電子郵件使用說明-課件

1、電子郵件使用說明第一章 總那么1.1為標(biāo)準(zhǔn)公司內(nèi)部電子郵件的使用，鼓勵員工采用電子郵件進(jìn)行工作交流。第二章 郵箱申請2.1電子郵件系統(tǒng)分為個人郵箱和部門郵箱。 2.2 部門郵箱由部門指定專人負(fù)責(zé)。 2.3個人電子郵箱開戶由郵件管理員統(tǒng)一開戶。部門郵箱開戶需部門經(jīng)理申請，經(jīng)總經(jīng)辦審批后，由郵件管理員開戶。第三章 電子郵件具體使用說明3.1 需要發(fā)送郵件情況3.1.1正式工作報告3.1.2部門之間事務(wù)往來3.1.3通知3.1.4知識推薦和信息傳遞3.1.5沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容3.1.6難以簡單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)3.2 郵件文本格式參考1郵件主題郵件標(biāo)題與文件標(biāo)題撰寫的方式根本相同。

2、1) 請示類郵件標(biāo)題如“關(guān)于XXXX的請示；2回復(fù)類郵件標(biāo)題如“回復(fù)關(guān)于XXXX的請示；3溝通類郵件標(biāo)題如“ 關(guān)于XXXX的溝通。2 主送對象明確向誰報告情況、反映問題、請示工作。 3郵件內(nèi)容1直奔主題，開門見山，一般不超過1000字。2對于較為復(fù)雜的問題，盡可能邏輯化表達(dá)。方法是分類或?qū)哟伪磉_(dá)，即分成1、2、3逐條表達(dá)，不要把多個問題混在一起，令收件人難以閱讀。 4附件在郵件正文中應(yīng)予說明，即告知收件人查看附件，同時告知發(fā)送郵件的目的。5用語1發(fā)送個人的郵件，郵件起首寫明收件人，一般稱其在公司的職務(wù)，如“王總、“李經(jīng)理，以示尊重。2群發(fā)的公司內(nèi)部郵件，郵件起首一般稱“各位同事。3郵件結(jié)尾應(yīng)有

3、禮貌用語或敬語。6落款XXX新維集團(tuán)  人力資源部地址：和平區(qū) 三好街 華強(qiáng)廣場A座 27樓 : : 152XXXXXX電子郵件: XXXXXxinwei 落款要寫明本人姓名、部門、聯(lián)系方式等，或統(tǒng)一設(shè)置公司固定格式簽。如參考模板見下列圖：3.2郵件發(fā)送標(biāo)準(zhǔn)3.2.1原那么上，禁止越級發(fā)送電子郵件，有關(guān)工作只需要發(fā)送給 直接上級主管；如有特殊事項(xiàng)發(fā)送間接上級的郵件，需抄送直接上級。3.2.2 郵件分類發(fā)送： 郵件類型發(fā)送對象工作方案類主送工作方案的下達(dá)對象抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關(guān)責(zé)任人工程通報類主送給工程小組成員抄送

4、給工程小組成員的直接上級，工程主要領(lǐng)導(dǎo)跨部門支持類主送給尋求支持的人抄送給他的直接上級，同時抄送本部門的直接上級通知類主送通知涵蓋的人員回復(fù)類回復(fù)對方的郵件，一般直接回復(fù)，不要創(chuàng)立一封新郵件。一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過屢次收發(fā)的郵件工作內(nèi)容分類：財(cái)務(wù)類郵件：主送財(cái)務(wù)對應(yīng)責(zé)任人；抄送財(cái)務(wù)副總和直接上級。人事類郵件：主送人事對應(yīng)責(zé)任人；抄送人事經(jīng)理和直接上級。營銷類郵件：主送對應(yīng)責(zé)任人；抄送營銷副總和直接上級。3.2.3 其他（1） 非重要的一般性的溝通，防止為了知會的需要，將郵件抄送給直接領(lǐng)導(dǎo)。（2） 防止將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員。（3） 不能隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息。3.3郵件的其他用法3.3.1對重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好 提醒對方引起關(guān)注；或請對方確認(rèn)收到郵件。3.3.2 凡公司重大事項(xiàng)請示、重要情況報告，必須使用企業(yè)電子郵箱發(fā)送電子郵件；緊急事項(xiàng)需要口頭報告或答復(fù)的，事后需發(fā)送電子郵件作為記載。 3.4 處理郵件時間員工每天上班9點(diǎn)前和下午3點(diǎn)，翻開個人郵箱，查看郵件，處理相關(guān)事宜。如果未及時查看郵件，錯過公司相關(guān)通知，自己承當(dāng)相應(yīng)責(zé)任。3.5考前須知3.5.1發(fā)送敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。 3.5.2任何人使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)