淺析數(shù)字化檔案信息建設(shè)的發(fā)展和問題

1、    淺析數(shù)字化檔案信息建設(shè)的發(fā)展和問題    孟慧敏（湖南生物機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）【摘要】數(shù)字化檔案信息建設(shè)是現(xiàn)階段主要檔案工作，也是今后檔案工作發(fā)展的潮流和需要，而數(shù)字化檔案信息建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)中一個(gè)必經(jīng)過程，是順應(yīng)時(shí)代科技發(fā)展，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的新常態(tài)、新技術(shù)。本文分析了數(shù)字化檔案信息建設(shè)的必要性和基本途徑，并針對(duì)我國數(shù)字化檔案信息建設(shè)的基本現(xiàn)狀，提出了建設(shè)中的問題，并指出了發(fā)展方向?！娟P(guān)鍵詞】數(shù)字化 檔案信息引言在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的知識(shí)化經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為一種原生的信息資源，是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。隨著科學(xué)

2、技術(shù)的日新月異，現(xiàn)在檔案所包含的信息量也越來越大，種類和形式也越來越多樣，傳統(tǒng)而單一的檔案管理機(jī)制顯然已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代檔案工作的各種需求。在進(jìn)入信息化時(shí)代的當(dāng)今社會(huì)，如何利用無處不在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效的管理、開發(fā)和應(yīng)用檔案信息資源，提高檔案信息綜合服務(wù)水平，已成為檔案工作發(fā)展所面臨的一個(gè)重要課題。近年來，數(shù)字化檔案信息建設(shè)作為開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)和發(fā)展手段，已被提上國家信息資源管理的日程，并取得了長足的進(jìn)步和發(fā)展。但是，我們也應(yīng)該對(duì)檔案工作有清醒地認(rèn)識(shí)，數(shù)字化檔案信息建設(shè)無疑是項(xiàng)宏大而艱巨的工程，不斷發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)為數(shù)字化檔案信息長時(shí)間保存、隨時(shí)更新帶來不小影響的同事，

3、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也對(duì)數(shù)字化檔案信息安全帶來了巨大的挑戰(zhàn)。檔案工作人員要積極面對(duì)挑戰(zhàn)，充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案信息建設(shè)的重要性、深遠(yuǎn)性和長效機(jī)制。本文針對(duì)數(shù)字化檔案信息建設(shè)的現(xiàn)狀，提出數(shù)字化檔案信息建設(shè)新的發(fā)展路徑，以提高檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。一、對(duì)數(shù)字化檔案信息建設(shè)的理解（一）數(shù)字化檔案信息建設(shè)的內(nèi)涵所謂數(shù)字化，就是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，將聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，或把文字、數(shù)字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于準(zhǔn)確存儲(chǔ)與快速處理的一種綜合性技術(shù)。 數(shù)字化具有簡單、直觀、速度快等優(yōu)勢1。數(shù)字化檔案是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案信息形式，

4、“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫” 2，它將各種紙質(zhì)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息方便快捷的利用和共享。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠整合各種資源和管理軟件，使檔案利用服務(wù)方式更加多種多樣，最大限度的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。（二）數(shù)字化檔案信息建設(shè)的內(nèi)容從數(shù)字化的內(nèi)容來看，數(shù)字化檔案的內(nèi)容主要包括以下兩個(gè)方面：一是對(duì)原有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工錄入和處理，

5、進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是對(duì)正在形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)的分類歸檔與歸檔，做到電子文檔的完整、齊全和真實(shí)有效。從數(shù)字化的程度來看，數(shù)字化檔案信息建設(shè)的內(nèi)容分為以下兩個(gè)層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng) ocr（光學(xué)字符技術(shù)）識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫3。數(shù)字化檔案信息建設(shè)還應(yīng)該包含數(shù)字化檔案的整理收集、保管存儲(chǔ)和利用查閱等方面。通過紙質(zhì)文檔和電子檔案一體化的方式，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)及多媒體信息技術(shù)

6、完成數(shù)字化檔案的收集整理；采用硬盤、光盤等數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的保管存儲(chǔ)；通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的查閱利用。二、數(shù)字化檔案信息安全面臨的主要威脅和存在的問題檔案利用是檔案作用和價(jià)值的最終體現(xiàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化、數(shù)據(jù)化和檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)又是一把“雙刃劍”，由于其具有的開放性和共享性，給數(shù)字化檔案信息的使用安全造成了嚴(yán)重的威脅。隨著數(shù)字化檔案信息進(jìn)程的不斷加快，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字化檔案信息安全保障是一個(gè)已經(jīng)需要正面面對(duì)的問題。因此，數(shù)字檔案開放利用過程中信息安全保障問題是數(shù)字化檔案信息建設(shè)中需要重點(diǎn)探討的問題。數(shù)字

7、化檔案的信息安全保障貫穿整個(gè)數(shù)字化檔案信息建設(shè)過程，在數(shù)字化檔案信息建設(shè)的處理、存儲(chǔ)、傳輸、維護(hù)和利用各個(gè)階段，很多學(xué)者針對(duì)各個(gè)階段中涉及的管理、技術(shù)、法規(guī)、人才、資金等方面做了大量的探討工作，以期構(gòu)建合理有效的數(shù)字化檔案信息安全保障體系。數(shù)字化檔案信息安全面臨多個(gè)網(wǎng)絡(luò)層次威脅，數(shù)字化檔案信息安全主要包括三個(gè)方面：一是數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的原始真實(shí)性；二是數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的完整性和保密性；三是數(shù)字化檔案信息的長期有效性。由于數(shù)字話檔案信息的特點(diǎn)以及它對(duì)技術(shù)的依賴性，使其極容易受到來自外界的威脅。所以，自從數(shù)字化檔案信息出現(xiàn)以后，其安全問題一直是這一領(lǐng)域的焦點(diǎn)問題。三、數(shù)字化檔案信息安全保障主要

8、手段數(shù)字化檔案信息安全保障主要包括：（1）通過各種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)預(yù)防數(shù)字化檔案信息安全危害；（2）通過軟件安全評(píng)估審計(jì)與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測預(yù)警機(jī)制應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案信息安全威脅；（3）通過信息備份與恢復(fù)，補(bǔ)救已成事實(shí)的災(zāi)難。網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)涉及的內(nèi)容非常廣泛，主要包括：主機(jī)數(shù)據(jù)庫安全技術(shù)、防火墻技術(shù)、安全管理技術(shù)、路由安全技術(shù)、密碼技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)、系統(tǒng)漏洞檢測技術(shù)、病毒查殺技術(shù)、黑客入侵檢測技術(shù)等。通過多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段的綜合應(yīng)用，開發(fā)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)關(guān)鍵設(shè)備，就可以大幅度降低網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)字化檔案信息安全帶來的危害?？傊?，數(shù)字化檔案信息建設(shè)是長期而艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，也是復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程。在數(shù)字化檔案信息建設(shè)在實(shí)踐中出現(xiàn)的問題，我們應(yīng)認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使之不斷在推廣中走向規(guī)范與完善。參考文獻(xiàn)：1劉艷林.檔案數(shù)字化是開