基于大數(shù)據(jù)思維的電子檔案管理策略分析

1、    基于大數(shù)據(jù)思維的電子檔案管理策略分析    李小春摘要：當(dāng)前，隨著我國電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)思維已經(jīng)越來越多被運用到電子檔案管理工作過程中。本文在分析大數(shù)據(jù)思維下企業(yè)電子檔案管理的顯著特征的基礎(chǔ)上，針對性地提出大數(shù)據(jù)思維下電子檔案管理的具體策略。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)思維;電子檔案管理;策略分析當(dāng)前，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)的管理活動帶來了巨大的便利。并且，隨著電子信息技術(shù)應(yīng)用范圍的迅速擴大，企業(yè)在進行內(nèi)部管理活動時愈發(fā)意識到電子信息技術(shù)發(fā)展的成果之一大數(shù)據(jù)的重要性。檔案管理是保障企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動順利開展的重要保障，并且檔案管理工作中包含大量

2、各個方面的薪資搜集、整理及歸檔保存活動，通過大數(shù)據(jù)思維科學(xué)合理的引導(dǎo)，檔案管理過程中產(chǎn)生的信息流能夠更為流暢地傳遞，檔案管理電子化也能夠使得企業(yè)內(nèi)部檔案資料的整理及利用過程更為安全。一方面這能夠有效提升企業(yè)科學(xué)合理的檔案管理水平，另一方面能夠在大數(shù)據(jù)思維指導(dǎo)下使得企業(yè)的整體管理水平得到大幅度提高。因此，企業(yè)應(yīng)在日益復(fù)雜的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境下秉承大數(shù)據(jù)思維，實現(xiàn)以電子檔案管理新模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)意義上的檔案管理。一、大數(shù)據(jù)思維下企業(yè)電子檔案管理的顯著特征（一）檔案信息的共享開放程度進一步提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用的一大特點是能夠?qū)崿F(xiàn)組織內(nèi)部所有信息資源的科學(xué)合理高效整合，而在企業(yè)的電子檔案管理工作中，通過秉承大數(shù)據(jù)思維

3、，能夠在較短的時間內(nèi)快速改變企業(yè)傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式。通過運用大數(shù)據(jù)思維，企業(yè)內(nèi)部也能夠科學(xué)合理高效地建立并完善自身電子檔案管理制度，保障檔案管理部門內(nèi)部的具體工作能夠得到順利推進。同時，在大數(shù)據(jù)思維指導(dǎo)下展開的電子檔案管理工作能夠利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)所具有的共享性等特性，開放性地高效完成電子檔案管理工作。（二）檔案管理思想觀念得到進一步變革企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理思想觀念要想得到迅速的變革，改變傳統(tǒng)企業(yè)中長期形成的較為落后的檔案管理觀念是重要前提與手段。大數(shù)據(jù)思維能夠使得企業(yè)內(nèi)部各個管理層級對于電子檔案管理工作的巨大價值采取科學(xué)合理的認識，使得內(nèi)部電子檔案管理工作得到各個管理層級的充分重視。此外

4、，在大數(shù)據(jù)思維時代，企業(yè)電子檔案管理模式改變了以往傳統(tǒng)檔案管理只是簡單整理儲存各種實體檔案信息資料的工作模式，大數(shù)據(jù)思維下的電子檔案管理能夠從檔案信息的源頭資料搜集環(huán)節(jié)著手，在搜集到相關(guān)信息及資料后，能夠?qū)n案資料進一步整合處理，同時改變以往檔案管理相對封閉的弊端，使得電子檔案管理工作在開放性的特點下更加系統(tǒng)化，檔案管理的效率也極大提升。（三）電子檔案管理過程安全性進一步提高在大數(shù)據(jù)思維下，電子檔案管理工作能夠利用更多的信息技術(shù)，如安全認證、訪問控制、安全審計、可查詢加密等技術(shù)極大程度上減少企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)信息泄露等安全問題的可能。雖然電子檔案管理模式在信息載體的安全性方面較傳統(tǒng)實物載體有所

5、欠缺，但是大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以用大數(shù)據(jù)的手段解決大數(shù)據(jù)安全，提供安全的信息防護技術(shù)，進而構(gòu)建以可靠數(shù)據(jù)中心為核心的數(shù)字檔案資源安全管理體系。二、大數(shù)據(jù)思維下電子檔案管理的具體策略（一）進一步強化電子檔案管理工作過程中的共享意識及服務(wù)意識電子檔案管理工作不僅僅是一項獨立的工作，該項工作更多的是為企業(yè)整體管理及生產(chǎn)經(jīng)營活動服務(wù)的。因此，在大數(shù)據(jù)思維的指導(dǎo)下，企業(yè)內(nèi)部的管理者及電子檔案管理工作人員必須進一步增強服務(wù)意識及共享意識。在具體的電子檔案管理工作過程中，不僅秉承大數(shù)據(jù)思維，更要利用好大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，使得企業(yè)各個部門在檔案使用時更加高效便捷，檔案信息的提取、分析過程更加直觀，為企業(yè)各個層級管理者的

6、相關(guān)決策提供科學(xué)合理的依據(jù)。并且，大數(shù)據(jù)思維的一個重要特征就是共享性，電子檔案管理部門要在保證檔案信息不會被不當(dāng)使用的情況下做到最大限度上的共享，使得各個部門能夠高效便捷地獲得所需要的檔案信息，提升電子檔案信息的管理效率。（二）優(yōu)化大數(shù)據(jù)思維下的電子檔案管理生態(tài)在大數(shù)據(jù)思維下要實現(xiàn)企業(yè)電子檔案管理模式的創(chuàng)新，必須改變以往企業(yè)內(nèi)部檔案管理的生態(tài)環(huán)境，實現(xiàn)電子檔案管理過程中的檔案信息共享化程度及用戶參與度的提升。在經(jīng)濟新常態(tài)背景下，企業(yè)內(nèi)部的電子檔案管理模式由于在大數(shù)據(jù)思維的指導(dǎo)下，實現(xiàn)了管理主體與檔案信息使用主體間新型關(guān)系的建立，企業(yè)內(nèi)部原有的電子檔案信息使用者只能被動接受信息的情況已經(jīng)轉(zhuǎn)變。在

7、大數(shù)據(jù)思維下，電子檔案管理工作所涉及的信息量將進一步增大，檔案信息之間的聯(lián)系將更為復(fù)雜，這就需求企業(yè)內(nèi)部管理者的思維相關(guān)性要進一步提高。企業(yè)內(nèi)部各個管理層級要加強對于電子檔案管理工作的多元聯(lián)系性的認識，充分把握大數(shù)據(jù)思維下的電子檔案管理特點，優(yōu)化大數(shù)據(jù)思維下的電子檔案管理生態(tài)。（三）制定完善大數(shù)據(jù)思維下檔案大數(shù)據(jù)管理的標準規(guī)范在大數(shù)據(jù)背景環(huán)境下，對當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的特點進行充分研究并制定科學(xué)合理的標準規(guī)范，能夠很大程度上保障企業(yè)電子檔案大數(shù)據(jù)的有效管理工作順利開展。目前，國家已頒布了中華人民共和國電子簽名法，且最新施行的檔案法也對當(dāng)前運用頻率日益加快的電子檔案的法律效力做出了肯定，部分省市

8、也在以上法律的基礎(chǔ)上制定了各種規(guī)范與辦法，從社會整體層面看電子文件信息的安全可靠性已經(jīng)能夠得到相當(dāng)強的保障。然而，要清楚地認識到在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)如何更好地實現(xiàn)檔案管理仍是一項較新的問題。因此，對于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理標準規(guī)范制定可以由三方面著手：第一，充分借鑒現(xiàn)有電子檔案管理規(guī)范中的優(yōu)勢，并充分考慮當(dāng)前新發(fā)展，進一步完善對大數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容;第二，進一步開拓思路，對當(dāng)前國內(nèi)外的探索成果中適合自身情況的內(nèi)容進行有效借鑒;第三，對整體規(guī)范的制定可以由具體事務(wù)的業(yè)務(wù)流程做起，做到層層有效推進。（四）加快大數(shù)據(jù)思維下電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作出現(xiàn)了一些與當(dāng)

9、前發(fā)展一些不適應(yīng)的情況，特別是對于電子文件實行的“雙套制”管理模式亟待變革，可以嘗試確立電子版的效力，將其作為最終的歸檔版本。以“單套制”管理為主要特征的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，就是從以紙質(zhì)管理為主導(dǎo)的模式全面向以數(shù)字檔案信息管理為主導(dǎo)的模式轉(zhuǎn)變，其范圍涵蓋文件整個生命周期全過程，包括形成、捕獲、利用、處置及保存等各個階段。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理涉及多個信息系統(tǒng)，多個流程節(jié)點，需要深入分析研發(fā)一套適合檔案管理的穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)。只有基于文件生命周期管理，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用信息系統(tǒng)的無縫集成，增強系統(tǒng)的自動化處理功能，實時地通過網(wǎng)絡(luò)在線接收各立檔單位的電子文件和電子檔案，才能更好地保

10、證電子檔案來源可信、管理可靠、長期可用。才能適應(yīng)新形勢，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)思維下電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。（五）建立大數(shù)據(jù)思維下電子檔案數(shù)據(jù)安全機制大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子檔案、電子數(shù)據(jù)的大量產(chǎn)生，給檔案部門傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)接收與管理方式帶來巨大挑戰(zhàn)。需要從一個完整的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)出發(fā)，全方位、多層次地綜合考慮信息網(wǎng)絡(luò)的各種實體和各個環(huán)節(jié)，逐步提高和完善信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性建設(shè)。對于數(shù)據(jù)安全的保障過程，需要將安全技術(shù)措施與安全管理措施進行科學(xué)合理的有機結(jié)合。無論哪一種信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其根本要素都包括最終產(chǎn)品、運行過程以及人員等，在制定盡可能可靠的技術(shù)解決方案的基礎(chǔ)上，必須嚴格考慮到社會發(fā)展過程中的法律法規(guī)、管理制

11、度等方面的作用。在解決電子文件的歸檔以及該過程的安全漏洞彌補等問題時，要做到先進技術(shù)手段與合理管理策略相結(jié)合。電子檔案的管理工作一定程度上依賴計算機系統(tǒng)，因此電子檔案管理工作的安全性能否得到充分保障，與計算機系統(tǒng)及其子系統(tǒng)的安全性密切相關(guān)。對于大數(shù)據(jù)管理工作中存在的各種不可預(yù)測風(fēng)險，較為傳統(tǒng)的各種安全技術(shù)，如信息加密技術(shù)、防火墻技術(shù)以及安全隔離與交換技術(shù)與大數(shù)據(jù)環(huán)境下的新型云安全技術(shù)合理搭配運用，能夠最大程度上抵擋各種來自外界的非法攻擊，最終保障數(shù)據(jù)生成及運行環(huán)節(jié)的安全性。因此，在科學(xué)合理使用多種安全措施的前提下，電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性能夠最大程度上得到提高，檔案安全與備災(zāi)機制也能夠得到有效的建立及完善。三、結(jié)語綜上所述，大數(shù)據(jù)思維充分變革了傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式，使得電子檔案管理這種新模式在企業(yè)內(nèi)部的推進過程更為順利，現(xiàn)代企業(yè)中相關(guān)部門應(yīng)該進一步加強大數(shù)據(jù)技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，最大限度上發(fā)揮大數(shù)據(jù)思維的指導(dǎo)作用，進一