公司展覽展會管理辦法含附件模板

1、展覽展會管理辦法一、總則第一條 明確公司參展操作流程，持續(xù)改進和完善公司展會的組織、 開展和管理工作。使各相關(guān)部門和責任人各司其責，協(xié)調(diào)配合， 良好的完成公司參展目標，提升品牌競爭力，促進銷售。二、適用范圍及部門職責第二條 本制度適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。 提出參加展會的主要部門即為展會總牽頭部門，管理中心行政 組協(xié)助配合。第三條 所有展會的參展方案、總結(jié)等檔案資料需移交管理中心存 檔。第四條各部門職責（一）展會牽頭部門職責：每年初，提出參展或觀展需求，提交管理中心匯總。擬訂參展方案，參展后，收集參展資料，撰寫參展總結(jié)。（二）管理中心職責：負責展會總協(xié)調(diào)、編制年度展會方案；人

2、員分工安排、效果分析、禮品準備、樣品準備、宣傳物資 準 備、展品運輸、展會費用申請報銷、展會期間當?shù)亟煌ㄗ?宿餐飲安排、機票（火車票）預(yù)訂、簽訂協(xié)議。存檔參展檔案。（三）總公司品牌運營部：品牌部負責宣傳報道、物料設(shè)計制作、品牌建議。（四）銷售中心市場數(shù)據(jù)收集、分析、整理總結(jié)，后期客戶跟蹤反饋；客戶消 費心理調(diào)查研究；競爭對手調(diào)查；產(chǎn)品建議。接待參展嘉賓。（五）產(chǎn)品中心：協(xié)助接待參展嘉賓、參展產(chǎn)品支持、參加技術(shù)論壇匯報、產(chǎn)品 發(fā)布。（六）財務(wù)部：費用審批（七）法務(wù)部：合同審核（八）總公司知識產(chǎn)權(quán)部：參展品知識產(chǎn)權(quán)審核三、年度展會計劃制定第五條信息調(diào)研管理中心應(yīng)每年11月上旬，對目標展會做詳盡的信

3、息調(diào)查，包括： 主辦方、承辦單位、舉辦時間、展館位置、承租信息、展位信息、展 會影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。如赴國外參 展，還應(yīng)了解當?shù)卣Z言、政治環(huán)境、文化風俗、交通和食宿信息等。 逐漸形成展會資源庫。調(diào)研信息制作成詳細列表，提供給銷售中心和 產(chǎn)品中心參考選擇。第六條 選擇參展銷售中心和產(chǎn)品中心提出參展建議，并提交展會信息及參展提案表（見附件2）。第七條收集匯總參展意見管理中心收集各部門參展意見，做好財務(wù)預(yù)算，包括：參展費用、展示布置費用、展品運輸保管費用、廣告費用、宣傳贈品費用、人員 差旅費用等其他可預(yù)見費用；擬定下年度參展計劃。第八條 確定年度計劃管理中心向總經(jīng)理參展年

4、度計劃，經(jīng)總經(jīng) 理批復(fù)，12月中旬公布年度參展計劃及各展會牽頭部門。四、參展實施階段工作第九條參展計劃落實每一次展會前夕，牽頭部門需要制定詳細的參展方案并負責落實。 撰寫參展策劃（見附件3：參展方案模板）。參展方案經(jīng)總經(jīng)理批準后，報管理中心備案，牽頭部門負責組織 召開專題會議，明確人員組織與分工、物資清單、行程的制定。由管 理中心行政組負責簽訂參展協(xié)議、廣告宣傳協(xié)議，協(xié)助籌備物資；參 展人員做好訂機票和住宿申請、出差申請等工作。第十條 參展組成人員及職責（一）展會牽頭部門策劃人員：前期會展方案的策劃及請示工作；了解市場和廣告需求；監(jiān)督展位制作和設(shè)計方案；保證展品及物料及時到場，保證展期提供充足

5、的材料和宣傳品, 確保公司形象良好反映在展會上；負責參展人員的分工安排及管理；負責資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問；負責展品的清點和匯總；負責拍攝展會照片、視頻；負責展會期間交通住宿餐飲安排；負責與主辦方溝通，負責突發(fā)事件應(yīng)急處理；撰寫整個展會效 果評估總結(jié)報告。（二）銷售人員：必須是經(jīng)驗豐富的銷售人員，普通話標準，形象良好。對公司 及產(chǎn)品的概況進行介紹；分發(fā)宣傳品和紀念品；指導(dǎo)客人填寫信息和聯(lián)絡(luò)表格；恭送問詢者離開，展會客戶信息的匯總；市場信息收集、競爭對手市場價格監(jiān)控，會后負責撰寫展會現(xiàn) 場來訪總結(jié)。（見附件4：展會信息收集概要表、見附件5：參 展客戶信息登記表）；（三）專業(yè)技術(shù)人員：必須

6、是經(jīng)驗豐富的技術(shù)人員，對產(chǎn)品和技術(shù)細節(jié)非常了解，為 參觀客戶進行產(chǎn)品演示，對客戶提出的技術(shù)問題進行回答； 調(diào)研新品趨勢及發(fā)展建議，會后撰寫。撰寫信息收集和產(chǎn)品反 饋報告。（四）管理中心品牌人員：現(xiàn)場拍攝，新聞稿件推送；參展企業(yè)展位設(shè)計收集，素材收集，物料設(shè)計收集。（附件6： 展會效果評估表 銷售、技術(shù)人員配合）第十一條 參展人員規(guī)范全體參展人員要求統(tǒng)一著裝，佩戴名卡，女士化淡妝。舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對參展的必要事項、信息和規(guī)范做展前 培訓(xùn)。第十二條參展人員要求參展人員應(yīng)認真做好客戶溝通，信息 收集（包括新產(chǎn)品信息、競爭對手信息、行業(yè)及技術(shù)發(fā)展動向信息），信息包括宣傳資料、樣品、

7、言論、照片等；公司產(chǎn)品及品牌的展示工作。第十三條展后總結(jié)（一）效果分析 包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對銷售的 促進效果、客戶對展覽的印象等。（二）信息整理行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、新技術(shù)、競爭對手 信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設(shè)計趨勢和改進等等；（三）展會展品展會如有剩余的展品，退回庫房后做樣品使用。（四）信息分配 展會結(jié)束后，在兩個工作日內(nèi)由商務(wù)中心把在 展會上獲取的信息或商機分配相關(guān)部門跟進。（五）總結(jié)報告參展人員于展會結(jié)束7個工作日內(nèi)遞交所有資料及展會總結(jié)交給 品牌運營部，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價、改進建 議等。（見附件7：總結(jié)報告模板 附件& 參會檔案

8、存檔目錄模板） 管理中心應(yīng)在收到展會總結(jié)后3個工作日內(nèi)提交公司。（六）費用劃撥 參展費：由除職能部門外的參展部門共同承擔。 機票（火車票）費：由辦公室按參展人員所在部門按人員比共同承擔。食宿行費：由 牽頭部門按參展人員所在部門按人員比共同承擔。（七）資料存檔品牌運營部將所有展會的資料匯總裝訂成冊， 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔，在電腦和檔案櫥中各保存一份。五、附則第十四條 本制度自下發(fā)之日起生效，如有臨時性展會或特殊展 會參展部門需經(jīng)總經(jīng)理批準執(zhí)行。第十五條 本制度最終解釋權(quán)歸管理中心。附件：附件1:展會操作流程圖附件2：展會信息及參展提案表附件3：參展方案模板附件4：展會信息收集概要表附件5：參展客戶信

9、息登記表附件6：展會效果評估表附件7：總結(jié)報告模板附件8：參會檔案存檔目錄模板6/14附件1展會操作流程圖8/14管理中心總經(jīng)理展會操作流程圖牽頭部門備注2年度參見建議3匯總,報總經(jīng)理審批/、>4.審批、1 每年12月,管理中 心行政專員進行信息調(diào) 研.價搟及優(yōu)忠政策落 實.擬訂下年度展會匯 總.提供給各部門參考2.捉出參展意見.提交展會信息及參展提案5 .公布年度參展計劃YES5.管理中心12月中旬 公（結(jié)束Ke7.審批確展:Y6.提交某展會 參展計劃方案6.每一次展會牽頭部門濡 耍制定詳細的參展方案.經(jīng)總經(jīng)理確認簽批。見參展計劃9模板。8 簽訂合冋YES8 決定參展后由管理中心負責與

10、主辦方聯(lián)絡(luò).并簽訂合同9 協(xié)助備展9 管理中心負責展會的 策劃籌備、簽訂廣告合 同、簽證辦理、預(yù)定房 間和機票：牽頭部門G 貴召開會議.物資淸 單、樣品清單.人員組 織與分工。12. 見參展總結(jié)模板13. 見展會存檔目錄附件2展會信息及參展提案表提案部門:展會名稱時間地點主辦單位承辦單位及聯(lián)絡(luò) 人聯(lián)絡(luò)方式評 價相關(guān)性影響力往期效果資 信 調(diào) 查承租展館核實主辦單位核實參 展 提 案參展部門參展人員參展目的：參展費用：參展方式：廣告發(fā)布：展位選擇：其他相關(guān)活動：備注：提案遞交人：領(lǐng)導(dǎo)審批:參展方案模板一、展會名稱、主題、時間地點、參加目的二、參會部 門三、展示環(huán)境四、參展產(chǎn)品五、展臺布置設(shè)計方案

11、六、準備完成工作七、會務(wù)輔助物品準備及要求八、參展人員分工九、參展費用估算十、行程安排十一、領(lǐng)導(dǎo)簽批展會信息收集概要表競 爭 對 手行 業(yè) 信 息產(chǎn) 品 動 態(tài)技 術(shù) 動 態(tài)客 戶 信 息其 他參展客戶信息登記表展會名稱：第17屆中國國際工業(yè)博覽會地點：上海 日期：2015年11月3-7日序 號客戶信息產(chǎn)品咨詢問題企業(yè)咨詢 問題客戶意向及 訴求1客戶名稱：聯(lián)系電話：訪客數(shù)：行 業(yè)：芯片 封裝燈具 配件材料 是否交換名片 其他地區(qū)：洽談產(chǎn)品類型：材質(zhì)工藝技術(shù)參數(shù)市場優(yōu)勢價格功能起訂數(shù)量采購流程方案售后交貨周期知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品生命周期標準和認證保質(zhì)期主要合作商LED類型：國產(chǎn) 進口其他認證需求：D3C

12、 DCQC OCE OUL 無其他銷售 方式：直銷能源管理其他工作電壓：DC12V/AC220VDAC120其他其他公司地址 公司規(guī)模 企業(yè)資質(zhì) 可否墊資 付款方式 市場份額 是否上市 銷售狀況 技術(shù)實力 產(chǎn)能 其他2客戶名稱：聯(lián)系電話：訪客數(shù)：行 業(yè)：芯片 封裝燈具 配件材料 是否交換名片 其他 地區(qū)：洽談產(chǎn)品類型：材質(zhì)工藝技術(shù)參數(shù)市場優(yōu)勢價格功能起訂數(shù)量采購流程方案售后交貨周期知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品生命周期標準和認證保質(zhì)期主要合作商LED類型：國產(chǎn) 進口其他認證需求：（J3C DCQC OCE OUL 無其他銷售 方式：直銷能源管理其他工作電壓：DC12V/AC220VDAC120其他其他公司地址

13、公司規(guī)模 企業(yè)資質(zhì) 可否墊資 付款方式 市場份額 是否上市 銷售狀況 技術(shù)實力 產(chǎn)能 其他3客戶名稱：聯(lián)系電話：訪客數(shù)：行 業(yè)：芯片 封裝燈具 配件材料 是否交換名片 其他 地區(qū)：洽談產(chǎn)品類型：材質(zhì)工藝技術(shù)參數(shù)市場優(yōu)勢價格功能起訂數(shù)量采購流程方案售后交貨周期知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品生命周期標準和認證保質(zhì)期主要合作商LED類型：國產(chǎn) 進口其他認證需求：E13C CCQC OCE DUL 無其他銷售 方式：直銷能源管理其他工作電壓：DC12V/AC220VDAC120其他其他公司地址 公司規(guī)模 企業(yè)資質(zhì) 可否墊資 付款方式 市場份額 是否上市 銷售狀況 技術(shù)實力 產(chǎn)能 其他展會效果評估表展會名稱：展會時間：展

14、會地點：主辦方：一.基本情況具體描述1.參展商數(shù)2.參展商地域來源省內(nèi)：,省外：,國外：3.展會參觀人數(shù)自己估算人數(shù)：展會官方統(tǒng)計數(shù)：1.參觀人員地域來源省內(nèi)：，省外： ,國外：5.參觀人員組成同行：%,客戶：,普通觀眾：,其他：二、現(xiàn)場目標達成情況實際完成數(shù)1.宣傳資料發(fā)放數(shù)2接待參觀人員數(shù)3.與參觀人員交流人次4.與公司現(xiàn)有客戶接待交 流5.與參展商溝通6接收客戶名片7.收集參展商資料8發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)品/新技術(shù)9尋找代理產(chǎn)品10結(jié)識潛在客戶三、后期目標達成情況實際完成數(shù)（本欄請在3個月后電話告知商務(wù)中心）潛在客戶變?yōu)楣究蛻羲?、展會效果綜述填表人：填表日期：編號:總結(jié)報告模板一、參會前期準備工作二、參會情況：展示效果三、信息收集：行業(yè)信息四、費用總結(jié)：五、整體評價：參展評價六、改進建議：參觀訪問量潛在客戶獲取量現(xiàn)場效果 會議具體內(nèi)容技術(shù)產(chǎn)品 競爭對手 客戶反饋展會質(zhì)疑評價16/14參會檔案存檔目錄模板展會日期：2015年11月3-7日地點：上海類型：展會參展部門：品牌運營部 商務(wù)中心軌道交通部檔案編碼:XL-PP-2015112101存檔日期：2015-11-21檔案內(nèi)容：1、參會總結(jié)1-52、附件1：大會通知6-7附件2：展會信息及參展提