新時期人事檔案管理工作創(chuàng)新芻議

1、    新時期人事檔案管理工作創(chuàng)新芻議    周健媛摘要隨著社會與市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國人事制度也不斷的進行了改革，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)當今社會發(fā)展的需求，為此人事檔案管理工作必須對檔案管理制度進行提升和完善。在新形勢下的驅(qū)動下，傳統(tǒng)的人事檔案管理的檔案使用效率低下等一些問題，必然會嚴重制約的新時期人事檔案的管理工作。關(guān)鍵詞人事檔案管理新時期創(chuàng)新一、新時期人事檔案管理特點（一）人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性。隨著市場經(jīng)濟體制的建立和發(fā)展，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，新型的人事管理制度如人事代

2、理制應(yīng)運而生，人事管理成為一種社會化的活動，因此作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。（二）人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機構(gòu)管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用職能往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也相對簡單；而社會化的人事檔案管理機構(gòu)，其來源要廣泛得多，來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，加上每類人員身份不同，集中起來顯得更復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也顯得各具特色。（三）需求者對人事檔案需求的多樣性。市場經(jīng)濟的發(fā)展、社會的進步需要不斷

3、引進各類人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都會涉及到人事檔案管理問題。二、目前檔案管理存在的問題及原因分析（一）硬件設(shè)施解決不充分，不能滿足檔案管理要求目前部分單位對人事檔案管理必備的條件解決落實不能及時到位，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”設(shè)備不配套，極易引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位由于經(jīng)費不到位，連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無法購置齊全。（二）材料收集不

4、便，缺損嚴重由于實行鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位機構(gòu)改革，管理體制發(fā)生了變化，實行鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和主管部門的雙重管理，推行人員競爭上崗后，部分人員工作崗位變動，但檔案沒能及時轉(zhuǎn)遞，人事檔案材料收集整理歸檔不及時。（三）管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差管檔人員工作變動頻繁，加上各級管檔部門沒有及時組織專業(yè)知識培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)了解不夠，難以適應(yīng)干部檔案管理工作的需要。三、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑（一）檔案管理必須實現(xiàn)現(xiàn)代化，不局限于人工整理首先，之前的檔案不管是材料的刪減、修改還是起草，或者是歸檔、整理、傳閱和打印通常都是用手工的抄寫為主。把計算機應(yīng)

5、用在檔案的管理工作當中，可以里利用計算機系統(tǒng)的完成檔案材料和文件的匯集統(tǒng)計、登記、打印、檢索、刪減、修改和起草等一些工作，自動化的使文件的轉(zhuǎn)換、運行和形成等環(huán)節(jié)自行鏈接起來。其次，人工進行立卷，立卷人通常都是通過對文件的不同理解進行文件分類，雖然說在立卷的過程中方法是統(tǒng)一、標準的，但是工作人員的理解力不盡相同，對不同的文件甚至是同一個文件有著不同的理解，所以在立卷的過程中文件的分類也不盡相同。（二）提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)檔案的管理工作專業(yè)性十分強，工作人員在工作當中必須富有一定的奉獻精神，工作態(tài)度必須細心認真，具有較高的職業(yè)道德，認真負責(zé)的完成檔案的管理工作，并且，檔案的管理工作人員還

6、應(yīng)擁有較為扎實的科技知識和理論知識，特別是牢牢的掌握先進的管理技能與方法和掌握現(xiàn)代化的科技手段。（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)手段檔案的服務(wù)質(zhì)量關(guān)系著機構(gòu)的聲譽，檔案館應(yīng)該用良好信譽和創(chuàng)新服務(wù)吸引用戶。同時，不能忽略效率，在服務(wù)用戶的同時，做到高效便捷，有效的滿足用戶對信息的需求。在創(chuàng)新現(xiàn)代化服務(wù)的同時，相對于傳統(tǒng)的服務(wù)，應(yīng)揚長避短，在滿足老用戶的就習(xí)慣的同時，還應(yīng)不斷的引導(dǎo)他們樹立起新的觀念，利用現(xiàn)代化的管理工具。（四）合理利用檔案資源，實現(xiàn)檔案事業(yè)在發(fā)展中的可持續(xù)發(fā)展雖然檔案館在投資方面所投入的資金不高，但是檔案事業(yè)和檔案館可以十分有效的利用檔案的資源，實現(xiàn)檔案事業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展中的可持續(xù)發(fā)展。檔案是十分重要的知識存在形式，凝聚了人類的知識結(jié)晶，檔案事業(yè)屬于信息產(chǎn)業(yè)的重要部分，和新的經(jīng)濟發(fā)展模式存在著十分緊密的聯(lián)系。充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化信息資源所具備的價值，使檔案事業(yè)在社會的發(fā)展過程中進一步得到擴展。四、結(jié)語總而言之，檔案管理是人事管理工作的一個關(guān)鍵組成部分，也是檢驗人事管理工作開展情況的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和標準，人事檔案管理工作情況直接反映單位和人事工作者的工