀：會(huì)中茶水服務(wù)、會(huì)后及送別禮儀教具教 學(xué)目 的掌握會(huì)中、會(huì)后基本禮儀及送別禮儀 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 一、會(huì)中茶水服務(wù)禮儀二、會(huì)后及送別禮儀三：知識(shí)拓展：參會(huì)禮儀四：技能訓(xùn)練課 外作 業(yè)課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生基本掌握教學(xué)進(jìn)程復(fù)習(xí)

7、會(huì)前服務(wù)基本禮儀：接站、簽到、引導(dǎo)等禮儀，要求學(xué)生分組扮演。一、會(huì)中茶水服務(wù)禮儀1奉茶、續(xù)水2會(huì)間茶歇二、會(huì)后及送別禮儀送別參會(huì)人員的規(guī)格與接站規(guī)格大體相當(dāng)，只有送別順序正好與迎接相反。接站迎賓是會(huì)務(wù)人員在前、參會(huì)人員在后；送站告別是參會(huì)人員在前、會(huì)務(wù)人員在后。對(duì)于會(huì)議主辦方來(lái)說(shuō)，送站、送客應(yīng)注意以下禮儀。1）賬單準(zhǔn)備2）行李搬運(yùn)。3）開車門。4）告別。5）送站。6）迎送重要參會(huì)人員或團(tuán)體要提前準(zhǔn)備，并做好相應(yīng)的事務(wù)協(xié)助工作。三綜合訓(xùn)練1）全班參與，以教室為“會(huì)場(chǎng)”，分組模擬會(huì)間奉茶、續(xù)水禮儀訓(xùn)練。建議：分別扮演不同角色，“觀眾”評(píng)分，查找不足。訓(xùn)練完畢，由教師評(píng)議。2）以本班教室為“會(huì)場(chǎng)”，

8、以班上其他學(xué)生為“參會(huì)人員”，自己作為會(huì)議服務(wù)人員，檢查在平時(shí)的交往中，有哪些言行舉止不符合規(guī)范。建議：自查，然后請(qǐng)其他學(xué)生互評(píng)，提出改進(jìn)意見(jiàn)。(15分鐘)20分鐘）(20分鐘)（30分鐘）課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 4次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題會(huì)前準(zhǔn)備：制定會(huì)議方案教具教 學(xué)目 的掌握會(huì)議方案的主要格式和內(nèi)容；并能看懂完整的會(huì)議方案。 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 一）了解會(huì)議方案的主要內(nèi)容；二）掌握會(huì)議方案的主要格式和內(nèi)容；課 外作 業(yè)技能訓(xùn)練課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生初步了解會(huì)議方案的主要格式和內(nèi)容。教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：做好會(huì)議組織與服務(wù)工作涉及方方面面，工作

9、千頭萬(wàn)緒，但是，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作是首要階段、重要環(huán)節(jié)，是會(huì)議取得圓滿成功的必要前提和重要保障。會(huì)前準(zhǔn)備階段主要包括制定會(huì)議方案、制發(fā)會(huì)議通知、選擇和布置會(huì)場(chǎng)、安排會(huì)議食宿和準(zhǔn)備會(huì)議用品等幾個(gè)方面。任務(wù)一 制定會(huì)議方案會(huì)議方案的主要內(nèi)容：會(huì)議方案的主要內(nèi)容包括會(huì)議的主題、名稱、與會(huì)人員、主持人、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織機(jī)構(gòu)和分工等，1確定會(huì)議主題2確定會(huì)議名稱、規(guī)模和規(guī)格，提出與會(huì)人員范圍3擬定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期與地點(diǎn)4擬定會(huì)議的議程、日程與程序安排5會(huì)議經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目預(yù)算6其他事項(xiàng)二、會(huì)議方案的主要格式和內(nèi)容會(huì)議方案通常由標(biāo)題、開頭、主體和落款4個(gè)部分組成。1標(biāo)題規(guī)范的會(huì)議方案標(biāo)題由召開單位或范

10、圍、會(huì)議名稱、文種名稱三要素構(gòu)成，有時(shí)可以省略會(huì)議召開單位。常用的文種名稱有方案、籌備方案、籌備接待方案、計(jì)劃、策劃方案等。2開頭開頭部分一般寫明召開會(huì)議的原由、宗旨、根據(jù)、主辦單位與承辦單位、會(huì)議名稱等會(huì)議基本要素，說(shuō)明會(huì)議召開的必要性、合法性，引出下文。3主體主體部分一般要寫明會(huì)議主要任務(wù)、會(huì)議形式、主持者、參與者、議程、日程、會(huì)務(wù)組織機(jī)構(gòu)的分工、會(huì)議經(jīng)費(fèi)等事項(xiàng)。它相當(dāng)于一般計(jì)劃中的“目標(biāo)要求”、“措施方法”和“實(shí)施步驟”。一般要分條列項(xiàng)寫出。4落款落款寫明方案的制發(fā)文機(jī)關(guān)、簽署日期，并加蓋公章。三：案例分析（10分鐘）（25分鐘)（25分鐘)（20分鐘）課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第

11、 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題會(huì)前準(zhǔn)備：制發(fā)會(huì)議通知教具教 學(xué)目 的掌握會(huì)議通知的內(nèi)容，并能起草、印制會(huì)議通知；做好會(huì)議通知的發(fā)送工作 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 1）掌握會(huì)議通知的內(nèi)容，并能起草、印制會(huì)議通知；2）做好會(huì)議通知的發(fā)送工作，確保準(zhǔn)確無(wú)誤；3）落實(shí)回執(zhí)統(tǒng)計(jì)和信息反饋，核實(shí)與會(huì)人員情況。課 外作 業(yè)草擬會(huì)議通知。課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生通過(guò)技能訓(xùn)練基本掌握會(huì)議通知的寫作要求。教學(xué)進(jìn)程：導(dǎo)入；在會(huì)議方案獲得批準(zhǔn)、各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，要盡早、準(zhǔn)確地發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員，尤其是會(huì)議需要討論和研究的議題，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

12、一、會(huì)議通知的分類會(huì)議通知有以下幾種類型。1書面通知2口頭通知3電話通知4手機(jī)短信通知5電子郵件通知特別提示：不管是采用哪種形式的會(huì)議通知，秘書人員都要做好反饋記錄，以便查詢。二、會(huì)議通知的格式、內(nèi)容與要求1會(huì)議通知的格式和內(nèi)容會(huì)議通知可分為標(biāo)題、正文和結(jié)尾三部分。2擬定會(huì)議通知的基本要求（1）全面（2）清晰（3）準(zhǔn)確（4）規(guī)范（5）案例分析（5分鐘）（10分鐘）（35分鐘）教學(xué)進(jìn)程三、會(huì)議通知的發(fā)送會(huì)議通知的發(fā)送可分為正式通知和非正式通知兩種。四、發(fā)布會(huì)議信息發(fā)布會(huì)議信息，是會(huì)議組織者在會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)，通過(guò)一定方式向社會(huì)部分群體或公眾公布會(huì)議的內(nèi)容和情況

13、，以期引起公眾對(duì)會(huì)議的關(guān)注和參與，達(dá)到擴(kuò)大會(huì)議影響和效果的一種常規(guī)做法。五：學(xué)習(xí)討論1）會(huì)議通知不可或缺的要素有哪些？為什么？2）為使會(huì)議通知能及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)，應(yīng)采取哪些保證措施？3）會(huì)議通知發(fā)出后，會(huì)議地點(diǎn)因故調(diào)整，應(yīng)采取哪些措施糾正或補(bǔ)救？4）發(fā)布的會(huì)議信息是否要按規(guī)定程序?qū)徟?？為什么？?0分鐘）（10分鐘）（15分鐘）課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題會(huì)前準(zhǔn)備：選擇和布置會(huì)場(chǎng)教具教 學(xué)目 的會(huì)場(chǎng)的選擇和布置是會(huì)前準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)營(yíng)造會(huì)場(chǎng)氣氛、調(diào)節(jié)與會(huì)人員的心理狀態(tài)，將起到重要的作用。會(huì)場(chǎng)的選擇和布置要考慮周到，安排細(xì)致，保證會(huì)議達(dá)到

14、預(yù)期目的。 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線）1）掌握選擇會(huì)議場(chǎng)地的技巧；2）能根據(jù)會(huì)議需要，安排會(huì)場(chǎng)座位；3）能根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)，裝飾會(huì)場(chǎng)環(huán)境；4）能正確使用會(huì)場(chǎng)的各種設(shè)備設(shè)施，使其安全有效 課 外作 業(yè)43頁(yè)課后實(shí)訓(xùn)課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生在訓(xùn)練過(guò)程中的表現(xiàn)，進(jìn)一步提高了就業(yè)技能和專業(yè)能力。教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：先導(dǎo)案例分析，可見(jiàn)，在會(huì)議準(zhǔn)備工作中，任何一點(diǎn)細(xì)微的疏忽，都會(huì)給會(huì)議的效果造成不良的，甚至是惡劣的影響。那么，怎樣才能科學(xué)合理、細(xì)致有效地做好會(huì)場(chǎng)的選擇和布置工作呢？會(huì)場(chǎng)的選擇和布置是會(huì)前準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)營(yíng)造會(huì)場(chǎng)氣氛、調(diào)節(jié)與會(huì)人員的心理狀態(tài)，將起到重要的作用。會(huì)場(chǎng)的選擇和布置要考慮周

15、到，安排細(xì)致，保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的。一、會(huì)場(chǎng)的選擇1）大小適中的原則。2）交通便捷的原則3）環(huán)境合適的原則。4）設(shè)備設(shè)施齊全的原則。5）成本合理的原則。二、會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置是會(huì)前準(zhǔn)備的一項(xiàng)重要工作。秘書人員要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型和議程等方面的因素來(lái)綜合考慮，完成布置會(huì)場(chǎng)的工作。三、會(huì)場(chǎng)相關(guān)設(shè)備系統(tǒng)的布置和檢查在布置會(huì)場(chǎng)的同時(shí)，還要對(duì)所有的相關(guān)設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試、布置和檢查，使其安全、有效，符合會(huì)議需要。需要布置、檢查的系統(tǒng)和內(nèi)容如下。學(xué)習(xí)討論1選擇會(huì)場(chǎng)應(yīng)該注意哪些原則？2如果要召開一個(gè)20人左右的小型座談會(huì)，會(huì)場(chǎng)適宜哪種布置形式？為什么？3大型會(huì)議主席臺(tái)座次排列應(yīng)當(dāng)遵照的要求有哪些

16、？4為什么大型會(huì)議一般都要懸掛會(huì)標(biāo)？(10分鐘)（20分鐘）（20分鐘）(15分鐘)(20分鐘)課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題會(huì)前準(zhǔn)備：安排會(huì)議食宿教具教 學(xué)目 的食宿安排是會(huì)前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容，主要包括會(huì)議的住宿安排和餐飲安排和秘書人員應(yīng)慎重選擇適合的食宿場(chǎng)所，準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員的相關(guān)情況，精心安排、妥善落實(shí)。 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 1）慎重選擇條件較好、符合會(huì)議需求的食宿場(chǎng)所；2）準(zhǔn)確、全面地掌握與會(huì)人員的相關(guān)信息；3）掌握預(yù)訂會(huì)議食宿的程序；4）做好交通衛(wèi)生和其他活動(dòng)的安排。課 外作 業(yè)綜合實(shí)訓(xùn)課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生通過(guò)該

17、部分的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，提高了實(shí)際操作能力教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：會(huì)議通知制發(fā)了，反饋信息統(tǒng)計(jì)上報(bào)了，離會(huì)議報(bào)到還有幾天時(shí)間，辦公室劉主任又安排秘書小辛去落實(shí)與會(huì)人員的食宿問(wèn)題，還提了一大堆的要求。小辛該怎樣做才能完成好任務(wù)呢？精心設(shè)計(jì)、細(xì)致安排、周到服務(wù)，努力為與會(huì)人員提供良好的食宿條件，能夠保證會(huì)議順利進(jìn)行，促進(jìn)會(huì)議更有成效。一、安排會(huì)議住宿對(duì)于會(huì)期較長(zhǎng)、與會(huì)人員較多的會(huì)議來(lái)說(shuō)，做好住宿安排工作是會(huì)議主辦者的重要任務(wù)之一。1明確住宿安排的要求2初步篩選住宿地點(diǎn)3對(duì)備選住宿接待單位進(jìn)行考察比較4確定住宿接待單位5與會(huì)議住宿接待單位簽訂預(yù)訂合同6確認(rèn)住宿人員及相關(guān)情況7落實(shí)與會(huì)人員住宿安排8通知與會(huì)人員二、會(huì)

18、議餐飲安排會(huì)期半天以上的會(huì)議，通常需要統(tǒng)一安排用餐。與會(huì)人員對(duì)會(huì)議期間的餐飲安排都比較重視，因此，要努力做好餐飲安排工作，為與會(huì)人員提供健康、營(yíng)養(yǎng)、美味的餐飲，使與會(huì)人員在會(huì)議期間更加精神飽滿、心情愉快。1會(huì)議用餐地點(diǎn)的選擇（10分鐘）（25鐘）（20分鐘）教學(xué)進(jìn)程2用餐時(shí)間和用餐方式的安排3用餐菜單和酒水的安排三、會(huì)議食宿安排應(yīng)注意的問(wèn)題與會(huì)人員來(lái)自四面八方，生活習(xí)慣、性格特點(diǎn)各不相同，客觀情況千變?nèi)f化，在食宿安排時(shí)要盡量精心、細(xì)致、周到。與接待單位的溝通配合也要準(zhǔn)確到位，同時(shí)要注重流程化操作，特別要注意以下幾個(gè)問(wèn)題。1住宿搭配要精心2餐飲安排要細(xì)致2餐飲安排要細(xì)致4與接待單位密切合作學(xué)習(xí)討

19、論1）安排會(huì)議住宿有哪些程序？2）如何才能準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員的相關(guān)情況？3）確定會(huì)議用餐的菜單要考慮哪些因素？4）會(huì)議食宿安排工作中還要注意哪些問(wèn)題？（15分鐘）（15分鐘）課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題準(zhǔn)備會(huì)議文件資料和用品教具教 學(xué)目 的會(huì)議文件資料和用品準(zhǔn)備工作是會(huì)前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容，要根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要，全面、細(xì)致、規(guī)范、認(rèn)真地做好。 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 1）了解會(huì)議文件資料和用品的范圍和分類；2）掌握常規(guī)會(huì)議用品的基本制作方法；3）理解會(huì)議用品準(zhǔn)備工作中的注意事項(xiàng)。課 外作 業(yè)課后實(shí)訓(xùn)課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生根據(jù)會(huì)議的

20、實(shí)際需要，全面、細(xì)致、規(guī)范、認(rèn)真地做好。教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：會(huì)前準(zhǔn)備是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的失誤、任何一件物品的遺忘都會(huì)使會(huì)議的全部準(zhǔn)備工作功虧一簣，都會(huì)給會(huì)議的效果造成難以估量的負(fù)面影響。那么，如何才能細(xì)致周到地做好會(huì)議文件資料和用品的準(zhǔn)備工作，更好地保障會(huì)議的順利進(jìn)行呢？一、會(huì)議文件、資料的準(zhǔn)備會(huì)議文件的準(zhǔn)備是會(huì)議召開前的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，需要秘書人員認(rèn)真、仔細(xì)、周到地加以安排。會(huì)議文件的準(zhǔn)備一般包括以下內(nèi)容。1 做好文件的印制或復(fù)制工作2 認(rèn)真校對(duì)會(huì)議文件3 做好文件的發(fā)放工作4會(huì)議證件的種類、制作和管理二、會(huì)議用品的準(zhǔn)備會(huì)議用品是指在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，根據(jù)需要所要使用的各種物品

21、。為保證會(huì)議的正常進(jìn)行，要提前做好準(zhǔn)備工作。1會(huì)議用品的分類2會(huì)議用品準(zhǔn)備工作的基本要求三、學(xué)習(xí)討論1）會(huì)議用品的分類和主要內(nèi)容是什么？2）會(huì)議用品的準(zhǔn)備有哪些基本要求？3）怎樣避免在會(huì)議用品準(zhǔn)備中出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象？小結(jié)：通過(guò)該部分的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，你有什么收獲？認(rèn)真總結(jié)自己在訓(xùn)練過(guò)程中的表現(xiàn)，是否進(jìn)一步提高了就業(yè)技能和專業(yè)能力？（5分鐘）（35分鐘）（20分鐘）（20分鐘）課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題技能實(shí)訓(xùn)教具教 學(xué)目 的通過(guò)實(shí)訓(xùn)了解會(huì)議食宿安排 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 1） 會(huì)議住宿安排。2） 會(huì)議用餐安排。3） 臨時(shí)調(diào)整用餐

22、安排。課 外作 業(yè)課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生基本掌握教學(xué)進(jìn)程 技能訓(xùn)練1基本訓(xùn)練1）會(huì)議住宿安排。建議：全班參與，假設(shè)本班要到郊區(qū)進(jìn)行一次關(guān)于社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的參觀活動(dòng)，需要在某賓館住宿一夜。隨班級(jí)活動(dòng)的有副校長(zhǎng)1人，教務(wù)科長(zhǎng)1人（女），學(xué)生科長(zhǎng)1人（男，回民），教師3人（均為女性）。試設(shè)計(jì)出該賓館的樓層平面圖，或以學(xué)校附近的賓館平面圖為例，做好全班學(xué)生及隨隊(duì)人員的房間分配。安排結(jié)果在全班范圍內(nèi)討論、評(píng)價(jià)，選出最優(yōu)方案。2）會(huì)議用餐安排。建議：全班參與，以上述資料及學(xué)校食堂的餐飲價(jià)格為素材，安排一次晚餐菜單，形式為圍桌式，每桌10人，每桌用餐標(biāo)準(zhǔn)為200元（含飲料）。將安排結(jié)果在全班范

23、圍內(nèi)討論、評(píng)價(jià)，選出最優(yōu)方案。3）臨時(shí)調(diào)整用餐安排。建議：全班參與，仍以上述資料為素材，在該活動(dòng)中全班有4位同學(xué)因感冒不能參加正常用餐，試寫出晚餐調(diào)整的安排辦法并說(shuō)明理由，然后在全班范圍內(nèi)討論，選出最好的解決辦法。（30分鐘）（30分鐘）（30分鐘）課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題綜合實(shí)訓(xùn)教具教 學(xué)目 的根據(jù)基本資料，試為會(huì)議草擬一份詳細(xì)的食宿安排方案，并以文字和圖形表示。 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線）某公司擬在某會(huì)議中心召開由中層以上干部參加的為期3天的工作會(huì)議。試為會(huì)議草擬一份詳細(xì)的食宿安排方案，并以文字和圖形表示。課 外作 業(yè)課

24、后復(fù)習(xí)課 后簡(jiǎn) 要分 析學(xué)生基本能根據(jù)要求訓(xùn)練，進(jìn)一步提高了就業(yè)技能和專業(yè)能力教學(xué)進(jìn)程綜合訓(xùn)練某公司擬在某會(huì)議中心召開由中層以上干部參加的為期3天的工作會(huì)議。試為會(huì)議草擬一份詳細(xì)的食宿安排方案，并以文字和圖形表示。基本資料如下：1）參會(huì)人數(shù)：該公司中層干部共30人，其中男性20人、女性10人（含回民4人）；經(jīng)理、副經(jīng)理5人，其中男性4人、女性1人，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)2人，司機(jī)3人（均為男性）。2）該會(huì)議中心設(shè)有雙人間、單間和套間。3）會(huì)議用餐標(biāo)準(zhǔn)每人每天70元（不含酒水）。4）該會(huì)議中心餐廳的菜單與學(xué)校附近的餐館菜單一致。學(xué)習(xí)評(píng)估：通過(guò)該部分的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，你有什么收獲？反思自己在訓(xùn)練過(guò)程中的表現(xiàn)，是否進(jìn)

25、一步提高了就業(yè)技能和專業(yè)能力？(70分鐘)（15分鐘）課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題技能訓(xùn)練教具教 學(xué)目 的綜合實(shí)訓(xùn)提高學(xué)生實(shí)際操作能力 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 1） 確定會(huì)議主題2） 確定會(huì)議議程。3） 編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算課 外作 業(yè)課后評(píng)估課 后簡(jiǎn) 要分 析教學(xué)進(jìn)程技能訓(xùn)練1）確定會(huì)議主題。建議：班內(nèi)召開一次主題班會(huì)，全班同學(xué)分若干小組，每組35人。大家相互討論，根據(jù)各自感受提出此次班會(huì)的主題。在分組討論的基礎(chǔ)上，全班再組織一次匯總討論，檢驗(yàn)各組意見(jiàn)的合理程度。2）確定會(huì)議議程。建議：按照以上班會(huì)的主題以小組形式完成會(huì)議議程并在

26、班內(nèi)進(jìn)行展示，展示形式可以是PPT，也可以是電子圖文。3）編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算。建議：以學(xué)校召開一次春季運(yùn)動(dòng)會(huì)為參照，編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算。全班同學(xué)分若干小組，每組35人，開展調(diào)研，了解有關(guān)費(fèi)用和市場(chǎng)變化情況，編寫運(yùn)動(dòng)會(huì)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。20分鐘30分鐘30分鐘課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題綜合實(shí)訓(xùn)教具教 學(xué)目 的實(shí)訓(xùn)提高學(xué)生實(shí)際操作能力 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線）1. 學(xué)校擬召開學(xué)生代表大會(huì)，試草擬一份詳細(xì)的會(huì)議方案2.實(shí)際參與一次由學(xué)校主辦的大中型會(huì)議的會(huì)議通知的草擬、印制、發(fā)送、收集回執(zhí)等程序。課 外作 業(yè)課 后簡(jiǎn) 要分 析教學(xué)進(jìn)程綜合訓(xùn)練1.學(xué)

27、校擬召開學(xué)生代表大會(huì)，進(jìn)行學(xué)生會(huì)的換屆選舉。試為其草擬一份詳細(xì)的會(huì)議方案，并將方案貼在教室的信息公示欄上。比一比，看誰(shuí)擬定的會(huì)議方案寫得好。2.全班學(xué)生參與，在教師指導(dǎo)下，經(jīng)學(xué)校管理部門批，實(shí)際參與一次由學(xué)校主辦的大中型會(huì)議的會(huì)議通知的草擬、印制、發(fā)送、收集回執(zhí)并確認(rèn)與會(huì)人員等工作并協(xié)助有關(guān)人員做好會(huì)議嘉賓的邀請(qǐng)工作。同時(shí)，根據(jù)工作進(jìn)度在校園網(wǎng)上進(jìn)行會(huì)議信息發(fā)布。40分鐘40分鐘課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題技能訓(xùn)練教具教 學(xué)目 的學(xué)會(huì)草擬會(huì)議文件清單，擬定一個(gè)表彰會(huì)的用品準(zhǔn)備清單。 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 1） 草擬會(huì)議文件

28、清單。2） 擬定一個(gè)表彰會(huì)的用品準(zhǔn)備清單。3） 擬定選舉型會(huì)議的用品準(zhǔn)備清單。課 外作 業(yè)課 后簡(jiǎn) 要分 析教學(xué)進(jìn)程技能訓(xùn)練1基本訓(xùn)練1）草擬會(huì)議文件清單。建議：全班學(xué)生分若干小組，每組46人。在教師的指導(dǎo)下，以一次大型會(huì)議的議程為基礎(chǔ)資料，各組草擬一份會(huì)議文件清單，然后在全班范圍內(nèi)討論評(píng)價(jià)。2）擬定一個(gè)表彰會(huì)的用品準(zhǔn)備清單。建議：全班參與，在教師指導(dǎo)下，以學(xué)校的學(xué)年表彰會(huì)為基礎(chǔ)資料，擬定一份會(huì)議用品準(zhǔn)備清單，然后在全班范圍內(nèi)討論、完善。3）擬定選舉型會(huì)議的用品準(zhǔn)備清單。建議：全班學(xué)生分若干小組，每組46人。以召開學(xué)生代表大會(huì)改選學(xué)校學(xué)生會(huì)為基礎(chǔ)資料，每組擬定一份會(huì)議用品準(zhǔn)備清單，邀請(qǐng)學(xué)校學(xué)生

29、科工作人員參加討論、評(píng)價(jià)。25分鐘30分鐘30分鐘課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題綜合實(shí)訓(xùn)教具教 學(xué)目 的實(shí)訓(xùn)提高學(xué)生實(shí)際操作能力。 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 協(xié)助學(xué)校相關(guān)部門完成一次大型會(huì)議的準(zhǔn)備工作。課 外作 業(yè)預(yù)習(xí)新課課 后簡(jiǎn) 要分 析教學(xué)進(jìn)程綜合訓(xùn)練協(xié)助學(xué)校相關(guān)部門完成一次大型會(huì)議的準(zhǔn)備工作。重點(diǎn)：協(xié)助教師完成會(huì)議材料的印制和發(fā)送；協(xié)助教師制定會(huì)議用品準(zhǔn)備清單；協(xié)助教師完成會(huì)場(chǎng)的布置。要求：在協(xié)助過(guò)程中要開動(dòng)腦筋，多提建議，把所學(xué)知識(shí)用上；各項(xiàng)工作都以教師的最終決定為準(zhǔn)；在準(zhǔn)備工作中，要教師動(dòng)口，學(xué)生動(dòng)手，領(lǐng)導(dǎo)檢驗(yàn)。40分

30、鐘40分鐘課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題會(huì)中服務(wù): 接站報(bào)到和簽到教具教 學(xué)目 的掌握接站工作流程，做好接站服務(wù)工作, 報(bào)到工作和會(huì)議簽到工作 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 1）掌握接站工作流程，做好接站服務(wù)工作；2）了解會(huì)議報(bào)到的組織流程，做好報(bào)到工作；3）了解會(huì)議簽到方式，做好會(huì)議簽到工作。課 外作 業(yè)課后技能訓(xùn)練課 后簡(jiǎn) 要分 析教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：外地與會(huì)人員按照會(huì)議通知的時(shí)間要求前來(lái)報(bào)到，會(huì)務(wù)人員要提前做好接待準(zhǔn)備，以飽滿的熱情做好接站工作，使其感到“賓至如歸”。會(huì)務(wù)人員還要讓與會(huì)人員在準(zhǔn)備好的報(bào)到冊(cè)上簽到，以便確認(rèn)，為接下來(lái)的

31、會(huì)議服務(wù)做準(zhǔn)備。需要注意幾個(gè)方面：1）掌握接站工作流程，是做好接站服務(wù)工作的前提；2）熱情周到的服務(wù)態(tài)度，是讓與會(huì)人員感“賓至如歸”的關(guān)鍵；3）了解會(huì)議簽到的方式和作用，是做好簽到工作的基礎(chǔ)；4）掌握?qǐng)?bào)到的內(nèi)容和流程，是做好會(huì)議報(bào)到工作的關(guān)鍵。一、接站1做好會(huì)議接站準(zhǔn)備2會(huì)議接站的流程和注意事項(xiàng)二、報(bào)到1會(huì)議報(bào)到的方式和作用2會(huì)議報(bào)到的準(zhǔn)備特別提示：l 根據(jù)會(huì)議規(guī)模，安排的報(bào)到工作人員要足夠，如有需要，可指定后備人員；l 盡量選擇性格外向和樂(lè)于助人的工作人員作為報(bào)到接待人員；l 選派經(jīng)驗(yàn)豐富的報(bào)到負(fù)責(zé)人在現(xiàn)場(chǎng)做解釋、咨詢工作，同時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)情況；l 承辦大型會(huì)議，會(huì)務(wù)人員眾多，要提供專門的會(huì)務(wù)人

32、員休息室；l 報(bào)到地點(diǎn)要備有充足的會(huì)議介紹、當(dāng)?shù)氐貓D和相關(guān)資料備參會(huì)人員使用；l 準(zhǔn)備應(yīng)急電話號(hào)碼表，包括主要航空公司、出租車公司和會(huì)議有關(guān)方的電話號(hào)碼等。3會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到的流程三、簽到1）簿式簽到。2）卡片簽到。3）會(huì)議工作人員代為簽到。4）座次表簽到方法。5）電腦簽到。知識(shí)拓展：會(huì)議電子簽到系統(tǒng)學(xué)習(xí)評(píng)估通過(guò)該部分的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，你有什么收獲和感想？反思自己在訓(xùn)練過(guò)程中的表現(xiàn)，是否進(jìn)一步提高了就業(yè)技能和專業(yè)能力？（10分鐘）（20分鐘）（20分鐘）（20分鐘）（10分鐘）（5分鐘）課 次第一章共 學(xué)時(shí)第 學(xué)時(shí)；總第 次課總第 學(xué)時(shí)課 型會(huì)議組織與 服 務(wù)課 題任務(wù)二：做好會(huì)議記錄教具教 學(xué)目 的掌握會(huì)議記錄的基本知識(shí)和記錄技巧 內(nèi) 容提 要（ 在重 點(diǎn)難 點(diǎn)下 劃線） 1）掌握會(huì)議記錄的基本知識(shí)；2）掌握會(huì)議記錄的技巧。課 外作 業(yè)教材77頁(yè)課后練習(xí)課 后簡(jiǎn) 要分 析教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：會(huì)議記錄是記