行政辦公室部門職責說明書

1、 辦公室部門職責說明書1.基本資料部門名稱辦公室直接上級行政副總、公司領導主要崗位主 任、副主任、副科長、檔案管理員、網(wǎng)絡管理員、二級科員、副主辦科員、前臺接待、駕駛班長、駕駛員。管理權限協(xié)調各部門工作，行使公司日常行政管理部門職能負責尋甸公司綜合管理、參與公司政務及管理事務，按照“服務于生產(chǎn)的原則”，做好為領導、為各分廠（部門）、為員工服務的各項工作，正確處理三個服務的關系，努力做到讓員工滿意、分廠（部門）滿意、領導滿意。2.主要職能1、 負責公司的宣傳報道工作，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達和下情上報；2、 負責公司來往信件、文電的收發(fā)處理工作；3、 負責公司各文件、工作計劃、各類總結、報告、

2、等文字材料的起草及發(fā)送工作； 4、 負責公司會議室的管理及各類會議的會前準備，做好會議記錄并形成會議紀要整理和下發(fā)，對會議、文件決定的事項進行催辦、查辦和落實；5、 負責公司的印章的管理工作6、 負責公司的營業(yè)證照等相關證照、各類文書檔案的接收管理和歸檔工作；7、 負責公司車輛管理工作；8、 負責公司辦公用品的管理與發(fā)放；9、 負責外來人員參觀管理、接待及對宣傳工作；10、 負責公司商業(yè)保險的申報、辦理及理賠工作。11、負責協(xié)助領導完成公司對外協(xié)調及來訪咨詢服務工作。3、主要工作及要求1、 宣傳報道工作1.1、 負責公司簡報、公司簡介及其他宣傳資料的制作整理工作，簡報要按時制作發(fā)放，有外來人員

3、參觀時要及時準備好宣傳資料，做好公司的宣傳工作；1.2、 配合公司領導搞好各項工作，及時傳達上級指示，做到上情下達和下情上報。2、 來往信件、文電處理2.1、負責接收公司訂閱的報刊雜志及各種來往信件，并及時分類發(fā)放；2.2、接受省、市（縣）及相關部門來的各種信、函、電、公文、材料；接受集團公司（各子公司）來的公文、材料、刊物；接受尋甸公司各分廠部門（科室）報送的各類公文、材料；2.3、進行公司外部的來電轉接。3、文字材料的起草及發(fā)送工作3.1、 發(fā)文類別：發(fā)文主要指以集團公司、尋甸公司及尋甸公司辦公室名義所發(fā)的文件，包括集團公司的上行文，尋甸公司的下行文，以及其他個別需要發(fā)出的文件、資料；3.

4、2、公文制發(fā)包括草擬、審核、簽發(fā)、打印、校對、裝訂、用印、簽發(fā)、存盤等程序。由文書根據(jù)領導指示意見擬稿，公文起草后經(jīng)辦公室主任修改，再送分管領導審核；3.3、簽發(fā)的公文進行打印、校對、裝訂、用印、分發(fā)和存檔工作，印制文件要保證質量，做到準確、規(guī)范清晰、美觀。3.4、撰寫文字材料語言暢通，言簡意賅，確保及時下發(fā)或上報；3.5、高質完成制文工作；文件內(nèi)容、格式符合規(guī)定要求；校對、裝訂準確無誤；4、會議室管理及會議紀要整理下發(fā)4.1、會議室使用范圍：公司會議室主要用于承辦各種會議和培訓等；接待各級領導和重要來賓；4.2、辦公室負責公司會議室的管理、使用審批工作。會議室衛(wèi)生由賓館、后勤管理科共同負責，

5、每間會議室必須做好會議的會前工作，使會議室隨時處于待會狀態(tài)，確保正常使用；會議室會場布置及茶水等服務由大廳接待員、賓館共同負責；大廳接待員負責會議室接待的登記工作；后勤管理科隨時進行會議室各類設施（如音響設備等）的維護、保養(yǎng)，隨時保持良好的會議接待環(huán)境；4.3、做好會議記錄并整理成會議紀要，確保會議紀要準確無誤，對會議精神傳達清楚并及時下發(fā)各個部門。5、印章管理工作5.1、印章保管及使用必須合量，不能亂用、誤用，給公司造成各種名譽或經(jīng)濟損失；5.2、監(jiān)督好印章使用人員，要求進行使用登記。6、文件管理和歸檔工作6.1、對集團公司來文，辦公室要按照有關規(guī)定，及時準確地做好簽收、登記、分發(fā)、傳閱、立

6、卷、歸檔、移交工作，確保公司機密安全；6.2、上級來文一律貼公文處理簽，呈送公司領導做出處理意見批示后，嚴格按照批示范圍由專人分送公司相關領導，對有時限的公文要及時分送，不得誤壓，對呈送領導批閱的公文，要隨時掌握運轉情況，并及時催辦，避免漏傳、誤傳和延誤；6.3、辦公室歸檔的公文一般不外借。內(nèi)部需借閱的，要履行登記手續(xù)；其他單位需借閱的，需出具單位證明，并履行登記手續(xù)；6.4、傳真文電需要立卷歸檔的應保存復印件；6.5、用現(xiàn)代檔案管理技術整理、保管歸檔，及時做好檔案的收集、鑒定、整理等工作。7、車輛管理7.1、辦公室應管理好車輛，公司各部門人員有用車需要時要及時派車7.2、駕駛員要隨時待命，嚴

7、格按照要求準時出車7.3、駕駛員要堅持學習政治理論和交通法規(guī)，提高思想覺悟和法制觀念；定期對車輛進行檢修、保養(yǎng)，保證車況良好；7.4、車輛發(fā)生故障或車輛發(fā)現(xiàn)異常情況要及時向分管領導報告。需要維修時，報經(jīng)批準后，到指定維修點及時維修，不能影響公司用車；7.5、嚴禁公車私用，駕駛員必須嚴格遵守保密制度，自覺遵守交通規(guī)則，樹立良好的對外形象；7.6、及時跟進車輛保險。8、辦公用品管理8.1、低質易耗的辦公用品采購工作，統(tǒng)一由辦公室負責，其它大宗辦公用品采購按報批程序批準后報供銷部統(tǒng)一采購；8.2、定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳實相符。隨時掌握庫存物品的數(shù)量、質量和需求情況，適時增加庫存，保障供給；

8、8.3、庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學確定，合理控制。常用、易耗便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉快、消耗低、費用省；8.4、批量購入的辦公用品應適時入庫存儲，并在公司入庫驗收單上如實填寫物品的名稱、規(guī)格、單價和數(shù)量，并簽字；8.5、物品領取時，領取人先在領料單上寫明日期、領取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量等項，然后由領取人所屬分廠、部門（科室）負責人簽字，最后送辦公室主任審核，審核時應堅守原則，照章辦事，嚴格控制辦公用品的領取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要；8.6、領取的非消耗性辦公用品（如訂書機、計算器）應列入移交，如重復申領，應說明原因或損毀原物以

9、舊換新，杜絕虛報冒領；8.7、辦公用品要物有所值，物盡其用。復印紙應用于復印，不得用作草紙，包裝紙；大頭針、曲別針等可反復使用；紙張應雙面利用，充分發(fā)揮辦公用品的最大使用效率。9、參觀管理、接待工作9.1、接待范圍和對象。凡省、市（縣）領導到我廠指導工作、友鄰單位到我廠參觀（聯(lián)誼）、集團公司（其他子公司）到我廠進行公務活動，確需辦公室承辦接待的，由辦公室安排具體負責人會同公司食堂或賓館做出接待工作安排，并搞好相關協(xié)調服務工作；9.2、接待的管理和服務。辦公室公務接待嚴格履行申報審批程序，實行對口接待和分工負責相結合，各塊的接待費用一律經(jīng)辦公室主任根據(jù)來賓身份、人數(shù)、標準進行審核簽字后，才能報相

10、關領導簽字認可后，財務部方可予以報銷。10、商業(yè)保險工作10.1、每月25日30日，對人員變動情況進行匯總，確保準確后報保險公司及時變更；10.2、熟悉相關保險條款及法律法規(guī)；10.3、及時向保險公司提交申報材料；10.4、與各公司保險申報人員及時溝通，解決保險中遇到的其他問題；10.5、發(fā)生大額損失時，及時向保險公司申請30%的保險預付金，幫助公司盡快恢復生產(chǎn)；10.6、發(fā)生保險事故時及時向上級領導匯報，同時在24小時內(nèi)向保險公司報案。11、對外協(xié)調及來訪咨詢服務11.1、如果周邊群眾來訪，主動做好疏導、勸解工作，及時向公司領導匯報情況，積極協(xié)調有關事宜，努力解決來訪人提出的問題。11.2、認真傾聽職工心聲，進一步樹立服務意識。如果周邊群眾來訪，主動做好疏導、