探究加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的相關(guān)措施

1、    探究加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的相關(guān)措施    賀莉莉摘 要：現(xiàn)階段，在教育教學(xué)事業(yè)蓬勃發(fā)展的背景下，學(xué)校各項檔案管理工作受到廣泛關(guān)注。為了適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部各項檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。該文在分析學(xué)校檔案收集、整理工作主要特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，探究了加強(qiáng)學(xué)校檔案收集、整理工作的有效措施。關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案 收集 整理：g25 ：a ：1674-098x（2016）11（c）-0159-02學(xué)校各項檔案管理工作不僅是學(xué)校日常行政工作中較為重要的組成部分，也是促進(jìn)學(xué)校健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展的重要前提。學(xué)校若想保證各項決策的實(shí)效性和可行性

2、，就應(yīng)當(dāng)做好檔案管理工作，保證檔案收集、整理工作的有效性，確保所收集的檔案資料的真實(shí)性，提高檔案整理工作的效率和質(zhì)量，推動學(xué)校各項活動的順利開展。1 學(xué)校檔案收集與整理工作的主要特點(diǎn)1.1 分類較多對現(xiàn)階段學(xué)校檔案收集與整理工作進(jìn)行分析可知，其具有分類較多的特點(diǎn)，按照不同對象可以分為教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、人事檔案、會計檔案等，也可以根據(jù)不同記錄形式分成錄音檔案、錄像檔案、照片檔案、文字檔案等1。無論是以何種形式存在，檔案均能夠真實(shí)的將學(xué)校發(fā)展過程中的各項活動記錄下來，反映出學(xué)校的真實(shí)發(fā)展情況，指引學(xué)校的發(fā)展方向，為學(xué)校各項決策提供參考和依據(jù)。1.2 范圍較廣檔案資料的收集與整理工作需要校內(nèi)所有科

3、室的參與和配合，其工作的組織者和參與者包括檔案管理工作人員、校內(nèi)教職工以及全校學(xué)生，形成的檔案種類也較為豐富多樣。隨著信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，使得檔案的載體形式發(fā)生了一定變化，由單一的實(shí)物檔案發(fā)展成為實(shí)物檔案與電子檔案并存的管理形式，所以可以說，學(xué)校檔案收集與整理工作的范圍被極大的擴(kuò)展，具有范圍較廣的特點(diǎn)。1.3 連續(xù)性較強(qiáng)隨著我國教育教學(xué)改革的深化開展，學(xué)校在每年都會發(fā)生一些重要事件，并且在這些重要事件中，大多都需要跨學(xué)年完成。例如，實(shí)驗室的建設(shè)，實(shí)驗課程的改革等。這些事件需要延續(xù)幾年才能得到全面完成，有的甚至需要幾十年才能實(shí)現(xiàn)完善。因此，針對這類具有較強(qiáng)連續(xù)性的檔案，需要檔案收集

4、與整理工作人員堅持跟蹤，逐步完善檔案收集與整理工作。1.4 受諸多因素影響學(xué)校檔案收集與整理工作受到多種因素的制約，例如，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，檔案管理工作者的工作意識，檔案管理相關(guān)制度的建立、落實(shí)情況等，這些因素均對學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生不同程度的影響，使其不同時期的質(zhì)量與水平存在一定差異2。2 加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的有效措施2.1 加強(qiáng)宣傳，提高檔案管理意識在學(xué)校方面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳力度，促使內(nèi)部檔案管理工作人員的責(zé)任意識得到充分培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任感，從而保證檔案收集、整理工作的水平和質(zhì)量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確學(xué)校檔案管理工作的

5、重要性。在學(xué)校教師與學(xué)生方面，應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)其對檔案管理工作的認(rèn)識，引導(dǎo)其自覺配合并參與檔案收集、整理工作3。2.2 加強(qiáng)管理制度建設(shè)，確定歸檔范圍學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況制定完善的檔案管理制度，促使校內(nèi)檔案管理工作人員以及全校師生對檔案管理工作的作用和重要性形成正確的認(rèn)識，通過管理制度明確劃分檔案管理工作人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集、整理工作的全面性和完整性，通過激勵制度，調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性，促使其能夠主觀能動的投身到檔案收集、整理工作中，提高檔案收集、整理工作的效率。同時，還應(yīng)當(dāng)通過教學(xué)檔案管理制度、人事檔案管理制度等促使全校師生積極參與到檔案收集、整理工作中，并在他們完成

6、檔案收集、整理工作后，讓其將整理好的資料及時的交到檔案管理部門，由專門的檔案管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。除此之外，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作實(shí)施監(jiān)管，考察各項檔案保存情況，監(jiān)督檔案管理工作人員的工作行為。2.3 加強(qiáng)溝通交流，保證收集整理工作順利進(jìn)行良好的溝通、交流是保證各項工作順利進(jìn)行的重要前提。在學(xué)校檔案收集、整理工作過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各科室的溝通與交流，促使各科室積極配合檔案管理部門的工作，幫助檔案管理部門完成檔案材料的收集工作、積累工作以及歸檔立卷工作，提高檔案收集、整理工作的效率和質(zhì)量，促使檔案收集、整理工作能夠順利展開。2.4 通過先進(jìn)、可行的手段提高工作效率實(shí)際上，開展學(xué)校檔案

7、管理工作的主要作用是為學(xué)校各項決策提供參考和支持，促使學(xué)校能夠得到進(jìn)一步發(fā)展。尤其是在零散材料整理方面，只有全面收集、認(rèn)真整理，才能保證檔案管理工作的科學(xué)性、有效性、全面性，使各類檔案能夠得到有序存放，提高學(xué)校檔案收集、整理工作的水平和效率4。因此，學(xué)?？梢詫⑾冗M(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，確保學(xué)校檔案管理工作的實(shí)效性和科學(xué)性。學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)不僅能夠減少紙質(zhì)檔案存放空間，還方便檔案的翻閱以及資料的查詢。建立完善的檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)平臺實(shí)現(xiàn)對學(xué)校檔案的統(tǒng)一管理，為學(xué)校各項工作的開展提供及時的檔案信息支持。2.5 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高整體水平學(xué)校各項檔案管理工作質(zhì)量和效率

8、取決于管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力。所以，學(xué)校若想保證各項檔案管理工作能夠順利開展，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理隊伍內(nèi)部溝通交流，分享優(yōu)秀的工作經(jīng)驗，交流有效的工作方法，促使檔案管理隊伍整體水平得到較為顯著的提高。學(xué)?？梢噪A段性的組織檔案管理工作人員參與到各項教育培訓(xùn)活動中，加強(qiáng)其專業(yè)知識的積累，提高其信息化管理水平，促使檔案收集、整理工作能夠高效率、高質(zhì)量的完成。例如：組織相關(guān)的專業(yè)知識培訓(xùn)班，開設(shè)信息化技術(shù)培訓(xùn)課程、組織開展思想道德、職業(yè)素養(yǎng)的相關(guān)培訓(xùn)活動等5。3 結(jié)語綜上所述，學(xué)校檔案不只是陳放在檔案室中的資料，更是對學(xué)校發(fā)展歷程的如實(shí)記載。學(xué)校各項檔案見證了學(xué)校的成長和發(fā)展，客觀反映出學(xué)校在科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面的成果，為學(xué)校各項決策以及經(jīng)營發(fā)展提供了參考和支持。所以，加強(qiáng)檔案收集、整理工作對學(xué)校未來發(fā)展具有重要意義。參考文獻(xiàn)1 黎倩汛.如何加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的思考j.辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：22.2 郭桂玲.對學(xué)校檔案收集工作的思考j.辦公室業(yè)務(wù)，2012（21）：25-26.3 宿星卉.如何做好學(xué)校