會(huì)議的籌劃與管理實(shí)用教案

1、1會(huì)議(huy)的重要性 大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向(zuxing) 90%以上的重大決策是通過(guò)會(huì)議制定的 企業(yè)花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多 開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高第1頁(yè)/共37頁(yè)第一頁(yè)，共38頁(yè)。2會(huì)議(huy)的籌劃與管理 會(huì)前的準(zhǔn)備工作(gngzu)會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)后的善后處理第2頁(yè)/共37頁(yè)第二頁(yè)，共38頁(yè)。3會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備(zhnbi)工作工作 1、 安排議題安排議題(yt)、議程、日程、議程、日程2、 擬訂與會(huì)人員名單擬訂與會(huì)人員名單3、 申請(qǐng)會(huì)議所需資金申請(qǐng)會(huì)議所需資金4、 會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置5、 安排食宿和茶水安排食宿和茶水6、 發(fā)出會(huì)議通知發(fā)出會(huì)議通知 第3頁(yè)/共37頁(yè)第三頁(yè)，

2、共38頁(yè)。4安排安排(npi)議題、議程議題、議程 議題的收集議題的收集(shuj)(shuj)和篩選和篩選 議程議程 第4頁(yè)/共37頁(yè)第四頁(yè)，共38頁(yè)。5委員會(huì)會(huì)議議程委員會(huì)會(huì)議議程7月月6日上午日上午11點(diǎn)點(diǎn)格林格林德雷戈飯店德雷戈飯店1、（、（11：00）任命一位會(huì)議主席）任命一位會(huì)議主席2、（、（11：10）為缺席致歉）為缺席致歉3、（、（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄4、（、（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)5、（、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會(huì)間休息）會(huì)間休息6、（、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)）財(cái)務(wù)事項(xiàng)7、（、（12：45

3、）特別事宜）特別事宜8、（、（13：00）其他動(dòng)議）其他動(dòng)議9、（、（13：15）其他事宜）其他事宜10、（、（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)）下次會(huì)議細(xì)節(jié) 議 程 的 開(kāi) 頭議 程 的 開(kāi) 頭為 會(huì) 議 的 日為 會(huì) 議 的 日期期(rq)、時(shí)、時(shí)間和地點(diǎn)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一每項(xiàng)均有一個(gè)個(gè)(y)起起始時(shí)間始時(shí)間下 次 會(huì) 議下 次 會(huì) 議(huy)細(xì)節(jié)寫(xiě)細(xì)節(jié)寫(xiě)在議程的末尾在議程的末尾第5頁(yè)/共37頁(yè)第五頁(yè)，共38頁(yè)。6擬訂(ndng)與會(huì)人員名單 選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議 送交(sn jio)上級(jí)審核 第6頁(yè)/共37頁(yè)第六頁(yè)，共38頁(yè)。7申請(qǐng)會(huì)議(huy)所需資金 確定會(huì)議(huy)規(guī)格 申請(qǐng)經(jīng)費(fèi) 口頭

4、 書(shū)面第7頁(yè)/共37頁(yè)第七頁(yè)，共38頁(yè)。8會(huì)場(chǎng)(huchng)布置 選擇會(huì)場(chǎng) a.場(chǎng)地大小(dxio) b.附屬設(shè)施齊全 c.適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)設(shè)備 d.會(huì)場(chǎng)氛圍 e.場(chǎng)地不受外界干擾 布置會(huì)場(chǎng) a.附屬設(shè)施 b.準(zhǔn)備會(huì)議文件 第8頁(yè)/共37頁(yè)第八頁(yè)，共38頁(yè)。9討論(toln)：各種會(huì)場(chǎng)的利與弊會(huì)場(chǎng)類型會(huì)場(chǎng)類型優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型圓桌型橢圓型橢圓型口字型口字型U型型教室型教室型第9頁(yè)/共37頁(yè)第九頁(yè)，共38頁(yè)。10第10頁(yè)/共37頁(yè)第十頁(yè)，共38頁(yè)。11面對(duì)面就座面對(duì)面就座當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖作出決定時(shí)，安排當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖作出決定時(shí)，安排(npi)持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)持相反觀點(diǎn)

5、的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊的兩邊主席(zhx)坐在團(tuán)隊(duì)成員之間 第11頁(yè)/共37頁(yè)第十一頁(yè)，共38頁(yè)。12第12頁(yè)/共37頁(yè)第十二頁(yè)，共38頁(yè)。13顯示等級(jí)顯示等級(jí)如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子長(zhǎng)方桌子(zhuzi)的頂端，其他與會(huì)的頂端，其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就坐者座位按資歷遞降順序就坐主席主席(zhx)坐在長(zhǎng)坐在長(zhǎng)桌的頂端桌的頂端資歷資歷(zl)最淺者坐在最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處離主席最遠(yuǎn)處第13頁(yè)/共37頁(yè)第十三頁(yè)，共38頁(yè)。14第14頁(yè)/共37頁(yè)第十四頁(yè)，共38頁(yè)。15第15頁(yè)/共37頁(yè)第十五頁(yè)，共38頁(yè)。16自由討論自由討論(toln)如

6、果坦誠(chéng)的討論如果坦誠(chéng)的討論(toln)比與會(huì)者的地位更比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌主席可坐在任何主席可坐在任何一個(gè)一個(gè)(y)位置位置上上第16頁(yè)/共37頁(yè)第十六頁(yè)，共38頁(yè)。17安排(npi)食宿和茶水 食宿(sh xi) a.用膳 b.住宿 茶水 第17頁(yè)/共37頁(yè)第十七頁(yè)，共38頁(yè)。18一杯(y bi)香茶可贏得交易機(jī)會(huì)第18頁(yè)/共37頁(yè)第十八頁(yè)，共38頁(yè)。19角色(ju s)練習(xí)表演會(huì)議(huy)期間奉茶的禮儀第19頁(yè)/共37頁(yè)第十九頁(yè)，共38頁(yè)。20給客人(k rn)斟茶的注意事項(xiàng) 當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說(shuō)：“茶放

7、這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。 開(kāi)會(huì)時(shí)，如果(rgu)出席者眾多，可請(qǐng)同事幫忙，一人端著茶盤(pán)，另一人專為客人上茶。第20頁(yè)/共37頁(yè)第二十頁(yè)，共38頁(yè)。21 茶溢出來(lái)了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。 有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人(k rn)左手邊，再將茶置于客人(k rn)正中略偏右手側(cè)。 洽談時(shí)間較長(zhǎng)，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人(k rn)斟茶的注意事項(xiàng)第21頁(yè)/共37頁(yè)第二十一頁(yè)，共38頁(yè)。22上茶時(shí)的七個(gè)程序(chngx) 兩手端茶盤(pán)，盤(pán)子高度位于(wiy)胸部 敲門(mén)，并說(shuō)：“對(duì)不起！”進(jìn)入接待室 止步立正，輕輕點(diǎn)

8、頭致意 將茶盤(pán)的一端置于桌子側(cè)面第22頁(yè)/共37頁(yè)第二十二頁(yè)，共38頁(yè)。23 桌上不能放盤(pán)時(shí)，則左手拿盤(pán)，右手取茶壺 用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方(xi fn)托住毛巾 上茶結(jié)束后，左手拿茶盤(pán)，使盤(pán)緊靠左腋下；走到門(mén)口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。上茶時(shí)的七個(gè)程序(chngx)第23頁(yè)/共37頁(yè)第二十三頁(yè)，共38頁(yè)。24 會(huì)間的組織(zzh)服務(wù) 1、 簽到簽到 2、 安排就座安排就座(ji zu) 3、 做好會(huì)議記錄和錄音做好會(huì)議記錄和錄音 4、 會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)第24頁(yè)/共37頁(yè)第二十四頁(yè)，共38頁(yè)。25 簽到(qin do) 簽到形式(xngsh) 薄式卡片式代簽 簽到時(shí)的接待工作

9、 第25頁(yè)/共37頁(yè)第二十五頁(yè)，共38頁(yè)。26游戲(yux)：會(huì)議排座第26頁(yè)/共37頁(yè)第二十六頁(yè)，共38頁(yè)。27安排(npi)就座 要適合會(huì)議(huy)性質(zhì) 讓報(bào)告者坐中央 會(huì)議(huy)主持人的座位 秘書(shū)的座位 第27頁(yè)/共37頁(yè)第二十七頁(yè)，共38頁(yè)。28做好會(huì)議記錄 會(huì)議記錄構(gòu)成 會(huì)議記錄方式(fngsh) 會(huì)議記錄寫(xiě)作 第28頁(yè)/共37頁(yè)第二十八頁(yè)，共38頁(yè)。29小組討論設(shè)計(jì)(shj)會(huì)議記錄表格（5分鐘）第29頁(yè)/共37頁(yè)第二十九頁(yè)，共38頁(yè)。30會(huì)議名稱會(huì)議名稱 時(shí)間時(shí)間 主席主席 會(huì)議目的會(huì)議目的 出席人數(shù)出席人數(shù) 缺席人數(shù)缺席人數(shù) 缺席理由缺席理由 會(huì)議內(nèi)容會(huì)議內(nèi)容和決議事項(xiàng)和

10、決議事項(xiàng) 決議事項(xiàng)決議事項(xiàng)的實(shí)施的實(shí)施 實(shí)施項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人或部門(mén)或部門(mén)完成期限完成期限 出席人出席人蓋蓋章章 特別事項(xiàng)特別事項(xiàng) 第30頁(yè)/共37頁(yè)第三十頁(yè)，共38頁(yè)。31點(diǎn)評(píng)(din pn)根據(jù)錄像的內(nèi)容(nirng)，點(diǎn)評(píng)這位秘書(shū)的緊急情況處理技巧。第31頁(yè)/共37頁(yè)第三十一頁(yè)，共38頁(yè)。32會(huì)場(chǎng)(huchng)服務(wù) 轉(zhuǎn)接電話 突發(fā)狀況 建議休息 協(xié)助上司掌握、控制會(huì)議(huy)進(jìn)程 第32頁(yè)/共37頁(yè)第三十二頁(yè)，共38頁(yè)。33會(huì)議會(huì)議(huy)的善后處理的善后處理1、會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)(huchng)清理清理2、印發(fā)會(huì)議記錄、印發(fā)會(huì)議記錄3、資金、資金4、會(huì)議的總結(jié)工作、會(huì)議的總結(jié)工作第33頁(yè)/共37頁(yè)第三十三頁(yè)，共38頁(yè)。34會(huì)場(chǎng)(huchng)清理 安排與會(huì)人員的離會(huì) 會(huì)議文件的回收(hushu)、立卷、 歸檔 第34頁(yè)/共37頁(yè)第三十四頁(yè)，共38頁(yè)。35 印發(fā)(ynf)會(huì)議記錄 完善會(huì)議記錄 起草(q co)會(huì)議紀(jì)要 確定印發(fā)范圍 接收者確認(rèn) 簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行文件第35頁(yè)/共37頁(yè)第三十五頁(yè)，共38頁(yè)。36第36頁(yè)/共37頁(yè)第三十六頁(yè)，共38頁(yè)。37感謝您的觀看(gunkn)！第37頁(yè)/共37頁(yè)第三十七頁(yè)，共38頁(yè)。NoImage內(nèi)容(nirng)總結(jié)1。90%以上的重大(zhngd)決策是通過(guò)會(huì)議制定的。3、申請(qǐng)會(huì)議所需資金。5、安排食宿和茶水