規(guī)章制度編寫指引

1、規(guī)章制度編寫指引一、規(guī)章制度的結(jié)構(gòu)【內(nèi)容劃分】管理制度一般由名稱、目的、適用范圍、定義、職責、管理內(nèi)容和方法、其它、參考文件、附件（報告和記錄）、附錄、終結(jié)線、文件編號、生效日期、頁碼、版本號等部分組成?！緦哟蔚拿枋雠c編號】章章是管理制度內(nèi)容劃分的基本單元。在每項管理制度中， 應使用阿拉伯數(shù)字從 1.0開始對章編號。編號應從“目的”一章開始一直連續(xù)到附錄之前。每一章均應有標題。標題應置于編號之后，并與其后條文分行。條條是章的細分。 應使用阿拉伯數(shù)字對條編號。第一層次的條（例如 5.1、5.2等）可分為第二層次的條（例如5.1.1 、5.1.2等） ，一般情況下宜分到第三層次（例如5.1.1.1

2、 ） 。同一層次中有兩個以上（含兩個）的條時才可設(shè)條。例如，第3章的條文中，如果沒有3.2條，就不應設(shè) 3.1條。在某一章或條中，同一層次的條，有無標題應統(tǒng)一。例如：5.1有標題，則 5.2也應有標題。第一層次的條如果包含有下一層次的條時宜給出標題。標題應置于編號之后，并與其后條文分行。第二層次的條可同樣處理。段段是章或條的細分。段不編號。編寫段時不宜出現(xiàn)“懸置段”，以避免在引用這些段時產(chǎn)生混淆。懸置段”是指在同一層次的條之前出現(xiàn)了未予編號的獨立的一段文字表述。列項列項可用下述形式引出：一個句子；一個句子的前半部分，該句子由分行列舉的各項來完成。列項中每一項前應加破折號。如果需要識別時， 則在

3、每一項前加上大寫英文字母序號。 在字母形式的列項中， 如果需要對某個項進一步細分成需要識別的分項， 則應使用后半帶半圓括號的阿拉伯數(shù)字序號。二、管理制度的起草【名稱】名稱的必備要素，它應置于管理制度的正文首頁。名稱的結(jié)構(gòu)為“管理主題+管理制度”。例如：勞動合同管理制度。制度名稱除采用“管理制度”以外，也可采用管理活動的主題與“程序” 、 “規(guī)則” 、 “辦法” 、 “規(guī)定”等的組合，例如：合同評審程序、文件控制管理辦法、財務管理制度等。名稱力求簡練， 并應明確表示出管理制度的主題，使之與其它管理制度相區(qū)分。名稱不應涉及不必要的細節(jié)?！灸康摹磕康臑楸貍湟?， 主要描述編寫文件的目的或意圖。它應置

4、于每項管理制度正文的起始位置。編寫目的之陳述應使用“為了，特制定本制度（或本辦法、本規(guī)定、） ” 。【適用范圍】適用范圍為必備要素。它應置于“目的”之后。適用范圍主要描述制度適用的區(qū)域、部門、組織、人員等?！径x】定義為可選要素。定義，即關(guān)鍵詞語解釋，主要說明不常用或在文件中有特別意義的用語。當管理制度中某些關(guān)鍵詞語尚未普遍使用，或有可能影響管理制度的理解時，宜對這些詞語加以解釋說明?！韭氊煛柯氊煘榭蛇x要素， 主要簡述執(zhí)行制度的職責和權(quán)限分工。當管理制度中的事項需要兩個或兩個以上部門參與完成，且需要界定他們的職責時，應明確加以說明。 必要時，即使管理制度中的事項只需一個部門完成，也可明確其職責

5、。【內(nèi)容】主要描述相關(guān)人員所進行的工作，描述內(nèi)容包括執(zhí)行工作的時間、由誰于何時何地以何種方式執(zhí)行什么工作。管理內(nèi)容和方式是管理制度的主體內(nèi)容，可用一章或若干章予以表述?！酒渌克鼮楸貍湟?。 它應作為每項管理制度正文的最后一章。在這一章中應明確表明該管理制度的解釋部門。當與現(xiàn)行管理制度相沖突時，應表明處理原則。 處理原則的陳述可根據(jù)需要使用下列表述其中之一項： 制度自本制度實施之日起即行廢止。 現(xiàn)行制度與本制度有抵觸的，以本制度之規(guī)定為準。 現(xiàn)行制度中與本制度之規(guī)定不相符的，應參照本制度予以修改。【參考文件】參考文件為可選要素。 如在編寫管理制度時， 在內(nèi)容中有引用其他制度中的內(nèi)容（如流程、表

6、單等附件或附錄），需在此章內(nèi)分條列明被引用制度的文件編號與文件名稱?！靖郊扛郊榭蛇x要素。 附件即為制度內(nèi)容中所包含的記錄、表單（空白模版） ，須為公司其它管理制度文件中所未包含的。制度內(nèi)容中首次出現(xiàn)第一個附件時，需在該附件名稱后作“（見附件 1） ”標注，首次出現(xiàn)第二個附件時則作“ （見附件 2） ”的標注，依此類推。【附錄】附錄為可選補充要素，主要是幫助理解管理制度內(nèi)容，以便正確貫徹執(zhí)行。附錄的主要內(nèi)容由下面列項中的一項或幾項組成： 范例； 管理制度中所引用的專業(yè)術(shù)語解釋或系統(tǒng)介紹； 對管理制度中內(nèi)容的說明性資料或指導操作性資料。【終結(jié)線】在管理制度最后一個條款之后應有終結(jié)線。三、編排格

7、式【幅面與頁邊距】幅面采用 a4 幅面（ 210mm297mm） ，頁面方向為縱向。頁邊距的設(shè)置：上邊距2.54cm 、下邊距 2.54cm ，左邊距 3.18cm 、右邊距3.18cm ?！久Q】管理制度名稱用16號黑體加粗水平居中排， 置于每頁頁眉中部。【章、條、段】章的編號頂格排，條的編號的第一個數(shù)字與章的第二個數(shù)字對齊。所有編號與文字之間空一個字的間隙。段的起始與回行文字與章或條的第一個字對齊。章的編號與標題用小四（ 11）號黑體加粗排；章、條、段的內(nèi)容用小四（ 11）號宋體排。章、條、段的段落格式：行距為單倍行距，段后設(shè)為 0.3行?！緢D、表】管理制度中每個圖、 表均應有圖題或表題，

8、 并從圖 1 或表 1 開始編號。即使只有一個圖、表時也應編號。表的編號和表題應置于表上方的居中位置，用 10號黑體加粗排。表內(nèi)文字內(nèi)容用 10宋體排。圖的編號和圖題應置于圖下方的居中位置，用 10號黑體加粗排。圖內(nèi)文字可用 10或 9 號宋體排。【參考文件】編寫格式：“” +文件編號 +文件名稱。用11 號宋體字排，每個參考文件單列一行?！靖郊扛郊?nèi)容使用表格形式排，表格整體處于整個頁面的居中位置，表頭用 10號黑體字排，內(nèi)容中漢字用10號宋體字排，按附件在制度中出現(xiàn)的次序排序，編排樣式如下：序 號編號版本名稱保存部門保存期限附件 1 sz-a/0 表行政部2 個日歷年附件 2 sz-a/

9、0 表財務部2 個日歷年 保存部門是指該附件表單在經(jīng)使用后的最終保存單位，保存期限依據(jù)國家法律法規(guī)或公司內(nèi)部稽查追溯要求而定。在每個附件的首頁右上角 （整個版面的第一行文字） 標明附件序號，用 10號宋體字排，如：“附件 1”；在右下角（整個版面的最末端或最后一行文字）標明該附件的編號與版本，格式為：附件編號+“/ ”+附件版本號，用宋體10號字排。【附錄】在制度中只列出附錄的編號與標題。每項各占一行； 編號與標題之間空 1 個字符。編號格式為“附錄”+阿拉伯數(shù)字序號。附錄內(nèi)容用 11號宋體字排。在附錄文本的右上角（整個版面的第一行文字）標明附錄序號，用 10號宋體字排，如：“附錄 1”。不同附錄（或附件）應另起一面，以后各個附錄（或附件）通常另起一面。如果有多個較短的附錄（或附件），也可接排，接排的附錄（或附件）之間距離宜大于20mm。管理制度中如果同時存在附錄和附件時，附件