日常采購(gòu)流程及管理制度

1、日常采購(gòu)流程及管理制度第一章、總則第一條、日常采購(gòu)分類辦公用品、辦公家具、禮品物料、維修配件、工具（汽修、日常設(shè)備家具損耗維修）、廚房用品（設(shè)備、工具、食材調(diào)料等）廣告物料。第二條、日常采購(gòu)職責(zé)辦公用品、辦公家具、禮品物料、維修配件、工具（汽修、日常設(shè)備家具損耗維修）、廚房用品（設(shè)備、工具、食材調(diào)料等）采購(gòu)均由人力行政部負(fù)責(zé)；廣告物料采購(gòu)由招標(biāo)采購(gòu)部負(fù)責(zé)。第三條、日常采購(gòu)定義辦公用品：指本公司日常工作中所使用的輔助用品。辦公家具：工作中為辦公者或工作方便而配備的用具。禮品物料：指公司給予客戶贈(zèng)送的物品。廣告物料：指在投放廣告時(shí)所需要或所耗費(fèi)的材料。第二章、日常采購(gòu)工作流程及管理制度第一條、日常

2、采購(gòu)要求申請(qǐng)人員根據(jù)需求提出日常物品需求后，根據(jù)具體使用要求確認(rèn)采購(gòu)（例如產(chǎn)品的型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)、用途、到貨日期等）。需求的部門OA 填寫物品申請(qǐng)單列明事由、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量，審批通過(guò)，采購(gòu)人員多方詢價(jià)比對(duì)，填寫購(gòu)置單，注明采購(gòu)物品的具體價(jià)格、品牌及到貨日期等信息，采購(gòu)人員嚴(yán)格按計(jì)劃采購(gòu)，未經(jīng)審批不予采購(gòu)。第二條、供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)及管理1、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)通過(guò)多方信息渠道收集相關(guān)供應(yīng)商資料，至少尋找3 家（或以上）的供應(yīng)商；電話或QQ、旺旺與這些供應(yīng)商進(jìn)行初步的溝通，索要相關(guān)技術(shù)資料、報(bào)價(jià)表等，必要時(shí)可要求寄樣品以供測(cè)試；初步比價(jià)后找相對(duì)合適的3 家（或以上） 作實(shí)質(zhì)性溝通 （對(duì)用量大或重要的物

3、料必要時(shí)需進(jìn)行實(shí)物考核綜合評(píng)估），通過(guò)價(jià)格、 性能、服務(wù)等相關(guān)方面的因素形成詢價(jià)對(duì)比表 ，并依此作為選用供應(yīng)商依據(jù)；各項(xiàng)考察合格后可進(jìn)行初步合作，打樣、小批量采購(gòu)等；跟蹤樣品到貨及使用情況；.初步合作完成作一個(gè)評(píng)定，確定合格后選取為合格供應(yīng)商，如仍存在問(wèn)題要求其限期改善，直至達(dá)到我方的標(biāo)準(zhǔn)；凡經(jīng)常性使用，且使用量較頻繁的物料，采購(gòu)部門應(yīng)事先選定合格供應(yīng)商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格進(jìn)行供應(yīng)。2、供應(yīng)商管理：在采購(gòu)過(guò)程中及時(shí)錄入供應(yīng)商采購(gòu)聯(lián)系單；在雙方相互信任的條件下，可建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，從而達(dá)到降低成本，提高工作效率的目的。定期（每季度）對(duì)所有供應(yīng)商在品質(zhì)控制、價(jià)格、服務(wù)等多方面進(jìn)行評(píng)估；按評(píng)估結(jié)果對(duì)供

4、應(yīng)商進(jìn)行分類（分A 、B 、C、三級(jí)）： A 類為優(yōu)秀， B 類為合格， C類為不合格；對(duì) A 類供應(yīng)商保持良好的和作關(guān)系；對(duì)B 類供應(yīng)商要加強(qiáng)溝通；對(duì)C 類供應(yīng)商予以取消，終止合作關(guān)系。采購(gòu)人員應(yīng)定期（每季度）對(duì)所有供應(yīng)商在品質(zhì)控制、價(jià)格、服務(wù)等多方面進(jìn)行評(píng)估，市場(chǎng)調(diào)研，根據(jù)同行業(yè)價(jià)格進(jìn)行參考、比對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整或換供貨商。根據(jù)物料采購(gòu)的具體情況與供應(yīng)商談產(chǎn)品價(jià)格與付款周期（日常零星臨時(shí)采購(gòu)可隨時(shí)付款，長(zhǎng)期合作供貨商可按周 /月結(jié)付）。第三條、日常采購(gòu)作業(yè)注意事項(xiàng)（一）采購(gòu)經(jīng)辦人員接到通過(guò)審批（個(gè)別申請(qǐng)存在紙質(zhì)版）“用品申請(qǐng)單”后應(yīng)依采購(gòu)物料使用時(shí)間的緩急， 并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄

5、或供應(yīng)商提供的資料， 需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書面比價(jià)， 經(jīng)分析后進(jìn)行議價(jià)， 議價(jià)結(jié)果填寫至“用品申請(qǐng)單”價(jià)格表內(nèi)，需附三家（或以上）的書面詢價(jià)對(duì)比表，填寫完成后請(qǐng)采購(gòu)經(jīng)辦人部門總監(jiān)審批，超出公共與職能匯編制度金額 <1000 元審批至部門負(fù)責(zé)人，金額 >1000 元審批至總經(jīng)理。需審批至總經(jīng)理。（二）采購(gòu)過(guò)程中，所有采購(gòu)物料，都應(yīng)匯總到采購(gòu)工作進(jìn)度表，以便跟進(jìn)交貨進(jìn)度和日后查閱。（三）物料到公司由采購(gòu)經(jīng)辦人簽收并及時(shí)確認(rèn)數(shù)量與質(zhì)量。（四）采購(gòu)物料驗(yàn)收后，采購(gòu)經(jīng)辦人持購(gòu)貨發(fā)票或收據(jù)到人力行政部辦理入庫(kù)手續(xù)，由資產(chǎn)管理員驗(yàn)收并開(kāi)出入庫(kù)單 （入庫(kù)單必須注名： 供貨方名稱， 貨物

6、的名稱， 數(shù)量、單價(jià)、金額、用途簽字）。采購(gòu)物品必須當(dāng)天入庫(kù)，如特殊原因未能入庫(kù)的，采購(gòu)人負(fù)責(zé)對(duì)未入庫(kù)的物品做好安置及保管工作，遺失或損壞由采購(gòu)人負(fù)責(zé)賠償。第四條、采購(gòu)作業(yè)流程.招標(biāo)采購(gòu)部申請(qǐng)部門提交用品申請(qǐng)單申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人（<1000 元） 任務(wù)分配及資產(chǎn)調(diào)配人力行政部總經(jīng)理（ >1000 元）采購(gòu)經(jīng)辦人進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)（并附詢價(jià)對(duì)比表。附表1）采購(gòu)經(jīng)辦人購(gòu)置單（提交申請(qǐng)表請(qǐng)采購(gòu)經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人審批，超過(guò)1000 元，需總經(jīng)理審批）審批完成采購(gòu)?fù)瓿刹少?gòu)后，入庫(kù)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)第五條、日常采購(gòu)報(bào)銷流程入庫(kù)單必須通過(guò)采購(gòu)經(jīng)辦人、倉(cāng)庫(kù)管理員簽字后，方可填寫報(bào)銷單，報(bào)銷單后附購(gòu)貨發(fā)票（合規(guī)

7、發(fā)票）、用品申請(qǐng)單、入庫(kù)單才可進(jìn)行報(bào)銷流程（報(bào)銷流程由采購(gòu)經(jīng)辦人部門總監(jiān)簽字，財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字，超過(guò)2000 元需總經(jīng)理簽字。隨后到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)）。第六條、日常采購(gòu)借款注意事項(xiàng)：如果備用金額不足購(gòu)買產(chǎn)品， 采購(gòu)經(jīng)辦人員必須憑有部門總監(jiān)和財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款，超出 2000 元借款需審批至總經(jīng)理。第七條、采購(gòu)工作整理（一）尋價(jià)表（附表一）：整理過(guò)程中所有了解的信息；（二）采購(gòu)工作進(jìn)度表（附表二）：了解發(fā)票與付款信息，跟蹤訂單的付款及發(fā)票到司情況，并及時(shí)做好記錄；（三）供應(yīng)商采購(gòu)聯(lián)系單（附表三）：供應(yīng)商的具體信息、供貨情況、服務(wù)情況匯總；（四）采購(gòu)合同及相關(guān)單據(jù)：及時(shí)匯總到采購(gòu)工作進(jìn)度表中，并按月份進(jìn)行整理。第八條、采購(gòu)部門注意事項(xiàng)：1、在批量購(gòu)買時(shí)一定要先明確物料采購(gòu)要求，并要求相關(guān)人員簽字確認(rèn)，避免物料到貨付款后物料不可用；2、采購(gòu)經(jīng)辦人隨時(shí)跟進(jìn)物料的使用情況，并及時(shí)反饋到供應(yīng)商處；3、采購(gòu)經(jīng)辦人之間隨時(shí)查看相關(guān)表格，撐握采購(gòu)情況，完善工作進(jìn)度；4、采購(gòu)經(jīng)辦人需根據(jù)采辦物料重要性，按風(fēng)險(xiǎn)程度來(lái)判斷是否需要簽訂合同。10000元以上的采購(gòu)， 應(yīng)簽訂合同；有