檔案管理制度

1、檔案管理制度第一章 總則第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二章 細則第一條 檔案管理機構(gòu)及其職責1. 公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司行政人事部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。2. 行政人事部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。3. 檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4. 行政人事部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查

2、驗收。第二條 歸檔范圍1. 第一條 凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，如：1) 行政管理；2) 經(jīng)營管理類；3) 生產(chǎn)技術(shù)管理類；4) 產(chǎn)品檔案；5) 科學技術(shù)研究檔案；6) 設(shè)備儀器；7) 會計檔案；8) 人事檔案；包括但不限于以上種類的具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。第三條 檔案管理制度1. 原則1) 各部門檔案負責人負責文件材料的收集、整理、歸檔，定期向檔案室移交并辦理移交手續(xù)，任何人不得拒絕歸檔。2) 歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，行政人事部保存復(fù)印件。3) 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作（交接給本

3、部門檔案負責人），方可辦理調(diào)動手續(xù)。2. 檔案管理檔案管理包括收集、整理、移交、保管、銷毀六個環(huán)節(jié)3. 收集各部門檔案負責人把分散在個人手中的檔案，以及散失的歷史檔案收集起來。4. 整理（編目）各部門檔案負責人把零散的和需要進一步條理化的檔案，進行科學地分類、組合、排列和基本的編目，使之系統(tǒng)化、科學化并且易于檢索。5. 移交在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由部門檔案負責人整理后連同有關(guān)資料移交行政人事部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。6. 保管檔案管理員應(yīng)科學地保管檔案，克服與限制損毀檔案的各種因素，以維護檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案的壽命。檔案柜架、包裝材料

4、、專用紙符合要求。7. 銷毀經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。第四條 檔案借閱制度1. 檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。2. 借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。3. 借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4. 借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。5. 借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。6. 借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。7. 借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。8. 重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。第五條 附則1.