東亞糖業(yè)管理改善鳳糖集團(tuán)溝通反饋管理制度

1、集團(tuán)公司內(nèi)部溝通反饋管理制度1 目的為促進(jìn)集團(tuán)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的縱向、橫向溝通協(xié)調(diào)和聯(lián)系，通過(guò)暢通高效的溝通渠道和方法，使有關(guān)信息在集團(tuán)各級(jí)各部門(mén)和全體工作人員之間得到及時(shí)傳遞，建立預(yù)警系統(tǒng)和快速反應(yīng)機(jī)制，確保集團(tuán)及各子公司政令暢通，存在問(wèn)題得到及時(shí)處理和解決，在集團(tuán)內(nèi)部形成團(tuán)結(jié)協(xié)作、目標(biāo)一致、和諧的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)氛圍，特制訂本制度。2 適用范圍適用于本集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)涉及到的所有部門(mén)和員工。3 職責(zé)3.1 集團(tuán)總經(jīng)理負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)部溝通渠道及氛圍形成與促進(jìn)；3.2 各子公司常務(wù)副總負(fù)責(zé)子公司內(nèi)部溝通渠道及氛圍的形成與促進(jìn)；3.3 各子公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)部溝通的協(xié)調(diào)，確保上情下達(dá)，下情上達(dá)；3.

2、4 各部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)部的溝通工作，確保上情下達(dá)，下情上達(dá)；3.5 總部行政部為集團(tuán)公司溝通的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)協(xié)助總經(jīng)理做好總部與各子公司之間的溝通聯(lián)系，負(fù)責(zé)內(nèi)部溝通過(guò)程中有關(guān)問(wèn)題的傳遞、分析、處理及反饋；3.6 各子公司行政部為子公司內(nèi)部溝通的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)協(xié)助常務(wù)副總做好子公司與總部之間的溝通聯(lián)系，負(fù)責(zé)溝通過(guò)程中有關(guān)問(wèn)題的傳遞、分析、處理及反饋。3.7 其他部門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)部溝通過(guò)程中職能管理范圍內(nèi)的有關(guān)問(wèn)題的傳遞、分析、處理及反饋。3.8 總部各部門(mén)負(fù)責(zé)與子公司對(duì)口職能部門(mén)的溝通工作。3.9 全體員工按規(guī)定向上級(jí)主管請(qǐng)示、匯報(bào)，并保持與其他工作人員的有效溝通。4 內(nèi)部溝通反饋的原則雙

3、向互動(dòng)，實(shí)事求是，就事論事，及時(shí)準(zhǔn)確，主動(dòng)高效。5 溝通的層次上下5 內(nèi)部溝通反饋的方式內(nèi)部溝通反饋可根據(jù)需要選擇會(huì)議、請(qǐng)示報(bào)告、文件資料、內(nèi)部刊物、版報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、面談、 等方式進(jìn)行。 6 工作程序6.1 總要求信息發(fā)送傳遞對(duì)需要解決和落實(shí)的重要問(wèn)題，在口頭聯(lián)系未能或不足以解決時(shí)，相關(guān)人員可填寫(xiě)工作聯(lián)系單（附表1），遞交相關(guān)部門(mén)或公司行政部。上級(jí)對(duì)下級(jí)布置工作或下達(dá)任務(wù)時(shí)，應(yīng)有明確的辦理要求包括工作標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求等。 6.2 會(huì)議溝通 會(huì)議是內(nèi)部溝通的重要形式，分為例會(huì)(定期會(huì)議)、臨時(shí)會(huì)議兩種，其中以例會(huì)為主。主要在重復(fù)發(fā)生、重復(fù)處理的管理方面發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，使日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)始終處于受控

4、狀態(tài)，發(fā)生相互脫節(jié)、前后失衡等不協(xié)調(diào)問(wèn)題時(shí)能及時(shí)解決，集團(tuán)總部、各子公司各級(jí)機(jī)構(gòu)（經(jīng)營(yíng)班子、分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)、班組）定期組織召開(kāi)工作會(huì)議。例會(huì)的名稱、內(nèi)容、時(shí)間、參加人員和要求應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化。集團(tuán)公司規(guī)定必須按期進(jìn)行的各種例會(huì)制度見(jiàn)附表2。當(dāng)集團(tuán)公司、各子公司、各部門(mén)、班組出現(xiàn)確需及時(shí)召開(kāi)會(huì)議研討和明確的事項(xiàng)時(shí)，可通知召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議。a、各種會(huì)議進(jìn)行之前組織部門(mén)應(yīng)進(jìn)行會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的材料和思考的問(wèn)題。b、會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)與會(huì)議主持者進(jìn)行溝通，做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要。c、各參會(huì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知做好準(zhǔn)備，會(huì)議中圍繞主題進(jìn)行發(fā)言和討論，發(fā)言簡(jiǎn)明撰要，以提

5、高會(huì)議效率。d、各種會(huì)議的召開(kāi)應(yīng)以促進(jìn)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理為目的。e、 各種會(huì)議時(shí)間重合時(shí)，可根據(jù)情況合并進(jìn)行，并可視情況擴(kuò)大或縮小參會(huì)人員范圍，但必須保證有相關(guān)措施確保會(huì)議精神傳達(dá)到位。6.3 請(qǐng)示報(bào)告溝通請(qǐng)示報(bào)告人可根據(jù)事項(xiàng)的重要性和緊急程度選擇使用口頭請(qǐng)示報(bào)告、書(shū)面請(qǐng)示報(bào)告等方式向上級(jí)請(qǐng)示報(bào)告。以公文形式的書(shū)面請(qǐng)示及批復(fù)應(yīng)保留存檔，保存期限按檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.4 文件和內(nèi)部刊物溝通須公司協(xié)調(diào)辦理的事項(xiàng)，由行政部接收來(lái)文，視來(lái)文性質(zhì)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示送有關(guān)人員、部門(mén)閱辦，閱辦部門(mén)主管根據(jù)文件要求指定專人督辦，指定閱辦人員根據(jù)文件要求，如需宣傳發(fā)動(dòng)，可通過(guò)開(kāi)會(huì)、發(fā)文形式

6、進(jìn)行溝通，要求有關(guān)部門(mén)配合完成。辦結(jié)后應(yīng)填寫(xiě)處理情況，并送回行政部。 解、促進(jìn)協(xié)作的目的。 集團(tuán)決策、發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃、工作動(dòng)態(tài)和經(jīng)驗(yàn)交流、糖業(yè)信息和動(dòng)態(tài)、各公司新聞、員工事跡、員工文苑、新技術(shù)應(yīng)用等。內(nèi)部刊物根據(jù)需要確定發(fā)送對(duì)象。6.5 其他溝通渠道集團(tuán)公司各級(jí)、各部門(mén)或各級(jí)、各類(lèi)工作人員之間需要對(duì)方協(xié)助或與對(duì)方相關(guān)的事項(xiàng)可通過(guò)面談、 、工作函等形式進(jìn)行溝通。上級(jí)與下級(jí)人員之間可通過(guò)談心、談話等方式進(jìn)行溝通交流。7 溝通反饋事項(xiàng)分類(lèi)按溝通反饋事項(xiàng)的性質(zhì)、緊急程度等分為日常反饋、定期反饋、異常情況反饋、重要緊急事項(xiàng)反饋等。各類(lèi)反饋按以下規(guī)定進(jìn)行：7.1 日常服務(wù)信息反饋制度集團(tuán)各部門(mén)、各車(chē)間、班

7、組應(yīng)按職能情況做好相關(guān)信息的收集、統(tǒng)計(jì)、傳遞、處理、反饋，建立相關(guān)的信息記錄薄和信息反饋統(tǒng)計(jì)表，保證能隨時(shí)及時(shí)提供相關(guān)的信息以供決策和運(yùn)用。 總部及子公司職能部門(mén)之間需溝通和反饋的事項(xiàng)和時(shí)間，應(yīng)本著相互支持的原則，相互協(xié)商確定。7.2 定期反饋制度為保證集團(tuán)公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作得到及時(shí)總結(jié)，各級(jí)管理者及相關(guān)部門(mén)及時(shí)了解整體工作階段性進(jìn)展情況，總部及子公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)搜集、整理職能管理范圍內(nèi)的相關(guān)信息（如生產(chǎn)、安全、管理、原料發(fā)展、預(yù)算、營(yíng)銷(xiāo)等），并定期提交相關(guān)部門(mén)或人員?？偛扛髀毮懿块T(mén)定期反饋材料交行政部審稿印發(fā)相關(guān)部門(mén)，涉及財(cái)務(wù)、營(yíng)銷(xiāo)、管理通報(bào)的交總經(jīng)理審核后印發(fā)。部門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目主要內(nèi)容定

8、期反饋頻次發(fā)放范圍董事長(zhǎng)集團(tuán)公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)集團(tuán)公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、工作要求每年1次總經(jīng)理總經(jīng)理年度工作報(bào)告集團(tuán)公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)完成情況、工作總結(jié)、下步工作思路每年1次董事長(zhǎng)、董事會(huì)集團(tuán)公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)集團(tuán)公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、工作計(jì)劃、工作思路、工作要求每年1次各公司、總部各部門(mén)行政部各公司、各部門(mén)反饋事項(xiàng)各公司、各部門(mén)反饋及需總部、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)事項(xiàng)，上月反饋處理情況每月1次董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、總部各部門(mén)集團(tuán)公司工作總結(jié)集團(tuán)公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作開(kāi)展情況、取得的成績(jī)、存在的不足、下步工作計(jì)劃與措施每年2次（每半年1次）董事長(zhǎng)、總經(jīng)理各子公司生產(chǎn)指標(biāo)通報(bào)各制糖子公司榨季期間關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)對(duì)比統(tǒng)計(jì)通報(bào)榨季每日

9、1次董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、各子公司、總部各部門(mén)員工思想動(dòng)態(tài)反饋各公司員工對(duì)公司管理、公司目標(biāo)的認(rèn)同度，員工對(duì)公司推行管理及制度的意見(jiàn)反映及建議,員工的期望及合理化建議榨季、檢修每月1次,放假期間1次原料發(fā)展部集團(tuán)原料發(fā)展工作簡(jiǎn)報(bào)集團(tuán)公司種植進(jìn)度、種植質(zhì)量、優(yōu)化布局、中耕管理、估產(chǎn)、優(yōu)化砍運(yùn)情況、砍運(yùn)進(jìn)度、蔗區(qū)公路建設(shè)、蔗區(qū)開(kāi)發(fā)等每旬1期(次旬第1天整理通報(bào))生產(chǎn)技術(shù)部集團(tuán)生產(chǎn)簡(jiǎn)報(bào)集團(tuán)公司榨季生產(chǎn)、檢修技改進(jìn)展情況、新技術(shù)應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)展情況，安全、質(zhì)量、工藝、技術(shù)等工作存在問(wèn)題、解決措施及取得經(jīng)驗(yàn)等榨季、檢修每月1期，榨季結(jié)束、檢修結(jié)束全面總結(jié)各1次財(cái)務(wù)審計(jì)部資金日?qǐng)?bào)集團(tuán)及各子公司每日資金收入與支出情況

10、每日1次董事長(zhǎng)、總經(jīng)理集團(tuán)預(yù)算管理工作簡(jiǎn)報(bào)集團(tuán)及各公司預(yù)算管理工作推行情況（成本分析、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議）、財(cái)務(wù)決算情況、各公司成本完成情況、利潤(rùn)完成情況等榨季、檢修每月進(jìn)行1次，半年度、年度全面總結(jié)各1次董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、各子公司、總部各部門(mén)市場(chǎng)部產(chǎn)品發(fā)運(yùn)及銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)集團(tuán)公司產(chǎn)品發(fā)運(yùn)及銷(xiāo)售情況統(tǒng)計(jì)每日1次營(yíng)銷(xiāo)工作簡(jiǎn)報(bào)集團(tuán)各子公司產(chǎn)品產(chǎn)銷(xiāo)情況、物資采購(gòu)進(jìn)度、存在問(wèn)題及建議等每半年1次督查部集團(tuán)督查通報(bào)集團(tuán)公司各項(xiàng)制度執(zhí)行情況、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議等每月1次各部門(mén)部門(mén)工作總結(jié)部門(mén)各項(xiàng)職能工作開(kāi)展情況、年度目標(biāo)完成情況、存在問(wèn)題、取得經(jīng)驗(yàn)、下步工作計(jì)劃、工作建議每半年1次（6月、12月各1次）總經(jīng)理、總

11、部行政部總部所有員工月度工作總結(jié)計(jì)劃月度計(jì)劃與考核表（上月度工作總結(jié)及自評(píng)，下月度工作計(jì)劃及措施）每月1次（每月1日前提交）直接上級(jí)旬工作總結(jié)計(jì)劃旬工作計(jì)劃總結(jié)（上旬工作總結(jié)及自評(píng)，下旬工作計(jì)劃及措施）每旬1次（次旬第一天前提交）直接上級(jí)子公司各部門(mén)定期反饋材料交行政部審稿印發(fā)相關(guān)部門(mén)，涉及財(cái)務(wù)、營(yíng)銷(xiāo)、管理通報(bào)的交常務(wù)副總審核后印發(fā)；總部行政部接收后轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門(mén)。部門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目主要內(nèi)容定期反饋頻次發(fā)放范圍行政部各部門(mén)、員工反饋事項(xiàng)匯總各部門(mén)、員工反饋及需經(jīng)營(yíng)班子決策、協(xié)調(diào)事項(xiàng)每月1次常務(wù)副總公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況匯報(bào)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)展情況，需各級(jí)政府職能管理部門(mén)協(xié)調(diào)事項(xiàng)、需總部及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)決策、協(xié)調(diào)事項(xiàng)每

12、月1次（次月2日前提交）常務(wù)副總、總經(jīng)理、總部行政部子公司工作總結(jié)公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作開(kāi)展情況、取得的成績(jī)、存在的不足、下步工作計(jì)劃與措施每年2次（每半年1次）總經(jīng)理、總部行政部員工思想動(dòng)態(tài)反饋員工對(duì)公司管理、公司目標(biāo)的認(rèn)同度，員工對(duì)公司推行管理及制度的意見(jiàn)反映及建議,員工的期望及合理化建議榨季、檢修每月1次(30日前提交),放假期間1次常務(wù)副總、總部行政部原料部原料發(fā)展工作簡(jiǎn)報(bào)本公司種植進(jìn)度、種植質(zhì)量、優(yōu)化布局中耕管理、估產(chǎn)、優(yōu)化砍運(yùn)情況、砍運(yùn)進(jìn)度、蔗區(qū)公路建設(shè)、蔗區(qū)開(kāi)發(fā)等每月1期公司各部門(mén)、總經(jīng)理、總部原料部、行政部甘蔗進(jìn)廠統(tǒng)計(jì)報(bào)表榨季期間榨區(qū)各片當(dāng)日進(jìn)蔗量、累計(jì)進(jìn)蔗量、應(yīng)付蔗款、應(yīng)付運(yùn)費(fèi)

13、等統(tǒng)計(jì)榨季每日1次常務(wù)副總、原料副總、調(diào)度室、行政部、財(cái)務(wù)部、總部原料部、財(cái)務(wù)部生產(chǎn)技術(shù)部生產(chǎn)工作簡(jiǎn)報(bào)本公司榨季生產(chǎn)、檢修技改進(jìn)展情況、技術(shù)創(chuàng)新或技改項(xiàng)目進(jìn)展情況，安全、質(zhì)量、工藝、技術(shù)等工作存在問(wèn)題、解決措施及取得經(jīng)驗(yàn)等榨季、檢修每月1期，榨季結(jié)束、檢修結(jié)束全面總結(jié)各1次公司各部門(mén)、總經(jīng)理、總部生產(chǎn)技術(shù)部、行政部財(cái)務(wù)部資金日?qǐng)?bào)集團(tuán)及各子公司每日資金收入與支出情況每日1次董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、總部財(cái)務(wù)審計(jì)部預(yù)算管理及成本分析報(bào)告公司預(yù)算管理工作推行情況,公司及各部門(mén)成本分析、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議、財(cái)務(wù)決算情況榨季、檢修每月進(jìn)行1次，半年度、年度全面總結(jié)各1次公司各部門(mén)、總經(jīng)理、總部財(cái)務(wù)審計(jì)部、行政部市

14、場(chǎng)部產(chǎn)品發(fā)運(yùn)日?qǐng)?bào)公司產(chǎn)品發(fā)運(yùn)情況統(tǒng)計(jì)每日1次董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、總部市場(chǎng)部物流管理工作匯報(bào)公司產(chǎn)品生產(chǎn)及發(fā)運(yùn)情況、物資采購(gòu)進(jìn)度、存在問(wèn)題及建議等每半年1次總經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)、生產(chǎn)技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、行政部、總部市場(chǎng)部、行政部督查組督查工作通報(bào)公司各項(xiàng)制度執(zhí)行情況、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議等每月1次公司各部門(mén)、總經(jīng)理、總部督查部、行政部質(zhì)檢部生產(chǎn)班報(bào)各班生產(chǎn)情況及采樣化驗(yàn)分析情況統(tǒng)計(jì)榨季每班1次常務(wù)副總、生產(chǎn)副總、調(diào)度室、生技部生產(chǎn)日?qǐng)?bào)每日生產(chǎn)情況及采樣化驗(yàn)分析情況統(tǒng)計(jì)榨季每日1次董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、總部生產(chǎn)技術(shù)部、行政部、子公司領(lǐng)導(dǎo)、調(diào)度室、各部門(mén)生產(chǎn)期報(bào)每個(gè)生產(chǎn)小期生產(chǎn)及采樣化驗(yàn)分析情況匯總榨季每期1次高管工作

15、總結(jié)分管工作開(kāi)展情況、年度目標(biāo)完成情況、存在問(wèn)題、取得經(jīng)驗(yàn)、不步工作計(jì)劃、建議每年2次（榨季結(jié)束后1次、12月1次）常務(wù)副總、總經(jīng)理、總部行政部各部門(mén)部門(mén)工作總結(jié)部門(mén)各項(xiàng)職能工作開(kāi)展情況、年度目標(biāo)完成情況、存在問(wèn)題、取得經(jīng)驗(yàn)、下步工作計(jì)劃每年2次（榨季結(jié)束后1次、12月1次）常務(wù)副總、上級(jí)主管、行政部所有中高層管理人員月度工作總結(jié)計(jì)劃月度計(jì)劃與考核表（上月度工作總結(jié)及自評(píng)，下月度工作計(jì)劃及措施）每月1次（每月1日前提交）直接上級(jí)旬工作總結(jié)計(jì)劃旬工作計(jì)劃總結(jié)（上旬工作總結(jié)及自評(píng)，下旬工作計(jì)劃及措施）每旬1次（次旬第一天前提交）直接上級(jí)時(shí)，應(yīng)立即處理或匯報(bào)相關(guān)部門(mén)。7.4 重要緊急(突發(fā))事件反饋

16、制度、質(zhì)量等事故時(shí)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，或邊處理，邊匯報(bào)請(qǐng)示，以免延誤生產(chǎn)，給企業(yè)帶來(lái)更大損失，同時(shí)避免處理問(wèn)題考慮不周全，與上級(jí)組織規(guī)定相違悖，造成重復(fù)返工和損失。時(shí)，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)及公司匯報(bào)，2小時(shí)內(nèi)向集團(tuán)總部匯報(bào)。公司匯報(bào)，并在半小時(shí)內(nèi)向集團(tuán)總部匯報(bào)，同時(shí)按有關(guān)規(guī)定向縣級(jí)職能管理部門(mén)進(jìn)行匯報(bào)。事故報(bào)告的內(nèi)容包括：發(fā)生事故單位、時(shí)間、地點(diǎn)、事故程度、組織處理的部署情況，事故原因初步分析等。8 責(zé)任追究8.1 本制度所規(guī)定的日常反饋及定期溝通反饋事項(xiàng)執(zhí)行及處理情況，作為反饋者與信息接受者日?？己艘罁?jù)之一。8.2對(duì)發(fā)生異常情況及質(zhì)量、安全、營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)、管理問(wèn)題后，發(fā)生瞞報(bào)、謊報(bào)、延報(bào)的，造成的一切

17、損失由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。8.3 在集團(tuán)公司各級(jí)組織的溝通中出現(xiàn)阻礙溝通反饋的行為、或?qū)λ说姆答佭M(jìn)行打擊報(bào)復(fù)、故意刁難的行為，應(yīng)予嚴(yán)肅處理。9 內(nèi)部溝通反饋資料的保管涉及部門(mén)業(yè)務(wù)的由各有關(guān)部門(mén)保管；涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、重大事故的由行政部收集并交公司檔案室保管。 10 附則10.1 本制度由集團(tuán)各子公司、總部門(mén)各部門(mén)參與編寫(xiě)，經(jīng)總經(jīng)理審核，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，從2005年5月1日起執(zhí)行。10.2 集團(tuán)各子公司、總部各部門(mén)可根據(jù)管理需要制訂系統(tǒng)工作溝通反饋操作程序，作為本制度的支持性文件。 附 件： 1、工作聯(lián)系單2、集團(tuán)公司例會(huì)制度一覽表支持性文件：1、物流管理溝通反饋操作程序2、財(cái)務(wù)管理溝通反饋操作程序3

18、、督查管理溝通反饋操作程序 4、原料管理溝通反饋操作程序5、行政管理、人力資源管理溝通反饋操作程序附件1.工作聯(lián)系單 發(fā)送時(shí)間： 年 月 日信息發(fā)送單位第一信息接收部門(mén)反饋內(nèi)容及請(qǐng)求協(xié)調(diào)事項(xiàng) 發(fā)送人簽字： 日期:各級(jí)信息接收部門(mén)(人員)處理意見(jiàn) 簽字： 日期： 簽字： 日期： 簽字： 日期：最終處理結(jié)果 經(jīng)辦人： 日期：發(fā)送人簽署意見(jiàn): 簽字: 日期:附表2.集團(tuán)公司例會(huì)制度一覽表層次會(huì)議名稱主要議題頻次時(shí)間組織部門(mén)主持人參會(huì)人員集團(tuán)總部高層管理人員月度考評(píng)例會(huì)1、常務(wù)副總、總部部門(mén)經(jīng)理月度工作匯報(bào)、自評(píng)及提出整改措施；2、總經(jīng)理評(píng)議；3、對(duì)下月工作進(jìn)行安排每月1次次月上旬總部行政部總經(jīng)理各子

19、公司高管、總部助理以上及相關(guān)人員季度工作總結(jié)會(huì)1、各子公司、總部各部門(mén)匯報(bào)季度工作情況、下季度工作目標(biāo)、措施及思路；2、對(duì)季度工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題及下季度重點(diǎn)工作進(jìn)行討論，提出措施及思路；3、下季度工作安排和要求。第年2次（1、3季度各1次）第2、4季度上旬召開(kāi)總部行政部總經(jīng)理子公司高管、總部助理以上及相關(guān)人員集團(tuán)半年度工作總結(jié)會(huì)1、上半年度各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作報(bào)告；2、對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行討論，并提出下步工作目標(biāo)和措施；3、對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題作專題研討；4、對(duì)下半年度工作進(jìn)行安排和要求。每年1 次6月下旬或7月上旬總部行政部總經(jīng)理子公司及總部各部門(mén)中高層管理人員、相關(guān)人員集團(tuán)年度經(jīng)營(yíng)管理研討會(huì)1、集團(tuán)公司

20、年度工作報(bào)告；2、對(duì)年度工作中的關(guān)鍵問(wèn)題及下年工作重點(diǎn)進(jìn)行研討；3、討論下年度工作目標(biāo)和工作計(jì)劃；4、對(duì)下年度工作進(jìn)行安排。每年1次12月總部行政部總經(jīng)理子公司及總部各部門(mén)中高層管理人員、相關(guān)人員總部例會(huì)1、各部門(mén)匯報(bào)上周工作情況及下周工作計(jì)劃 ，并提出需相關(guān)部門(mén)、總部提供的支持和幫助；2、傳達(dá)集團(tuán)總部相關(guān)通知和決定事項(xiàng)；3、對(duì)下周工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和要求。每周1次周末下午或周一上午總部行政部當(dāng)月值班領(lǐng)導(dǎo)總部全體員工各子公司各子公司經(jīng)營(yíng)班子例會(huì)1、對(duì)上周工作情況、下周計(jì)劃進(jìn)行匯報(bào)；2、傳達(dá)集團(tuán)公司重大舉措及相關(guān)通知；3、對(duì)須經(jīng)營(yíng)班子決定的事項(xiàng)進(jìn)行討論和表決。每周1次周末下午或周一上午子公司行政部常務(wù)

21、副總子公司經(jīng)營(yíng)班子成員及相關(guān)人員成本分析會(huì)1、公布各部門(mén)成本控制情況；2、提出成本核算及生產(chǎn)方面問(wèn)題；3、討論合理運(yùn)用資金降低生產(chǎn)成本的措施。榨季及檢修期每月1次次月上旬子公司財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部經(jīng)理中高層管理人員、生產(chǎn)調(diào)度、核算員、財(cái)務(wù)人員高層月度績(jī)效考評(píng)例會(huì)1、被考評(píng)人員分別匯報(bào)上月工作情況及下月計(jì)劃；2、常務(wù)副總評(píng)議；3、公布內(nèi)部考評(píng)結(jié)果；4、對(duì)月度主要問(wèn)題進(jìn)行討論；5、月度目標(biāo)分解。每月1次次月5日以前子公司行政部常務(wù)副總中高層管理人員及相關(guān)人員生產(chǎn)例會(huì)1、對(duì)生產(chǎn)、檢修情況進(jìn)行通報(bào)；2、各部門(mén)對(duì)生產(chǎn)、質(zhì)量、安全、設(shè)備、物料方面提出問(wèn)題、要求和建議；3、分管副總經(jīng)理對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)安排；4、傳

22、達(dá)公司重大舉措。每月1次每月末或月初子公司生產(chǎn)技術(shù)部生產(chǎn)副總高層管理人員、生產(chǎn)車(chē)間工段長(zhǎng)以上人員、科室部門(mén)負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)調(diào)度、安全管理員、質(zhì)量體系管理員及相關(guān)人員農(nóng)務(wù)例會(huì)1、對(duì)上期砍運(yùn)、種植、中耕、估產(chǎn)等工作進(jìn)行匯報(bào)和通報(bào)；2、對(duì)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行討論，提出改進(jìn)措施；3、傳達(dá)公司重大舉措及相關(guān)通知；4、對(duì)下步工作進(jìn)行安排。榨季、種植、中耕、估產(chǎn)期每月1次次月5日內(nèi)子公司原料部原料部經(jīng)理公司高層管理人員、原料部全體員工、外聘農(nóng)務(wù)員、種植員榨季工作總結(jié)會(huì)1、對(duì)榨季工作進(jìn)行總結(jié)；2、對(duì)榨季生產(chǎn)工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)、員工進(jìn)行表彰；3、對(duì)下步工作進(jìn)行安排。每年1次榨季設(shè)備解體保養(yǎng)結(jié)束后子公司行政部經(jīng)營(yíng)班

23、子成員全體員工培訓(xùn)、檢修動(dòng)員會(huì)1、前期工作報(bào)告；2、安排員工培訓(xùn)事宜； 3、宣布檢修方案及計(jì)劃；4、傳達(dá)公司重大舉措。每年1次(可分開(kāi))員工統(tǒng)一收假后第一天子公司行政部常務(wù)副總?cè)w員工榨前動(dòng)員會(huì)1、年度工作報(bào)告（常務(wù)副總）；2、宣布新年度工作目標(biāo)及工作計(jì)劃；3、表彰獎(jiǎng)勵(lì)年度先進(jìn)工作者；4、傳達(dá)公司重大舉措；5、宣布公司新年度考核與分配方案；6、公司領(lǐng)導(dǎo)作動(dòng)員講話。每年1次檢修結(jié)束榨季生產(chǎn)開(kāi)始前子公司行政部常務(wù)副總?cè)w員工總部及子公司各部門(mén)年度工作總結(jié)會(huì)1、部門(mén)上年度工作總結(jié)（年度目標(biāo)完成情況）；2、部門(mén)員工年度考評(píng)結(jié)果通報(bào)；3、新年度工作目標(biāo)及工作思路；4、傳達(dá)學(xué)習(xí)公司重大舉措及部門(mén)相關(guān)規(guī)定；

24、5、年度工作動(dòng)員。每年1次12月或1月（根據(jù)榨季生產(chǎn)按排情況確定）各部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)全體員工部門(mén)例會(huì)1、部門(mén)月度工作進(jìn)展情況通報(bào)；2、部門(mén)員工上月考評(píng)結(jié)果通報(bào)；3、下月工作計(jì)劃及目標(biāo)分解；4、傳達(dá)學(xué)習(xí)公司決策及規(guī)章；5、部門(mén)工作要求。每月1次每月上旬（具體日期各部門(mén)自定）各部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)全體員工車(chē)間班組長(zhǎng)例會(huì)1、周工作總結(jié)和工作計(jì)劃；2、討論部門(mén)管理事項(xiàng)（第月第1 周例會(huì)時(shí)對(duì)上月部門(mén)員工考評(píng)結(jié)果進(jìn)行討論確定）；3、傳達(dá)公司通知和決策；安排和布置下周工作。每周1次每周末下午或周一上午各部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人車(chē)間部門(mén)班組長(zhǎng)以上人員、技術(shù)員、核算員班組例會(huì)1、前期工作總結(jié)、下期工作計(jì)劃；2、對(duì)存在問(wèn)題

25、進(jìn)行討論，提出改進(jìn)措施；3、傳達(dá)學(xué)習(xí)公司、部門(mén)通知和決策。榨季、檢修期每半月1次自行確定各部門(mén)各班組班組長(zhǎng)車(chē)間各班組全體員工注：同級(jí)例會(huì)時(shí)間重合時(shí)，可根據(jù)情況合并進(jìn)行，并可視情況擴(kuò)大或縮小參會(huì)人員范圍，但必須保證有相關(guān)措施確保會(huì)議精神傳達(dá)到位。支持性文件之一.物流管理反饋操作程序1 目的為規(guī)范物流信息反饋管理，確保物流信息反饋情況的真實(shí)性能正確指導(dǎo)生產(chǎn)成本控制和市場(chǎng)物資采購(gòu)并降低損失，特制定本程序。2 適用范圍本程序適用于集團(tuán)所有產(chǎn)品及原輔料、備品備件等回廠物資的管理信息反饋。3 管理反饋程序 3.1 產(chǎn)品反饋3.2 采購(gòu)物資管理反饋3.3 采購(gòu)物資質(zhì)量定性 附： 物資管理信息反饋處理流程圖產(chǎn)

26、品物資 運(yùn)輸 入庫(kù)驗(yàn)收 使用 客戶 信息反饋 集團(tuán)各子公司書(shū)面報(bào)告質(zhì)檢部、市場(chǎng)部、督查部調(diào)查分析 相關(guān)理論支撐、定性 結(jié)論 責(zé)任劃分 不合格品處理報(bào)告申訴集團(tuán)市場(chǎng)部、各子公司市場(chǎng)部 客戶 理賠處罰 相關(guān)部門(mén)及責(zé)任人支持性文件之二.財(cái)務(wù)管理溝通反饋操作程序1 目的為加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理水平，提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量，充分體現(xiàn)財(cái)務(wù)“監(jiān)督、核算及決策參謀”的職能作用，特制定集團(tuán)公司財(cái)務(wù)溝通反饋操作程序，總部財(cái)務(wù)審計(jì)部、子公司財(cái)務(wù)部均照此執(zhí)行。2 溝通反饋的形式會(huì)議交流、面談、 、書(shū)面、電郵等。3 溝通的對(duì)象與溝通的內(nèi)容3.1總部財(cái)務(wù)審計(jì)部經(jīng)理與子公司財(cái)務(wù)經(jīng)理之間溝通反饋內(nèi)容：資金計(jì)劃、使用情況、預(yù)算下達(dá)、執(zhí)行情

27、況、當(dāng)前主要工作安排計(jì)劃、銷(xiāo)售、貨款回籠、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、人員培訓(xùn)調(diào)整建議、其他財(cái)務(wù)事項(xiàng)等。3.2 與主管領(lǐng)導(dǎo)的溝通溝通反饋內(nèi)容：明確當(dāng)前工作重點(diǎn)、資金支付重點(diǎn)，財(cái)務(wù)管理工作中須作重大調(diào)整事項(xiàng)建議，當(dāng)?shù)刎?cái)稅政策法規(guī)，集團(tuán)財(cái)務(wù)狀況，同行財(cái)務(wù)運(yùn)作等。3.3 與子公司常務(wù)副總溝通反饋內(nèi)容：資金計(jì)劃、使用情況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、各時(shí)段情況、預(yù)算下達(dá)、執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)人員管理、集團(tuán)目前財(cái)務(wù)資金狀況等。3.4 與市場(chǎng)部的溝通溝通反饋內(nèi)容：采購(gòu)計(jì)劃、合同、付款進(jìn)度、金額、材料到位情況、發(fā)票開(kāi)具、尾欠款清理支付；產(chǎn)品發(fā)運(yùn)、運(yùn)費(fèi)支付、產(chǎn)品到庫(kù)、出庫(kù)、目前財(cái)務(wù)資金狀況等。3.5 與行政部的溝通溝通反饋內(nèi)容：制度流程建設(shè)、

28、辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算開(kāi)支、數(shù)據(jù)提供、部門(mén)人員管理建議、目前財(cái)務(wù)資金狀況、其他事項(xiàng)等。 3.6 與原料部的溝通 溝通反饋內(nèi)容：原料方針政策、發(fā)展目標(biāo)、計(jì)劃、資金需求量、資金使用時(shí)限、甘蔗產(chǎn)量、預(yù)購(gòu)定金投入與回收、公路投入資金、目前財(cái)務(wù)資金狀況等。3.7 與生產(chǎn)部的溝通 溝通反饋內(nèi)容：產(chǎn)量目標(biāo)計(jì)劃（產(chǎn)糖率、生產(chǎn)時(shí)限）、物料消耗計(jì)劃、進(jìn)度、檢修技改計(jì)劃、進(jìn)度、目前財(cái)務(wù)資金狀況等。3.8與督查部（或督查組）溝通反饋內(nèi)容：財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)審計(jì)督察情況、需督察部專項(xiàng)督察事項(xiàng)、目前財(cái)務(wù)資金狀況等。 支持性文件之三.督查管理溝通反饋操作程序 1 目的為了使集團(tuán)內(nèi)部相互了解，掌握各子公司的督查工作信息，更快、更及

29、時(shí)了解掌握各子公司經(jīng)營(yíng)管理工作開(kāi)展情況，及各部門(mén)對(duì)督查提出的整改建議及措施是否得到落實(shí)，且對(duì)執(zhí)行效果及結(jié)果進(jìn)行有效評(píng)價(jià)，使集團(tuán)督查信息得到貫徹落實(shí)，提高執(zhí)行力，最終達(dá)到行為習(xí)慣，使公司各項(xiàng)管理制度順利執(zhí)行，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)?？偛慷讲椴考白庸径讲榻M按以下規(guī)定進(jìn)行督查管理和溝通反饋。2 督查反饋范圍2.1 各子公司對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行情況。2.2 原料砍運(yùn)、種植發(fā)展、物資供應(yīng)、物資流向、中耕管理等。2.3 物資、材料、采購(gòu)管理情況。2.4 生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理情況。2.5 新工藝、新技術(shù)的引進(jìn)與運(yùn)用。2.6 中高層人員的執(zhí)行力情況及表率情況。3 督查管理反饋程序3.1 督查在檢查及抽查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存

30、在問(wèn)題，向所涉部門(mén)提出整改意見(jiàn)及限時(shí)反饋要求。3.2 所涉部門(mén)負(fù)責(zé)人在督查意見(jiàn)上簽字認(rèn)可，指定專人負(fù)責(zé)整改落實(shí)。3.3 所涉部門(mén)人員整改后提出效果評(píng)價(jià)并反饋與督查，由督查進(jìn)行跟蹤檢查，評(píng)定執(zhí)行結(jié)果。3.4 子公司檢查結(jié)果榨季5天，淡季10天，向總部督查部和常務(wù)副總書(shū)面反饋一次制度執(zhí)行情況，特殊事件及時(shí)反饋。3.5 根據(jù)檢查情況及問(wèn)題較多，較嚴(yán)重時(shí)寫(xiě)出專題督查報(bào)告反饋。3.6 根據(jù)月檢查工作情況全面向主管領(lǐng)導(dǎo)和總部督查部反饋一次。3.7 每月檢查中反復(fù)出現(xiàn)問(wèn)題，各公司必須認(rèn)真研究，專人落實(shí)，并將落實(shí)情況反饋。 支持性文件之四.原料管理溝通反饋操作程序1 目的為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司原料發(fā)展目標(biāo)，為工藝設(shè)備

31、提供充足、優(yōu)質(zhì)、成本適中的原料蔗，保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，充分發(fā)揮集團(tuán)各公司原料發(fā)展隊(duì)伍的團(tuán)隊(duì)力量，加強(qiáng)總部原料發(fā)展部、子公司原料部與相關(guān)部門(mén)的溝通，爭(zhēng)取相關(guān)支持，特制訂本程序。 2內(nèi)部溝通2.1 在董事會(huì)決策基礎(chǔ)上，經(jīng)總經(jīng)理召集主持的高層生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作會(huì)，明確當(dāng)前工作任務(wù)和所要達(dá)成的目標(biāo)，領(lǐng)悟當(dāng)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念，明確企業(yè)的發(fā)展方向和戰(zhàn)略目標(biāo)，再經(jīng)認(rèn)真分析研討，達(dá)成共識(shí)，高度認(rèn)同，清理工作思路，設(shè)計(jì)運(yùn)行方案，拿出具體的辦法和措施，并付諸行動(dòng)。2.2 根據(jù)對(duì)本部門(mén)的目標(biāo)管理要求和所提供的資源支持，與各公司常務(wù)副總、所屬主管及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行深入的聯(lián)系和溝通，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行目標(biāo)分解，把壓力傳遞到各子公司原料主管領(lǐng)導(dǎo)身上，并共同研究分析，擬訂正確的工作思路，妥善的運(yùn)作方案和有力的保證措施。2.3 各公司的原料副總、原料部經(jīng)理再共同研究召開(kāi)全體原料工作人員會(huì)議，進(jìn)行認(rèn)真講解、動(dòng)員，同時(shí)灌輸現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念、管理方法，如何做好一個(gè)合格員工等，力圖高度統(tǒng)一和認(rèn)同，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行目標(biāo)分解，把壓力再次傳遞到各個(gè)崗位和個(gè)人身上，同時(shí)提供相應(yīng)支持，促使全體原料發(fā)展和管理的工作人員真正用心去盡自己的職責(zé)，自發(fā)地用實(shí)際行動(dòng)去努力完成自己的工作任務(wù)。2.4 在原料領(lǐng)導(dǎo)多