工作郵件的規(guī)范與注意事項(xiàng)

1、2021年12月10日想知道更多嗎？開開 始始TWO 內(nèi)容FOUR 范文THREE 地址欄 ONE 主題 FIVE 其他ContentNo.1主旨簡短扼要No.2目的明確直觀盡量在標(biāo)題前注明目的。長度不宜冗長意思明確，引人注目。一、主題1202 精簡03 對象面對客戶的面對客戶的商務(wù)郵件商務(wù)郵件主題最好能包含公司主題最好能包含公司名字（名字（WhoWho）。04 時(shí)間如果帶有如果帶有時(shí)間性質(zhì)時(shí)間性質(zhì)的郵件，要在主題中標(biāo)的郵件，要在主題中標(biāo)明時(shí)間，比如月報(bào)日報(bào)周報(bào)等明時(shí)間，比如月報(bào)日報(bào)周報(bào)等。01 明確主題應(yīng)該簡單，主題應(yīng)該簡單，明確明確的概括郵件的內(nèi)容，的概括郵件的內(nèi)容，切忌使用含義不清的標(biāo)題

2、切忌使用含義不清的標(biāo)題。可以遵循可以遵循WhereWhere、 What What、 When When原則，（一原則，（一般不超過般不超過3535字）來描述字）來描述。主題書寫的注意事項(xiàng)二、內(nèi)容01稱呼02正文03附件04結(jié)束語05署名稱呼1)如果知道收件人收件人的姓名的姓名的話,可以稱呼全名/名字。讓對方感覺更加友好。注：名字千萬不要寫錯(cuò)。注：名字千萬不要寫錯(cuò)。2)如果只知道對方對方的的姓氏姓氏：1. 對方是技術(shù)型的，可稱呼：姓氏+工；2. 對方不是技術(shù)型的，不確定職位，可稱呼：姓氏+老師。3)如果只知道對方的身對方的身份份可以用：姓氏+職稱。4)如果為群發(fā)收件人群發(fā)收件人可直接稱呼為 D

3、ear all或者大家好/各位好/三位（數(shù)量 ）好。0102123問候語1.同事之間，平級之間，可同事之間，平級之間，可稱呼你好稱呼你好2.如果是領(lǐng)導(dǎo)，或者是客戶如果是領(lǐng)導(dǎo)，或者是客戶可稱呼您好可稱呼您好?。ǎ。ǚQ呼的下稱呼的下一一行，行，首行縮進(jìn)首行縮進(jìn)2個(gè)漢字個(gè)漢字。 ）一般是對郵件里的某個(gè)東西一般是對郵件里的某個(gè)東西（比如：附件（比如：附件）的進(jìn)一步詳?shù)倪M(jìn)一步詳細(xì)說明。細(xì)說明。應(yīng)加下劃線應(yīng)加下劃線。注正文正文內(nèi)容正文的核心部分，正文的核心部分，層次層次分分明、簡單易懂明、簡單易懂。正文中內(nèi)容的格式首行內(nèi)容字體第一個(gè)首行在稱呼語下第一個(gè)首行在稱呼語下面隔一行。每段文字的面隔一行。每段文字的

4、首行向右縮首行向右縮2 2個(gè)漢字，個(gè)漢字，第二行從左邊頂格書寫第二行從左邊頂格書寫。要求主次分明，先總要求主次分明，先總體表達(dá)，再分層次說體表達(dá)，再分層次說明，多用明，多用“第一第一/ /第第二二/ /第三第三”的格式。的格式。宋體，黑色宋體，黑色字號一般選擇字號一般選擇10-1610-16號。號。郵箱默認(rèn)的字體都適郵箱默認(rèn)的字體都適用。用。 1 2 3010203 內(nèi)容簡明扼要注意論述語氣注意序列性多用簡短語句或者詞匯。不宜長篇大論，行文注意通暢。如果內(nèi)容較多時(shí)，正文中簡要介紹，可添加個(gè)附件進(jìn)行詳細(xì)描述。選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述。尊重對方，多用敬語。評價(jià)請謹(jǐn)慎和客觀。如果事情復(fù)雜，最好多用1、

5、2、3、4之類的列點(diǎn)列段說明。每個(gè)點(diǎn)和段落不宜過長。正文的注意事項(xiàng)1040506 正文的注意事項(xiàng)2信息完整、準(zhǔn)確重要信息提示檢查一次性把信息說清楚，說準(zhǔn)確。避免在2分鐘后少發(fā)“補(bǔ)充”“更正”之類的郵件。合理利用大寫字母、粗體、顏色字體、加大字號。不宜過多的提示。再次重新審讀，檢查錯(cuò)誤。不要使用表情和使用過多的帶有感情的標(biāo)點(diǎn)符號。03附件網(wǎng)頁版FoxmailOutlook附件文件名的格式統(tǒng)一為：附件文件名的格式統(tǒng)一為： 姓名（名稱）姓名（名稱）+內(nèi)容內(nèi)容+日期日期如果有附件，一定要記得添加一定要記得添加。如果附件超過三個(gè)及以上，可在正文內(nèi)容后空一行注明，（注注按按“附件一、附件二”依序：）：）列

6、出附件內(nèi)容，并在在文字底下加橫線文字底下加橫線。附件的注意事項(xiàng)如果郵件里面含有附如果郵件里面含有附件，應(yīng)在正文件，應(yīng)在正文里提示里提示收件人收件人查看。查看。應(yīng)該讓人清晰明了，應(yīng)該讓人清晰明了，涵蓋附件的內(nèi)容概要，涵蓋附件的內(nèi)容概要，不能以新建不能以新建表格和新表格和新建文檔等命名。建文檔等命名。如果附件是特殊格式，如果附件是特殊格式，請?jiān)谖闹凶⒚鞔蜷_方式，請?jiān)谖闹凶⒚鞔蜷_方式，以免影響使用。以免影響使用。正文中應(yīng)對附件正文中應(yīng)對附件進(jìn)行簡要說明，進(jìn)行簡要說明，特別是很多個(gè)附特別是很多個(gè)附件的時(shí)候。件的時(shí)候。0304附件數(shù)量不宜超附件數(shù)量不宜超過過4 4個(gè)，如果過個(gè)，如果過多可壓縮打包。多可壓

7、縮打包。0506如果附件占用空間如果附件占用空間過大，可分割成幾過大，可分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。個(gè)小文件分別發(fā)送。提示格式說明數(shù)量空間0102命名04結(jié)束語01可提供好的選擇02希望03感謝祝福語0405署名公司公司名稱及名稱及l(fā)ogo部門姓名部門姓名地址地址： 郵編：郵編：電話：電話： 傳真：傳真：郵箱：郵箱：網(wǎng)頁版FoxmailOutlook打開網(wǎng)頁郵箱打開網(wǎng)頁郵箱-點(diǎn)右上角頭像點(diǎn)右上角頭像-設(shè)設(shè)置置-個(gè)性簽名個(gè)性簽名-新建簽名新建簽名-輸入簽名輸入簽名檔名稱檔名稱-編輯你的個(gè)性簽名編輯你的個(gè)性簽名打開打開Foxmail-點(diǎn)右上角圖標(biāo)點(diǎn)右上角圖標(biāo)-設(shè)置設(shè)置-左上一行左上一行 寫郵件寫郵件

8、-高級高級-簽名管理簽名管理-新建新建-輸入簽名檔名輸入簽名檔名稱稱-編輯你的個(gè)性簽名編輯你的個(gè)性簽名打開打開Outlook-開始開始-點(diǎn)擊點(diǎn)擊-新建電新建電子郵件子郵件-簽名簽名-新建新建-輸入簽名檔輸入簽名檔名稱名稱-編輯你的個(gè)性簽名編輯你的個(gè)性簽名01可多個(gè)不同可多個(gè)不同的簽名的簽名。慎重引用慎重引用短語或者公司宣短語或者公司宣傳文化作為簽名的傳文化作為簽名的一部分。一部分。數(shù)量和正文字體匹配，簡體中文和正文字體匹配，簡體中文或者英文。或者英文。大小大小和正文一樣，或者比正和正文一樣，或者比正文小一些。文小一些。將內(nèi)容歸檔，不宜超過將內(nèi)容歸檔，不宜超過5行行。電話號碼數(shù)字中間電話號碼數(shù)字

9、中間建議加個(gè)停建議加個(gè)停頓頓“-” 。盡可能插入盡可能插入公司公司logo圖片，后圖片，后面并帶有中文名稱。面并帶有中文名稱。編寫編寫郵箱用超鏈接，郵箱用超鏈接，對方點(diǎn)你的對方點(diǎn)你的郵箱即可郵箱即可生成到收件人欄。生成到收件人欄。0305020406字體行數(shù)電話號碼標(biāo)志超鏈接個(gè)性簽名的注意事項(xiàng)三、地址欄抄送抄送將郵件同時(shí)發(fā)送給收件人以外的人，抄將郵件同時(shí)發(fā)送給收件人以外的人，抄送一份給別人，收到的人可回郵件，也送一份給別人，收到的人可回郵件，也可不回郵件?？刹换剜]件。抄送的人數(shù)應(yīng)做到最少。抄送的人數(shù)應(yīng)做到最少。 比較比較重要，責(zé)任比較重要，責(zé)任比較重大的郵件，記得重大的郵件，記得抄送給我們的抄送給我們的直接上司或者直接上司或者領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)。收件人收件人郵件的接收人，并對該郵件做回復(fù)、郵件的接收人，并對該郵件做回復(fù)、指示。指示。有時(shí)可能會(huì)發(fā)送多人有時(shí)可能會(huì)發(fā)送多人,檢查是否有人檢查是否有人員遺漏。員遺漏。可按照職位高低和重要程度，先后可按照職位高低和重要程度，先后輸入。輸入。范文一范文一 寫信版寫信版四、范文范文二范文二 收件版收件版注意同一郵件主題/事項(xiàng)的郵件的連續(xù)性回復(fù)時(shí)，屬于同一郵件主題的按照發(fā)起順序跟進(jìn)，不回復(fù)時(shí)，屬于同一郵件主題的按照發(fā)起順序跟進(jìn)，不要另起一個(gè)新郵件回復(fù)。要另起一個(gè)新郵件回復(fù)。郵件的處理和回復(fù)郵件的保存和管理分類建立不同的文件夾，以便后續(xù)查找