新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化問題分析

1、    新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化問題分析    秦濤摘 要隨著社會發(fā)展和科技進步，信息化在社會各個方面得到了深入廣泛的應(yīng)用。但是在我國的事業(yè)單位中，由于受體制機制所限，檔案管理工作的信息化還存在著重視程度不夠、基礎(chǔ)薄弱、人員素質(zhì)偏低等問題。本文對這些問題進行分析，并對加強檔案管理的實踐信息化工作提出提高認識、加強軟硬件建設(shè)、加強人才建設(shè)三方面的建議。關(guān)鍵詞事業(yè)單位；檔案管理；信息化；對策事業(yè)單位檔案因為包含了各方面工作運行的數(shù)據(jù)和資料，因此檔案管理工作成為各項工作中的重中之重。隨著社會的不斷發(fā)展進步，信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為不可阻擋的趨勢，檔案管理工

2、作也必須緊跟這一時代潮流。事業(yè)單位中的傳統(tǒng)檔案，在管理上存在著占用空間大、不易保存、不易查閱、紙張浪費等問題，而檔案管理的信息化能有效解決這些問題，大大提升檔案管理工作的效率，因此檔案管理信息化勢在必行。一、我國事業(yè)單位檔案管理的信息化過程中存在的問題（一）管理者對檔案管理的信息化重視程度不夠當前，有些事業(yè)單位的管理者對檔案管理工作不夠重視，不能夠清醒認識到檔案工作的重要性和有利性，對檔案管理制度的了解不完善、不系統(tǒng)，甚至不主抓檔案管理工作，對于檔案管理的信息化建設(shè)更是不聞不問，或者以經(jīng)費不足等各種原因推遲甚至擱置檔案管理的信息化建設(shè)。但事實上，檔案管理關(guān)系單位的每一位員工，關(guān)系單位的整體發(fā)展

3、，甚至關(guān)系國家的經(jīng)濟發(fā)展。這種認識上的不到位極大的阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化的實現(xiàn)。并且由于對檔案管理的信息化認識程度不夠，導(dǎo)致在很多單位缺乏對這項工作的長遠規(guī)劃，即使進行信息化改革，也是推一下走一步，不能主動作為；有的更新添置了一些新設(shè)備卻不能有效利用，成為擺設(shè)，造成浪費，工作效率不能得到有效的提高。（二）檔案管理信息化的基礎(chǔ)條件不足一是硬件條件不足。很多單位在建設(shè)檔案室的時候，由于缺乏長期規(guī)劃，沒有充分考慮到要對檔案進行電子化管理的新形勢，導(dǎo)致沒有提前更新設(shè)備，在使用時發(fā)現(xiàn)缺乏特定的存儲設(shè)備，單獨更新存儲設(shè)備又與原有的設(shè)備不匹配，影響了信息化進程。二是軟件功能落后。有的單位雖然檔案信息化

4、建設(shè)起步較早，在收文和歸檔工作中已經(jīng)使用了專門軟件，但是僅停留在對檔案的搜索階段，整體檔案管理未形成系統(tǒng)化，效果不理想。三是信息化后的檔案存在安全隱患。有些單位對檔案信息的保護意識比較薄弱，存儲設(shè)備沒有及時更新，也沒有引進高科技設(shè)備對檔案數(shù)據(jù)進行管理與維護，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失、損壞；另外隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，單位檔案也越來越多的受到各種網(wǎng)絡(luò)威脅，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險時刻存在。（三）能夠勝任檔案管理信息化的人才不足檔案管理的信息化，要求工作人員不僅要對傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)精通熟悉，還要掌握信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但實際狀況并不容樂觀，一方面，目前的從業(yè)人員大部分非檔案專業(yè)出身，在實際工作中也少有機會深入學(xué)習(xí)專業(yè)知識，缺乏培訓(xùn)

5、交流的機會，對新出臺的政策法規(guī)難以做到全面準確的把握。另一方面，檔案管理的信息化需要工作人員比較熟練的掌握信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，目前在整個政府機關(guān)都缺乏精通信息技術(shù)的工作人員，不適應(yīng)當前迅速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。此外，人才的培養(yǎng)是一個長期系統(tǒng)計劃，檔案管理工作的性質(zhì)決定自愿投身檔案管理工作的人員并不多，因此人才培養(yǎng)也是檔案管理工作面臨的一個難題。二、解決事業(yè)單位檔案管理信息化問題的對策和建議（一）檔案管理的信息化要有管理者的清醒認識為基礎(chǔ)管理者的信息化意識，決定著一個單位檔案管理信息化建設(shè)的進程。管理者必須將檔案管理的信息化當做一項核心工作來抓。管理者要及時給自己充電，從思想和認識上深刻意識到檔案管理

6、信息化建設(shè)的重要性，要意識到檔案管理的信息化是時代發(fā)展的必然要求，是推動事業(yè)發(fā)展的最佳途徑。單位管理者要從人員、資金上加大對檔案管理信息化的投入，給予充分支持，將檔案管理信息化建設(shè)提到重要日程上來。“凡是預(yù)則立，不預(yù)則廢”，管理者要對本單位檔案管理信息化工作制定總體規(guī)劃，分析單位自身的特點與發(fā)展目標，深入調(diào)查分析研究，制定出能夠服務(wù)于單位長遠發(fā)展的戰(zhàn)略，推動檔案管理信息化的順利發(fā)展。（二）檔案管理的信息化要有堅實的軟硬件基礎(chǔ)為保障一方面，要做好硬件建設(shè)工作。選用一些國內(nèi)外實力雄厚的公司或廠家的標準化設(shè)備，保證升級換代，節(jié)約重新開發(fā)的成本；要考慮單位長遠發(fā)展需要，兼顧網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時間和傳遞

7、速度等因素，選擇一些當前甚至未來的主流產(chǎn)品，避免短期內(nèi)硬件的落伍。另一方面要做好軟件建設(shè)工作。要選擇具有升級能力和后續(xù)開發(fā)能力的管理系統(tǒng)，隨時更新升級；檔案管理人員要跟上信息變化的步伐，及時收集新的檔案信息，不斷充實完善檔案數(shù)據(jù)庫。此外，還要加強檔案管理制度建設(shè)，提高防范意識，加強對電子文檔的監(jiān)督、檢查，做好內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)的隔離，防止信息泄露。（三）檔案管理的信息化要有高素質(zhì)的人才為推動檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設(shè)的程度。首先，事業(yè)單位要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其認識到工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度，提升專業(yè)技能；其次，事業(yè)單位要加強檔案管理信息化的人才招聘工作，引進具有專業(yè)背景和專業(yè)技能的人才，提高單位檔案管理信息化的整體水平，使本單位的檔案管理工作能夠跟上信息化時代的步伐；第三，作為檔案管理人員要保持積極學(xué)習(xí)的心態(tài)，努力掌握網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)，提高對檔案進行標引、分類和管理的能力，充分發(fā)揮檔案的作用。三、結(jié)束語綜上所述，目前我國事業(yè)單位中檔案管理的信息化進程還存在著一些問題和困難，需要從思想認識、基礎(chǔ)建設(shè)、人員素質(zhì)等各方面加強工作。檔案管理的信息化這一歷