檔案整理移交作業(yè)指導(dǎo)書

1、檔案整理移交作業(yè)指導(dǎo)書主辦部門主任辦公室簽發(fā)人簽發(fā)日期2013年 月 日生效日期2013年 月 日制定目的規(guī)范檔案整理移交作業(yè)制定依據(jù)本崗位職責(zé)及相關(guān)工作要求適用范圍行政檔案管理員、合同檔案管理員、黨政檔案管理員、人事檔案管理員約束對象檔案整理移交作業(yè)涉及的相關(guān)制度西北油田分公司物資供應(yīng)管理中心物資采購招標(biāo)檔案管理實(shí)施細(xì)則中國石化西北石油局、西北油田分公司檔案管理規(guī)定西北石油局、西北油田分公司歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則西北石油局、西北油田分公司實(shí)物檔案管理實(shí)施細(xì)則西北石油局、西北油田分公司聲像檔案管理實(shí)施細(xì)則1 主題內(nèi)容和適用范圍1.1 中心各科室、部門在其職能活動中形成的、辦理完畢的、有保存價值的

2、文書類紙質(zhì)歸檔文件材料整理要求。1.2 本細(xì)則適用于中心各科室、部門形成的黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類歸檔文件材料。2 引用文件和定義2.1 引用文件中國石化西北石油局、西北油田分公司檔案管理規(guī)定西北石油局、西北油田分公司 實(shí)物檔案管理實(shí)施細(xì)則西北石油局、西北油田分公司 聲像檔案管理實(shí)施細(xì)則西北油田分公司物資供應(yīng)管理中心物資采購招標(biāo)檔案管理實(shí)施細(xì)則2.2 定義2.2.1 歸檔文件中心各部門在其職能活動中形成的、辦理完畢的、有保存價值的各種紙質(zhì)文件材料。2.2.2 歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.2.3 件歸檔文件

3、整理時的基本單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊在歸檔時已經(jīng)裝訂好的匯編本一冊(本)為一件。特殊情況下對“件”可作如下處理：2.2.3.1 文件定稿過厚不易裝訂的可將正本和定稿各作為一件；重要文件需保留不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等）的可將正本與歷次稿各為一件。2.2.3.2 文件附件數(shù)量較多，或者太厚不易裝訂的，也可各為一件。2.2.3.3 收件處理單與來文應(yīng)為一件。2.2.3.4 請示與批復(fù)、報告與批示、問函與復(fù)函等來文與復(fù)文作為一件。3 整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之

4、間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4 質(zhì)量要求及整理前的修整4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。4.2 整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。不準(zhǔn)使用易褪色、變質(zhì)的書寫材料，不準(zhǔn)使用劣質(zhì)紙張，不準(zhǔn)使用易生銹或有腐蝕性的裝訂材料。4.3 修裱破損文件。包括使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進(jìn)行“修補(bǔ)”或“托裱”。短期保存的文件可不予修裱。對于左邊1.5厘米以內(nèi)有文字影響裝訂的要加邊處理。4.4 復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。包括不耐久字跡材料制成的文件和傳真文件。常用復(fù)制方法是復(fù)印，但注意復(fù)印時墨粉濃度不宜太大，字跡顏色不宜過深。4.5 歸檔文件材料應(yīng)為A4（210

5、mm×297mm）紙型。對大于A4幅面的報表、圖樣等紙張，應(yīng)按照A4紙型的尺寸加以折疊，要減少折疊層次，折痕盡量位于圖表字跡之外。4.6 去除易銹蝕的金屬物。4.7 歸檔文件最后一頁為特別薄的紙張時，最后要加一張耐折度高的紙作護(hù)底。4.8 歸檔文件首頁無反映本件內(nèi)容的題名(如各種單張表格的匯集，單份合同的匯集等)的要加封面并擬定題名，放在文件前作為首頁。5 整理方法5.1 裝訂5.1.1 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。不同文字的稿本無特殊規(guī)定的一般中文本在前，外文本在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后

6、；收文文件處理單在前，正文在后；發(fā)文文件處理單在定稿之前。5.1.2 歸檔時已經(jīng)裝訂成冊的匯編文件材料一般不再重新拆裝，只需換掉不符合要求的裝訂材料即可。5.1.3 各類計劃、報表、總結(jié)的裝訂：月度的按月裝訂，季度的按季裝訂，年度的按年裝訂，跨年度的按份裝訂。5.1.4 各類合同的裝訂：重要的(一份合同文件材料較多的)按單份合同為件裝訂；一般合同(一份合同只有一至三頁的)可視合同多少分類或分時間段合并裝訂，題名可寫某單位某月至某月(或某年)某類合同。5.1.5 各類內(nèi)部刊物(簡報)、會議紀(jì)要按期裝訂。5.1.6 各類介紹信存根分時段、類別裝訂，整冊歸檔的可不重新拆裝，只需換掉不符合要求的裝訂材

7、料和去掉空白頁即可。介紹信存根的題名應(yīng)包括單位、時間、介紹信種類等。5.1.7 各類單張表格可分年度、類別裝訂。5.1.8 會議材料可根據(jù)材料多少合訂一本或幾本。如已經(jīng)發(fā)正式紅頭文件的會議材料，合訂本中可不再重復(fù)收入。5.1.9 決定性文件與依據(jù)性材料可作為一件，在錄入題名時要在原題名后加“（附：依據(jù)性材料）”。如處理決定可與調(diào)查取證等依據(jù)材料為一件。5.1.10 其它工作(活動、事件)中形成的文件材料應(yīng)視文件材料多少，一個事件裝訂一本或幾本。5.1.11 文件材料裝訂一般采用不銹鋼釘裝或線繩三眼一線左側(cè)裝訂（適用于較厚度文件材料）。5.2 分類5.2.1 根據(jù)西北油田分公司檔案分類及代碼表規(guī)

8、定，歸檔文件按單位-公文檔案類-年度分類。即將各單位（部門）在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等工作中形成的歸檔文件材料合并為一類，稱為公文檔案類，不再分二級類目。5.2.2 年度為文件材料形成年度?？缒甓日匍_的會議或跨年度辦結(jié)的案件形成的匯編本放在會議結(jié)束年或案件辦結(jié)年。5.3 排列5.3.1 歸檔文件材料在一級類目內(nèi)按責(zé)任者相對集中排列，排列時不考慮保管期限。5.3.2 同一類目內(nèi)同一責(zé)任者形成的文件材料紅頭文件按文號順序排列在前，其它文件材料排列在后。但來文與復(fù)文應(yīng)集中排列。5.3.3 同一單位(部門)各年度的文件排列順序應(yīng)相對保持一致。5.4 編號5.4.1 歸檔文件材料在單

9、位（全宗）內(nèi)分年度、大類按排列順序逐件編號。5.4.2 在歸檔文件材料首頁空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，加蓋歸檔章的原則是不能與歸檔文件內(nèi)容交叉，歸檔章位置一般在歸檔文件材料首頁上端居中，上端中間無空白位置，也可在其它空白位置，首頁無空白位置時則要在文件前加一封面加蓋歸檔章。歸檔章設(shè)置全宗單位代碼、年度、類目、保管期限、件號等項(xiàng)目。 5.4.2.1 單位代碼：填寫檔案館統(tǒng)一規(guī)定的立檔單位代號。5.4.2.2 類目：填寫本份歸檔文件材料所屬大類類目代號，用大寫英文字母書寫。5.4.2.3 年度：填寫本份歸檔文件材料形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2012。5.4.2.4 保管期限：

10、填寫本份文件材料的保管期限。5.4.2.5 件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。室編件號填寫本份文件材料在大類內(nèi)的大流水編號。歸檔章中的件號用4位數(shù)填寫，如：0001、0002、0003；要與歸檔文件目錄中的件號保持一致，館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。5.5 編目5.5.1 歸檔文件材料應(yīng)分全宗、分年度、分大類逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。5.5.1.1 件號：填寫室編件號。5.5.1.2 責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本廠”、

11、“本公司”等含義不明、難以判斷的簡稱。聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多（達(dá)到或超過三個）可省略，但最后要加一“等”字，表示責(zé)任者不止這些。但立檔單位是聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者之一時，立檔單位的名稱不能省略。對于未署責(zé)任者的文件材料，要盡量考證出其責(zé)任者，考證出的責(zé)任者在填寫時外加“”號。5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。一般由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度、順序號三部分組成。填寫文號時可設(shè)計成兩排，上排為機(jī)關(guān)代字，下排為發(fā)文年度和順序號。即便后一條記錄機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度與前一條相同，也不得省略。5.5.1.4 題名：文件材料的標(biāo)題。因責(zé)任者已經(jīng)在前一欄中填寫，所以題名欄可省略責(zé)任者。一般文件只有一

12、個題名，可照實(shí)抄錄，若有副題名或并列題名，在正題名能反映文件內(nèi)容時，可只錄正題名，否則需全部抄錄。需抄錄副題名或并列題名時，在副題名或并列題名前加“”符號。如：“專業(yè)化管理，區(qū)域性服務(wù)大型企業(yè)檔案管理體制改革探討”。沒有題名或題名含義不清不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容時，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬定題名并外加“”號填寫在目錄中。如：“通告關(guān)于加強(qiáng)城市道路交通管理的通告”。有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，如目錄中只錄正文題名，不能反映出附件內(nèi)容，可能造成漏檢的，要在正題名后抄錄附件題名，外加“（）”號。如：“關(guān)于印發(fā)九個檔案管理制度的通知”（附：1.歸檔制度.2.檔案借閱制度）。匯編成冊的文件材料作為一件

13、管理，其中有重要文件材料單獨(dú)利用時檢索困難的，也要錄入?yún)R編中重要文件題名，外加“（）”號。如：“某廠某屆某次職工代表大會文件材料”（含：1.某廠某工作報告.2.某財務(wù)報告.3.某決議）。5.5.1.5 日期：歸檔文件的形成時間。一般文件的形成時間即發(fā)文時間（文件落款時間）。文件日期用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如2001年1月3日，標(biāo)為20010103，填寫時可設(shè)計成兩行，上行4位數(shù)為年度，下行4位數(shù)為月日。沒有日期的文件盡量考證出日期，并外加“”號填寫在目錄中。多份文件（如各種存根、合訂的合同等）作為一件的可填寫最后一份文件材料形成時間。5.5.1.6 頁數(shù)：填寫一份文件的總頁數(shù)。發(fā)文包括正文、發(fā)文

14、處理單、定稿總頁數(shù)，收文包括收文處理單、正文總頁數(shù)。凡有字跡（指與文件內(nèi)容有關(guān)的文字、圖畫等）的頁面為一頁，空白頁不計。大于A4幅面的文件圖表折疊后一張仍算一頁。5.5.1.7 備注：注釋文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括密級、缺項(xiàng)、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、與其它因故未排列在一起的有密切聯(lián)系的文件的件號等等。如備注項(xiàng)中需要說明的問題較多，難以填寫時，可在備注項(xiàng)中加“”，將具體內(nèi)容填寫在備考表中。5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長×寬為297mm×210mm)。5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)視目錄頁數(shù)多少分單位年度裝訂成冊，同一單位同一年度的歸檔文件目錄頁數(shù)較

15、少的，可不同年度合訂一本。為方便檢索可在年度、大類間加口取紙區(qū)分。5.5.4 歸檔文件目錄應(yīng)編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)置單位（全宗）名稱、年度、類目名稱等項(xiàng)目。5.5.4.1 單位（全宗）名稱：填寫標(biāo)準(zhǔn)全稱。5.5.4.2 年度：用4位阿拉伯?dāng)?shù)字書寫歸檔文件的形成年度。5.5.4.3 類目名稱：填寫歸檔文件所屬的一級類目錄名稱。5.6 裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并編制檔案盒盒脊、備考表等項(xiàng)目。5.6.1 檔案盒。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，檔案盒脊厚度設(shè)置為30mm、50mm等。盒脊需標(biāo)注全宗號、年度、類目、起止件號、盒號等項(xiàng)目。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“”連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。5.6.2 備考表。備考表項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，置于盒內(nèi)文件之后。5.6.2.1 盒內(nèi)文