財務(wù)資料管理工作規(guī)程

1、浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司財務(wù)檔案管理工作規(guī)程文件編號：GT/FC ?08 ?01修改狀態(tài)：A/0管理狀態(tài)：分發(fā)號： 許潔日期： 2000年12月23 日 李明日期：2001年01月16日審批：壽柏年日期： 2001年01月19 日發(fā)布日期：2001年01月 21日實施日期：2001年02月01日浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司管理體系工作規(guī)程財務(wù)文件編號：GT/FC ?08t01頁碼：第1頁共5頁財務(wù)檔案管理工作規(guī)程修改狀態(tài)：A/01.目確實保財務(wù)檔案資料的完整、 準(zhǔn)確、平安、存取便利和有效利用2. 適用范圍 適用于財務(wù)檔案管理全過程；3. 職責(zé)3.1 財務(wù)管理部、方案資金部為財務(wù)檔案資料

2、的歸口管理部門；3.2 財務(wù)管理部會計、 方案資金部指定人員負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的收集、 整理、 裝訂、 保管和提供工作；4. 工作程序4.1 附?財務(wù)檔案管理工作流程?圖。4.2 財務(wù)檔案種類4.2.1 來自財務(wù)部內(nèi)部的財務(wù)資料，包括記帳憑證、帳簿和財務(wù)報表及 財務(wù)分析、 內(nèi)部審計、固定資產(chǎn)、各種合同資料、財務(wù)制度及其他財 務(wù)資料；4.2.2 來自財務(wù)管理部、方案資金部外的資料，包括公司內(nèi)部各有關(guān)部 門和全資、 控股參股公司及銀行、政府部門等文件合同資料等；4.3 檔案收集時間4.3.1 來自財務(wù)管理部、方案資金部內(nèi)部的財務(wù)資料由財務(wù)管理部會計、 方案資 金部指定人員隨時收集；4.3.2 來自財務(wù)管

3、理部、方案資金部外的資料由財務(wù)管理部會計、方案 資金部指定人員負(fù)責(zé)及時收集；4.3.3 除會計、指定人員收集以外的其他資料由資料經(jīng)手人負(fù)責(zé)隨時收集；4.3.4 收集要求a. 文件資料要字跡清楚、圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、 繪制；b. 文件材料完整、準(zhǔn)確且具保存價值；4.4 檔案整理4.4.1 檔案整理原那么a. 財務(wù)管理部會計或方案資金部指定人員根據(jù)實際情況， 按照自然形成、 保持浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司管理體系工作規(guī)程財務(wù)文件編號:GT/FC ?08?01頁碼：第2頁共5頁財務(wù)檔案管理工作規(guī)程修改狀態(tài):A/0歷史聯(lián)系的原那么和立卷要求特征及文件內(nèi)容及時進(jìn)行裝訂立卷；b. 于

4、壹個卷內(nèi)要按文件材料形成的時間，系統(tǒng)地排列；c. 擬定案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原那么上分為永久、長期15年之上、短期15年以下三種;d. 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、每本內(nèi)填寫?卷內(nèi)目錄?和?卷內(nèi)備 考表?檔案裝訂的形式a. 憑證封面：會計將記帳憑證按檔案整理原那么及時裝訂；b. 會計檔案案卷封面：用于會計帳簿的裝訂c. 文件圭寸面：用于財務(wù)報表、財務(wù)分析、內(nèi)部審計、固定資產(chǎn)、財務(wù) 制度、其他 財務(wù)資料或來自財務(wù)管理部、方案資金部外的資料；檔案裝訂的程序a. 記帳憑證裝訂后及時裝入文件盒；b. 財務(wù)資料和財務(wù)管理部、方案資金部外資料平時及時整理裝訂，年 末或年初整理

5、入文件盒；4.5卷皮的填寫憑證封面的填寫：a. 單位名稱：公司全稱b. 憑證名稱或憑證種類：記帳憑證或轉(zhuǎn)帳憑證、銀付、現(xiàn)付；c. 所屬時間及起止日期：填寫本記帳憑證內(nèi)第壹張憑證的日期和最后 壹張憑證的日期；d. 憑證張數(shù)：填寫本記帳憑證內(nèi)憑證張數(shù)；e. 本期憑證冊數(shù)或裝訂冊次：填寫本記帳憑證本月總冊數(shù)的第幾本憑 證；f. 備注/附件：注明附件的種類，以及張數(shù)；g. 裝訂人或經(jīng)手人、會計主管：關(guān)聯(lián)人員簽字或蓋章；h. 卷骨工程：填寫年、月、憑證號、憑證屬本月冊數(shù)、及本月憑證總冊數(shù)；會計檔案案卷封面a.裝訂人于封面空白內(nèi)注明公司全稱及帳簿名稱、冊數(shù);浙江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司管理體系工作規(guī)程財

6、務(wù)文件編號:GT/FC ?0801頁碼：第3頁共5頁財務(wù)檔案管理工作規(guī)程修改狀態(tài):A/0b.裝訂人于起止年月中注明帳簿的起止時間；填制本卷內(nèi)帳頁的張數(shù)、根據(jù)文件 保管規(guī)定的期限填制保管期限；文件檔案案卷封面a. 裝訂人于封面空白內(nèi)注明公司全稱、財務(wù)資料的種類；b. 裝訂人于起止年月中注明帳簿的時間；填制本卷內(nèi)帳頁的張數(shù)、根據(jù)文件保管 規(guī)定的期限填制保管期限；檔案盒案卷封面： a.案卷題名：記帳憑證、帳簿、財務(wù)報表、財 務(wù)分析資料、內(nèi)部審計、固定資產(chǎn) 資料、各種合同資料、財務(wù)制度、 公司文件或其他資料 b.編制單位：公司全稱；c. 編制日期或時間：裝入盒內(nèi)年月日；d. 保管期限：永久、長期、短期

7、e. 密級：秘密、機(jī)密卷內(nèi)備考表a.本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、 移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫且簽名、標(biāo)注時間；b.立卷人：由責(zé)任立卷者簽名；c. 檢查人：由案卷質(zhì)量審核者，由財務(wù)管理部、方案資金部負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人簽名；d. 立卷時間：填寫完成的立卷日期。4.6密級檔案：檔案密級分為秘密、機(jī)密。機(jī)密級：記帳憑證、帳簿、財務(wù)報表、財務(wù)分析資料、內(nèi)部審計、固定資 產(chǎn)資料、財務(wù)制度、各種合同資料462秘密級：公司文件或其他資料4.7借離財務(wù)資料壹般不辦理借離；特殊情況均需填制?借離檔案審批單? 經(jīng)財務(wù)管理部、方案資金部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；浙

8、江綠城房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司管理體系工作規(guī)程財務(wù)文件編號:GT/FC ?0801頁碼：第4頁共5頁財務(wù)檔案管理工作規(guī)程修改狀態(tài):A/04.8保管保管條件：存放于通風(fēng)較好且不靠門或窗的柜子內(nèi)；保管要求：重要的密級檔案需存放于保險箱內(nèi)，其他檔案存放于帶 鎖的文件柜中即可；4.9保管期限永久保存：年度財務(wù)方案、會計檔案保管清冊、會計檔案毀損清冊 長期保存：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳、明細(xì)帳、日記 帳、輔助帳、會計移交清冊短期保存：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、月季度財務(wù)方案 4.10銷毀保存期屆滿，以及沒有必要繼續(xù)保存的文件資料，由資料管 理者分別填制?作廢失效檔案登記表?和?檔案銷毀審批單?經(jīng)財務(wù)管理部、方案資金部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理或之上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；已失效作廢但暫不銷毀的，須加蓋“作廢章；5. 關(guān)聯(lián)及支持性文件6. 質(zhì)量記錄6.1卷