會計(jì)人員的Excel表格常用操作

1、會計(jì)人員的Excel表格常用操作n 財(cái)務(wù)部：XXXn 文本輸入的幾種解決方法n 1、在A1單元輸入號碼時，在前面先輸入號，就是：123456789012345,這樣單元格會默認(rèn)為該單元為文本方式，會完整顯示出15個號碼來，而不會顯示那令人討厭的科學(xué)計(jì)數(shù)方式來了。 n 2、如果已經(jīng)輸入了大量的號碼，全部以科學(xué)計(jì)數(shù)顯示的話，而又懶的按照上面的方法一個一個的重新輸入的話，也有這個好方法哦，比如已在單元A1：A100輸入了號碼，按以下步驟做：選擇單元A1：A100單擊鼠標(biāo)右鍵，設(shè)置單元格式選擇自定義，在類型中輸入0即可，輕松搞定，呵呵！ n 舉例說明n 實(shí)際講課中實(shí)際操作說明一下，便于理解n 幾個工作

2、表生成一個打印文件一次打印 n 解答：先按 Ctrl鍵 + 其它要一起打印的工作表 就會成為一個群組,打印的頁數(shù)可延續(xù)到下一個Sheetn 幾個工作表生成一個打印文件一次打印n 如果要全部打印，可以用右鍵單擊，選中全部報(bào)表，就可以全部打印了。n 舉例說明n 實(shí)際講課中實(shí)際操作說明一下，便于理解n round函數(shù)n 取小數(shù)位數(shù)：不要用工具條上的顯示小數(shù)位數(shù)來控制小數(shù)位數(shù)，它只是顯示這幾位，實(shí)際還是按原來的數(shù)計(jì)算。如：1.2345，你顯示兩位，為1.23，而實(shí)際他是按1.2345去計(jì)算的，要用round函數(shù)，round(數(shù)據(jù),2)即可。就是無論用什么函數(shù)都要在最外面加上 round(),不然的話因

3、為那一兩分錢會造成報(bào)表不平。n 如果怕繁的話，可在選項(xiàng)里設(shè)置按顯示計(jì)算。n 再有兩條經(jīng)驗(yàn) n 1、如果準(zhǔn)備作大一些的表格，盡量不要使用 “合并單元格” 以免以后使用函數(shù)麻煩； n 2、要分清你作的表格主要是使用來存儲數(shù)據(jù)，還是用來打印輸出，如果想兩者兼顧，小一點(diǎn)的表格還可以，大了就不好辦了。n 凍結(jié)窗格  第 1 行中的列標(biāo)題。n  向下滾動一兩行之后將看不見列標(biāo)題nn  在“窗口”菜單上單擊“凍結(jié)窗格”。  通過一條水平線將標(biāo)題與其余部分分開。n 若要使標(biāo)題隨時可見，可以使標(biāo)題原地凍結(jié)在窗格中，從而將工作表分成兩部分。這樣，當(dāng)滾動工作表的其余部分時，標(biāo)

4、題窗格會固定在原來的位置。 n 若要凍結(jié)工作表窗格，可以在工作表中選中這部分窗格，再單擊“窗口”菜單上的“凍結(jié)窗格”。n 下圖是凍結(jié)后的結(jié)果。標(biāo)題與工作表數(shù)據(jù)由一條水平線分開，標(biāo)題顯示在第 10 行的上面。n 凍結(jié)窗格圖表n 示例nn 同時比較兩個工作簿。 n 假如有兩個工作簿，一個是銷售部門的預(yù)算，另一個是市場部門的預(yù)算。您希望比較這兩個工作簿以便發(fā)現(xiàn)兩個部門之間計(jì)劃費(fèi)用的區(qū)別。n 如圖所示，“窗口”菜單中顯示兩個工作簿已經(jīng)打開。由于“Marketing”在視圖中，所以第二個工作簿的名稱“Sales”列在“并排比較”命令中。若要同時看到這兩個工作簿，可以單擊“與 Sales.xls 并排比較

5、”。n 同時比較兩個工作簿圖表n 示例nn 同時比較兩個工作簿技巧n 將同時打開兩個工作簿中的工作表，一個在窗口的上部，另一個在窗口的下部。在 Excel 中，并排就是水平并排，但只要您愿意，可以將它們的位置從水平并排更改為垂直并排。n 當(dāng)滾動第一個工作表時，第二個工作表也在一起滾動，并且與之同步，這樣就能輕松比較這兩個部門的預(yù)算存在的區(qū)別。 n 技巧    n 窗口上部的工作表是單擊“并排比較”命令時已在視圖中的工作表。 n 可以從工作表的上部或下部開始導(dǎo)航。只需要在希望導(dǎo)航的工作表中單擊，將該工作表的滾動條激活。 n 單擊“視圖”窗口上的“顯示比例”，可以同時

6、放大這兩個工作表，以便更清楚地查看數(shù)據(jù)。n 拓展：這個技巧同時適用于WORD文檔。有興趣可體驗(yàn)一下。n 求和1n  選中的數(shù)字。n  窗口底端狀態(tài)欄中的總和nn 求和2n 您不用考慮如何計(jì)算所選數(shù)字的總和，因?yàn)榻Y(jié)果已自動顯示在窗口底端的狀態(tài)欄中：求和 =￥235.35。n 選擇數(shù)字時，Excel 會對數(shù)字自動求和，并將結(jié)果顯示在狀態(tài)欄中。n 提示   所選數(shù)字不必排列在一起，也不必處于同一行或同一列中。按下 Ctrl 鍵再選中每個數(shù)字，就可以對工作表中任意位置的數(shù)字進(jìn)行求和。n 其他自動計(jì)算功能 n  單擊快捷菜單上的“平均值”。nn

7、  在狀態(tài)欄上求和將更改為求平均值。n 各種自動計(jì)算功能n 需要平均值嗎？請選中數(shù)字，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊狀態(tài)欄，再單擊快捷菜單上的“平均值”，這樣將得到算術(shù)平均值。執(zhí)行該操作后，狀態(tài)欄中的答案從求和變?yōu)椤捌骄?=￥39.23”。 n 如果希望執(zhí)行其他操作，只要單擊快捷菜單上其他選項(xiàng)之一，如“最大值”或“最小值”，就可以計(jì)算出此范圍內(nèi)的最大值或最小值。 n 一次鍵入，自動填充 n n 一次鍵入，自動填充n 如果需要很多次重復(fù)鍵入一年中的前六個月，則可輕松完成這項(xiàng)操作。n 鍵入“一月”，這樣 Excel 就知道您要做什么了。 n 選中“一月”單元格，再將鼠標(biāo)指針放在單元格的右下角，直至

8、出現(xiàn)黑色十字形 (+)。 n 在填充范圍內(nèi)拖住填充柄 。當(dāng)您拖動時，屏幕提示會顯示將填寫的內(nèi)容。 n 釋放鼠標(biāo)按鈕，將提示的內(nèi)容填充到列表中。 n 技巧    n 對于有些序列，需要鍵入兩個條目才能建立填充模式。例如，若要填入 3，6，9 這樣的序列，請選中兩個單元，再拖動填充柄。 n 也可以向上或向左拖動，還可以向下或向右拖動。 n 您是否有過多次鍵入相同單詞的經(jīng)歷（比如，需要在連續(xù) 10 行內(nèi)鍵入 完成）？現(xiàn)在，只需將單詞鍵入一次，然后，將填充柄拖過需要填充的行或列，就可以自動輸入相同的文本。 n 自定義自動填充內(nèi)容 n 使用填充柄可以填寫各種類型的 Exce

9、l 列表：1、2、3；星期一、星期二；9:00、10:00；第 1 季度、第 2 季度或者 1 月 15 日、2 月 15 日。n 但是 Excel 也可以填寫您自己創(chuàng)建的自定義列表，如公司的雇員列表。 n 第一次手動輸入所有雇員的姓名，然后選中全部姓名，再打開“選項(xiàng)”對話框中的“自定義序列”（“工具”/“選項(xiàng)”），然后單擊“導(dǎo)入”。 n 當(dāng)下次需要輸入該列表時，請鍵入第一個姓名，然后使用填充柄來填寫該列表。在練習(xí)單元中您將會看到如何創(chuàng)建并填充一個自定義列表。n 提示    如果沒有可用的導(dǎo)入列表，則可以直接在“自定義序列”對話框中鍵入該列表。如果執(zhí)行這樣的操作，

10、請記住在填寫每個條目后按下 Enter，或者在一行內(nèi)鍵入所有條目，但要用逗號將它們分隔開。n 自定義自動填充內(nèi)容n 示例nn 條件格式”對話框。 n 示例nn 條件格式”對話框n “條件格式”對話框很大，其中有很多框和按鈕，因?yàn)樵搶υ捒驅(qū)ｉT用于接受很多可能的條件。一旦您知道如何使用它們，事情就變得非常簡單。n 首先選擇用來觸發(fā)條件格式的單元格值的條件，在這里請選擇“小于”，并鍵入 15。 n 然后單擊“格式”按鈕，選擇紅色加粗格式來顯示所有小于 15 的數(shù)值。 n 現(xiàn)在，Excel 已經(jīng)知道：觸發(fā)紅色加粗格式的條件是只要 C 列的值小于 15。這很簡單，是不是？n 注意  

11、 對于一個單元格或某一指定區(qū)域的單元格來說，最多可以添加三個條件。n 用Excel的一些注意事項(xiàng)n 1、盡量不要合并單元格n 2、不在在第一行寫標(biāo)題名稱。而有學(xué)會用頁眉面腳n 3、用了公式以后盡量不要更改公式，否則容易忘記從而引起數(shù)據(jù)計(jì)算的不準(zhǔn)確會計(jì)人員常用excel函數(shù)nn 一、MID（text，start_num，num_chars）n text：是指包含需要提取字符的文本字符串位置n start_num：需要提取的字符串在文本中開始位置n num_chars：提取的字符串個數(shù)。n 舉例：從以下身份證號中提取出生年月日nn 1、函數(shù)格式：n MID（A2，7，8）n A2：指身份

12、證號位于A2位置。n 7：是指從身份證號中第7個位置開始提取n 8：是指按順序一共提取8個數(shù)字n 結(jié)果為：n nnnnn 二、SUMIF（range，criteria，sum_range）n range：計(jì)算區(qū)域n criteria：條件（以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式表示）n sum_range：實(shí)際參與計(jì)算的區(qū)域（可省略）n 舉例，在以下計(jì)算區(qū)域中對編碼為a1的單元格所對應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和nnn 函數(shù)格式：SUMIF（B3：C10，B3，C3：C10）n 在區(qū)域B3：C10中把所有編碼為a1的單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和 B3+B5+B8 = 25+33+36 = E3 = 94n 結(jié)果為nnn 三、CO

13、UNTIF（range，criteria）n range：要進(jìn)行計(jì)算的非空單元格區(qū)域n criteria：需要進(jìn)行計(jì)算時滿足的條件n 舉例：對下列區(qū)域中大于30的數(shù)進(jìn)行個數(shù)統(tǒng)計(jì)nn 函數(shù)格式：COUNTIF（B3：C10，>30）n B3：C10：進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的區(qū)域n >30：為表達(dá)式，表示大于30的數(shù)進(jìn)行個數(shù)統(tǒng)計(jì)nn 結(jié)果為：nnn 四、VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)n lookup_value：查找的目標(biāo)n table_array：查找的區(qū)域n col_index_num：需要返回的值在查找區(qū)

14、域中的列號n range_lookup：默認(rèn)為TRUE（即1），即模糊查找，false（即0）為精確查找n 舉例：在表sheet1中查找表sheet2中a3的數(shù)據(jù)，返回的數(shù)據(jù)為模糊查找，結(jié)果放到表sheet2中。nnn 結(jié)果為： nn 五、DATE(year，month，day)n 舉例：DATE(2008，1，C5)nn 在E5單元格中顯示為2008-2-2，因?yàn)镃5單元格中的數(shù)字為33，比1月份的31天多兩天，所以順延到2月份。nn 六、NOW( )n 該函數(shù)沒有參數(shù)，選擇它后直接按回車即可顯示，當(dāng)前電腦的時間。n 如果需要更新時間為最新的時間，可以按鍵盤上的F9。nn 七、DATEIF（

15、date1，date2，y）、DATEIF（date1，date2，m）、DATEIF（date1，date2，d）n 表示返回date1與date2兩個日期之間的差，其中y是指返回年的差，m表示返回月的差值，d表示返回日期差值。nnnn 八、CONCATENATE(Text1，Text)n 將多個字符文本或單元格中的數(shù)據(jù)連接在一起，顯示在一個單元格中。n 舉例：將下列表中B4與C4中的內(nèi)容連接在一起，放到D4中nn 輸入的格式為n n 在D4中輸出的結(jié)果為nn 九、ROW（reference）n 求單元格或連續(xù)區(qū)域的行號n reference：表示需要求行號的單元格或連續(xù)區(qū)域n n 十、CO

16、LUMN（reference）n 求單元格或連續(xù)區(qū)域的列號n reference：表示需要求列號的單元格或連續(xù)區(qū)域nn 十一、ROUND（number，num_digits）n number：表示需要進(jìn)行四舍五入的單元格，如果單元格內(nèi)容非數(shù)值型，則返回錯誤。n num_digits：需要保留的小數(shù)位數(shù)n 舉例：如ROUND（8.699,1），結(jié)果為8.7nn 十二、INT（number）n 將數(shù)字number進(jìn)行取最接近number的整數(shù)n 舉例：n 對單元格D5中的數(shù)字3.2進(jìn)行取整n INT（3.1）或INT(D5)，結(jié)果為3n 對單元格D6中的數(shù)字 -3.2 進(jìn)行取整n INT（-3.2）或INT(D6)，結(jié)果為 -4nn 十三、IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)n 判斷l(xiāng)ogical_test的值，如果為真，返回value_if_true，如果為假，則返回value_if_falsen logical_test：任何一個可以判斷真假的數(shù)值或表達(dá)式n 舉例：判斷B4單元格中的數(shù)是否大于5，大于5，則返回單元格B5中的6，否則返回單元格B3中的數(shù)。nn 函數(shù)格式：IF(B4>5，B6，B3)nn 結(jié)果為：n n 十四、DB(cost，salvage，life，period，month)n 用固定余額遞