淺析新時期機關(guān)檔案管理的發(fā)展

1、    淺析新時期機關(guān)檔案管理的發(fā)展    付檸檬（廣西壯族自治區(qū)欽州市人大常委會法制研究所）摘要：隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展和改革開放的深入，我國的一些制度也作出了相應的調(diào)整，諸如人事制度。對其檔案的管理也是一項極為重要的工作，檔案管理工作是一些人事單位日常運行的基礎(chǔ)，對新時期企業(yè)或部門的發(fā)展具有重大的意義。隨著時代的發(fā)展，我國檔案管理的工作有了巨大的進步，但是，事物的發(fā)展過程并不總是順風順水，在機關(guān)檔案管理發(fā)展過程中不可避免的存在著一些問題。本文旨在對新時期機關(guān)檔案管理的發(fā)展情況進行分析，為促進檔案管理工作更好的適應時代、社會的發(fā)展提供理論支持。關(guān)鍵詞：機關(guān)

2、檔案管理；發(fā)展；問題；措施?！疽浴繖n案是機關(guān)、企業(yè)、個人的社會活動的產(chǎn)物，意義重大，不僅應用在個人管理方面，在國家的外交、政治等信息方面也發(fā)揮著不可估量的作用。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，檔案的管理的手段和方式也在不斷更新中。但是在經(jīng)濟和科技飛速發(fā)展的今天，機關(guān)檔案的管理仍存在著一些問題。一、現(xiàn)今機關(guān)檔案管理工作存在的不足1、 檔案管理的結(jié)構(gòu)不完善、時代性不強現(xiàn)今我國機關(guān)檔案體系的結(jié)構(gòu)不完善，主要表現(xiàn)在檔案來源、檔案內(nèi)容和其分類等三個方面。首先，在檔案來源的方面，有很大一部分的機關(guān)檔案的負責機構(gòu)大多只留存了第一機構(gòu)而缺乏第二、三級的檔案。其次，在機關(guān)檔案的內(nèi)容方面，有很大部分的機關(guān)檔案注

3、重國家的內(nèi)政外交和社會團體的社會活動的記載，在普通群眾的相關(guān)面方面，則很少記載。最后，在檔案的分類方面，多使用文字檔案，而利用科技的方式則較少利用。音頻、視頻等的檔案則較少。文字檔案的作用毋庸置疑，但是，目前正處于信息化時代，電子檔案擁有方便、易于保存、重復利用率高等方面的優(yōu)勢，但是，文字檔案的保存成本高以及工作量大，電子檔案正在逐漸取代文字檔案。2、人才的缺乏人才是機關(guān)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。然而，當前在機關(guān)檔案管理工作方面卻存在著人才缺乏、隊伍建設(shè)緩慢的問題。究其原因，主要是因為高校專業(yè)設(shè)置、現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)背景和檔案管部門對工作人員培訓的缺乏等方面。首先，高校開設(shè)檔案管理的專業(yè)的

4、時間較晚，所以到目前為止培養(yǎng)的人才無論在數(shù)量和質(zhì)量上都有很大的提升空間。其次，現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)人員，很大一部分都未系統(tǒng)的學習過相關(guān)的專業(yè)知識。再者，一些機關(guān)檔案管理部門對沒有專業(yè)背景的工作人員的繼續(xù)教育重視程度不夠，日常的理論和實踐培訓較為缺乏。最后，檔案管理部門的財政支持不足，也是阻礙檔案工作人才培養(yǎng)的一個重要因素。3、相關(guān)制度的制定和實施方面不夠完備有一部分機關(guān)檔案管理部門缺乏完善的基本制度，更有甚者，在崗位職責方面也未有明確的制度，一些機關(guān)檔案管理部門雖然也制定了一些制度，但在制度的科學性和系統(tǒng)性方面有待提高。此外，在相關(guān)制度的實施過程中，一些機關(guān)檔案管理部門不能嚴格執(zhí)行，諸如由于

5、工作人員的疏忽，導致檔案材料的真實性有待于核實。另外，檔案管理工作人員對相關(guān)材料進行收集和保管的主動性不高，造成一些檔案材料不完整和向信息的缺失。4、檔案的信息化阻力強大隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，目前世界已經(jīng)進入信息化時代。但是我國一些機關(guān)檔案管理部門的管理者多信息化的重要性認識不夠，加之我國擁有完整體系的傳統(tǒng)檔案管理方法，所以目前的檔案管理工作多是對文字資料的整理。此外，受人力、物力、財力等因素的制約，這使得檔案管理信息化工作難以開展實施。二、新時期機關(guān)檔案管理發(fā)展新趨勢當今的社會，科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力?？萍家呀?jīng)滲透到社會的各個方面，對于機關(guān)的檔案管理也不例外。隨著信息化時代的繼續(xù)推進，新時期機

6、關(guān)檔案的管理會更加多元發(fā)展、技術(shù)性強，信息化的程度高。這樣的趨勢主要體現(xiàn)在對檔案資源的機構(gòu)調(diào)整和整合方面。機關(guān)檔案管理部門更加重視經(jīng)濟、科技等內(nèi)容的檔案資源的開發(fā)和利用以適應社會、經(jīng)濟的發(fā)展。檔案結(jié)構(gòu)在不斷地進行調(diào)整，檔案資源的時代性和地方性則更為顯著，一方面，它與社會、人民的聯(lián)系更為密切，對社會問題的反應更為及時準確。另一方面，獨具地方特色的檔案資源得到重視并恰當開發(fā)利用使得我國檔案資料更為豐富。同時，機關(guān)檔案管理體系也在逐步得到完善。除此之外，在檔案的整合方面，對檔案資源進行科學合理的分類，利用信息技術(shù)使得檔案資源管理體系更加完善豐富。檔案管理體系的系統(tǒng)化、科學化、信息化是其發(fā)展的大趨勢。

7、三、改進新時期機關(guān)檔案管理工作改進新時期機關(guān)檔案管理工作是一項長期而艱巨的任務。筆者認為應從制度和組織建設(shè)、管理模式的創(chuàng)新和信息化等方面入手。1、加強制度和組織建設(shè)，強化執(zhí)行，培養(yǎng)人才制度是機關(guān)檔案管理機構(gòu)正常運行的保障，要使機關(guān)檔案管理工作更為科學、規(guī)范就要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度。第一，應該明確各個崗位的責任和分工，對失于職責的行為應該進行嚴格有效的懲治措施。第二，完善機關(guān)檔案管理部門的財政制度，做好預算，在完善相關(guān)設(shè)備的同時要進行相關(guān)的專業(yè)培訓方面等軟件的財政支持以提高機關(guān)檔案管理的社會服務和科技水平。人才同樣是機關(guān)檔案管理機構(gòu)的重要組成部分，工作人員的的水平對機關(guān)檔案管理工作的質(zhì)量水平有

8、很大影響，所以，應該加強相關(guān)的組織建設(shè)。一方面，現(xiàn)今的機關(guān)檔案管理機構(gòu)在進行招聘時，應首先考慮有檔案專業(yè)的學習背景，以提高人才隊伍的專業(yè)水平和管理水平。另一方面，針對目前在職的工作人員，應多開展相關(guān)專業(yè)知識的培訓班。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當今社會，也更應該使這類員工更新觀念和方法，與時代接軌，促進檔案管理水平的提高。2、管理模式的創(chuàng)新現(xiàn)代社會，信息技術(shù)的發(fā)展速度愈來愈快，對人類社會的影響同樣如此。信息技術(shù)使得生產(chǎn)的觀念、方式發(fā)生了巨變，運用現(xiàn)代技術(shù)，管創(chuàng)新理模式是新時期機關(guān)檔案管理發(fā)展的新趨勢。將信息、數(shù)字引入管理體系中來提高檔案管理水平是實現(xiàn)新時期機關(guān)檔案管理發(fā)展更好更快的重要途徑。3. 機關(guān)

9、檔案管理的信息化，建立數(shù)據(jù)庫機關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是構(gòu)建科學化、信息化的新時期機關(guān)檔案管理體系的重要方法。對檔案信息進行數(shù)字化處理，然后存入數(shù)據(jù)庫中，將極大方便檔案信息的使用和管理。在科學技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)今，新時期機關(guān)檔案管理應該堅持創(chuàng)新，借鑒吸收他國先進的檔案管理經(jīng)驗，與時俱進。機關(guān)檔案管理的信息化應涉及人才隊伍、制度建設(shè)、信息的保管和利用以及數(shù)據(jù)庫等各個方面，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，促進新時期機關(guān)檔案管理工作的不斷進步。四、結(jié)語新時期機關(guān)檔案管理工作的意義重大，涉及到國家、社會和個人。因此做好機關(guān)的檔案管理工作，適應時代發(fā)展的重要性不言而喻。在科技飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，信息化、科學化是大勢所趨，相關(guān)檔案管理部門應積極創(chuàng)新，努力發(fā)展，為社會主義現(xiàn)代化做出應有的貢獻。參考文獻：1范興華. 淺析新時期機關(guān)檔案管理的發(fā)展趨勢j. 蘭臺世界， 2013（s4）.2楊洋. 淺析新時期機關(guān)檔案管理的發(fā)展趨勢j. 黑龍江史志， 2015（5）.3 高德文. 淺析如何做好新時期機關(guān)檔案管理工作j. 黑龍江科技信息， 2013（9）：138-138.4王