時間管理與工作統(tǒng)籌技巧

1、 錫恩錫恩 彭晶彭晶20092009年年4 4月月1515日晚日晚 山東淄博山東淄博喜歡加班不是好員工！喜歡加班不是好員工！WHY? 對自己工作時間的分析對自己工作時間的分析自己時間自己時間哪里去了？哪里去了？我們的問題在哪里我們的問題在哪里情不自禁情不自禁事必躬親事必躬親過分客套過分客套例行公事例行公事猶豫不決猶豫不決漫不經(jīng)心漫不經(jīng)心碌碌無為碌碌無為國外學(xué)者對某跨國公司總部人員國外學(xué)者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均管理人員平均每每8分鐘被打擾一次分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于會議上的時間不少于1

2、0小時小時；行政管理人員每周會議行政管理人員每周會議20小時。小時。心理學(xué)家指出：心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時間為分鐘恢復(fù)思路平均時間為分鐘日本學(xué)者關(guān)于時間浪費的調(diào)查日本學(xué)者關(guān)于時間浪費的調(diào)查 “人們一般每人們一般每8 8分鐘分鐘會收到會收到1 1次打擾，每小時大約次打擾，每小時大約7 7次，次，即每天即每天50605060次。平均每次打擾大約是次。平均每次打擾大約是5 5分鐘，總共每天分鐘，總共每天大約大約4 4小時，也就是小時，也就是50%50%。其中。其中約約3 3小時的打擾是沒有意義小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的或者極少有價值的。同時，人被打擾后重拾原來的思路至。同時，人被打擾后

3、重拾原來的思路至少需要少需要3 3分鐘，每天就是分鐘，每天就是2.52.5小時。小時?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為時間損失約為5.55.5小時，按小時，按8 8小時工作制算，這小時工作制算，這占了工作時占了工作時間的間的。 1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 3.“反正時間還早反正時間還早”拖延拖延 4.會議病會議病 5.文件滿桌病文件滿桌病 6.事必躬親事必躬親 1、豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮 到哪里是哪里到哪里是哪里 沒時間做計劃沒時間做計劃工

4、作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃計劃常常被打斷計劃常常被打斷 不喜歡被計劃束縛不喜歡被計劃束縛“船到橋頭自然直船到橋頭自然直” 2、拒絕別人拒絕別人 接受請托比拒絕更容易接受請托比拒絕更容易 拒絕請托會觸怒請托從而導(dǎo)致請托者報復(fù)拒絕請托會觸怒請托從而導(dǎo)致請托者報復(fù) 我想做一個廣受愛戴的人我想做一個廣受愛戴的人 我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 3、“反正時間還早反正時間還早”拖拖 延延 帕金森定律帕金森定律 工作會工作會自動地自動地膨脹膨脹占滿所有可用的時間。占滿所有可用的時間。時間管理隱含著你可以為一項工作安排過多的時時間管理隱含著你可以為一項工作安

5、排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會動，你會放放慢慢你的節(jié)奏你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時以使用掉所有分配的時間。間。 4、會議病、會議病 基于合群的愿望而聚會傾談基于合群的愿望而聚會傾談為符合傳統(tǒng)為符合傳統(tǒng)為推卸責(zé)任為推卸責(zé)任沒有勇氣，逃避指出個別員工之錯誤沒有勇氣，逃避指出個別員工之錯誤5、文件滿桌病、文件滿桌病 安全感安全感猶豫的個性猶豫的個性半途而廢的工作習(xí)慣半途而廢的工作習(xí)慣個人的喜好個人的喜好 時間時間管理管理是是什什么么? ?時間時間管理就是自我管理管理就是自我管理自我管理即是自我管理即是改變習(xí)改變習(xí)慣慣，以令自己更

6、富以令自己更富績績效效，更富效能更富效能把事情很快地做完把事情很快地做完, , 叫做效率叫做效率把事情很把事情很又很又很地做完地做完, , 叫做效能叫做效能時間時間管理就是管理就是事前的事前的規(guī)規(guī)劃劃或或長長期的期的計劃計劃時間管理的基本認(rèn)識時間管理的基本認(rèn)識應(yīng)該記住的應(yīng)該記住的2020條實用方法條實用方法準(zhǔn)備之一：長期準(zhǔn)備（準(zhǔn)備之一：長期準(zhǔn)備（4 4）購買工具書購買工具書/ /增加知識儲備增加知識儲備/ /提高能力提高能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣 凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。凡

7、事預(yù)則立，不預(yù)則廢。應(yīng)該記住的應(yīng)該記住的2020條實用方法條實用方法準(zhǔn)備之二：臨時準(zhǔn)備（準(zhǔn)備之二：臨時準(zhǔn)備（5 5）明天的工作前晚進行明天的工作前晚進行將相關(guān)的工作列在一起將相關(guān)的工作列在一起把工作計劃放到把工作計劃放到的地方的地方每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘做好正式工作前的準(zhǔn)備工作做好正式工作前的準(zhǔn)備工作應(yīng)該記住的應(yīng)該記住的2020條實用方法條實用方法要培養(yǎng)的好習(xí)慣（要培養(yǎng)的好習(xí)慣（7 7）利用各種裝備如電話利用各種裝備如電話/ /信件等節(jié)省時間信件等節(jié)省時間把最困難的事放在效率最高的時候把最困難的事放在效率最高的時候利用零碎時間處理例行性事務(wù)利用零碎時間處理例行

8、性事務(wù)午餐或下班前開會效率最高午餐或下班前開會效率最高/ /避免上午開會避免上午開會休息片刻休息片刻/ /伸個懶腰伸個懶腰/ /沖杯咖啡沖杯咖啡/ /茶茶/ /其他飲料其他飲料報刊放在晚上看報刊放在晚上看每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顧與總結(jié)回顧與總結(jié)應(yīng)該記住的應(yīng)該記住的2020條實用方法條實用方法與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應(yīng)變能力（與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應(yīng)變能力（4 4）站著接待一向健談的來訪者站著接待一向健談的來訪者從不主動閑聊從不主動閑聊/ /盡量回避來閑聊者盡量回避來閑聊者管理電話：主動撥號管理電話：主動撥號/ /與被動接聽與被動接聽如遇瑣事纏身能快速擺脫如遇瑣事纏身能快速擺脫 整理廢紙簍的作用

9、整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)文件存檔系統(tǒng)“各就各位各就各位”的擺置的擺置集中精力做一件事集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理下班前的清理工作優(yōu)先級綜合分析工作優(yōu)先級綜合分析 四象限坐標(biāo)圖四象限坐標(biāo)圖A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫忙碌瑣碎的事忙碌瑣碎的事處理文件等函件處理文件等函件電話電話浪費性時間浪費性時間逃避性活動逃避性活動造成干擾的訪問、電話造成干擾的訪問、電話信件、報告信件、報告某些會議某些會議許多迫在眉睫的急事許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事符合別人期望的事準(zhǔn)備

10、工作準(zhǔn)備工作預(yù)防措施、價值觀的澄清預(yù)防措施、價值觀的澄清計劃計劃人際關(guān)系的建立人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造能力真正的再創(chuàng)造能力增進自己的能力增進自己的能力重要重要緊急狀況緊急狀況迫切問題迫切問題限期完成的會議或工作限期完成的會議或工作 必須養(yǎng)成習(xí)慣！必須養(yǎng)成習(xí)慣！方法之一：有計劃地工作方法之一：有計劃地工作q 建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序等建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序等一套計劃體系。一套計劃體系。q 在剛開始時作計劃。在剛開始時作計劃。q 嚴(yán)于律己，經(jīng)常激勵和要求別人監(jiān)督和檢查。嚴(yán)于律己，經(jīng)常激勵和要求別人監(jiān)督和檢查。q 把所有的工作按照緊迫性、重要性等進行劃分，把所有的工作

11、按照緊迫性、重要性等進行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序。制訂自己的優(yōu)先工作次序。q 每天的計劃都有一定的預(yù)留時間來處理變化或每天的計劃都有一定的預(yù)留時間來處理變化或危機、偶然事件等。危機、偶然事件等。WhyWhatHowS - SpecificM - MeasurableA - AchievableR - RelevantT Time Based目標(biāo)明確化目標(biāo)明確化可衡量的可衡量的可可達達成的成的符合符合實際實際的的有有時間時間限制的限制的-檢查檢查前一前一周周未完成的事未完成的事-將將每月重要的每月重要的任務(wù)任務(wù)放入放入周計劃周計劃-掌握重要的事情先做掌握重要的事情先做-提醒自己提醒自己拒絕瑣

12、事拒絕瑣事的的誘惑誘惑-每日每日審視周計劃審視周計劃的的進度進度-回回顧顧昨天未完成的昨天未完成的事件事件-將將今天要完成的事今天要完成的事列下來列下來-排列排列優(yōu)先優(yōu)先順序順序 (A、B、C 及及 1、2、3)-檢視檢視每日每日進度進度(進度給予進度給予)-寫下寫下每日重要每日重要任務(wù)的備忘錄任務(wù)的備忘錄Practice:Practice: 展開展開你的你的計計劃劃q 時刻對自己的工作和任務(wù)進行時刻對自己的工作和任務(wù)進行反思反思，整，整理和形成一套有效的、有條理的思維方理和形成一套有效的、有條理的思維方式。式。q 工作和任務(wù)肯定有工作和任務(wù)肯定有輕重輕重和和緩急緩急之分，之分，與你的目標(biāo)掛鉤

13、確定重要工作及每日的與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作優(yōu)先順序。工作優(yōu)先順序。q 不要追求盡善盡美，只追求達到目標(biāo)，完不要追求盡善盡美，只追求達到目標(biāo)，完成職責(zé)。成職責(zé)。q 成就感是建立在要實現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能成就感是建立在要實現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能脫離你的目標(biāo)。脫離你的目標(biāo)。q 讓上司認(rèn)可是在完成你的職責(zé)內(nèi)的工作基讓上司認(rèn)可是在完成你的職責(zé)內(nèi)的工作基礎(chǔ)上的，能干是在對你分內(nèi)事項的處理中礎(chǔ)上的，能干是在對你分內(nèi)事項的處理中體現(xiàn)出來的。對別人的請求和要求，不屬體現(xiàn)出來的。對別人的請求和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢于說自己的分內(nèi)之事要敢于說“不不” 。q 嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限。嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限。q 排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性。的穩(wěn)定性。q 不要只做熟悉的事務(wù)性工作。不要只做熟悉的事務(wù)性工作。q 與同事、上司、下屬探討改進工作方法，與同事、上司、下屬探討改進工作方法，辨清各自職責(zé)，不推諉和相互扯皮。辨清各自職責(zé)，不推諉和相互扯皮。q 有時不需要任何借口，只要你的拒絕對你有時不需要任何借口，只要你的