OA發(fā)文收文使用手冊

1、云南省文山壯族苗族自治州教育局電子政務(wù)平臺簡明操作手冊云南省文山壯族苗族自治州教育局電教中興云南電信公眾信息產(chǎn)業(yè)有限公司2011.3目錄1 / 211.戶端設(shè)置注意事項22.頁面介紹23.文件處理流程說明33.1.登記33.2.傳閱批示43.3.處理結(jié)果53.4.擬文53.5.科室負責人審查73.6.文秘審稿93.7.分管領(lǐng)導審簽93.8.主要領(lǐng)導簽發(fā)113.9.辦公室辦文號123.10.文印室排版123.11.辦公室蓋章133.12.分發(fā)文件143.13.特送環(huán)節(jié)153.14.電子公文歸檔16登錄流程單擊登錄百度中輸入：文山教育網(wǎng) 單擊市教育局登錄用戶名和密碼1. 戶端設(shè)置注意事項下載控件1

2、) 在第一次成功登陸后，必需先在系統(tǒng)界面的右上方點擊“控件下載”，下載并安裝控件；2) 對于OA系統(tǒng)中彈出的所有頁面、窗口、插件要允許運行；2. 頁面介紹用戶登陸到系統(tǒng)中之后，點擊左邊導航欄中“公文管理”下的“公文管理”應(yīng)用模塊，即可辦理電子公文。如下圖示說明公文處理狀態(tài)導航欄，點擊可隱藏：3. 文件處理流程說明新版本的OA系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)流方面采用了規(guī)范化的、可定制的、業(yè)務(wù)流設(shè)計，減小了業(yè)務(wù)操作的難度、實現(xiàn)了電子公文交換業(yè)務(wù)流的規(guī)范化、增加了電子公文交換業(yè)務(wù)操作的靈活性。發(fā)文流程針對辦件實際的業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)初步配置了辦件的業(yè)務(wù)流程，如圖示： 收文流程注：流程可由管理員隨時更改配置3.1. 登記(

3、1) 登記收文OA系統(tǒng)中智能文件箱系統(tǒng)進行了數(shù)據(jù)接口整合開發(fā)設(shè)計，所以辦件在智能公文箱系統(tǒng)中登記后，OA系統(tǒng)中同時會產(chǎn)生一條新記錄，然后再轉(zhuǎn)到OA系統(tǒng)中進行辦件的電子公文辦理審批操作。(2) 提交下一環(huán)節(jié)點擊按鈕，會要求選擇下一環(huán)節(jié)處理人，如圖示：點擊“地址本”選擇下一環(huán)節(jié)處理人之后點擊， 系統(tǒng)就會把文件傳給他，等待進行下一環(huán)節(jié)的辦理。依照上例，公文分送給下一環(huán)節(jié)處理人；3.2. 傳閱批示(1) 填寫意見點擊按鈕 會彈出一個填寫意見框，如下圖所示：你可以雙擊鼠標選擇左邊了出的皮是用用語，也可以最右面空白框里直接輸入批示意見，然后點擊確定，這樣就把意見寫到相應(yīng)的批示框里了，后面還會有你的姓名和填

4、寫意見的日期和時間。3.3. 處理結(jié)果 之后，點擊 “流程結(jié)束”，至此流程結(jié)束。3.4. 擬文（1）登記發(fā)文表單在“公文管理”模塊下的點擊“收文管理”會出現(xiàn)如下圖所示界面點擊新增 之后點擊按鈕就可以開始登記發(fā)文表單了。 發(fā)文表單 （2）編輯正文表單登記完之后點擊按鈕，表單下面就會出現(xiàn)office控件，在里面就可以編輯正文，也可以把已經(jīng)編輯好的文件拷貝到控件中。（3）提交表單和正文都確認無誤后就可以提交下一環(huán)節(jié)了，點擊選擇下一環(huán)節(jié)處理人，再點擊顯示地址本對話框，如圖示：在左欄中選擇部門（紅色框圖中），中間欄（藍色框圖中）顯示所選部門的人員信息，雙擊人員信息或單擊后再點擊“選擇”按鈕，所選人員會在

5、右欄中顯示（黃色框圖中）。 選擇好人員之后，點擊或雙擊，所選定人員就會出現(xiàn)在“下一環(huán)節(jié)處理人”欄中，如上圖示，之后點擊，提交給下一處理環(huán)節(jié)，如圖示：3.5. 復核點擊待辦事宜中顯示的文件查看代辦公文相應(yīng)負責人登入系統(tǒng)之后我們就可以看到如下界面修改的內(nèi)容會有不同的顏色顯示點擊就可以查看（1） 查看無誤后就可以填寫意見，如下圖所示：意見填寫完成后的效果：（3）提交3.6. 審核（1） 打開代辦文件（2） 老師接待這個文件后就可以對其正文進行編輯，修改內(nèi)容又會有不同的顏色，如下圖：編輯過的內(nèi)容（3） 提交3.7. 領(lǐng)導審簽（1） 打開待辦文件（2） 正文修改，我們的領(lǐng)導在審簽環(huán)節(jié)，是可以對正進行編輯

6、和修改的，而且系統(tǒng)會記錄下這些修改的痕跡，如下圖所示：編輯過的內(nèi)容（3） 正文無誤后，就可以進行審簽了，即填寫審簽意見，意見填寫后的效果如下圖所示：（4） 審簽完之后就可以提交下一環(huán)節(jié)了。3.8. 文印室排版（1）套紅頭 辦光標點到正文標題前，點擊選擇模板套紅頭，既可以把紅頭加到 (2) 正文排版 討好紅頭后，還可以對其調(diào)整（3）保留痕跡 在這一步，文印工作人員首先點擊，就出現(xiàn)如下圖所示對話框：對前幾個環(huán)節(jié)的修改痕跡進行保存，然后查看進行排版，保證排版正確后既可以點擊那么排版工作就結(jié)束了。對前幾個環(huán)節(jié)的修改痕跡進行保存，然后查看進行排版，保證排版正確后既可以點擊那么排版工作就結(jié)束了。（1） 提

7、交3.9. 辦公室蓋章（1） 蓋章辦公室主任打開文件后，點擊下拉箭頭選則公章，再點擊按鈕就可以把印章加蓋到光標所在位置：（2） 提交3.10. 分發(fā)文件（1）分發(fā)人打開文件后就可以在右上角看到有以下幾個按鈕，點擊按鈕就可以開始選擇需要分發(fā)文件了（2）查看已分發(fā)文件 之后我們登陸后局可以在信息發(fā)布模塊“文件分發(fā)”里看到最近分發(fā)的文件。如下圖所示： 點擊進入文件后可以看到其中顯示出查看范圍、未簽收人員、簽收人員，如下圖：（3）結(jié)束流程 當分發(fā)完畢，不需要再分發(fā)，可以點擊按鈕，就可以完成公文的辦結(jié)。結(jié)束流程辦結(jié)公文欄流程結(jié)束之后，參與本次文件分發(fā)的人員都可以在“辦結(jié)”里看到已辦理完成的文件（15天內(nèi)

8、）。3.11. 特送環(huán)節(jié) 特送環(huán)節(jié)，顧名思義就是可以繞過繁瑣的正常流程中的環(huán)節(jié)，直接將文件發(fā)到所需的環(huán)節(jié)，那么從“科室負責人審查”環(huán)節(jié)開始就可以使用“特送環(huán)節(jié)”功能了，有的文件不需要，辦公室主任審核，就可以在科室負責人審查環(huán)節(jié)使用特送功能，直接跳到分管領(lǐng)導審簽，如果也不需要分管領(lǐng)導審簽也可以跳到主要領(lǐng)導審簽環(huán)節(jié)，甚至可以直接跳到最后一步。如下圖所示：（1） 點擊特送環(huán)節(jié)點擊就可進行特送（2）選擇需要特送到的環(huán)節(jié)， （2） 點擊確認，再選擇該環(huán)節(jié)的處理人，再點擊確認即可。3.12. 電子公文歸檔經(jīng)授權(quán)的檔案管理人員打開“發(fā)文檔案”目錄可以看到點擊可進入下面的界面再點擊就可以看到待入卷的文檔，選中需要入卷的文檔，點擊按鈕會彈出下面的對話框：點擊確認就可以看到下面的對話框，選擇一個分類，再點擊確認就可以把文件存入這