前臺(tái)接待管理

1、一、接待主管崗位職責(zé)一、接待主管崗位職責(zé) 職責(zé) 1 制定前臺(tái)接待工作年度計(jì)劃，報(bào)行政部經(jīng)理審批 職責(zé) 3 對(duì)前臺(tái)接待專員進(jìn)行有效的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)素質(zhì) 職責(zé) 4 協(xié)助前臺(tái)接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實(shí)情況 職責(zé) 5 主持前臺(tái)班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦 職責(zé) 6 參加行政例會(huì)，及時(shí)了解員工的思想動(dòng)態(tài)及困難，及時(shí)采取解決措施 職責(zé) 7 受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議，并按照公司相關(guān)規(guī)定程序處理 職責(zé) 8 與公司各職能部門(mén)的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，協(xié)助組織公司的文化活動(dòng)等 職責(zé) 9 督導(dǎo)迎送工作，檢查前臺(tái)接待專員的儀表儀容、勞動(dòng)紀(jì)律、禮儀及工作效率 職責(zé)

2、 10 負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請(qǐng)對(duì)前臺(tái)接待專員績(jī)效考核的建議并協(xié)助實(shí)施考核 職責(zé) 11 負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督前臺(tái)辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作 職責(zé) 2 協(xié)助制定前臺(tái)接待處的崗位責(zé)任、操作規(guī)程及各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行 職責(zé) 12 正確傳達(dá)上級(jí)指示，及時(shí)對(duì)下級(jí)工作中的爭(zhēng)議做出裁決 職責(zé) 13 協(xié)助公關(guān)事務(wù)主管、行政經(jīng)理處理各種社會(huì)公共關(guān)系 職責(zé) 14 負(fù)責(zé)前臺(tái)接待突發(fā)事件及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事件的處理 二、接待專員崗位職責(zé)二、接待專員崗位職責(zé) 三、客人來(lái)訪登記表 1 1公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表 年 月 日 序號(hào) 姓名 所在單位 來(lái)訪人數(shù) 是否預(yù)約 被訪人 事由 時(shí)間 備注 姓名 部門(mén)

3、到達(dá) 離開(kāi) 1 2 3 編制： 審核： 2 2前臺(tái)接待來(lái)訪記錄表前臺(tái)接待來(lái)訪記錄表 職責(zé) 1 服從前臺(tái)接待主管的領(lǐng)導(dǎo)，按規(guī)定的程序與標(biāo)準(zhǔn)向客人提供一流的接待服務(wù) 職責(zé) 3 熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問(wèn)題，提供常規(guī)的非保密信息 職責(zé) 4 負(fù)責(zé)電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔 職責(zé) 5 負(fù)責(zé)公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存 職責(zé) 6 配合接待主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字工作 職責(zé) 7 負(fù)責(zé)管理前臺(tái)辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng) 職責(zé) 8 維護(hù)前臺(tái)區(qū)域內(nèi)的整潔，進(jìn)行該區(qū)域內(nèi)的報(bào)刊雜志、盆景植物的日常維護(hù)和保養(yǎng) 職責(zé) 9 執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)員

4、工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡 職責(zé) 10 負(fù)責(zé)員工出差預(yù)訂機(jī)票、火車(chē)票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記 職責(zé) 11 對(duì)工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)，提出工作改進(jìn)意見(jiàn) 職責(zé) 2 負(fù)責(zé)訪客、來(lái)賓的登記、接待、引見(jiàn)，對(duì)無(wú)關(guān)人員應(yīng)阻擋在外或協(xié)助保安處理 職責(zé) 12 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他或臨時(shí)工作 來(lái)訪人 姓 名 來(lái)訪人 單 位 來(lái)訪 時(shí)間 接待人 接待 內(nèi)容 簡(jiǎn)況 處理意見(jiàn)： 處理結(jié)果： 編制： 審核： 3 3物業(yè)公司前臺(tái)來(lái)客登記表物業(yè)公司前臺(tái)來(lái)客登記表 年 月 日 序號(hào) 姓名 所在單位 來(lái)訪人數(shù) 聯(lián)系方式 是否預(yù)約 被訪單位及 被訪人姓名 來(lái)訪 事由 時(shí)間 備注 進(jìn)入 離開(kāi) 1 2 3.

5、編制： 審核： 四四、前臺(tái)前臺(tái)接待接待日志日志表表 日期 年 月 日 記錄人 考 勤 記 姓名 簽到時(shí)間 姓名 簽到時(shí)間 錄 收發(fā)記錄 接待記錄 電話記錄 備注 編制： 審核： 五五、函件收發(fā)登記表、函件收發(fā)登記表 1 1 信函與快件簽收登記表信函與快件簽收登記表 日期 來(lái)件單位 編號(hào) 數(shù)量 密（速）級(jí) 接受部門(mén) 簽收人（簽字） 編制： 填表人： 2 2 信函與快件寄送登記表信函與快件寄送登記表 日期 送寄部門(mén) 編號(hào) 數(shù)量 密（速）級(jí) 送達(dá)單位 接收人 送寄人（簽字） 編制： 填表人： 六六、前臺(tái)前臺(tái)接待接待管理管理流程流程 1預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程 2來(lái)電轉(zhuǎn)接流程來(lái)

6、電轉(zhuǎn)接流程 整理當(dāng)天 預(yù)約記錄 告知來(lái)訪者情況 開(kāi)始 結(jié)束 前臺(tái)接待主管 前臺(tái)接待專員 客人 各職能部門(mén) 確認(rèn)與提醒 訪問(wèn)事宜 來(lái)訪 來(lái)訪登記 通知被訪者 客人等待 接待來(lái)訪 客人 確認(rèn)來(lái)訪 告知相關(guān)事宜 準(zhǔn)備接待 來(lái)訪客人 引領(lǐng)會(huì)見(jiàn) 配合 送走客戶 來(lái)訪信息錄入， 記錄匯總 審核 存檔 開(kāi)始 撥通電話 結(jié)束 前臺(tái)接待專員 外部單位人員 各部門(mén)或員工 聽(tīng)到電話鈴響 拿起話筒接聽(tīng) 傾聽(tīng)來(lái)電事由 明確被訪人在否 處理 范圍內(nèi) 范 圍 外 轉(zhuǎn)接 接電 在單位 不在 告知情況 留言記錄 七、收發(fā)文件管理流程 1信函收發(fā)信函收發(fā)工作工作流程流程 2接收信函、快件工作流程接收信函、快件工作流程 開(kāi)始 接收

7、信函 審核 登 記 審核 分 信 接 收 回 信 寄 信 結(jié)束 有 無(wú) 拆 信 登記信息 是否有明確收信人 行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專員 各職能部門(mén) 各職能部門(mén) 前臺(tái)接待專員 前臺(tái)接待主管 外部單位 3 3寄送信函、快件寄送信函、快件工作工作流程流程 開(kāi)始 登 記 聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位 處理發(fā)送 結(jié)束 前臺(tái)接待主管 前臺(tái)接待專員 各職能部門(mén) 外部單位 交待寄送信函、文件事宜 簽 收 接到服務(wù)要求 開(kāi)始 登 記 篩 選 分 送 結(jié)束 發(fā)來(lái)信函、文件 簽 收 接 收 記錄存檔 4 4傳真發(fā)文工作傳真發(fā)文工作流程流程 5 5傳真收文傳真收文工作流程工作流程 6 6收文背簽收文背簽流程流程 開(kāi)始 收 文 簽收 結(jié)束 登 記 復(fù) 印 轉(zhuǎn)交文件 存 檔 接收 行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專員 各部門(mén)或員工 開(kāi)始 提出申請(qǐng) 審批 結(jié)束 登 記 發(fā)傳真 原件存檔 填寫(xiě)申請(qǐng)表 行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專員 員工 八、八、前臺(tái)前臺(tái)接待流程接待流程 開(kāi)始 遞交文件 結(jié)束 簽 字 審核 轉(zhuǎn) 交 存 檔 總經(jīng)理 前臺(tái)接待專員 各部門(mén)或員工 九、來(lái)電處理流程九