淺議檔案資源建設(shè)

1、    淺議檔案資源建設(shè)    陳嘉水摘 要：檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)一項(xiàng)帶有根本性、具有戰(zhàn)略意義的工作。它是非常重要的。要從三個(gè)方面抓好、抓實(shí)。關(guān)鍵詞：檔案資源；建設(shè)檔案資源是指保障一個(gè)國(guó)家或社會(huì)檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作開(kāi)展的各種社會(huì)條件以及由檔案事業(yè)和檔案工作自身對(duì)社會(huì)產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總和。檔案資源建設(shè)是指檔案部門(mén)對(duì)本區(qū)域本部門(mén)的檔案信息資源進(jìn)行合理配置、分工協(xié)調(diào)、形成檔案信息資源庫(kù)而開(kāi)展的一系列創(chuàng)造性工作，是檔案工作永恒的主題，是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持實(shí)施的工程。下面就檔案資源建設(shè)的問(wèn)題，我談?wù)勛约旱捏w會(huì)。1 檔案資源建設(shè)的重要性檔案資源建設(shè)是檔案

2、事業(yè)一項(xiàng)帶有根本性，具有戰(zhàn)略意義的工作，它關(guān)系到檔案事業(yè)能否固本強(qiáng)身和可持續(xù)發(fā)展，是我們做好檔案工作的前提和保證。檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接產(chǎn)生和形成的信息材料，具有原始性和真實(shí)性，是其它信息資源無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。在現(xiàn)實(shí)活動(dòng)產(chǎn)生和形成的檔案中，依靠以國(guó)家檔案館為主體的檔案館網(wǎng)的檔案收集功能，拓寬延伸至社會(huì)各個(gè)層面的檔案收集，既包括政府行政工作中的檔案，也包括在經(jīng)濟(jì)、科技、文化等領(lǐng)域中產(chǎn)生的檔案，既包括官方語(yǔ)言書(shū)寫(xiě)的檔案，也包括這個(gè)國(guó)家中的多種民族文字的檔案，既包括影像和聲音記錄材料。檔案就是一種信息資源，是一種不可替代的信息資源。在我國(guó)，政府占有的信息資源大多數(shù)是檔案。檔案屬于原始信息，它是人類

3、社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。這一特點(diǎn)使檔案具有非常高的真實(shí)可靠性，是其它派生出的信息資源所不具備的應(yīng)用價(jià)值，它實(shí)際上是其它信息資源的來(lái)源。檔案在國(guó)家信息資源中的重要地位告訴我們，一定意義上說(shuō)，我國(guó)信息化發(fā)展新階段實(shí)際上可以說(shuō)是檔案信息資源建設(shè)的新階段，是經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和民主政治對(duì)檔案館的新要求，檔案館的性質(zhì)和功能正在發(fā)生變化，這些變化需要大量豐富的檔案資源作基礎(chǔ)。隨著改革開(kāi)放的深入和政務(wù)公開(kāi)的推行，使得昔日封閉的政府檔案館重新定位，逐步走向民眾。隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)制，形成國(guó)家檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化格局，國(guó)家檔案資源的歸屬與流向，特別是國(guó)家綜合檔案館作為“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”的檔案的最終流

4、向的地位受到了挑戰(zhàn)。在加強(qiáng)國(guó)家檔案資源建設(shè)時(shí)，既要注重國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、學(xué)術(shù)機(jī)關(guān)的利用需求，更應(yīng)關(guān)注社會(huì)各階層、廣大群眾的利用需求，既要關(guān)注檔案作為政府管理活動(dòng)的現(xiàn)實(shí)功利性價(jià)值，也要重視檔案作為傳承載體的歷史性價(jià)值。既要關(guān)注檔案的現(xiàn)實(shí)憑證作用，也要考慮到檔案的文化休閑作用。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，檔案工作目的的達(dá)成，檔案工作系統(tǒng)與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，都與檔案資源的建設(shè)工作息息相關(guān)，所以加強(qiáng)檔案館檔案資源建設(shè)非常重要。2 如何開(kāi)展檔案資源建設(shè)如何開(kāi)展檔案館檔案資源建設(shè)，我認(rèn)為有以下幾點(diǎn)：1.抓源頭。就是抓機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室建設(shè)，健全歸檔制度，完善歸檔范圍，落實(shí)檔案集中統(tǒng)一管理原則，在繼

5、續(xù)做好文書(shū)檔案管理的同時(shí)，將本單位產(chǎn)生的全部文件材料集中保存在綜合檔案室，進(jìn)行立卷歸檔，提高各類文件材料整理歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，確保國(guó)家檔案資源在載體和門(mén)類上的齊全完整。2.加大征集、接收力度。凡能征集和接收進(jìn)館的檔案盡快征集、接收進(jìn)館，從檔案形成的源頭抓起，擴(kuò)大收集范圍、收集門(mén)類，拓寬收集渠道，對(duì)重大事件、重大活動(dòng)、重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集，可派人重點(diǎn)陪同。將各單位形成的紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像和實(shí)物檔案等統(tǒng)統(tǒng)收集進(jìn)館。重點(diǎn)收集反應(yīng)本地區(qū)民俗、民風(fēng)、自然風(fēng)貌和經(jīng)濟(jì)發(fā)展等地方特色檔案。檔案館可以開(kāi)展寄存、代管檔案等業(yè)務(wù)。對(duì)一些重要檔案也可以實(shí)行征購(gòu)，注意收集與人民群眾生活密切相關(guān)的檔

6、案，如企業(yè)破產(chǎn)改制、人員下崗分流、社會(huì)醫(yī)療保障、住房制度改革、房屋拆遷改造以及公證檔案、工商登記檔案、婚姻登記檔案等。將收集范圍內(nèi)應(yīng)進(jìn)館的到期檔案接收進(jìn)館。及時(shí)接收撤銷合并單位、無(wú)安全保管條件單位的檔案和專項(xiàng)與階段性工作、專業(yè)普查工作等形成的檔案。加大對(duì)重大活動(dòng)檔案形成、收集和管理的監(jiān)督力度。針對(duì)突發(fā)事件檔案形成和管理的特殊性，建立一套收集和管理的有效應(yīng)對(duì)機(jī)制。抓征集就是抓歷史檔案和珍貴文獻(xiàn)的征集。廣泛征集古往今來(lái)與當(dāng)?shù)赜幸欢P(guān)系的事件和人物檔案。征集當(dāng)?shù)孛撕偷胤教厣珯n案，多方征集散存社會(huì)上，具有保存價(jià)值和文化特色的歷史文獻(xiàn)，民間藝術(shù)和民風(fēng)、民俗檔案資料和有歷史佐證作用的領(lǐng)導(dǎo)題詞、公務(wù)禮品、

7、牌匾證杯、徽章印記、票據(jù)證件等的征集。3.抓整合。檔案資源整合的基本途徑主要是整理與組合。整理一方面是檔案的基礎(chǔ)性整理。傳統(tǒng)的收集模式收集進(jìn)館的檔案，是在檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)下完成立卷工作的，它已經(jīng)過(guò)排列整理，所以只需要編目，而征集起來(lái)的檔案材料大多是雜亂的分散的堆積，可利用性較差，檔案部門(mén)必須進(jìn)行整理編目，實(shí)現(xiàn)檔案材料的系統(tǒng)化。另一方面是檔案的智能化整理即在整理篇目的基礎(chǔ)上，根據(jù)社會(huì)需求，有針對(duì)性地組織信息，進(jìn)行編纂加工，使其內(nèi)在價(jià)值得到提升。組合則是根據(jù)整合的目標(biāo)，采取行政、技術(shù)等方面的措施，使檔案資源在結(jié)構(gòu)上趨于合理，在配置上趨于優(yōu)化。抓整合就是通過(guò)制度創(chuàng)新，把專門(mén)、專業(yè)檔案接收進(jìn)館，實(shí)現(xiàn)檔案資源優(yōu)化組合。按照重點(diǎn)發(fā)展綜合檔案館的原則，合理確定國(guó)家檔案資源的歸屬和流向，積極整合本行政區(qū)域內(nèi)經(jīng)濟(jì)、科技、文化、社會(huì)等領(lǐng)域的檔案資源，加快實(shí)現(xiàn)不同層面、不同范圍檔案信息資源的共享，逐步建立以檔案行政管理部門(mén)為主導(dǎo)，各有關(guān)主管部門(mén)配合的國(guó)家檔案資源監(jiān)管新體制，實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案資源的優(yōu)化組合，真