公司檔案管理辦法

1、精品資料檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條凡公司各部門(mén)、下屬公司（下稱(chēng)各單位）在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司檔案室（辦公室）移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。第三條各單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作， 配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。第四條公司業(yè)務(wù)檔案，按照公司制定的崗位職責(zé)和說(shuō)明歸檔、管理。第五條公司會(huì)計(jì)檔案，按照財(cái)政部會(huì)計(jì)檔案管理辦法歸檔、管理。第六條公司人事檔案， 按照

2、干部檔案工作條例 、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定歸檔、管理。第七條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力第八條公司系統(tǒng)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。第二章歸檔范圍第九條凡是反映公司工作活動(dòng)、 具有查考利用價(jià)值的文件材料 （公文、電報(bào)、傳真、圖表、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤(pán)片等）均屬歸檔范圍。第十條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；（二）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。（三）代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用

3、為文件的定稿和印本。（四）其他文件材料。可編輯精品資料第十一條公司文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。（二）公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門(mén)、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件；（三）公司及各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（四）公司召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料；（五）公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；（六）公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫(xiě)專(zhuān)題文章及在外單位重要講話的稿本；（七

4、）反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專(zhuān)業(yè)文件材料，如投資項(xiàng)目、設(shè)備購(gòu)買(mǎi)、貿(mào)易、重大課題、信貸、租賃等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；（八）公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等）；（九）公司及各部門(mén)、各子公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（十）公司及各部門(mén)、各子公司制定的規(guī)章制度等；（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡(jiǎn)介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（十二）公司編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；（十三）公司及各部門(mén)、各子公司干部任免、調(diào)

5、配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料；（十四）公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表；（十五）公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根；（十六）公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝⒙曄癫牧?、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；（十六）公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料；可編輯精品資料（十八）公司或部門(mén)、子公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；（十九）公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證；（二十）公司購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合

6、同、圖紙文件材料。第十二條同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營(yíng)范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；（二）有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件；（三）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件。第三章立卷歸檔要求第十三條 公司各單位、各部門(mén)應(yīng)在每年 3 月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。第十四條 各單位、各部門(mén)必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。第十五條各單位、各部門(mén)向總公司辦公室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。第十六條 歸檔案

7、卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（一）歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、章程、項(xiàng)目人員任免文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤(pán)片等。（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)全在一立卷。（三）

8、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。可編輯精品資料（五）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在

9、卷目。（六）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。（七）本公司各部門(mén)及各子公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。第四章檔案保管期限第十七條 文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。第十八條確定公司檔案保管期限的原則（一）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。（二）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。（三）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。第五章檔案的鑒定與銷(xiāo)毀第十九條

10、 公司辦公室對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。第二十條 檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。第二十一條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。第二十二條 銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。第六章檔案的借閱第二十三條 公司各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室填寫(xiě)檔案借閱單，方可借閱。第二十四條公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或公司可編輯精品資料領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十五條 借閱檔案必須嚴(yán)格履

11、行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。第二十六條 借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。第二十七條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。第二十八條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。第二十九條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章罰 則第三十條 公司各單位凡違反制度第三章第十三條，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款 100 元 500 元，并予以通報(bào)批評(píng)。第三十一條公司各單位凡違反本制度，泄露秘密，按公司保密工作條例）進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、 復(fù)印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款 500 元 1000元，并予以通報(bào)批評(píng)。第三十二條 公司各單位凡違反本制度第六章第二十七條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)