電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程管理規(guī)范

1、電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程管理規(guī)范（征求意見稿）范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家行政機(jī)關(guān)制發(fā)的電子公文管理。黨的機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)制發(fā)的電子公文管理可參照?qǐng)?zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB 18030-2000信息技術(shù) 信息交換用漢字編碼字符集 基本集的擴(kuò)充GB 2312-1980信息交換用漢字編碼字符集 基本集GB/T 9704-1999國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式GBT 1889

2、42002電子文件歸檔與管理規(guī)范DAT22 歸檔文件整理規(guī)則DAT18 檔案著錄規(guī)則中辦發(fā)199614號(hào)中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例國(guó)發(fā)200023號(hào) 關(guān)于發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知國(guó)家檔案局令第6號(hào) 電子公文歸檔管理暫行辦法ISO 15489信息與文獻(xiàn)文件管理術(shù)語(yǔ)和定義GB/T 9704-1999、GB/T 18894、中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中確立的術(shù)語(yǔ)和定義以及下列術(shù)語(yǔ)和定義均適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1電子公文electronic official document電子公文是指國(guó)家機(jī)構(gòu)及其它社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)

3、碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有法定效用和規(guī)范體式的文件。3.2歸檔電子公文件 archival electronic official document指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子公文(31)。3.3背景信息 context 指描述生成電子公文(31)的職能活動(dòng)、電子公文的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。3.4元數(shù)據(jù) metadata 指描述電子公文(31)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。3.5留痕信息 tra

4、ce information將電子公文在其成文過程中的歷次修改過程、修改內(nèi)容及每一個(gè)處理步驟修改的痕跡進(jìn)行保留，以確保信息的不可否認(rèn)性和可追溯性。3.6保存日志 save log電子公文在其成文過程中對(duì)所有操作、日期及行為的記錄和描述。3.7版式文件 template file能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件原版原式呈現(xiàn)的電子文件格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。常見的版式文件格式有PDF、CEB等。這類版式文件通常具有以下特點(diǎn)：保留原版原式，忠于紙質(zhì)文檔的原有排版格式，圖文并茂。內(nèi)容不易修改，保證原文的正確性、完整性和保密性。符號(hào)和縮略語(yǔ)4.1XML 可擴(kuò)展置標(biāo)語(yǔ)言（eXtensible Mark

5、up Language）。4.2CEBCEB是Chinese E-paper Basic的縮寫，是一種帶語(yǔ)義的跨媒體版式文檔，在不同的軟硬件環(huán)境下保持顯示不發(fā)生變化。電子公文管理的基本要求電子公文管理，遵循電子政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的電子公文應(yīng)歸檔的原則和歸檔電子公文應(yīng)規(guī)范的原則，遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保和有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。電子公文歸檔管理，按國(guó)家檔案局令第6號(hào)電子公文歸檔管理暫行辦法執(zhí)行。電子公文文檔一體化要求電子公文形成、辦理到歸檔、保管、利用等管理過程是連續(xù)的、不間斷的，對(duì)電子公文的管理過程及

6、其控制是全程的、預(yù)知的、可控的。文檔一體化管理保證電子公文內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，保證從文書部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流暢通、完整。4電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程6.1 業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)圖圖1中的業(yè)務(wù)流程描述了電子公文從形成、辦理、歸檔、保管、利用或銷毀的一般過程。電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)圖436.2 流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)電子公文的交換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個(gè)節(jié)點(diǎn)，是電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，涉及到不同的辦公系統(tǒng)（OA）之間、辦公系統(tǒng)和檔案室檔案管理系統(tǒng)之間、檔案室檔案管理系統(tǒng)和檔案館檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，直接影響電子公文全程管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流的是否暢通。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范了交

7、換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個(gè)節(jié)點(diǎn)的電子公文業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)順暢。6.3 業(yè)務(wù)流程中其他節(jié)點(diǎn)的一般要求電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的其他節(jié)點(diǎn)，也是電子公文管理的組成部分。各節(jié)點(diǎn)的全部事務(wù)處理活動(dòng)和元數(shù)據(jù)、背景信息，如責(zé)任人、時(shí)間、結(jié)果等，都要完整和準(zhǔn)確記錄下來。電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的保存日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。電子公文交換的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范7.1 電子公文交換業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容電子公文交換業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容，在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)中，可采用如下結(jié)構(gòu)中的任何一種進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞：

8、3; 完全符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的XML格式· 版式公文+公文的描述信息· 公文文頭（圖形格式）+公文內(nèi)容（txt格式）+公文的描述信息7.2 電子公文描述信息數(shù)據(jù)的格式規(guī)范在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)中，電子公文的描述信息應(yīng)符合表1的要求。 表1 電子公文基本描述信息元素?cái)?shù)據(jù)類型說明發(fā)文字號(hào)字符型(長(zhǎng)度100)公文的發(fā)文字號(hào)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)標(biāo)規(guī)定的形式進(jìn)行記錄文件標(biāo)題字符型(長(zhǎng)度192)文件標(biāo)題信息，應(yīng)能準(zhǔn)確反映公文內(nèi)容文種字符型(長(zhǎng)度10)黨政機(jī)關(guān)或其它機(jī)關(guān)公文的種類名稱主題詞字符型(長(zhǎng)度100)公文的主題詞發(fā)文機(jī)關(guān)（責(zé)任者）字符型(長(zhǎng)度100)公文制發(fā)機(jī)關(guān)的規(guī)范性全稱。聯(lián)合行文時(shí)，包括主辦機(jī)

9、關(guān)和協(xié)辦單位。主送機(jī)關(guān)字符型(長(zhǎng)度100)公文的主送機(jī)關(guān)信息抄送機(jī)關(guān)字符型(長(zhǎng)度100)公文的抄送機(jī)關(guān)信息簽發(fā)人字符型(長(zhǎng)度20)公文簽發(fā)人簽發(fā)時(shí)間字符型(長(zhǎng)度20)公文簽發(fā)時(shí)間公文密級(jí)字符型公文密級(jí)信息，公文的密級(jí)包括普通、絕密、機(jī)密緊急程度字符型公文的緊急程度信息，公文的緊急程度包括特急、加急、急件、平件保密期限字符型公文的保密期限信息附件名稱字符型(長(zhǎng)度260)公文附件的名稱信息內(nèi)容描述字符型(長(zhǎng)度500)對(duì)公文內(nèi)容的簡(jiǎn)要描述信息頁(yè)數(shù)字符型公文頁(yè)數(shù)控制標(biāo)識(shí)字符型公文允許上因特網(wǎng)的控制標(biāo)識(shí)7.3 電子公文描述信息元數(shù)據(jù)項(xiàng)目XML結(jié)構(gòu)形式<?xml version="1.0&

10、quot; encoding="GB2312" ?> - <主節(jié)點(diǎn)>- <FIELDS> <FIELD FieldName="發(fā)文字號(hào)" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="文件標(biāo)題" FieldType="String" WIDTH="192" /> <FIELD FieldName="文種" FieldTyp

11、e="String" WIDTH="10" /> <FIELD FieldName="主題詞" FieldType="String" WIDTH="100" /> <FIELD FieldName="發(fā)文機(jī)關(guān)（責(zé)任者）" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="主送機(jī)關(guān)" FieldType="String&q

12、uot; WIDTH="100" /> <FIELD FieldName="抄送機(jī)關(guān)" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="簽發(fā)人" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="簽發(fā)時(shí)間" FieldType="String" WIDTH="10&q

13、uot; /><FIELD FieldName="公文密級(jí)" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="緊急程度" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="保密期限" FieldType="String" WIDTH="10" /> <FIELD Fie

14、ldName="附件名稱" FieldType="String" WIDTH="260" /><FIELD FieldName="內(nèi)容描述" FieldType="String" WIDTH="500" /><FIELD FieldName="頁(yè)數(shù)" FieldType="String" WIDTH="4" /><FIELD FieldName="控制標(biāo)識(shí)" F

15、ieldType="String" WIDTH="4" /> </FIELDS>- <ROWDATA> <ROW發(fā)文字號(hào)="津X發(fā)200415號(hào)" 文件標(biāo)題="關(guān)于開展人員密集場(chǎng)所消防安全疏散通道安全出口專項(xiàng)治理的意見" 文種="意見" 主題詞="公安消防安全治理意見" 發(fā)文機(jī)關(guān)（責(zé)任者）="天津市XX局" 主送機(jī)關(guān)="" 抄送機(jī)關(guān)="" 簽發(fā)人="張XX" 簽

16、發(fā)時(shí)間="2004-6-16" 公文密級(jí)="內(nèi)部" 緊急程度="" 保密期限="1年" 內(nèi)容描述="" 附件名稱="" 頁(yè)數(shù)="" 控制標(biāo)識(shí)=""/> </ROWDATA> </主節(jié)點(diǎn)>7.4 版式文件規(guī)范在排版格式上應(yīng)符合GB/T 9704-1999要求。電子公文歸檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范電子公文在創(chuàng)建（形成）、辦理之后，符合歸檔范圍，應(yīng)按本標(biāo)準(zhǔn)的要求（見附錄A A.1），收集相關(guān)的內(nèi)容，形成電子公文及相應(yīng)的元數(shù)

17、據(jù)。所有數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系統(tǒng)運(yùn)行、具有符合本規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（見附錄A A.2）和數(shù)據(jù)格式。8.1 電子公文歸檔數(shù)據(jù)格式對(duì)于各種不同類型的電子公文，其文件存儲(chǔ)格式均應(yīng)盡量采用通用格式（XML、CEB、PDF、TXT），采用現(xiàn)階段允許格式（DOC、WPS、RTF、SEP）要同時(shí)保存該格式的閱讀器。如果采用不符合本規(guī)范要求的格式，收集時(shí)應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。8.2 電子公文歸檔數(shù)據(jù)項(xiàng)電子公文歸檔數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)符合表2要求。 表2 電子公文歸檔數(shù)據(jù)表序號(hào)元素類型名稱定義數(shù)據(jù)來源備注1 標(biāo)識(shí)信息電子文檔號(hào)管理電子公文的一組符號(hào)代碼用戶必選2文件檔號(hào)分配給每份文件的唯一識(shí)別編號(hào)系統(tǒng)/用戶必

18、選3分類號(hào)檔案分類中的類目代號(hào)系統(tǒng)/用戶必選4內(nèi)容信息文件標(biāo)題指文件的主題內(nèi)容和性質(zhì)系統(tǒng)/用戶必選5文件編號(hào)文件的發(fā)文字號(hào)，指文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)系統(tǒng)/用戶必選6文種指文件種類的名稱系統(tǒng)/用戶必選7主題詞用以表達(dá)文件主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞組系統(tǒng)/用戶必選8內(nèi)容描述內(nèi)容摘要或文本描述（對(duì)文件內(nèi)容的描述）系統(tǒng)/用戶可選9附件名稱指正文后的附件材料的題名系統(tǒng)/用戶可選10背景信息簽發(fā)人文件簽發(fā)人員姓名系統(tǒng)/用戶必選11責(zé)任者指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人系統(tǒng)/用戶必選12文件形成部門歸檔工作承擔(dān)單位的全稱系統(tǒng)/用戶必選13文件形成時(shí)間指文件產(chǎn)生、簽署和批準(zhǔn)的

19、時(shí)間系統(tǒng)/用戶必選14密級(jí)記錄文件保密程度等級(jí)系統(tǒng)/用戶必選15保密期限記錄文件的保密期限，是對(duì)文件秘密等級(jí)的時(shí)效說明系統(tǒng)/用戶必選16歸檔時(shí)間記錄文件歸檔的時(shí)間信息系統(tǒng)/用戶可選17頁(yè)數(shù)文件以件為單位編制的總頁(yè)數(shù)系統(tǒng)/用戶必選18控制標(biāo)識(shí)指判定該份文件是否無需控制，可向社會(huì)公開提供利用的符號(hào)代碼系統(tǒng)/用戶必選19保管期限在采取處置行為之前，文件必須保存的時(shí)間期限系統(tǒng)/用戶必選20接收單位接收文件的單位系統(tǒng)/用戶可選21接收人對(duì)文件接收承擔(dān)責(zé)任的人系統(tǒng)/用戶可選22接收時(shí)間接收單位收到文件的時(shí)間系統(tǒng)/用戶可選23語(yǔ)種記錄文件內(nèi)容所用的語(yǔ)言種類系統(tǒng)/用戶可選24發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件對(duì)相關(guān)文件的參照

20、系統(tǒng)/用戶可選25存儲(chǔ)位置電子公文存儲(chǔ)的物理/邏輯位置系統(tǒng)/用戶可選26硬件環(huán)境主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等系統(tǒng)/用戶可選27軟件環(huán)境文件創(chuàng)建時(shí)的軟件環(huán)境情況如操作系統(tǒng)型號(hào)主版本等系統(tǒng)/用戶可選28數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)處理文檔所必需的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)系統(tǒng)/用戶可選29相關(guān)軟件文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等系統(tǒng)/用戶可選30原件描述信息數(shù)據(jù)類型關(guān)于文件數(shù)據(jù)的類別信息系統(tǒng)/用戶必選31數(shù)據(jù)大小記錄文件數(shù)據(jù)的字節(jié)數(shù)系統(tǒng)/用戶必選32數(shù)據(jù)格式構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)的邏輯格式系統(tǒng)/用戶必選33文件存儲(chǔ)名指電子公文存儲(chǔ)在載體上的文件名用戶可選8.3 電子公文元數(shù)據(jù)項(xiàng)目XML結(jié)構(gòu)形式<?xml version=&

21、quot;1.0" encoding="GB2312" ?> - <主節(jié)點(diǎn)>- <FIELDS> <FIELD FieldName="電子文檔號(hào)" FieldType="String" WIDTH="32" /><FIELD FieldName="文件檔號(hào)" FieldType="String" WIDTH="36" /> <FIELD FieldName="分類號(hào)"

22、 FieldType="String" WIDTH="20" /><FIELD FieldName="文件標(biāo)題" FieldType="String" WIDTH="192" /> <FIELD FieldName="文件編號(hào)" FieldType="String" WIDTH="72" /> <FIELD FieldName="文種" FieldType="String

23、" WIDTH="8" /> <FIELD FieldName="主題詞" FieldType="String" WIDTH="100" /> <FIELD FieldName="內(nèi)容描述" FieldType="String" WIDTH="500" /> <FIELD FieldName="附件名稱" FieldType="String" WIDTH="20

24、0" /> <FIELD FieldName="簽發(fā)人" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="責(zé)任者" FieldType="String" WIDTH="96" /> <FIELD FieldName="文件形成部門" FieldType="String" WIDTH="48" /> <FIE

25、LD FieldName="文件形成時(shí)間" FieldType="String" WIDTH="8" /> <FIELD FieldName="密級(jí)" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="保密期限" FieldType="String" WIDTH="10" /> <FIELD FieldName="頁(yè)數(shù)&q

26、uot; FieldType="String" WIDTH="4" /><FIELD FieldName="控制標(biāo)識(shí)" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="保管期限" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="接收單位" FieldType="Stri

27、ng" WIDTH="48" /> <FIELD FieldName="接收人" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="接收時(shí)間" FieldType="String" WIDTH="8" /> <FIELD FieldName="語(yǔ)種" FieldType="String" WIDTH="20&q

28、uot; /> <FIELD FieldName="發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件" FieldType="String" WIDTH="128" /> <FIELD FieldName="數(shù)據(jù)類型" FieldType="String" WIDTH="" /><FIELD FieldName="數(shù)據(jù)格式" FieldType="String" WIDTH="" /><FIELD

29、FieldName="數(shù)據(jù)大小" FieldType="String" WIDTH="128" /><FIELD FieldName="文件存儲(chǔ)名" FieldType="String" WIDTH="40" /><FIELD FieldName="加密方式" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="硬件環(huán)境&

30、quot; FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="軟件環(huán)境" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="相關(guān)軟件" FieldType=&quo

31、t;String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="備注" FieldType="String" WIDTH="100" /> </FIELDS>- <ROWDATA> <ROW電子文檔號(hào)="48256EC10029CF3948256EC100291A82" 文件檔號(hào)="" 分類號(hào)=""文件標(biāo)題="關(guān)于開展人員密集場(chǎng)所消防安全疏散通道安全出口專項(xiàng)治理的意見&

32、quot; 文件編號(hào)="津X發(fā)200415號(hào)" 文種="意見" 主題詞="公安消防安全治理意見" 內(nèi)容描述="" 附件名稱="" 簽發(fā)人="張XX" 責(zé)任者="天津市XX局" 文件形成部門="三處" 文件形成時(shí)間="2004-6-16" 密級(jí)="內(nèi)部" 保密期限="1年" 頁(yè)數(shù)="" 控制標(biāo)識(shí)="" 保管期限="永久"

33、 接收單位="天津市政府辦公廳" 接收人="" 接收時(shí)間="" 語(yǔ)種="" 發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件="" 數(shù)據(jù)類型="" 數(shù)據(jù)格式="" 數(shù)據(jù)大小="" 加密方式="" 硬件環(huán)境="" 軟件環(huán)境=" " 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)="" 相關(guān)軟件="" 備注=""/> </ROWDATA> </主節(jié)點(diǎn)>8.4

34、 電子公文歸檔的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)電子公文歸檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，應(yīng)符合附錄A A.1要求。歸檔電子公文移交歸檔電子公文在完成有關(guān)檔案著錄、整理、鑒定、保管等工作之后，應(yīng)在一定的時(shí)間內(nèi)或即時(shí)向檔案館（電子文件中心）移交。· 向檔案館移交的電子檔案應(yīng)是文書處理過程中產(chǎn)生的最后核定歸檔的定稿。· 移交的電子檔案應(yīng)包括說明文件形成的背景信息和元數(shù)據(jù)，以及電子文件辦理過程的記錄信息。· 移交檔案館的電子公文格式應(yīng)符合規(guī)定的文件格式要求，專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定的格式；不能轉(zhuǎn)換的應(yīng)將相關(guān)軟件隨同文件一同移交進(jìn)館。· 對(duì)于加密的電子檔案，應(yīng)解密后再行移交。· 移交進(jìn)

35、館的電子檔案應(yīng)按照DA/T 22的要求，經(jīng)過系統(tǒng)整理、鑒定和編目。歸檔電子公文移交內(nèi)容符合附錄A A.1要求。所有移交數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系統(tǒng)運(yùn)行、具有符合本規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（見附錄A A.2）和數(shù)據(jù)格式。9.1 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)符合表3要求。表3 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)表序號(hào)元素類型名稱定義數(shù)據(jù)來源備注1 標(biāo)識(shí)信息電子文檔號(hào)管理電子公文的一組符號(hào)代碼用戶必選2全宗號(hào)用戶必選3保管期限代碼永久-Y；長(zhǎng)期-C；短期-D用戶必選4年度系統(tǒng)/用戶必選5歸檔機(jī)構(gòu)代碼文件形成部門漢語(yǔ)拼音縮寫系統(tǒng)/用戶必選6盒號(hào)系統(tǒng)/用戶必選7件號(hào)系統(tǒng)/用戶必選8文件檔號(hào)分配給每份文件的唯一識(shí)別編號(hào)系統(tǒng)/

36、用戶必選9分類號(hào)檔案分類中的類目代號(hào)系統(tǒng)/用戶必選10內(nèi)容信息文件標(biāo)題指文件的主題內(nèi)容和性質(zhì)系統(tǒng)/用戶必選11文件編號(hào)文件的發(fā)文字號(hào)，指文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)系統(tǒng)/用戶必選12文種指文件種類的名稱系統(tǒng)/用戶必選13主題詞用以表達(dá)文件主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞組系統(tǒng)/用戶必選14內(nèi)容描述內(nèi)容摘要或文本描述（對(duì)文件內(nèi)容的描述）系統(tǒng)/用戶可選15附件名稱指正文后的附件材料的題名系統(tǒng)/用戶可選16背景信息簽發(fā)人文件簽發(fā)人員姓名系統(tǒng)/用戶必選17責(zé)任者指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人系統(tǒng)/用戶必選18文件形成部門歸檔工作承擔(dān)單位的全稱系統(tǒng)/用戶必選19文件形成時(shí)間指文件

37、產(chǎn)生、簽署和批準(zhǔn)的時(shí)間系統(tǒng)/用戶必選20密級(jí)記錄文件保密程度等級(jí)系統(tǒng)/用戶必選21保密期限記錄文件的保密期限，是對(duì)文件秘密等級(jí)的時(shí)效說明系統(tǒng)/用戶必選22歸檔時(shí)間記錄文件歸檔的時(shí)間信息系統(tǒng)/用戶可選23頁(yè)數(shù)文件以件為單位編制的總頁(yè)數(shù)。系統(tǒng)/用戶必選24控制標(biāo)識(shí)指判定該份文件是否無需控制，可向社會(huì)公開提供利用的符號(hào)代碼系統(tǒng)/用戶必選25保管期限在采取處置行為之前，文件必須保存的時(shí)間期限系統(tǒng)/用戶必選26接收單位接收文件的單位系統(tǒng)/用戶可選27接收人對(duì)文件接收承擔(dān)責(zé)任的人系統(tǒng)/用戶可選28接收時(shí)間接收單位收到文件的時(shí)間系統(tǒng)/用戶可選29語(yǔ)種記錄文件內(nèi)容所用的語(yǔ)言種類系統(tǒng)/用戶可選30發(fā)文依據(jù)或相關(guān)

38、文件對(duì)相關(guān)文件的參照系統(tǒng)/用戶可選31處置授權(quán)機(jī)構(gòu)具有文件處置授權(quán)權(quán)力的機(jī)構(gòu)系統(tǒng)/用戶可選32處置責(zé)任者實(shí)施處置行為的責(zé)任人用戶可選33處置行為保管期限期滿時(shí)對(duì)文件采取的處置行為用戶可選34處置時(shí)間對(duì)文件采取處置行為的時(shí)間用戶/系統(tǒng)可選35保管日志文件長(zhǎng)期保管利用中對(duì)所有操作日期及行為的記錄和描述系統(tǒng)可選36存儲(chǔ)位置電子公文存儲(chǔ)的物理/邏輯位置系統(tǒng)/用戶可選37加密方式如何對(duì)文件進(jìn)行加密的信息系統(tǒng)/用戶可選38硬件環(huán)境主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等系統(tǒng)/用戶可選39軟件環(huán)境文件創(chuàng)建時(shí)的軟件環(huán)境情況如操作系統(tǒng)型號(hào)主版本等系統(tǒng)/用戶可選40數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)處理文檔所必需的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)系統(tǒng)/用戶可選41相

39、關(guān)軟件文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等系統(tǒng)/用戶可選42原件描述信息數(shù)據(jù)類型關(guān)于文件數(shù)據(jù)的類別信息系統(tǒng)/用戶必選43數(shù)據(jù)大小記錄文件數(shù)據(jù)的字節(jié)數(shù)系統(tǒng)/用戶必選44數(shù)據(jù)格式構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)的邏輯格式系統(tǒng)/用戶必選45文件存儲(chǔ)名指電子公文存儲(chǔ)在載體上的文件名用戶可選46載體信息載體類型存儲(chǔ)電子公文載體類型用戶必選47載體編號(hào)存儲(chǔ)電子公文載體編號(hào)用戶必選48其他紙文件地址對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件存儲(chǔ)地址用戶可選49備注對(duì)文件的其它說明用戶可選9.2 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)XML結(jié)構(gòu)格式<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?

40、> - <主節(jié)點(diǎn)>- <FIELDS><FIELD FieldName="電子文檔號(hào)" FieldType="String" WIDTH="32" /> <FIELD FieldName="全宗號(hào)" FieldType="String" WIDTH="5" />   <FIELD FieldName="保管期限代碼" FieldType="String" WIDTH=

41、"1" />   <FIELD FieldName="年度" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="歸檔機(jī)構(gòu)代碼" FieldType="String" WIDTH="10" / <FIELD FieldName="盒號(hào)" FieldType="String" WIDTH="6" /> &#

42、160; <FIELD FieldName="件號(hào)" FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="文件檔號(hào)" FieldType="String" WIDTH="32" /> <FIELD FieldName="分類號(hào)" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName=

43、"文件標(biāo)題" FieldType="String" WIDTH="192" />   <FIELD FieldName="文件編號(hào)" FieldType="String" WIDTH="72" />   <FIELD FieldName="文種" FieldType="String" WIDTH="8" />   <FIELD FieldName=&q

44、uot;主題詞" FieldType="String" WIDTH="100" />   <FIELD FieldName="內(nèi)容描述" FieldType="String" WIDTH="500" /> <FIELD FieldName="附件名稱" FieldType="String" WIDTH="200" /> <FIELD FieldName="簽發(fā)人"

45、; FieldType="String" WIDTH="20" />   <FIELD FieldName="責(zé)任者" FieldType="String" WIDTH="96" />   <FIELD FieldName="文件形成部門" FieldType="String" WIDTH="48" /> <FIELD FieldName="文件形成時(shí)間" Fi

46、eldType="String" WIDTH="8" />   <FIELD FieldName="密級(jí)" FieldType="String" WIDTH="4" />   <FIELD FieldName="保密期限" FieldType="String" WIDTH="10" />   <FIELD FieldName="歸檔時(shí)間" FieldT

47、ype="String" WIDTH="8" /><FIELD FieldName="頁(yè)數(shù) " FieldType="String" WIDTH="4" /> <FIELD FieldName="控制標(biāo)識(shí)" FieldType="String" WIDTH="4" />  <FIELD FieldName="保管期限" FieldType="String&quo

48、t; WIDTH="4" />   <FIELD FieldName="接收單位" FieldType="String" WIDTH="48" /> <FIELD FieldName="接收人" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="接收時(shí)間" FieldType="String" WIDTH="8

49、" /> <FIELD FieldName="語(yǔ)種" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件" FieldType="String" WIDTH="128" /> <FIELD FieldName="處置授權(quán)機(jī)構(gòu)" FieldType="String" WIDTH="48" /> &l

50、t;FIELD FieldName="處置責(zé)任者" FieldType="String" WIDTH="48" /> <FIELD FieldName="處置行為" FieldType="String" WIDTH="20" /> <FIELD FieldName="處置時(shí)間" FieldType="String" WIDTH="8" /> <FIELD FieldName=&qu

51、ot;保管日志" FieldType="String" WIDTH="" /> <FIELD FieldName="存儲(chǔ)位置" FieldType="String" WIDTH="128" /><FIELD FieldName="加密方式" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="硬件環(huán)境" FieldType

52、="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="軟件環(huán)境" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)" FieldType="String" WIDTH="100" /><FIELD FieldName="相關(guān)軟件" FieldType="String"

53、WIDTH="100" /><FIELD FieldName="數(shù)據(jù)類型" FieldType="String" WIDTH="10" /> <FIELD FieldName="數(shù)據(jù)大小" FieldType="String" WIDTH="20" /><FIELD FieldName="數(shù)據(jù)格式" FieldType="String" WIDTH="20" /

54、> <FIELD FieldName="文件存儲(chǔ)名" FieldType="String" WIDTH="40" /><FIELD FieldName="載體類型" FieldType="String" WIDTH="12" /> <FIELD FieldName="載體編號(hào)" FieldType="String" WIDTH="30" /><FIELD FieldNa

55、me="紙文件地址" FieldType="String" WIDTH="40" /><FIELD FieldName="備注" FieldType="String" WIDTH="100" />  </FIELDS>- <ROWDATA>  <ROW電子文檔號(hào)="48256EC10029CF3948256EC100291A82" 全宗號(hào)=" XX01" 保管期限代碼=

56、"" 年度="" 歸檔機(jī)構(gòu)代碼="" 盒號(hào)="" 件號(hào)="" 文件檔號(hào)="" 分類號(hào)="" 文件標(biāo)題="關(guān)于開展人員密集場(chǎng)所消防安全疏散通道安全出口專項(xiàng)治理的意見" 文件編號(hào)="津X發(fā)200415號(hào)" 文種="意見" 主題詞="公安消防安全治理意見" 內(nèi)容描述="" 附件名稱="" 簽發(fā)人="張XX" 責(zé)任者=&quo

57、t;天津市XX局"文件形成部門="三處" 文件形成時(shí)間="2004-6-16" 密級(jí)="內(nèi)部" 保密期限="1年" 歸檔時(shí)間="2004-06-28" 頁(yè)數(shù)="" 控制標(biāo)識(shí)="" 保管期限="永久" 接收單位="天津市人民政府辦公廳" 接收人="" 接收時(shí)間="" 語(yǔ)種="" 發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件="" 處置授權(quán)機(jī)構(gòu)="

58、" 處置責(zé)任者="" 處置行為="" 處置時(shí)間="" 保管日志="" 存儲(chǔ)位置="" 加密方式="" 硬件環(huán)境="" 軟件環(huán)境=" " 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)="" 相關(guān)軟件="" 數(shù)據(jù)類型="" 數(shù)據(jù)大小=""數(shù)據(jù)格式="" 文件存儲(chǔ)名="" 載體類型="" 載體編號(hào)="" 紙文

59、件地址="" 備注=""/>     </ROWDATA>  </主節(jié)點(diǎn)>9.3 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)，應(yīng)符合附錄A A.2要求。電子公文日志和留痕信息歸檔要求電子公文日志和留痕信息應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確，所采用的相關(guān)技術(shù)應(yīng)是經(jīng)過各方面實(shí)踐認(rèn)可、成熟穩(wěn)定的技術(shù)。對(duì)于電子公文留痕信息的保留有兩種類型，一種為保留電子公文的具體修改內(nèi)容，即修改內(nèi)容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。10.1 電子公文日志文件歸檔要求電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的

60、保存日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄電子公文的辦理結(jié)點(diǎn)及辦理過程的信息留痕，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。至少保留具體的公文流程結(jié)點(diǎn)、操作者、時(shí)間、動(dòng)作及其它相關(guān)內(nèi)容并將其存儲(chǔ)在日志文件中。歸檔時(shí)，電子公文日志文件名為：文件名+日志.TXT或文件名+日志.XML,并打印成紙質(zhì)載體長(zhǎng)期保存。電子公文日志文件歸檔時(shí),顯現(xiàn)效果如下：文件名序號(hào)公文流程結(jié)點(diǎn)操作者時(shí)間單位部門版本標(biāo)記文件名：將要產(chǎn)生或剛接收的電子公文標(biāo)題。公文流程轉(zhuǎn)結(jié)點(diǎn)：電子文件生命期內(nèi)的一個(gè)活動(dòng)階段。由單位生成的電子文件其生命期內(nèi)一般有：起草、改稿、審稿、定稿、歸檔等幾個(gè)活動(dòng)階段，其中起草、定稿、歸檔只能出現(xiàn)一次，其余不限。操作者：系統(tǒng)認(rèn)可、允許在該

61、電子文件生命期內(nèi)各階段進(jìn)行工作的人員中文名單。時(shí)間：由系統(tǒng)自動(dòng)記載工作人員結(jié)束本程序工作的時(shí)間，包括年、月、日、時(shí)、分、秒。單位部門：操作者所在單位和工作部門（中文）。版本標(biāo)記：指記錄工作人員在本節(jié)點(diǎn)操作內(nèi)容的文件版本，如草稿、第n次修改稿、送審稿、定稿等。10.2 電子公文內(nèi)容留痕對(duì)于修改內(nèi)容留痕要求不僅能保留歷次修改的版本，而且各版本之間還要在同一界面下有明顯標(biāo)志標(biāo)出修改之前和修改之后的內(nèi)容。10.3 電子公文留真信息電子公文留真信息主要記錄并保留領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子公文修改簽發(fā)意見手跡，并打印成紙質(zhì)載體長(zhǎng)期保存。修改階段領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)-定稿審核階段正式下發(fā)-正本電子公文起草階段草稿修改稿審核稿簽發(fā)稿紅頭

62、版式文件附錄A（規(guī)范性附錄）電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)A.1 電子公文歸檔數(shù)據(jù)內(nèi)容A.1.1 符合歸檔范圍的電子公文，包括正文（版式文件）、定稿（簽發(fā)文）和附件、重要文件的歷次修改稿等； A.1.2 電子公文產(chǎn)生和管理過程的有關(guān)數(shù)據(jù)，包括文件處理單、領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見、電子簽名等；A.1.3 電子公文歸檔元數(shù)據(jù)；A.1.4 電子公文的日志文件。A.2 電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)A.2.1 電子公文歸檔和移交的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（含脫機(jī)保管需要將相關(guān)數(shù)據(jù)遷移到每一張光盤、磁帶等光磁介質(zhì)上的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)）采取樹形結(jié)構(gòu)，一般以“ 全宗號(hào)-年度-保管期限” 設(shè)置根目錄名稱，根目錄下可再設(shè)文件夾，分別管理不

63、同類型的電子公文。根目錄下應(yīng)包括說明文件、盒目錄信息、歸檔電子公文目錄信息三個(gè)文件以及多個(gè)歸檔電子公文夾。A.2.2 電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如下圖：A.2.3 電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中有關(guān)文件的說明A.2.3.1 說明文件文件名為說明文件.TXT。一個(gè)年度只需一個(gè)說明文件，說明本年度的各種信息，包括：移交單位（全宗名稱）、制作人、檢查人、制作時(shí)間、軟件環(huán)境(軟件操作系統(tǒng)及其版本、顯示電子公文的軟件等)、其他各種有助于說明的信息。對(duì)于脫機(jī)保管的光盤等介質(zhì)上的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，要求一張光盤等介質(zhì)只有一個(gè)說明文件，說明存放有關(guān)本張光盤等介質(zhì)的各種信息，包括：光盤編號(hào)(各單位為所保管的光盤統(tǒng)一順序編號(hào)

64、)、移交單位（全宗名稱）、光盤制作單位、制作人、檢查人、制作時(shí)間、閱讀本光盤所需要的硬件、軟件環(huán)境(光盤驅(qū)動(dòng)器的型號(hào)、計(jì)算機(jī)配置、軟件操作系統(tǒng)及其版本、顯示電子公文的軟件等)、其他各種有助于說明本張光盤的信息。A.2.3.2 盒目錄信息文件文件名為盒目錄.XML。此文件用來存放該年度生成的所有盒目錄的著錄信息。包括盒檔號(hào)、全宗號(hào)、保管期限代碼、年度、歸檔機(jī)構(gòu)代碼、盒號(hào)、起件號(hào)、止件號(hào)、文件件數(shù)、整理人、檢查人、盒內(nèi)文件說明、備注等項(xiàng)目。盒目錄信息為字符文件，如采用XML數(shù)據(jù)文件應(yīng)包括字段信息節(jié)點(diǎn)與記錄節(jié)點(diǎn)，信息格式如下：<?xml version="1.0" enco

65、ding="GB2312"?><主節(jié)點(diǎn)> <FIELDS> 字段信息 </FIELDS> <ROWDATA> 多條數(shù)據(jù)記錄 </ROWDATA></主節(jié)點(diǎn)>舉例說明：<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?> - <主節(jié)點(diǎn)>- <FIELDS><FIELD FieldName="盒檔號(hào)" FieldType="String" WIDTH=&

66、quot;32" /> <FIELD FieldName="全宗號(hào)" FieldType="String" WIDTH="5" />   <FIELD FieldName="保管期限代碼" FieldType="String" WIDTH="1" />   <FIELD FieldName="年度" FieldType="String" WIDTH="4&quo

67、t; /> <FIELD FieldName="歸檔機(jī)構(gòu)代碼" FieldType="String" WIDTH="10" / <FIELD FieldName="盒號(hào)" FieldType="String" WIDTH="6" />   <FIELD FieldName="起件號(hào)" FieldType="String" WIDTH="4" />   <F

68、IELD FieldName="止件號(hào)" FieldType="String" WIDTH="4" /><FIELD FieldName="文件件數(shù)" FieldType="String" WIDTH="4" />   <FIELD FieldName="整理人" FieldType="String" WIDTH="8" />   <FIELD FieldNam

69、e="檢查人" FieldType="String" WIDTH="8" />   <FIELD FieldName="盒內(nèi)文件說明" FieldType="String" WIDTH="500" /> <FIELD FieldName="備注" FieldType="String" WIDTH="100" />   </FIELDS>- <ROWD

70、ATA>  <ROW盒檔號(hào)="00X50-Y-2004-BGS-010000" 全宗號(hào)="00X50" 保管期限代碼="Y" 年度="2004" 歸檔機(jī)構(gòu)代碼="BGS" 盒號(hào)="010000" 起件號(hào)="0001" 止件號(hào)="0030" 文件件數(shù)="30" 整理人="王某某" 檢查人="張某某" 盒內(nèi)文件說明="" 備注="

71、" />   </ROWDATA>  </主節(jié)點(diǎn)>A.2.3.3 歸檔電子公文目錄信息文件文件名為歸檔電子公文目錄.XML。此文件用于存放該年度生成的所有文件目錄的著錄信息。包括電子文檔號(hào)、全宗號(hào)、保管期限代碼、年度、歸檔機(jī)構(gòu)代碼、盒號(hào)、件號(hào)、文件檔號(hào)、文件題名、文件編號(hào)、稿本、文種、主題詞、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、控制標(biāo)識(shí)、頁(yè)數(shù)、分類號(hào)、等項(xiàng)目。歸檔電子公文目錄信息為字符文件，如采用XML數(shù)據(jù)文件應(yīng)包括字段信息節(jié)點(diǎn)與記錄節(jié)點(diǎn)，信息格式同如下：<?xml version="1.0" encoding="

72、;GB2312"?><主節(jié)點(diǎn)> <FIELDS> 字段信息 </FIELDS> <ROWDATA> 多條數(shù)據(jù)記錄 </ROWDATA></主節(jié)點(diǎn)>舉例說明：<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?> - <主節(jié)點(diǎn)>- <FIELDS><FIELD FieldName="電子文檔號(hào)" FieldType="String" WIDTH="32&

73、quot; /> <FIELD FieldName="全宗號(hào)" FieldType="String" WIDTH="5" />   <FIELD FieldName="保管期限代碼" FieldType="String" WIDTH="1" />   <FIELD FieldName="年度" FieldType="String" WIDTH="4" />

74、 <FIELD FieldName="歸檔機(jī)構(gòu)代碼" FieldType="String" WIDTH="10" / <FIELD FieldName="盒號(hào)" FieldType="String" WIDTH="6" />   <FIELD FieldName="件號(hào)" FieldType="String" WIDTH="4" />   <FIELD FieldName="文件檔號(hào)" FieldType="String" WIDTH="36" /><FIELD FieldName="文件題名" FieldType="Str