公司會議室管理制度

1、公司會議室管理制度公司會議室管理制度為了正確、規(guī)范的使用視頻會議系統(tǒng)，提高會議舉辦的效率 及質(zhì)量，發(fā)揮會議室作用，給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境，使 會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會議 的正常召開，現(xiàn)結(jié)合本公司的實際情況，對會議室的管理作如下 規(guī)定。第一章管理部門及管理職責(zé)第一條 公司會議室由公司行政部管理，各項目會議室由各項 目行政部管理。第二條公司行政部職責(zé)：（一）負責(zé)公司例會的通知；（二）會議室的安排與協(xié)調(diào)；（三）負責(zé)公司例會會前物資的準(zhǔn)備；（四）負責(zé)公司例會的會議記錄；（五）保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設(shè)施完好。第三條 在例會結(jié)束后，及時起草會議紀(jì)要，并向會議召集 人落實上次

2、例會跟蹤事項報告，一并發(fā)至各部門經(jīng)理和高管的郵箱。第二章會議室使用規(guī)定第四條 為了避免會議室使用時發(fā)生沖突，各部門如需使用會 議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登 記表，以便統(tǒng)一安排。第五條臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知 公司行政部并在會后完善登記。第六條 如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部 門或個人，在不能調(diào)換的情況下，公司會議優(yōu)先于部門會議，部 門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。第七條 各部門申請使用會議室時，需明確使用設(shè)備、使用時 間、參加人數(shù)、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員 等。第八條 除公司會議特別要求提供

3、糕點、水果、茶水等會議物 資，其余會議一律不予提供；部門會議中需要準(zhǔn)備糕點、水果、 茶水等由會議組織部門自行準(zhǔn)備，公司行政部在緊急情況下可協(xié) 助準(zhǔn)備，但費用由各部門自行協(xié)調(diào)。第九條 會議室使用期間，請愛惜會議室的設(shè)備設(shè)施，使用部 門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等；請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設(shè)備、家具的位置，愛護會場設(shè)施（包括：麥克風(fēng)、桌、椅、投影儀、屏幕、 空調(diào)設(shè)施等），使用完畢后，務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、 白板、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時關(guān)閉電源、空調(diào)，并通知 行政部 行政文員共同檢查交接，如會議涉及使用視頻會議系統(tǒng)，行政部 需增加設(shè)備管理員共同參與

4、檢查交接。第十條 使用完畢后，使用部門負責(zé)清潔會場，并與公司行政 文員、設(shè)備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交 行政部留檔備案。第三章公司視頻會議系統(tǒng)設(shè)備管理第十一條 視頻會議系統(tǒng)主要由攝像頭、話筒、視頻會議系統(tǒng) 服務(wù)器、會議專用電腦、圖像顯示設(shè)備（投影儀、電視機、顯示 器）、音箱設(shè)備等構(gòu)成。第十二條視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是會議專用設(shè)備，除開展視頻會 議外，嚴禁挪作她用。第十三條 現(xiàn)公司總部與各項目、項目與項目之間均可進行會 議對接。但在項目與項目之間進行對接時需通知總部行政部，由 總部行政部安排專人打開總部服務(wù)器終端方可使用。第十四條 嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝無關(guān)軟件，系統(tǒng)管 理員

5、每周定期對視頻會議專用電腦做好防毒、系統(tǒng)清理等維護工作。第十五條視頻會議系統(tǒng)各項參數(shù)已設(shè)定好，與會人員在使用 時，不得隨意更改。第十六條視頻會議系統(tǒng)設(shè)備由公司指定專人管理與維護，非工作人員請不要隨意使用有關(guān)設(shè)備，與會人員在使用過程中發(fā)現(xiàn) 設(shè)備問題，可即時與行政部主管經(jīng)理和系統(tǒng)管理員聯(lián)系，進行設(shè) 備調(diào)整，對于專業(yè)維修則由行政部反饋至供應(yīng)商，做出故障排除 及修復(fù)。第十七條公司各部門如要使用公司視頻會議系統(tǒng)，需提前 1 天通知公司行政部，會議當(dāng)天與會部門負責(zé)人同系統(tǒng)管理員提前1小時到公司主會場做會議準(zhǔn)備，隨時與分會場與會人員進行視 頻和音頻的效果調(diào)試，確保視頻會議的正常使用。第十八條 會議結(jié)束后，需將視頻會議系統(tǒng)各設(shè)備切斷電源，以免造成不必要的浪費和損失。第十九條 因視頻會議使用的特殊性，仍需在使用過程中根據(jù)使用情況進一步調(diào)試，因此各部門在使用