試論企業(yè)檔案信息化建設中的安全管控

1、    試論企業(yè)檔案信息化建設中的安全管控    岳軍健摘要：在新時代背景下，企業(yè)為了順應時代發(fā)展的需求，檔案管理工作需要得到進一步的升級。尤其是在信息技術廣泛應用的今天，更需要構建起完善的企業(yè)檔案信息化體系。在實際構建過程中會存在著不少的安全問題，本次研究就對這些安全問題進行分析，然后提出了相關的解決對策。關鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化建設;安全管控：f457 ：a引言在計算機網(wǎng)絡廣泛覆蓋的工作環(huán)境中，對企業(yè)檔案進行信息化管理具有必要性。將紙質版的檔案轉化為電子檔案進行管理可以提高檔案的管理效率，減少檔案管理的工作量，也可以將檔案管理工作與企業(yè)運營過程

2、中的其他工作進行有效的銜接和結合，將檔案管理工作的作用進行有效的發(fā)揮。但是在現(xiàn)有計算機網(wǎng)絡環(huán)境中進行電子檔案的管理仍然存在許多安全隱患，檔案管理工作人員在進行檔案管理工作過程中要提高風險意識，對檔案信息化管理工作中潛在的風險制定有效的防控措施。1企業(yè)檔案管理信息化建設問題分析1.1管理方法落后，缺乏專業(yè)性企業(yè)領導雖然知道要保存重要的文件，但往往忽略了如何管理和保存檔案。首先，目前很多企業(yè)檔案管理信息化僅限于查詢文獻，很多時候還需要手動去翻找檔案，依然還是沒能解決問題。其次，由于檔案信息化沒有成熟的管理人員，對收到的檔案只是簡單地將其電子化，并未進行有效篩選和分類，導致檔案重復錄入，增加了后期信

3、息整合的難度，增大了工作量。第三，由于從紙質檔案進行信息化建設，轉變周期長、見效慢，所以企業(yè)對檔案信息化重視程度比較低，不愿花資金配置管理系統(tǒng)，已有的設備設施也比較落后，導致檔案管理信息化建設進程很慢。另外，企業(yè)信息化對檔案管理系統(tǒng)的要求比較高，需要有專業(yè)人員進行系統(tǒng)建設和維護，而目前很多企業(yè)缺少相關的人員配置，導致信息化管理落后，缺乏專業(yè)性。1.2檔案管理信息化建設缺乏目標及長遠規(guī)劃許多企業(yè)只注重于產(chǎn)品研發(fā)、銷售，但忽略了檔案分析和管理，信息化建設缺少目標和長遠規(guī)劃。對于已經(jīng)進行信息化建設的企業(yè)，對如何利用信息化系統(tǒng)定期進行檔案的規(guī)整，篩選周期如何定制，企業(yè)中周總結、月總結和年終總結如何應用

4、信息化系統(tǒng)進行檔案分析等問題還未有明確的要求。對于檔案管理信息化還比較落后的企業(yè)，許多管理者對如何進行紙質檔案和電子檔案的轉化、電子檔案的分類方法和檔案調閱的管理方法等還未有明確的想法。此類企業(yè)覺得紙質版轉成電子版檔案過程復雜，遲遲未進行合理的規(guī)劃，進行信息化建設。1.3檔案管理缺乏安全性企業(yè)領導對檔案管理信息化的不重視，導致設備設施不能得到及時的更新，引進的系統(tǒng)存在缺陷或者管理人員專業(yè)性不足，導致信息化管理缺乏安全性。許多企業(yè)在檔案管理人員是年紀相對較大的員工，缺乏學習專業(yè)知識的能力，在新技術的運用方面不熟悉，也容易導致檔案的安全性得不到保障。而且很多企業(yè)進行檔案管理信息化系統(tǒng)之后，員工缺少

5、培訓學習的機會，對應急情況缺乏處理能力。檔案電子化存在入侵的風險，所以企業(yè)更應該重視專業(yè)人才的引進，制定相關規(guī)定，增加檔案的安全性。2企業(yè)檔案信息化建設中的安全管控措施2.1加快檔案資料庫存信息化進程在檔案資料管理的信息化過程當中，最先需要解決的問題是檔案管理人員以及用戶需要大量登記和簽字。要解決這一問題可以構建起比較特殊的檔案管理信息系統(tǒng)，錄人每本檔案資料，再添加相關的標識。建議在構建系統(tǒng)時采用rtid（射頻識別）技術，確保可以準確快速地借還相關的檔案資料。這一技術最明顯的特點是信息存儲量比較大，不需要進行準確掃射，在對標簽進行讀寫的過程中可以不用直接接觸，可以同時一次性讀寫不同的標簽，識別

6、的速度很快?？梢詫j？id技術和公司的檔案資料庫系統(tǒng)連接起來，識別檔案資料當中的庫存地點、檔號以及管理號等。檔案資料庫仍然需要繼續(xù)采用閉架管理方式，檔案管理員審核借還系統(tǒng)的檔案資料，便于用戶通過網(wǎng)絡來完成相關的查詢。設置實時庫存管理的相關功能，確保能夠及時更新檔案資料的庫存流通情況，還要對檔案資料的情況進行全程跟蹤，將其映射到檔案資料查詢的相關信息當中。用戶可以查看到當前所需要查詢的資料的狀態(tài)，是在庫還是借出等。2.2加強檔案管理人員的信息安全風險意識檔案信息化管理中心內部要加強相關工作人員安全意識培養(yǎng)，創(chuàng)建一個良好的電子檔案安全管理氛圍，促使電子檔案信息管理工作順利開展。通過加強風險預警、

7、完善應急預案制訂等，進一步增強風險預防能力。同時，檔案信息化管理中心要不斷加強相關員工業(yè)務能力及專業(yè)素質培養(yǎng)，使其能夠在第一時間對風險因素做出反應，提升其風險分析及預判能力。通過一系列舉措，將電子檔案風險控制由以往“事后補漏”的形式轉變?yōu)椤邦A防為主，防治結合”的形式，做到事先預防，事后管控，進一步提升安全風險管理效能，讓安全風險因素“無所遁形”。2.3提高檔案管理工作人員的綜合素質檔案信息化管理水平與計算機網(wǎng)絡環(huán)境的安全水平具有重要的聯(lián)系，與企業(yè)檔案管理人員的素質水平也具有重要的聯(lián)系。這些都是對檔案管理人員技術能力的基本要求，是避免檔案信息化管理過程中不必要風險的基礎。另外，企業(yè)要注重員工風險

8、防范意識的考察，檔案管理人員要具有足夠的風險意識，在進行檔案管理工作的過程中才可以具有及時處理和預防風險的意識。2.4重視信息技術，提升信息化水平在當前日新月異的信息化時代，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨全新的機遇和挑戰(zhàn)。信息技術的運用，為檔案管理提供了很多種方式，為檔案的規(guī)整、存儲都提供了很大的幫助，讓整體檔案管理的科技水平得到了不斷的提升。就目前企業(yè)的發(fā)展來看，如果想要在信息化的時代實現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展，那么就必須要在企業(yè)的內部進行先進技術的引進，進而不斷提升檔案信息的管理水平。在當前企業(yè)的發(fā)展過程當中，信息技術的整體水平都會直接影響檔案管理工作的整體效率，對企業(yè)能否正常運作有著直接影響，所以企業(yè)

9、必須要重視檔案管理的信息化建設。2.5科學制定檔案信息化規(guī)劃在企業(yè)開展檔案信息化管理過程當中，制定一定的規(guī)劃是至關重要的，且必須要在滿足企業(yè)發(fā)展的要求基礎之上開展，根據(jù)企業(yè)自身的特點和發(fā)展的方向，進行深入的探討研究論證，制定出一個符合企業(yè)自身發(fā)展需求的檔案信息化管理規(guī)劃，使用循序漸進的方法，從企業(yè)信息的實際需求出發(fā)，來對管理模式進行分析，明確管理當中的各個流程，對其進行全面的調節(jié)，為企業(yè)檔案管理信息化建設提供更大的發(fā)展空間。2.6加強基礎設施建設力度檔案信息化管理中心要加強電子檔案信息安全防范，通過針對性措施來保障電子檔案信息資料不受外界非法攻擊影響。同時需要加大在檔案信息化管理當中計算機硬件設備與軟件系統(tǒng)的支持力度，給予充分的資金支持，幫助設備的更新維護或者購人新的技術先進的設備。為企業(yè)電子檔案信息工作的開展奠定基礎。結束語對于大型企