提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略_1

1、    提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略    李想?耿新?李丹摘 要：隨著信息化發(fā)展水平不斷提升，社會各界對于信息的應(yīng)用和共享要求也變得愈加嚴(yán)格。處于該類形勢之下，涉及既有的檔案管理方法已經(jīng)不夠適用，急需予以系統(tǒng)化地革新建設(shè)。而本文則旨在客觀闡述當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理遺留的弊端問題前提下，探討今后提升檔案管理信息化建設(shè)的可靠方法。關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);弊端問題;提升方法檔案的存在意義，就是客觀記錄一系列的社會實踐活動信息，呈現(xiàn)出較強的歷史性和真實性特征，既可以指導(dǎo)民眾的日常生活、學(xué)習(xí)、工作，又會給國家發(fā)展帶來深刻性影響。至于究竟怎樣科學(xué)有效地提升

2、檔案管理的信息化建設(shè)，有關(guān)要點會在后續(xù)有機延展。1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中遺留的弊端問題現(xiàn)階段，較多事業(yè)單位的檔案管理工作始終存在漏洞，不能緊跟信息化發(fā)展進(jìn)程。1.1 信息化管理體系方面事業(yè)單位中較多管理人員，尚未經(jīng)過專業(yè)化的檔案知識培訓(xùn)指導(dǎo)，對于檔案信息化發(fā)展歷程十分陌生之外，不能靈活使用信息化技術(shù)來記錄檔案信息，延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)收藏方法，管理和翻查難度極高1。主要原因就是事業(yè)單位過分關(guān)注對人才的培養(yǎng)和引入，未能給予充分的時間精力在檔案管理信息化改建上。須知這部分檔案管理的信息化建設(shè)水平如何，直接關(guān)乎到職員甚至國家的利益，有待予以重視。1.2 信息安全方面事業(yè)單位在加快檔案管理信息化建設(shè)的同時

3、，亦會承擔(dān)一系列的風(fēng)險隱患，尤其是信息安全風(fēng)險問題，最為顯著。由于檔案管理和信息技術(shù)緊密關(guān)聯(lián)，一旦說信息技術(shù)不夠高級可靠，就會給黑客和病毒以可乘之機，隨后令檔案安全被受威脅?？膳c之矛盾的是，許多事業(yè)單位的檔案管理人員，對待這類問題過于忽視，未能結(jié)合檔案信息化建設(shè)趨勢樹立起嚴(yán)格的交接體制。畢竟檔案管理工作細(xì)微，涉及的管理崗位和管理方式各有差異，無形之中增加了檔案管理的難度，稍有誤差，就會令檔案管理秩序愈加紊亂，甚至出現(xiàn)檔案遺失的情況2。1.3 管理職員方面檔案管理信息化改建，的確勢在必行?？煽v觀我國大多數(shù)事業(yè)單位，經(jīng)常會存在欠缺專業(yè)化檔案管理職員的現(xiàn)象，而既有的檔案管理職員都延續(xù)傳統(tǒng)的手工操作模

4、式，未能及時加深對信息化改革的認(rèn)知，更無法盡快提升檔案管理的信息化水平。再就是部分職員對待檔案管理工作欠缺激情，平常做事不夠細(xì)心，導(dǎo)致這部分檔案管理工作秩序愈來愈混亂。2 今后提升檔案管理信息化建設(shè)的可靠方法在加快事業(yè)單位檔案管理信息化改建進(jìn)度期間，有關(guān)從業(yè)人員須同步更新個人知識和技能體系，從而助力檔案管理信息化的健康有序發(fā)展。2.1 樹立起健全的信息化管控體系第一，提供整體性的規(guī)劃。事業(yè)單位想要快速推動檔案信息化管理的進(jìn)程，就應(yīng)該基于信息化管理體系特征來做出詳實的規(guī)劃，即透過事業(yè)單位發(fā)展全局層面思索，做出長遠(yuǎn)性的發(fā)展規(guī)劃，竭力令檔案信息化管理形成一類健全性的體系。長此以往，帶動事業(yè)單位檔案信

5、息化的發(fā)展。第二，提供嚴(yán)格的內(nèi)部監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在開展檔案信息化管理活動期間，不單單要提供整體性的規(guī)劃，同時更要注意處理好內(nèi)部優(yōu)化事務(wù)。歸根結(jié)底，就是依照自身發(fā)展需要、國家規(guī)范要求等，設(shè)置用于內(nèi)部管理的標(biāo)準(zhǔn)，從而促進(jìn)檔案信息化管理和事業(yè)單位深入性地發(fā)展。2.2 創(chuàng)建全方位的監(jiān)管機制首先，強化自我監(jiān)督。事業(yè)單位想要提升檔案管理的信息化建設(shè)，第一要務(wù)就是做好自我監(jiān)督，包括在檔案管理流程當(dāng)中添加高層權(quán)限，這樣一來，任何人想要進(jìn)行有關(guān)檔案信息檢索查詢、提取借閱等，都需要透過上層權(quán)限審批，避免盜用等不安全行為的產(chǎn)生。與此同時，還要針對職員工作過程進(jìn)行信息化控制，并且做到有法可依且有章可循3。再就是加大

6、對信息安全管理體制的改建力度，令電子檔案獲得嚴(yán)密性的體制保護(hù)之余，杜絕非規(guī)定計算機、移動設(shè)備、非檔案管理職員等直接接入和訪問電子檔案服務(wù)器，力求憑借各類制度來健全檔案管理并保障信息安全。還有則是加深從業(yè)人員對檔案管理職務(wù)的認(rèn)知，督促他們定期接受更高層次的培訓(xùn)，做到熟練掌握基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)知識和實踐應(yīng)用技能，令檔案管理過程變得更加規(guī)范化和數(shù)據(jù)化。其次，欣然接受社會公眾意見。即在定期接納反饋意見的同時，有針對性地調(diào)整內(nèi)部檔案管理的模式，從而大幅度提升事業(yè)單位的正面形象。2.3 做好對檔案信息管理系統(tǒng)的定期維護(hù)事務(wù)管理系統(tǒng)是否安全，直接決定著檔案信息的安全性，所以說，事業(yè)單位理當(dāng)增加管控力度，保證定期予

7、以維護(hù)，每周開展例行檢查活動;再就是實時性進(jìn)行病毒檢測與查殺，借助多元化的系統(tǒng)維護(hù)模式來保障檔案信息的安全性。2.4 改善管理職員的綜合素質(zhì)檔案管理工作十分重要。所以說，檔案管理職員要投入更多熱情和時間精力，及時理清檔案管理信息化的變化趨勢，形成更強的檔案管理責(zé)任、服務(wù)意識，提升個人的職業(yè)素養(yǎng)，從而在檔案管理崗位上做到最好。歸根結(jié)底，事業(yè)單位屬于社會領(lǐng)域中的記錄角色，應(yīng)該透過長遠(yuǎn)和宏觀層面審視，為內(nèi)部檔案管理人員提供更多的深造和晉升機遇，增加適當(dāng)?shù)男匠旮×?，令職員更加專注地去強化業(yè)務(wù)技能，投入更多的熱情在平常事務(wù)中，實現(xiàn)自身價值的同時，輔助事業(yè)單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)與社會效益。再就是健全原有的檔案

8、管理制度。經(jīng)過檔案管理制度科學(xué)性創(chuàng)建之后，有助于更好地約束和規(guī)范各階段的檔案管理行為。作為一名合格的事業(yè)單位管理主體，須依照單位本身的發(fā)展實況來制定更加富有實效性的檔案管理體制，設(shè)置嚴(yán)密性的檔案管理信息化建設(shè)考核指標(biāo)，借助人性化的獎懲機制來調(diào)動職員們的主觀能動性。相信長此以往，會吸引更多人員去關(guān)注檔案管理狀況，強化職員們對檔案管理工作處理的熱情4。歸結(jié)來講，信息化建設(shè)加快了檔案管理向數(shù)據(jù)化、資源化等方向的轉(zhuǎn)變進(jìn)程，并且也令事業(yè)單位檔案管理遭受一系列的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時形成新的認(rèn)識，著手快速健全信息化管理體系并加強檔案管理內(nèi)部的信息安全，配合檔案管理優(yōu)化來帶動其余工作進(jìn)步，從而推動事業(yè)單位長遠(yuǎn)化地經(jīng)營與發(fā)展。3 結(jié)語綜上所述，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，是迎合我國社會經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)進(jìn)步等趨勢的必要路徑，且整個工程量十分龐大。所以說，作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，要及時引起對檔案管理信息化建設(shè)的重視，能夠透過宏觀層面提供完善的規(guī)劃，并透過實踐持續(xù)提升管理職員的專業(yè)技能和人文素養(yǎng)。久而久之，令事業(yè)單位檔案信息化管理更好地迎合新社會的改革與發(fā)展需求。參考文獻(xiàn)1龐洪波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討j.長江叢刊，2017，29（19）：92-99.2李偉.提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的策略探討j.中外企業(yè)