04銷售報價和銷售訂單管控流程匯編

1、XXXXX 剛技股份有限公司工作指導書文件編號生效日期20112011 年 0303 月 1818 日銷售報價和銷售訂單管控流程修訂狀態(tài)A.0頁碼第 1 頁共 6 頁1、 目的為了規(guī)范公司銷售報價及訂單執(zhí)行流程，按時按質完成客戶訂單，提升市場反應速度， 達到客戶要求，避免因報價失誤給公司帶來損失，特制定本流程。2、 適用范圍適用銷售部給客戶報價及訂單管控。3、 職責3.1 財務部：負責核算公司產(chǎn)品成本，制訂并定期更新公司通用產(chǎn)品估價表，根據(jù)銷售的申請制訂新產(chǎn)品估價表；對 ERP 銷售價格進行報價審核。3.2 銷售部：銷售員根據(jù)客戶、市場競爭情況，提供相關資料向財務部申請對新產(chǎn)品 進行估價；依據(jù)

2、公司通用產(chǎn)品報價表及ME 提供的 BOM 和組裝方式，或新產(chǎn)品估價表，按報價權限及授信規(guī)定制定報價單，報價單內容包括產(chǎn)品及模具價格、數(shù)量、授信額度、回款期等；在模具訂單方面，原則上應在開模之 前，最遲在首批產(chǎn)品訂單之時，銷售員有責任要求客戶簽訂相應產(chǎn)品的模具訂單 或合同；如果模具免費的，需提出申請，經(jīng)銷售部負責人審核，總經(jīng)理批準后財 務備案。銷售部負責人根據(jù)公司通用產(chǎn)品估價表及ME 提供的 BOM 和組裝方式，或新產(chǎn)品估價表，以及報價權限要求，負責審核銷售員制定的 報價單； 負責客戶訂單（合同評審）要求的確認，評審客戶訂單的真實性、合法性；確認 客戶訂單的變更內容并反饋給相關部門。3.3 商務

3、部：負責跟催銷售與客戶確定的對應報價單或訂單（包括產(chǎn)品訂單與模具訂單），負責客戶訂單要求的確認，組織對客戶訂單的評審，安排及確保按時 交貨；制作ERP 系統(tǒng)的銷售價格資料， 并提供給財務部審核； 負責在 ERP 系統(tǒng)維 護銷售訂單，并審核交期在 3 天及以上或者客戶有先下預測單后的銷售訂單。3.4 項目部：負責組織對量產(chǎn)前客戶合同評審的可行性。3.5 生管部：負責組織對合同評審和合同變更的可行性和請購材料，安排生產(chǎn)。審核交期在 3 天以內無預測單的銷售訂單。3.6 工程開發(fā)部：負責組織對特殊合同評審的可行性，對特殊合同物料的及時請購及跟進，對合同中的產(chǎn)品使用的模夾具進行評估，保證滿足產(chǎn)品的順利

4、生產(chǎn)。3 . 7 采購部：負責評審物料采購能力及交貨期，以及合同變更的意見。3 . 8 制造后臺副總：根據(jù)跟單員及財務對訂單審核結果，受委托負責審核、會簽客戶的訂單。4、 工作描述：4 . 1 財務部根據(jù)銷售部申請，公司產(chǎn)品成本及定價政策負責制定公司通用產(chǎn)品估價表，根據(jù)銷售申請制定新產(chǎn)品估價表，并根據(jù)實際情況需要進行定期更新；產(chǎn)品估價表發(fā)各銷售部門負責人；財務部應收會計接到商務部跟單員提供的報價單，審核 ERP 系統(tǒng)價格，如一致則審核完畢，如不一致，要求跟單員重新對 ERP 系統(tǒng)單價做修改，并再次提交應收 會計審核。確保價格無異。4 . 2 銷售員根據(jù)客戶、市場競爭情況，提供相關資料向財務部申

5、請對新產(chǎn)品進行估價；依據(jù)公司通用產(chǎn)品報價表 及 ME 提供的 BOM 和組裝方式，或新產(chǎn)品估價表， 按公司產(chǎn)品報價要求及報價權限。有新項目訂單的導入，業(yè)務員在客戶訂單下達前或者在接到跟單員郵件 +電話通知項目單價改動時，或者量產(chǎn)項目達到一定的 出貨量，客戶要求降價，制定報價單，報價單內容包括產(chǎn)品及模具價格、xxxxxm 技股分有限公司工作指導書文件編號生效日期20112011 年 0303 月 1818 日銷售報價和訂單管控流程修訂狀態(tài)A.0頁碼第 2 頁共 6 頁數(shù)量、授信額度、回款期等；在模具訂單方面，原則上應在開模之前，最遲在首 批產(chǎn)品訂單之時，銷售員有責任要求客戶簽訂相應產(chǎn)品的模具訂單

6、或合同；如果 模具免費的，需提出申請， 經(jīng)銷售部負責人審核， 總經(jīng)理批準后財務備案。 銷售 部負責人負責審核銷售員制定的 報價單，銷售員負責將公司確認的報價單報給客戶；若客戶確認接受公司報價單并簽回報價單，對應的銷售員須將客戶確 認的報價單以掃描形式反饋到商務部跟單員；若與客戶通過口頭報價、電子郵件、網(wǎng)上投標等方式確認報價，但沒有回簽報價單的，銷售員仍須填寫對應的報價單 經(jīng)銷售經(jīng)理簽字并注明客戶已確認后，以掃描方式郵件發(fā)給商務部跟單員；由跟 單員向財務部申請審核報價單及備案。負責對客戶訂單（合同評審）要求的確認，評審客戶訂單的真實性、合法性；并 反饋給商務部。4.3商務部工作描述4.3.1 商

7、務部跟單員負責跟催銷售與客戶確定的對應報價單或訂單（包括產(chǎn)品訂單與模具訂單），負責客戶訂單要求的確認，對訂單上的內容（包括單價/型號規(guī)格/物料編號/訂單數(shù)量/版本號等）確認無誤后組織有效的評審，確保按時交貨。如在交貨方面有特 殊要求的，應在訂單中注明。評審過程見與顧客有關過程的控制程序，組織評審應在一個工作日內完成，對審核完的訂單，必須在兩個工作日回復客戶，在評審中發(fā)現(xiàn)任 何問題必須及時反饋及溝通。432 協(xié)助公司按照訂單中規(guī)定的交貨數(shù)量、交貨日期、交貨地點和收貨聯(lián)系人等信息，將產(chǎn)品運輸?shù)接唵沃兄付ǖ慕回浀?，并協(xié)助辦理所需相關的所有法律、法規(guī)規(guī)定的出口/入口許可證及其它行政手續(xù)。凡是在訂單中規(guī)

8、定交貨地為客戶指定的香港公司貨倉，公司在交貨時必須提供正本 發(fā)票箱單，發(fā)票箱單上應準確提供以下信息：物料代碼、規(guī)格型號、條碼、序列號、訂 單編號、數(shù)量、單價、幣種、箱號、尺寸、重量、原產(chǎn)國、供方發(fā)票號。公司向客戶交付貨物并不意味著需方對產(chǎn)品的最終接受，而只是表明貨物進入客戶接收、檢驗、測試階段4.3.3 訂單在執(zhí)行過程當中應定期（每3 天）確認訂單的執(zhí)行情況，保證合同的順利進行，若發(fā)現(xiàn)在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應及時反饋問題，找到相關部門解決；4.3.4 訂單在執(zhí)行過程當中，若不能按合同評審時的要求執(zhí)行，必須將該信息馬上通知 到客戶，協(xié)商處理確認客戶訂單的變更內容并反饋給相關部門。4.3.5 每次收

9、到客戶訂單需確認訂單上的條款是否與報價單上的一致，如客戶訂單報價與我司報價一致則確認訂單，并在ERP 系統(tǒng)維護銷售訂單，審核交期在3 天及以上或者客戶有先下預測單后的銷售訂單。如報價單與客戶訂單單價不一致，跟單員將價格異常 情況通過郵件+電話形式通知業(yè)務員處理，業(yè)務員接到信息后，第一時間確認處理：如果是業(yè)務員報價單單價錯誤，業(yè)務員在一個工作日內提供準確的報價單，如果是客戶訂單 單價錯誤，業(yè)務員要求客戶更改訂單并在一個工作日內將訂單重新提供給商務部，原先 訂單作廢處理。xxxxxm 技股分有限公司工作指導書文件編號生效日期20112011 年 0303 月 1818 日銷售報價和訂單管控流程修訂

10、狀態(tài)A.0頁碼第 3 頁共 6 頁436 跟單員核對單價無誤，則錄入 ERP 系統(tǒng)價格庫，并把報價單提供到財務部應收會計審核，待財務部審核完畢，方可在ERP 系統(tǒng)下達銷售訂單。若收到訂單時還沒有對應的報價單，跟單員有責任跟催對應的銷售員索取對應報價單，如果因業(yè)務員報價單未及時處理提供，導致訂單無法下達，影響客戶交期所造成的一切責任將由相應業(yè) 務員承擔。4.3.7 根據(jù)購銷合同，商務部負責在合同評審表中明示合同的有關要求及做出執(zhí)行此 合同建設性意見，并核對合同資料填寫準確后，量產(chǎn)后的項目就轉呈生管部；量產(chǎn)前的 項目就轉項目部跟進。確認客戶訂單的變更內容并填寫 合同變更單，反饋給相關部門。4.4

11、量產(chǎn)前的項目，由項目部根據(jù)商務部提供的合同評審表，若是試產(chǎn)訂單，填寫新產(chǎn)品試生產(chǎn)申請表，若是小批量制樣訂單，填寫樣品需求申請單 ，交 工程開發(fā)部簽署意見 （同時通過郵件或電話與 RF 及業(yè)務溝通），待生管確認后將 合同評審表還給商務部，并負責跟進工程的物料請購和生產(chǎn)安排。4.5 生管部對合同評審表簽署意見；對合同變更單簽署意見。對銷售訂單安排生產(chǎn)；請購相關物料；審核交期在3 天以內無預測單的銷售訂單。4.6 量產(chǎn)前的項目，工程開發(fā)部對合同評審表和新產(chǎn)品試生產(chǎn)申請表或樣 品需求申請單簽署意見，確認是否備料。一旦確定需要備料，若是試產(chǎn)訂單， 工程在新產(chǎn)品試生產(chǎn)申請表上填寫所需物料，申請?zhí)峤唤o生管在

12、系統(tǒng)下請購 單后，由工程開發(fā)部負責對物料的跟進； 若是小批量制樣訂單，外購材料填寫請 購單，自制填寫樣品通知單，請購單直接給到采購，工程開發(fā)部負責對物料 的跟進。4.7 采購部對物料采購能力、交貨期和資金需求情況進行評審；對合同變更單簽 署意見。4.8 銷售部委托制造與后臺副總審核回簽經(jīng)確認的訂單，制造與后臺副總要根據(jù)跟單員及財務核準的對應報價單作為回簽的主要依據(jù)，對不符合報價單的訂單將不予回簽。4.9 財務部對發(fā)貨情況進行監(jiān)控，對超出公司授信額度的客戶，需向跟單員、銷售員反饋并要求暫不發(fā)貨； 如跟單員不按財務要求而發(fā)貨，則造成的損失將由其承擔4. 10 財務部與商務部共同建立價格維護預警系統(tǒng)

13、：價格異常者，分別采取提醒、特別 授權、不予執(zhí)行等措施。4. 11 財務部建立銷售報價的成本預估保證體系：所有的項目在報價之前均需辦理成本預估程序；財務部建立成本預估臺賬；財務審核價格政策時，必須保證該項目有 經(jīng)過成本預估程序；未經(jīng)成本預防估的銷售報價，必須保證含外協(xié)工序的材料毛利率達到 50%及以上。5.0、相關文件和表單. 報價單、合同評審表、新產(chǎn)品試生產(chǎn)申請表、樣品需求申請單- 制樣通知單、請購單、發(fā)票、裝箱單、送貨單xxxxxm 技股分有限公司工作指導書文件編號生效日期20112011 年 0303 月 1818 日銷售報價和訂單管控流程修訂狀態(tài)A.0頁碼第 4 頁共 6 頁6.0、E

14、RP 流程圖: 價格資料存檔流程責任部門內容相關文件銷售部財務部銷售部銷售部商務部商務部財務部財務部制定通用產(chǎn)品估價表 、 新產(chǎn)品估價 表與客戶授信清單，發(fā)銷售部負責人銷售員制定報價單報銷售部負責人審批內銷業(yè)務：1 1、 公司以結算價接受客戶訂單、結算貨款，不管是開票客戶，還是不開票客戶2 2、 結算價為含 17%17%增值稅的含稅價，不含稅 價不可能為公司與客戶結算貨款時的結算價3 3、 報價時，遵循客戶的要求，報價單上可以只注明“不含稅”，也可只注明“含17%17%增值稅“，亦可同時注明”不含價是多少“、”含 稅價是多少“外銷業(yè)務：均采用外幣作價，外銷業(yè)務的價格均為不含 17%17%增值稅

15、的價格。報價單上必須體現(xiàn)客戶全稱、品名、產(chǎn)品料 號、付款條件等內容。業(yè)務員提供有銷售總監(jiān)或副總監(jiān)確認簽字的報價單傳真給商務部內銷業(yè)務：1 1、商務、財務在錄入和審核價格政策時，如 果指明的是含稅價，就按含稅價錄入并審 核；如果指明的是不含稅價，就按結算價= =不含稅價*1.17*1.17 錄入并審核。2 2、特殊客戶要求在結算時， 以某一個低于即 定結算價（含稅價） 的價格結算貨款， 由商務、 財務在對賬時根據(jù)原來審批的特殊報價 單或事后的聯(lián)絡單， 按銷售折扣處理， 不涉及調整價格政策的問題。外銷業(yè)務： 均采用外幣作價， 外銷業(yè)務的價 格均為不含 17%17%增值稅的價格。在 ERPERP 系

16、統(tǒng)中審核價格資料通用產(chǎn)品估價表、新 產(chǎn)品估價 表 、客戶 授信清單報價單銷售報價和訂單管控流 程商務部XXXXX 剛技股分有限公司工作指導書文件編號生效日期20112011 年 0303 月 1818 日修訂狀態(tài)A.0銷售報價和訂單官控流程頁碼第 5 頁共 6 頁銷售訂單作業(yè)流程圖流程接到客戶訂單在ERP中下銷售訂單， 并 打印成合同評審表商務部負責人審核YYe；NNoT將合同評審表提交給項目管理員行MRP計算*試產(chǎn)訂單，制樣訂單，項項目部填寫目部填寫樣新產(chǎn)品試品需求申請生產(chǎn)申請 表單填寫 請購 單或制 樣通知單確認是否試 產(chǎn)、備料1生產(chǎn)安排交采購部確認物料交期III生管部確認生產(chǎn)完工交期回復客戶交期二責任部 1 1 圧百內容主.關文件T商務部訂單信息齊全（包括客戶、產(chǎn) 品、價格、交期），如果訂單價 格與報價單不一致，則反饋給相 應的業(yè)務員客戶訂單商務部