大型活動標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行手冊

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上大型活動標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行手冊流程安排是綱領(lǐng)前期準(zhǔn)備是基礎(chǔ)合作執(zhí)行是關(guān)鍵控制應(yīng)變是保障細(xì)節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在目錄一、手冊說明2二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通2三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定4四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工6五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備6六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練9七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行9八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進(jìn)11九、工作人員禮儀13一、手冊說明本手冊討論對象為接待等項目，由于大型公開性活動工作較為復(fù)雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以及更多繁雜的現(xiàn)場服務(wù)等事宜，因此，大型公開性活動需要在具體執(zhí)行中制定嚴(yán)謹(jǐn)周密的活動執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊僅為大型公開性活動提供原則性指導(dǎo)。本手

2、冊將活動執(zhí)行分為七個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動籌備、全體排練、現(xiàn)場執(zhí)行和會后跟進(jìn)，以供執(zhí)行負(fù)責(zé)人把握整個執(zhí)行過程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實(shí)現(xiàn)清晰的活動把握、周到而創(chuàng)新的方案設(shè)計、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的會后跟進(jìn)，最終完成一個完美的活動執(zhí)行過程。二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的基礎(chǔ)，也能盡可能避免由于活動理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費(fèi)等問題。因此活動執(zhí)行負(fù)責(zé)人須在活動正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進(jìn)行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭取了解盡可能多的信息，填寫

3、下列活動信息溝通表，再籌劃下一步工作?；顒有畔贤ū砘顒用Q活動時間活動地點(diǎn)舉辦單位協(xié)辦/聯(lián)辦單位執(zhí)行負(fù)責(zé)人活動規(guī)模執(zhí)行單位執(zhí)行單位負(fù)責(zé)人活動目的活動意義主要領(lǐng)導(dǎo)嘉賓邀請媒體邀請主要流程接待標(biāo)準(zhǔn)其它要求三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定活動方案是活動執(zhí)行的指導(dǎo)性文件。在活動信息溝通完成之后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人填寫活動信息溝通表，自己或執(zhí)行方制定活動方案與活動執(zhí)行方案（初稿），組織各處室討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案（第二版），提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見制定活動執(zhí)行方案（最終版）。其整體流程如下：執(zhí)行負(fù)責(zé)人信息溝通填寫活動信息溝通表與各處室討論（第二版）制定活動方案與執(zhí)行方案將活動方案（第二版）提交

4、給領(lǐng)導(dǎo)審閱根據(jù)意見確定最終方案n 一般性活動簡要方案基本要素：1、活動名稱與目的；2、活動時間與地點(diǎn)；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；4、與會領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、簡要流程。n 重大活動精細(xì)方案基本要素：1、活動名稱、背景、目的、意義與口號；2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單位；3、活動時間地點(diǎn)；4、活動與會領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、活動詳細(xì)流程；6、贊助機(jī)構(gòu)與合作媒體；7、活動會務(wù)服務(wù)；8、其它事項。n 活動執(zhí)行方案的基本要素：活動基本信息活動時間、地點(diǎn)、名稱、規(guī)模、與會領(lǐng)導(dǎo)、舉辦/聯(lián)辦單位等執(zhí)行團(tuán)隊分工A、執(zhí)行總負(fù)責(zé)人；B、執(zhí)行小組負(fù)責(zé)人；C、具體組員名單。前期籌備事宜A、籌備事宜列項;B、人員分工

5、安排；C、籌備日程安排?，F(xiàn)場執(zhí)行事宜A、現(xiàn)場布置說明；B、現(xiàn)場活動流程；C、現(xiàn)場任務(wù)列項。D、人員分工安排；活動后期工作A、后期事項明細(xì)；B、人員分工安排；C、完成時限要求。活動財務(wù)預(yù)算活動合同簽訂活動應(yīng)急方案其它事項大型公開活動同時需制定招商贊助方案。四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工活動前期，成立活動小組，由小組負(fù)責(zé)人定期召開活動信息溝通會議，進(jìn)行初步的工作分工?；顒臃桨复_定后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人召集全體工作人員，舉行活動工作安排會，詳細(xì)介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解全體人員時間和工作任務(wù)情況，聽取反饋建議，及時進(jìn)行工作調(diào)整與方案完善，最終確定全體人員分工：（根據(jù)活動的規(guī)模及性質(zhì)，報請領(lǐng)導(dǎo)召開各部分

6、協(xié)調(diào)會，得到更多的部分協(xié)助）工作安排會三個目的：1、講述活動各項情況；2、明確人員分工安排；3、聽取反饋意見。工作安排會環(huán)節(jié)：1、執(zhí)行負(fù)責(zé)人主持會議，介紹活動基本情況；2、執(zhí)行負(fù)責(zé)人介紹人員分工安排；3、工作人員重述自身職責(zé)與安排；4、聽取反饋意見并及時協(xié)調(diào)；5、領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言。分工管理方法：由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜。為了提高活動實(shí)施階段的管理效率，實(shí)施操作程序的管理。由項目負(fù)責(zé)人制定整體工作分工方案，然后由各項工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對自身工作的詳細(xì)分工計劃，再交于項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計劃匯總，以此控制整個活動進(jìn)程。項目負(fù)責(zé)人制。項目負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一安排，團(tuán)結(jié)協(xié)作互相配合，所安排的人員，

7、從活動籌備前期到活動現(xiàn)場執(zhí)行，再到活動后期，一直負(fù)責(zé)到底，從而進(jìn)一步保證活動的進(jìn)程速度和效率。部門職能負(fù)責(zé)人執(zhí)行方備注總指揮活動的總體策劃、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副總指揮項目的監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制副總指揮會務(wù)協(xié)調(diào)1、 各處室協(xié)調(diào)2、 各部門協(xié)調(diào)3、 召開協(xié)調(diào)會組長：組員：領(lǐng)導(dǎo)接待1、 領(lǐng)導(dǎo)邀請（名單）2、 領(lǐng)導(dǎo)餐宿、簽到3、 領(lǐng)導(dǎo)用車、禮品4、 領(lǐng)導(dǎo)演講稿5、 領(lǐng)導(dǎo)參會路線檢查組長：組員：對接：后勤嘉賓接待1、 嘉賓邀請（名單）2、 嘉賓餐宿3、 嘉賓用車、禮品組長：組員：媒體接待1、 媒體邀請（名單）2、 媒體餐宿3、 媒體簽到、禮品組長：組員：舞美設(shè)計1、 舞美督促、檢查2、 證件管理3、 各區(qū)域視

8、覺管理組長：組員：文字資料1、 新聞通稿2、 領(lǐng)導(dǎo)演講稿3、 主持人串詞4、 會務(wù)文字資料5、 通訊錄組長：組員：后勤保障1、 生活用水2、 餐宿、用車、禮品3、 其他組長：組員：安保消防1、 證件檢查2、 現(xiàn)場引導(dǎo)3、 現(xiàn)場管理組長：組員：攝影攝像1、 籌備前的影像2、 現(xiàn)場影像3、 活動資料收集信息管理其他1、 志愿者2、 禮儀3、 信息共享、通知五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備在明確活動方案和人員分工，正式進(jìn)入活動籌備環(huán)節(jié)，活動籌備是活動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細(xì)化深入的過程，主要包括以下內(nèi)容：現(xiàn)場勘查、來賓邀請接待、活動進(jìn)度、物料準(zhǔn)備、現(xiàn)場布置、應(yīng)急預(yù)案、公安消防、后勤保障、財務(wù)預(yù)算與文件管理。1、

9、來賓邀請接待及接待方案：領(lǐng)導(dǎo)邀請和接待嘉賓邀請和接待媒體邀請和接待 邀請媒體名單 新聞夾內(nèi)容 媒體簽到 住宿登記表 媒介分工（活動現(xiàn)場位置） 接待物料 專訪安排（名單、Q&A、）2活動進(jìn)度制定嚴(yán)格的活動籌備各項內(nèi)容的進(jìn)度表：3物料準(zhǔn)備4現(xiàn)場布置5應(yīng)急預(yù)案AV部分 現(xiàn)場所有AV設(shè)備（包括筆記本電腦）均需在活動進(jìn)場前、進(jìn)場后進(jìn)行多次檢查，以確保所有設(shè)備的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。 活動進(jìn)行中對所有文件同時在兩臺筆記本上備份，以防現(xiàn)場一部出現(xiàn)問題馬上可切換另一部天氣變化安保事件 在活動區(qū)域周圍及主要通道處安排工作人員及保安，防止中途發(fā)生突發(fā)事件，如發(fā)生意外變化及時疏導(dǎo)來賓。 如場內(nèi)發(fā)生混亂時由場內(nèi)的工作人員

10、及禮儀迅速引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到安全區(qū)域，確保在場領(lǐng)導(dǎo)的安全。 同時負(fù)責(zé)人利用場內(nèi)廣播對場內(nèi)的人員進(jìn)行引導(dǎo)和疏散。6公安消防 活動的時間、地點(diǎn)、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式； 安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識別標(biāo)志； 場地建筑和設(shè)施的消防、安全情況； 入場票證的管理、查驗措施； 場地人員的核定容量； 迅速疏散人員的預(yù)備措施。7后勤保障 安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá) 指定工作人員用車和司機(jī) 文件打印 資料裝袋、運(yùn)輸和存放 物品領(lǐng)取登記 生活用水、禮品8財務(wù)預(yù)算9文件管理活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關(guān)證件票據(jù)等，需及時整理，讓文

11、件在活動的過程在各個需要文件的工作人員中及時傳遞。讓工作人員能及時了解整個活動過程，從而提高工作效率。10活動相關(guān)物資會議物資項目基本內(nèi)容會務(wù)文具打印機(jī)、訂書機(jī)、紙筆、膠帶等會議電子材料演講PPT、開場背景PPT、背景音樂、視頻會議發(fā)放材料嘉賓簽到簿、活動議程單、會議介紹、會務(wù)其它資料六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練針對重大公開活動，或其它有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的活動，需提前對重要環(huán)節(jié)進(jìn)行排練，以增加工作人員活動執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領(lǐng)導(dǎo)接待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)歡送環(huán)節(jié)，其中重要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多，需要多人的配合，通常需要進(jìn)行多次排練。n 排練人員

12、安排 排練總導(dǎo)演：執(zhí)行負(fù)責(zé)人 排練人員：被排練環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行人員； 陪練人員：其它環(huán)節(jié)工作人員，表演與會嘉賓； 問題紀(jì)錄人員：七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行1、再次排查：于活動正式開始前，所有工作人員提前就位，執(zhí)行負(fù)責(zé)人須結(jié)合排練情況，對現(xiàn)場工作進(jìn)行全面排查，尤其排查涉及領(lǐng)導(dǎo)安排的重要環(huán)節(jié)。 人員分工：工作人員重述自己的工作職責(zé)，確保所有人員全部到位； 物品擺放：現(xiàn)場桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆是否擺放整齊； 房屋擺設(shè)：房屋內(nèi)部擺設(shè)是否美觀、干凈、整潔； 電子設(shè)備：電子設(shè)備是否運(yùn)行正常，所有音頻、PPT等電子資料是否已完全到位； 領(lǐng)導(dǎo)禮品：檢查禮品是否到位并擺放整齊，工作人員是否清楚不同領(lǐng)

13、導(dǎo)的禮品類別。2、領(lǐng)導(dǎo)接待：設(shè)立活動接待組，分設(shè)多個接待小組，每個小組由兩人組成，由接待組組長負(fù)責(zé)小組間的協(xié)調(diào)，及時調(diào)配。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)到場時，小組其中一名接待人員負(fù)責(zé)引導(dǎo)休息室，另一名于接待處迎接其它領(lǐng)導(dǎo)。重要領(lǐng)導(dǎo)由公關(guān)人員陪同部門領(lǐng)導(dǎo)到門口進(jìn)行迎接。接待工作的通常流程： 聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)或其部門領(lǐng)導(dǎo)，確認(rèn)活動地址、交通路線圖等信息，預(yù)先告訴迎接事宜； 領(lǐng)導(dǎo)即到時，接待小組須注意來往車輛，到迎接處準(zhǔn)備好，車輛一到即主動上前迎接； 對于須由部門領(lǐng)導(dǎo)親自迎接的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)即到時接待小組負(fù)責(zé)人提前電話告知部門領(lǐng)導(dǎo)； 活動禮儀引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)入休息室，并馬上安排茶水。 活動開始接待人員負(fù)責(zé)引導(dǎo)至活動現(xiàn)場；3、現(xiàn)場配合：活動執(zhí)

14、行負(fù)責(zé)人根據(jù)活動執(zhí)行方案，列明現(xiàn)場需要執(zhí)行的工作，并進(jìn)行工作人員細(xì)致安排，以配合現(xiàn)場活動流程中的所有工作。4、活動用餐： 提前安排好用餐座次，于餐桌上預(yù)先整齊擺放桌牌； 及時引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)至用餐地點(diǎn)，直至每位領(lǐng)導(dǎo)就座完成； 在至用餐地點(diǎn)路上，需注意提包、拿衣服和活動材料，并確認(rèn)是否有領(lǐng)導(dǎo)物品遺落； 用餐現(xiàn)場至少有一名工作人員，及時調(diào)配服務(wù)員，服務(wù)現(xiàn)場。5、歡送領(lǐng)導(dǎo)及禮品發(fā)送 首先集體歡送國家領(lǐng)導(dǎo)人和省部級重要領(lǐng)導(dǎo)，再歡送其它領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)家； 對于有司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)，提前將禮品給領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)； 對于未帶司機(jī)的參與領(lǐng)導(dǎo)，活動結(jié)束后由專門工作人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)發(fā)送禮品。八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進(jìn)會后跟進(jìn)工

15、作也是活動的重要環(huán)節(jié)。于活動結(jié)束之后，需及時對活動進(jìn)行跟進(jìn)整理，具體包括如下幾個方面：1、感謝短信發(fā)送于活動結(jié)束后，需及時對與會領(lǐng)導(dǎo)的參會和支持表示感謝。2、會議/活動紀(jì)要于活動結(jié)束后，工作人員及時整理活動錄音、視頻和會議記錄，撰寫會議/活動紀(jì)要，針對重要活動，需要形成活動記錄，甚至形成會議/活動成果書籍。3、活動新聞稿活動結(jié)束的當(dāng)天晚上，工作人員整理活動新聞稿，保證第二天及時進(jìn)行新聞發(fā)布。4、音像資料整理活動結(jié)束后及時對活動圖片、視頻等音像資料進(jìn)行整理、修飾和剪輯，重要活動的視頻和圖片還須進(jìn)行刻盤，連同其它活動成果資料、洗印照片等5、活動文件歸檔在會后跟進(jìn)的基本工作完成之后，對活動文件進(jìn)行歸

16、檔整理。九、工作人員禮儀1、著裝禮儀：n 男士著裝禮儀：男士須穿正裝（深色套裝、領(lǐng)帶、皮鞋），佩戴中工作證，于活動前檢查衣著是否整齊；n 女士著裝禮儀：女士宜穿正裝（套裝、絲襪、皮鞋），佩戴中工作證，于活動前檢查衣著是否整齊；2、儀態(tài)儀容：在整個活動過程中，工作人員都要以最飽滿的精神狀態(tài)提供服務(wù)，注意自己的儀態(tài)儀容。保持微笑，熱情大方。3、迎接禮儀：4、現(xiàn)場禮儀：目錄第一章前言一、編制目的本手冊為智慧中國企業(yè)發(fā)展聯(lián)盟總部編制，旨在為活動的主辦方及承辦方提供聯(lián)盟會務(wù)活動操作范本。本手冊制定的聯(lián)盟活動總體會務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)適用于各項活動。同時，本手冊亦對各項活動的差異化操作加以說明。由于地域性的差異，本

17、手冊內(nèi)容暫時不適用于海外活動的操作指引，同時根據(jù)境內(nèi)的具體活動開展內(nèi)容情況將在本手冊基礎(chǔ)上進(jìn)行微調(diào)。二、使用說明本手冊作為聯(lián)盟各項會務(wù)活動的工具指南，供總部工作人員和城市服務(wù)中心工作人員使用。不能保證在今后的活動中會出現(xiàn)與之相悖的問題，如問題產(chǎn)生時將直接根據(jù)問題現(xiàn)場進(jìn)行方式方法的改善，本手冊僅作為活動舉辦的參考性文件，此版本為內(nèi)容經(jīng)過深化的最新版本，如發(fā)現(xiàn)問題請與方案制定方聯(lián)系，我們將不斷進(jìn)行活動內(nèi)容形式的添加、修改以及完善。第二章聯(lián)盟活動操作總體標(biāo)準(zhǔn)“智慧中國企業(yè)發(fā)展聯(lián)盟”總部全年固定舉辦3項活動。每項活動性質(zhì)、舉辦形式及舉辦頻率等雖有不同，但作為“聯(lián)盟”旗下主體活動，聯(lián)盟總部對每項活動的執(zhí)

18、行與操作均制定了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一、聯(lián)盟活動新商界·益友匯智慧中國·智慧城市“智慧中國”高峰論壇上述3項活動均由聯(lián)盟總部主辦或與政府聯(lián)合主辦；承辦方可由聯(lián)盟總部擔(dān)任，或由活動承辦商擔(dān)任。二、主辦方與承辦方職責(zé)2.1主辦方職責(zé)制定活動策劃方案及設(shè)計案全程指揮和指導(dǎo)活動的組織與實(shí)施協(xié)助承辦方邀請參會嘉賓協(xié)助承辦方邀請參會企業(yè)家通過聯(lián)盟自身宣傳渠道對活動進(jìn)行同步及后期宣傳2.2地方主辦方的職責(zé)籌備與組建活動組委會活動前期籌備活動（會議會場、住宿、餐飲的預(yù)定安排；所有物資的制作）當(dāng)?shù)貐髽I(yè)家組織及邀約參會嘉賓及企業(yè)家的接待；全體參會人員及會務(wù)人員的財務(wù)和人身安全保障活動期間各項活動的全

19、程實(shí)施、執(zhí)行負(fù)責(zé)地方性媒體聯(lián)系、報道等工作三、活動操作總體要求3.1活動策劃及設(shè)計要求：在符合聯(lián)盟理念和精神的前提下，策劃方案需突出當(dāng)期活動主題，根據(jù)該主題展開寫作；將主題與企業(yè)家訴求進(jìn)行結(jié)合，具備一定的高度和深度；措詞優(yōu)美，文風(fēng)精煉，簡要介紹下活動所要參觀的旅游景點(diǎn)；設(shè)計方案要緊扣策劃案的思想，并在其形式上做更大的延伸。3.2會務(wù)工作人員要求：服從組織的調(diào)度；全程保持通訊工具暢通；明晰任務(wù)分工并按質(zhì)按量完成任務(wù)，臨時調(diào)度須確保原有職責(zé)不受影響；對待聯(lián)盟會員要熱情耐心，展現(xiàn)活力；會務(wù)期間會務(wù)人員統(tǒng)一著正裝，主持人著專業(yè)服裝，禮儀人員著禮儀服裝；嚴(yán)禁活動期間擅自離崗。四、活動會務(wù)組織架構(gòu)與職能分

20、工：為保證每次活動順利圓滿完成，聯(lián)盟總部結(jié)合自身活動的需求，特制定會務(wù)組織架構(gòu)，同時對組織架構(gòu)中每個崗位分工和職能加以詳細(xì)說明。每次活動均可根據(jù)該會務(wù)組織架構(gòu)和職能分工，迅速組織會務(wù)小組，開展會務(wù)工作。4.1活動會務(wù)組織架構(gòu)如圖所示，會務(wù)組織架構(gòu)共分3層11組。聯(lián)盟活動會務(wù)組織架構(gòu)圖4.2活動職能部門分工：總指揮：1、負(fù)責(zé)整個活動內(nèi)容的統(tǒng)籌、規(guī)劃、協(xié)調(diào)、安排、監(jiān)控與執(zhí)行2、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理活動期間出現(xiàn)的各種應(yīng)急事項應(yīng)急處理人：負(fù)責(zé)處理活動中一切突發(fā)情況總策劃：1、統(tǒng)籌策劃組、設(shè)計組、影視制作組工作，協(xié)調(diào)承辦方確定最終活動方案2、負(fù)責(zé)協(xié)助指揮組的工作，完善、跟進(jìn)各小組工作方案3、負(fù)責(zé)配合總指揮在活

21、動期間的工作協(xié)調(diào)與配合活動秘書長：1、接受地方城市服務(wù)中心活動舉辦申請，資質(zhì)審核；2、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公關(guān)、后勤、交通、會務(wù)接待等各組工作3、負(fù)責(zé)活動期間節(jié)目內(nèi)容的確定、節(jié)目資料的收集4、負(fù)責(zé)活動期間文檔資料（包括活動文件、講義文件）的收集、確認(rèn)5、確定主講嘉賓，保持與主講嘉賓的協(xié)調(diào)溝通6、負(fù)責(zé)活動期間各種對應(yīng)資料的傳達(dá)、送達(dá)會場總監(jiān)：1、負(fù)責(zé)會場的整體流程統(tǒng)籌、控制、秩序維護(hù)2、負(fù)責(zé)攝影、攝像、音響、場務(wù)等人員的管理統(tǒng)籌財務(wù)總監(jiān)：1、根據(jù)組委會各小組提供的物料制定會務(wù)預(yù)算表單2、管理整個會務(wù)中的財務(wù)支出、財務(wù)管理、財務(wù)統(tǒng)計主持人：1、負(fù)責(zé)會務(wù)執(zhí)行環(huán)節(jié)全程主持及引薦嘉賓事宜，銜接好會務(wù)活動的各個環(huán)節(jié)2

22、、負(fù)責(zé)晚會現(xiàn)場全程主持，銜接好活動的各個環(huán)節(jié)策劃組：1、負(fù)責(zé)活動整體創(chuàng)意構(gòu)思2、負(fù)責(zé)活動簡案、詳案的編寫3、負(fù)責(zé)活動相關(guān)的文字資料的編寫，表單文檔的制作設(shè)計組：負(fù)責(zé)活動所需物料的設(shè)計，包括:背景板、易拉寶、宣傳條幅、歡迎條幅、參會人員胸牌、工作人員工作證、簽到冊、活動手冊等物料的設(shè)計影視組：1、負(fù)責(zé)活動宣傳片、影視資料片的制作；2、負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場全程的攝影、攝像工作3、負(fù)責(zé)后期活動紀(jì)錄片的制作網(wǎng)絡(luò)推廣組：1、負(fù)責(zé)活動網(wǎng)絡(luò)推廣，即時更新活動相關(guān)信息；2、負(fù)責(zé)中創(chuàng)聯(lián)官方網(wǎng)站及官方微博的維護(hù)客服組：1、負(fù)責(zé)會前酒店、會場預(yù)定事宜；2、聯(lián)系各游玩景點(diǎn)，確定導(dǎo)游；3、負(fù)責(zé)活動前所有參會嘉賓/聯(lián)盟會員的邀約

23、，告知參會人員活動內(nèi)容、發(fā)送相關(guān)電子文件；4、負(fù)責(zé)確認(rèn)參會企業(yè)家人數(shù)（包括:家屬）的確認(rèn)及對個人信息的收集、確認(rèn)；5、負(fù)責(zé)提前告知參會嘉賓/企業(yè)家趕往活動報到地點(diǎn)的路線、地址，對前往報到地的指導(dǎo)；6、負(fù)責(zé)活動相關(guān)演講嘉賓的邀約事宜及到場服務(wù)事宜；7、負(fù)責(zé)嘉賓/企業(yè)家的回程溝通、提示、指導(dǎo)后勤組：1、負(fù)責(zé)活動前所需表單、文件打印及物料制作事宜，如:背景板、易拉寶、宣傳條幅、歡迎條幅、參會胸牌、工作證、簽到冊、活動手冊等物料的制作。2、負(fù)責(zé)所有嘉賓、與會人員、會務(wù)組工作人員的用餐事項；3、確認(rèn)用餐時間、餐單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作；4、準(zhǔn)備活動所需要的物品,如:礦泉水、水果、

24、筆、紙、投影儀、電源排插等物品；5、提供意外情況下的醫(yī)療保健服務(wù)；6、行李寄存、延住房辦理和房間特殊服務(wù)（鮮花、水果、酒水、網(wǎng)線、筆記本電腦等）交通組：1、與公關(guān)組對接，負(fù)責(zé)參會嘉賓的交通接待（根據(jù)需要接待的嘉賓，安排車輛接待）；2、負(fù)責(zé)重要嘉賓/企業(yè)家機(jī)場接站；3、負(fù)責(zé)整個活動過程中的所有車輛租用、調(diào)度等事項等；會務(wù)接待組：1、負(fù)責(zé)對與會人員和重要嘉賓的接送機(jī)事項（與交通組對接）；2、負(fù)責(zé)簽到、物品分發(fā)、房間登記等事項；3、負(fù)責(zé)嘉賓接待和其他禮儀事項；4、配合后勤組對會員退房，行李寄存、延長住房辦理的協(xié)調(diào)；招商組：1、活動前贊助支持單位的洽談；2、活動中招商簽約的落單，組織、執(zhí)行。協(xié)議組：1

25、、招商方案的編寫、打印；2、簽約合作協(xié)議的編寫、制作打印。安保組：1、確保本期活動（包括:會議、景點(diǎn)游玩、晚會）中所有人員安全；2、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作，保障所有人員人財物等安全工作場地組：1、與公關(guān)組對接，聯(lián)系酒店相關(guān)人員，負(fù)責(zé)對會議廳的安排；2、負(fù)責(zé)活動前調(diào)試會議廳設(shè)備，及會場布置事宜會務(wù)執(zhí)行組：1、負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的電腦、投影儀、電子設(shè)備、燈光和音響等設(shè)備的調(diào)試、銜接與運(yùn)作，保證設(shè)備的正常使用；2、負(fù)責(zé)活動期間會場現(xiàn)場的布置，如:背景板、條幅、易拉寶、桌椅、礦泉水?dāng)[放、文件擺放等（協(xié)調(diào)會場方，布置好背景、易拉寶、條幅等）；3、負(fù)責(zé)會場PPTWord文件與設(shè)備的銜接、播放

26、，保證文件的正常使用；4、負(fù)責(zé)會場音樂、視頻文件的銜接、播放執(zhí)行，負(fù)責(zé)燈光和音樂的搭配、執(zhí)行等，保證文件的活動現(xiàn)場的正確使用、對接；5、負(fù)責(zé)會務(wù)會場現(xiàn)場秩序的調(diào)控和管理（包括:主題演講、論壇、洽談簽約等環(huán)節(jié)）。晚會組：1、配合會務(wù)執(zhí)行組對歡迎晚宴、會員聯(lián)歡、惜別晚宴整體內(nèi)容、流程的制定、執(zhí)行（包括:晚會的人員接待、入場安排、簽到、合影、座位安排、節(jié)目表演環(huán)節(jié)的銜接等）；2、協(xié)助場地組完成晚會現(xiàn)場的布置，確保晚會現(xiàn)場環(huán)境裝飾到位，以及晚會現(xiàn)場的音響、燈光等設(shè)備的調(diào)試、運(yùn)行，確?，F(xiàn)場運(yùn)行無誤；3、負(fù)責(zé)晚會中涉及到的道具、服裝的制作，道具的布置擺放、服裝的安排；4、確認(rèn)節(jié)目表演人員、表演節(jié)目內(nèi)容，保

27、持與節(jié)目表演人員的溝通協(xié)調(diào)；5、負(fù)責(zé)節(jié)目表演人員、主持人的化妝、催場工作；6、確認(rèn)晚會主持人，保持與主持人的溝通；7、協(xié)助安保組對晚會現(xiàn)場秩序的維護(hù)與管理，確保現(xiàn)場所有人員的安全，落實(shí)安保、消防工作4.3活動各小組工作節(jié)點(diǎn)組別任務(wù)流程時間節(jié)點(diǎn)備注策劃組會務(wù)整體流程策劃，部分物料、表單制作與設(shè)計活動開始前20天前期進(jìn)行策劃工作，活動時進(jìn)行新聞采集新聞采集，活動報道與回顧活動中即時發(fā)布活動組會務(wù)各環(huán)節(jié)形式制定、流程指導(dǎo)執(zhí)行提前30天確定主講嘉賓、演講主題，與嘉賓進(jìn)行溝通提前30天確定之后與策劃組聯(lián)系，以完成各項手冊聯(lián)系旅行社，確定旅游事宜提前10天客服組邀約聯(lián)盟會員，確認(rèn)服務(wù)事宜活動開始前10天政

28、府、媒體邀約活動開始前10天聯(lián)系酒店，確定會員住宿事宜提前30天與策劃組聯(lián)系，提交酒店信息招商組活動前贊助支持的洽談協(xié)商活動方案形成的同時與策劃組核對招商方案推廣組活動預(yù)告，活動新聞造勢宣傳活動開始前2個月全程參與，由新聞采集人員提供新聞稿件，借助官網(wǎng)平臺以及微博平臺宣傳報道活動實(shí)時跟蹤報道即時活動回顧性新聞宣傳活動結(jié)束后1天內(nèi)，持續(xù)2周回顧性宣傳交通組負(fù)責(zé)會務(wù)車輛租用、調(diào)度提前7天場地組與酒店方進(jìn)行聯(lián)系，負(fù)責(zé)場地布置事宜，包括燈光音響的調(diào)試等工作提前2天完成布置與客服組進(jìn)行交接，聯(lián)系酒店方后勤組負(fù)責(zé)會前各小組所需物料統(tǒng)計，后勤組負(fù)責(zé)發(fā)包制作，到貨確認(rèn)、保存等提前2天各項物資到位負(fù)責(zé)會務(wù)期間工

29、作人員及聯(lián)盟會員的就餐事宜提前2天會務(wù)接待組負(fù)責(zé)與會人員及嘉賓的接送機(jī)事宜提前2天確定聯(lián)盟會員及嘉賓抵達(dá)信息，以便安排接機(jī)事宜與客服組和交通組進(jìn)行協(xié)調(diào)第三章活動前操作內(nèi)容一、合作商家選擇合作商家承擔(dān)活動中重要的后勤工作，故選擇上應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格謹(jǐn)慎。以下各項為合作商家選擇要求及操作規(guī)范，其中旅行社為境外活動時使用，境內(nèi)活動用會務(wù)公司即可。1.1酒店A、選擇標(biāo)準(zhǔn)þ 第一選擇為五星級酒店，有特殊情況則選擇其他星級酒店，標(biāo)準(zhǔn)住宿條件為標(biāo)準(zhǔn)雙人間（酒店可靈活更換房型）þ 根據(jù)活動預(yù)定人數(shù)，酒店能夠有80100的空余標(biāo)準(zhǔn)間并且在酒店房間調(diào)整調(diào)配上有靈活性方案以方便聯(lián)盟會員對于房間需求的不同&

30、#254; 酒店地址以交通方便為主要選擇標(biāo)準(zhǔn)，靠近活動所要參觀的旅游景點(diǎn)，離景點(diǎn)車程不超過1小時B.協(xié)調(diào)事宜þ 活動期間，酒店自有物資、媒介的相關(guān)使用權(quán)及各布置地點(diǎn)、內(nèi)容的溝通與支持þ 酒店大堂、會議室外公共區(qū)域的使用區(qū)域及使用范圍溝通þ 聯(lián)盟會員的入住、退房手續(xù)辦理的協(xié)助與流程；叫早服務(wù)及具體時間1.2旅行社A、選擇標(biāo)準(zhǔn)l 當(dāng)?shù)芈眯猩缰杏锌诒蛯?shí)力的正規(guī)單位作為首選，以5A、4A級旅行社為首選；l 旅行社的規(guī)模和經(jīng)營管理模式。核實(shí)旅行社的注冊資金及證件是否齊全；在當(dāng)?shù)鼗蚓皡^(qū)有無一定的出票及提供特殊服務(wù)能力；尤其應(yīng)當(dāng)注意旅行社的經(jīng)營管理模式，在管理上實(shí)行負(fù)責(zé)制；l

31、 商譽(yù)?？紤]旅行社的商譽(yù)對于旅行社而言十分重要。旅行社應(yīng)當(dāng)有可靠的償付能力和履行合同的信譽(yù)。這方面的情況一般可從有關(guān)的銀行機(jī)構(gòu)或通過特別調(diào)查進(jìn)行了解；B.協(xié)調(diào)事宜l 接機(jī)/送機(jī)、接站/送站車輛安排，包括車輛類型、車輛數(shù)量、發(fā)車時間等；l 旅游景點(diǎn)的確定，旅游路線的制定及時間節(jié)點(diǎn)安排；l 旅游行程中的用餐方式確定及安排；l 其他與旅游、交通有關(guān)的應(yīng)特別注意事項。1.3會務(wù)公司A、選擇標(biāo)準(zhǔn)l 查看會務(wù)公司的應(yīng)用案例，只有經(jīng)常成功的做大型會議策劃、會議服務(wù)、會議接待的公司，才會得心應(yīng)手，才更值得信賴；l 因為會議策劃的準(zhǔn)備，要涉及到很多項目的籌備，看會議公司列出的單子是否清晰明確，報價是否合理，各個

32、項目都要清晰合乎標(biāo)準(zhǔn)。a) 擁有高素質(zhì)的禮儀人員，精通禮儀接待服務(wù)b) 能夠提供機(jī)動性車輛，以便于不時之需c) 整體收費(fèi)合理，服務(wù)態(tài)度良好1.4物料公司l 物料提供方（易拉寶、橫幅等活動布置宣傳物資制作）以靠近酒店為第一選擇l 選擇制作速度快，質(zhì)量優(yōu)異并且具有一定的機(jī)動性以備在活動各階段需要臨時添加物資時可以進(jìn)行緊急周轉(zhuǎn)1.5合作商尋找及溝通時間節(jié)點(diǎn)控制二、活動邀約活動邀約對象主要為參會嘉賓和參會企業(yè)家。參會嘉賓由主辦方負(fù)責(zé)或協(xié)助承辦方共同邀約。參會嘉賓包括演講講師、社會名士及政府部門領(lǐng)導(dǎo)。參會企業(yè)家由主辦方及承辦方共同負(fù)責(zé)邀約。2.1活動嘉賓邀約A嘉賓標(biāo)準(zhǔn)l 該嘉賓的研究領(lǐng)域符合本次活動的主

33、題；l 能夠給企業(yè)家?guī)硇碌睦砟詈椭R，能夠讓到場企業(yè)家有收益；l 具備一定的知名度，所講內(nèi)容與企業(yè)發(fā)展有關(guān)；l 在前三項的前提下，根據(jù)活動預(yù)算進(jìn)行邀約。B嘉賓溝通事宜l 將活動的相關(guān)時間、地點(diǎn)、主題、活動行程以邀請函的形式告知欲邀請嘉賓，與嘉賓確定能否出席；l 與活動嘉賓溝通宣傳資料：高清晰個人照一張；高清晰工作照/演講活動照2-4張；確切個人職位/身份詳細(xì)介紹文字150-300字；上臺發(fā)言或授課的主題；l 與活動嘉賓溝通相關(guān)行程安排，并溝通是否需要進(jìn)行針對性的安排，方便組委會進(jìn)行相應(yīng)的接待安排；C嘉賓準(zhǔn)備物料l 嘉賓介紹易拉寶/X架；嘉賓介紹PPT（簡單）；l 對于確定嘉賓，如有條件，官方

34、網(wǎng)站進(jìn)行相應(yīng)介紹，DM單及活動手冊上給予介紹、宣傳。D活動嘉賓介紹實(shí)例樊登著名主持人畢業(yè)于西安交通大學(xué)材料系，獲得了西安交通大學(xué)材料系獲工學(xué)學(xué)士學(xué)位和西安交通大學(xué)管理學(xué)院獲管理學(xué)碩士學(xué)位，在大學(xué)期間獲得過全國名校辯論邀請賽冠軍，全國大專辯論會冠軍等榮譽(yù)稱號，曾主持過湖北衛(wèi)視財智時代，安徽衛(wèi)視金點(diǎn)子行動等地方臺欄目，2002年后在央視主持節(jié)目至今，是中央電視臺最優(yōu)秀的節(jié)目主持人之一。E嘉賓邀約稿寫作要求：l 務(wù)必得體大方，言辭懇切，明白清晰l 交代清楚活動的主題內(nèi)容，及希望嘉賓所演講的主題，會員邀請函需清楚交待課程時間安排、內(nèi)容等活動大致流程l 說明活動的意義，活動能夠給會員帶來的收獲F邀請函范

35、例：活動主題邀請函尊敬的（先生/女士）中國先進(jìn)的企業(yè)家組織智慧中國企業(yè)發(fā)展聯(lián)盟（以下簡稱聯(lián)盟）將于20年月日至20年月日期間在舉行第屆大型活動，屆時將有名來自海內(nèi)外的會員參加，集眾思，闊心境，交會員，悟天下。在聯(lián)盟數(shù)千名會員中，眾多會員希望能夠通過您的加入，為所有企業(yè)家?guī)硇碌乃枷牒托碌倪M(jìn)步。在此，聯(lián)盟特邀請您能夠出席本屆活動，給我們帶來關(guān)于方向的知識與思想的課程/演講，同時對聯(lián)盟的工作進(jìn)行指導(dǎo)?；顒有畔ⅲ簳r間：20年月日至20年月日地點(diǎn)：省市酒店主題：活動主題及完整活動名稱活動日程：日期時間點(diǎn)活動環(huán)節(jié)活動內(nèi)容具體日期具體時間活動環(huán)節(jié)名稱對本環(huán)節(jié)的內(nèi)進(jìn)行相應(yīng)的簡略介紹再次誠摯的邀請您能夠擔(dān)任活

36、動嘉賓，為我們帶來全新視野、更大進(jìn)步！智慧中國企業(yè)發(fā)展聯(lián)盟XXXX活動組委會2.2媒體選擇l 以活動舉辦地媒體為主要選擇對象，擴(kuò)大在當(dāng)?shù)氐穆?lián)盟品牌知名度；l 提前聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)媒體，由聯(lián)盟主辦方提供新聞稿件；l 對于到場媒體記者按照級別的不同準(zhǔn)備好相應(yīng)的紅包；l 在時效性上對于電視媒體、報紙媒體以及雜志媒體的選擇比例按照2:2:1的比例進(jìn)行選擇2.3政府邀約l 提前與活動舉辦地相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)系、邀約，確定到場嘉賓l 具體聯(lián)系可由當(dāng)?shù)仄髽I(yè)家會員負(fù)責(zé)出面協(xié)調(diào)及接待l 由于政府領(lǐng)導(dǎo)出席活動的特殊性，在活動邀約的抬頭上盡量以公益性活動為主2.4會員邀約2.4.1會前通知l 方式：電話、郵件或書面通知；l 內(nèi)

37、容：時間、地點(diǎn)、參加人員范圍、行程內(nèi)容、會期、報到地點(diǎn)、注意事宜等；l 注意：所發(fā)活動資料需落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到且已閱，并及時跟蹤、記錄進(jìn)度。l 統(tǒng)計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、企業(yè)、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計分類l 統(tǒng)計交通路線，到達(dá)時間與方式，安排接送，詳細(xì)寫清楚參會人員所述航班號、姓名、電話2.4.2包裝文案制作標(biāo)準(zhǔn)þ 邀請函l 闡明活動相關(guān)信息：時間、地點(diǎn)、主題l 文案簡潔流暢，突出舉辦此次聯(lián)盟的目的與參會價值，呼應(yīng)主題l 文案與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，具有一定的高度與深度l 適當(dāng)對活動舉辦地的名勝古跡，進(jìn)行文案描繪þ 傳真函l 闡明活動相關(guān)信息：

38、時間、地點(diǎn)、主題l 文字言簡意賅，突出舉辦此次聯(lián)盟的目的與參會價值þ 活動收益l 告訴聯(lián)盟會員通過聯(lián)盟，能得到的最大收獲是什么，明確收獲的具體指向。l 根據(jù)當(dāng)期活動的特點(diǎn)，呼應(yīng)當(dāng)期活動的主題，對聯(lián)盟會員進(jìn)行活動受益的闡述。l 通過聯(lián)盟當(dāng)期活動設(shè)置的各個環(huán)節(jié)（如總裁游學(xué)團(tuán)、共享匯、座談會、實(shí)地考察等）闡明聯(lián)盟會員從中得到的具體受益。l 結(jié)合當(dāng)?shù)靥厣L(fēng)景名勝，闡述活動受益。2.4.3參會收費(fèi)l 明確收費(fèi)人群及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)l 細(xì)化收費(fèi)用途、收費(fèi)開支l 會務(wù)費(fèi)用盡量在活動開始前收取2.4.4參會企業(yè)展示信息采集l 聯(lián)盟為更好的為企業(yè)宣傳，活動現(xiàn)場設(shè)置企業(yè)展示環(huán)節(jié)，l 企業(yè)將有機(jī)會把公司的企業(yè)文化

39、、最新產(chǎn)品及信息以某種形式展示給大家2.4.5企業(yè)家信息采集：l 聯(lián)盟為更好的為企業(yè)宣傳，將免費(fèi)為參會企業(yè)制作一本企業(yè)家風(fēng)采展示錄，企業(yè)將有機(jī)會把自身的優(yōu)勢、需求及產(chǎn)品信息免費(fèi)制作在手冊當(dāng)中；l 參會企業(yè)活動前20日將完整的手冊所需信息提交到承辦方；l 提供企業(yè)家電子版清晰的個人照片，詳細(xì)準(zhǔn)確的個人文字介紹。電子版照片大小要求2M以上。參會企業(yè)家及企業(yè)風(fēng)采展示手冊信息統(tǒng)計表企業(yè)家姓名性別企業(yè)家個人介紹（限定字?jǐn)?shù)100字以內(nèi)）辦公電話手機(jī)電子郵箱QQ/MSN企業(yè)名稱所在地址企業(yè)網(wǎng)址所屬行業(yè)企業(yè)簡介（限定字?jǐn)?shù)200字以內(nèi)）重點(diǎn)備注：l 請?zhí)峁┢髽I(yè)家電子版清晰的個人照片，電子版照片大小要求500K以

40、上。l 手冊目錄按照交費(fèi)先后順序排名，印刷精美的手冊將發(fā)給每一位參會企業(yè)家及政府官員，充分宣傳您及您的企業(yè)聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：186XXXXXXXXEmail:2.4.6匯款信息l 開戶名稱l 開戶銀行2.4.7參會回執(zhí)l 回執(zhí)表單（如下為例）：姓名性別職務(wù)手機(jī)郵箱QQ/MSN抵達(dá)時間出發(fā)地交通方式離開時間抵達(dá)地交通方式單位名稱單位地址住宿要求雙人標(biāo)準(zhǔn)間單人房飲食要求代訂返程票務(wù)需要不需要其他要求l 明確參加聯(lián)盟活動的方式l 明確聯(lián)盟外聯(lián)信息（聯(lián)系電話、聯(lián)系方式、網(wǎng)址等）2.5招商洽談2.5.1會前篩選l 整理自有資源或其他可用資源；l 從資源中選出適合當(dāng)次活動的企業(yè)或單位；l 確認(rèn)是否認(rèn)

41、同創(chuàng)新聯(lián)盟平臺且有能力支持。2.5.2洽談l 方式：電話、郵件或書面通知；l 內(nèi)容：時間、地點(diǎn)、招商方案；l 注意：所洽談事宜必須在活動前5個工作日確認(rèn)，并及時跟蹤、記錄進(jìn)度，以免影響到后續(xù)宣傳制作；l 統(tǒng)計支持單位名冊備案。第四章活動中操作內(nèi)容一、接待環(huán)節(jié)1.1會務(wù)接待整體要求A會務(wù)人員形象要求l 妝容男士：利落短發(fā)，發(fā)質(zhì)過軟者須用啫喱定型女士：淡妝、盤發(fā)l 站姿男士：兩腳打開與肩同寬，兩手靠背，右手握住左手手腕，左手輕輕握拳。收腹，昂首女士：丁字步，雙手放于肚幾處，右手放于左手上，雙肩打開，收腹，頷首l 坐姿男士：坐于椅子2/3處，雙膝并攏（腳尖不可對著客戶），立腰挺胸，上體自然挺直女士：

42、坐于椅子1/2處，雙膝并攏并側(cè)傾（腳尖不可對著客戶），立腰挺胸，上體自然挺直l 表情保持8顆牙齒的標(biāo)準(zhǔn)式笑臉B會務(wù)人員禮貌用語要求l 問候：即直截了當(dāng)?shù)南驅(qū)Ψ絾柡?。如：“您好！”“xxx小姐您好！”“xxx先生您好！”l 歡迎：歡迎您的到來”、“見到您很高興”、“恭候您的來臨”等。l 主動征詢：多用于工作人員主動向賓客提供服務(wù)時。如：“xxx女士您需要幫助么？”、“xxx先生有什么需要的？”等。l 肯定應(yīng)答：用來答復(fù)顧客的請求。例如：“好的，我知道您的意思”。C交流：l 指引：在明確賓客要去的地點(diǎn)后，站在賓客的右前方，以標(biāo)準(zhǔn)的指引手勢為賓客進(jìn)行指引：右手掌心自然伸直，掌心向上，五指并攏，手腕伸

43、直，使手與小臂連成一直線，肘關(guān)節(jié)自然彎曲，大小臂的彎度以140度為宜。l 交談：雙方的距離70cm左右為宜，語言準(zhǔn)確、精煉、使用禮貌用語，保持微笑。1.2嘉賓接待A接待要求l 及時確定和落實(shí)嘉賓、講師的個人基本信息、出行信息、食宿需求等相關(guān)必要信息；l 跟蹤、制作歡迎牌、胸牌、綬帶，準(zhǔn)備接送車輛、鮮花等物資；l 會程中，指派專人全程貼身服務(wù)；時刻關(guān)注、解決嘉賓提出的合理要求及問題；l 保持良好的服務(wù)態(tài)度，男女均著職業(yè)裝，女士化淡妝，服務(wù)人員全程微笑服務(wù)；l 使用統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的禮貌用語B具體服務(wù)l 確定講師及嘉賓的行程信息：交通工具、出發(fā)時間、抵達(dá)時間，出行人數(shù)、特殊需求等；l 提前安排接機(jī)車輛，

44、機(jī)動備用車輛（詳見接機(jī)部分）；l 提前制作歡迎物資：歡迎牌、綬帶、鮮花、參會證件等；l 提前在酒店接待區(qū)布置：拱門、歡迎橫幅、嘉賓展示易拉寶等；二、接機(jī)部分l 需提前三天確認(rèn)聯(lián)盟會員名單及航班信息，確認(rèn)到達(dá)時間：l 安排接機(jī)人員（2人），禮儀人員（2）名、準(zhǔn)備好接機(jī)所用物品如接機(jī)牌（2張）、指示牌（2張）；l 在會員所乘航班起飛前，接機(jī)人員進(jìn)行短信/電話確認(rèn)，是否出現(xiàn)航班延誤/改簽其他航班等信息；l 航班抵達(dá)后，出站口中間偏左方位（以會員為基準(zhǔn)）、右方位一人舉接機(jī)牌，另一人微笑并拿過行李。嘉賓、講師的接機(jī)迎接注意事宜l 針對邀約嘉賓（講師）進(jìn)行專人專責(zé)，負(fù)責(zé)嘉賓跟蹤服務(wù)，確保嘉賓及時到場;l

45、針對活動邀請嘉賓（講師）的接機(jī)迎接工作必須要有鮮花與聯(lián)盟特色禮品奉上，以示尊敬；l 在嘉賓（講師）到達(dá)活動酒店后禮貌詢問嘉賓下一步的活動意向，并配合做好安排（用餐、休息等）。接機(jī)信息表樣表：會員接機(jī)車輛安排表編號：NO.J00001車號：開車時間：時分機(jī)場：司機(jī)：電話：隨車服務(wù)人員：電話：1XXMU6666北京08:0010:30T3是2XXXMU5789成都08:1510:45T3延誤12點(diǎn)抵達(dá)3XXXMU3456濟(jì)南07:3010:00T1是三、簽到部分A. 嘉賓簽到B. 會員簽到C. 簽到前準(zhǔn)備事宜：l 酒店外圍環(huán)境的渲染和烘托，如條幅、盆景、指引牌等布置需提前一天到位；l 接待小組就位

46、；l 提前將需要簽到后發(fā)放給會員的物資進(jìn)行分揀、分裝；l 所需物資：會員信息表、簽到表、引導(dǎo)綬帶、鮮花、簽到筆、簽到表、簽到本、給會員的伴手禮；l 發(fā)放會員物資：歡迎信、手提袋（含活動手冊、宣傳手冊、參會證、日程表、活動須知、聯(lián)盟光盤、餐券等）、房卡。D. 會員簽到流程：l 迎賓人員在酒店門口恭候會員的到來l 接機(jī)車輛將聯(lián)盟會員接至酒店門口，由簽到引導(dǎo)人員將聯(lián)盟會員引導(dǎo)至簽到臺l 聯(lián)盟會員出示邀請函或出示個人信息l 信息核對人員核對聯(lián)盟會員信息無誤后，進(jìn)行相應(yīng)信息登記l 物資發(fā)放人員根據(jù)聯(lián)盟會員信息進(jìn)行參會證、房卡、活動手冊、手提袋等物資一并發(fā)放給聯(lián)盟會員l 簽到后引導(dǎo)人員將報到完畢的會員引導(dǎo)

47、至電梯口，帶領(lǐng)嘉賓去房間，幫助嘉賓提行李（注：每次活動依據(jù)活動安排對簽到流程進(jìn)行簡單調(diào)整，保持大致流程，添加特別環(huán)節(jié)）E. 簽到特別環(huán)節(jié)（每次活動待定）該部分依據(jù)每次活動進(jìn)行創(chuàng)意設(shè)定，本環(huán)節(jié)的制定要求在于能夠讓會員深刻記住本次活動，讓聯(lián)盟會員們感受到聯(lián)盟在精心用心做好本次活動，為聯(lián)盟會員創(chuàng)造溫馨感人的活動氛圍。會員簽到登記表（附加叫早選項）1張三男XX西安86182李四男XX西安86183王五男XX西安8619F. 簽到服務(wù)事項l 明確各工作人員相關(guān)職責(zé)，會程期間，所有工作人員不做與會務(wù)無關(guān)的事宜；l 工作人員與酒店提前進(jìn)行協(xié)商，在會場附近安排專用嘉賓休息室，請酒店服務(wù)人員協(xié)助，做好嘉賓休息室

48、的茶水等服務(wù)工作；l 根據(jù)需要，提前布置會場，準(zhǔn)備好桌椅、講師臺、音響、電子設(shè)備、嘉賓臺卡、白板等硬件設(shè)施；l 提前作好會場軟布置：易拉寶、歡迎橫幅、鮮花等;l 提前確定、準(zhǔn)備嘉賓發(fā)言所需要的物資，專人負(fù)責(zé)送遞茶水、紙巾等。G. 嘉賓簽到服務(wù)事宜l 指定嘉賓服務(wù)人員需做好信息確認(rèn)工作，確保嘉賓信息的及時準(zhǔn)確傳達(dá)，以免出現(xiàn)誤機(jī)、誤課等情況發(fā)生；l 提前向嘉賓或嘉賓助理詢問嘉賓對食宿方面的要求，以便于安排嘉賓的用餐與休息事宜；l 在課程開始之前再次確認(rèn)嘉賓演講主題，以免主持人信息有誤。四、返程送機(jī)l 工作人員提前與嘉賓或嘉賓助理進(jìn)行聯(lián)系，詢問返程事宜，確定嘉賓返程時間及班次，以便安排送機(jī)事宜；l

49、在嘉賓返程后，工作人員發(fā)送感謝短信，對嘉賓的到來與精彩演講表示感謝。A送機(jī)注意事宜：l 提前制定送機(jī)車輛時間表，在活動手冊中體現(xiàn)；l 工作人員在活動結(jié)束前提醒會員返程安排；l 由一到兩名工作人員在大巴前等候，引導(dǎo)聯(lián)盟會員上車；l 如有會員在活動結(jié)束當(dāng)日不離開活動舉辦地，則由會員自行安排時間，不負(fù)責(zé)其返程；l 在會員離開酒店返程后，會員服務(wù)組需給會員發(fā)送短信息，感謝其來參加本次活動，希望我們的活動能夠給他/她帶來更大的收獲。B送機(jī)時間安排表19：00酒店大堂212：00酒店大堂314：00酒店大堂416：00酒店大堂五、課程環(huán)節(jié)5.1課程現(xiàn)場注意事宜：l 講師和嘉賓由專人專責(zé)，確保及時準(zhǔn)確的迎接

50、講師及嘉賓的到來，避免出現(xiàn)無人接待的現(xiàn)象；l 講師和嘉賓所講內(nèi)容需提前與其進(jìn)行商定，并約定好大概的課程時間，由講師及嘉賓合理安排；l 講師和嘉賓在課程準(zhǔn)備上如需要運(yùn)用到現(xiàn)場設(shè)備（比如視頻、PPT、U盤等）由指定服務(wù)人員聯(lián)系好設(shè)備技術(shù)支持人員提前進(jìn)行好設(shè)備調(diào)試，以備出現(xiàn)臨時性狀況；l 講師和嘉賓可能需要到的現(xiàn)場道具要提前與之溝通并盡快進(jìn)行相關(guān)采購5.2課程前準(zhǔn)備事宜：l 聯(lián)盟會員到達(dá)前工作人員檢查學(xué)習(xí)教室燈光、音響、麥克風(fēng)、投影儀、白板等設(shè)備是否有故障、學(xué)習(xí)當(dāng)天講臺需布置鮮花，座位需提前布置好方便會員查找，每個學(xué)員桌前需備好紙筆以便會員使用l 貴賓室的準(zhǔn)備，需要提前與酒店協(xié)商解決l 宣傳物料的布

51、置l 人員安排：現(xiàn)場布置（1名）主持人（1名）、禮儀人員（四名）、助教（8名）音響師（1名）、攝影師（2名）、攝像師（2名）、現(xiàn)場記者（1-2名）5.3課程環(huán)節(jié)會務(wù)人員職責(zé)分工：A場外協(xié)調(diào)：l 上課前布置教室現(xiàn)場環(huán)境，上課中掌控各個節(jié)點(diǎn)的進(jìn)度l 全程手機(jī)隨身攜帶并保持通訊暢通B主持人：l 課前與講師及會籍經(jīng)理溝通配合事項及節(jié)點(diǎn)，掌控銷售環(huán)節(jié)節(jié)奏；l 講師上臺前歡迎致辭，調(diào)動學(xué)員學(xué)習(xí)氣氛；l 隨時準(zhǔn)備舞臺一切突發(fā)狀況的應(yīng)急處理。C助教：l 上課前在教室門口列隊等候?qū)W員到場，引導(dǎo)會員學(xué)員入場坐定，回到各自所負(fù)責(zé)的組中；l 幫助會員學(xué)員在課程中獲得更大的收獲并提供茶水等更換服務(wù)；l 作為機(jī)動人員配合講師現(xiàn)場教學(xué)的需求完成課程需要；D音響師：l 與各講師及嘉賓溝通課程氛圍，課中適時插播音樂烘托；l 活動前一天調(diào)試教室場地音響設(shè)備，確保零差錯；l 活動當(dāng)日保證自己的時鐘與會場時間一致，提前十五分鐘入崗；檢查好視頻、音頻，做好電腦調(diào)試。E燈光師：l 活動前一天與場地管理人員溝通燈光設(shè)備使用方法，以可遞進(jìn)使用燈光為宜。l 在上課過程中適當(dāng)調(diào)整教室的光線烘托現(xiàn)場氣氛；F禮儀：l 四名：2名在門口候場，2名進(jìn)行指引；l 候場禮儀，專業(yè)大方的微笑，保持70分貝的聲音向嘉賓問好；l 引領(lǐng)嘉賓禮儀