淺議項(xiàng)目管理中的協(xié)調(diào)工作

1、淺議項(xiàng)目管理中的協(xié)調(diào)工作項(xiàng)目管理是一個系統(tǒng)工程， 搞好項(xiàng)目管理需要運(yùn)用系統(tǒng)科學(xué)的理論， 通盤把 握項(xiàng)目的綱和目， 在項(xiàng)目運(yùn)行過程中積極主動地做好各種項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作， 從而有 效地加強(qiáng)項(xiàng)目管理，保證項(xiàng)目順利實(shí)施，達(dá)到項(xiàng)目建設(shè)的預(yù)期目的。一、項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作的主要特點(diǎn)1、協(xié)調(diào)的范圍廣。項(xiàng)目協(xié)調(diào)的范圍包括內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)、近外層關(guān)系的協(xié) 調(diào)和遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)。 其中，內(nèi)部關(guān)系包括項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部關(guān)系、 項(xiàng)目經(jīng)理部 與企業(yè)的關(guān)系、項(xiàng)目經(jīng)理部與作業(yè)層的關(guān)系 ; 近外層關(guān)系是指與項(xiàng)目部有直接和 間接合同的關(guān)系，包括與建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、物資供應(yīng)單位、分包 單位以及銀行、保險公司等之間的關(guān)系 ; 外層關(guān)系是

2、指與項(xiàng)目部雖無直接和間接 合同關(guān)系，但卻有著法律法規(guī)和社會公德等約束的關(guān)系，項(xiàng)目部與政府、交通、 環(huán)保、衛(wèi)生、綠化等部門的關(guān)系。通常情況下，近外層關(guān)系的協(xié)調(diào)是項(xiàng)目協(xié)調(diào)的 重點(diǎn)。2、協(xié)調(diào)的要素多。一是人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，通常包括項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部人際關(guān) 系的協(xié)調(diào)以及與關(guān)聯(lián)單位的人際關(guān)系的協(xié)調(diào)， 協(xié)調(diào)對象主要是相關(guān)工作結(jié)合的過 程當(dāng)中人與人之間在管理工作中的聯(lián)系和矛盾。 二是組織關(guān)系的協(xié)調(diào)， 通常包括 項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)管理層以及與分包單位、 勞務(wù)作業(yè)層之間的關(guān)系。 三是供求關(guān) 系協(xié)調(diào)，通常包括企業(yè)物資供應(yīng)部門、 建設(shè)單位物資供應(yīng)部門與項(xiàng)目經(jīng)理部之間 的關(guān)系協(xié)調(diào)，各生產(chǎn)要素供需單位之間的協(xié)調(diào)。四是協(xié)作配合之

3、間的關(guān)系協(xié)調(diào)， 通常包括項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部各部門之間、 上下級之間、 管理層與作業(yè)層之間以及與 各近外層協(xié)作單位之間的協(xié)調(diào)。 五是約束關(guān)系的協(xié)調(diào)， 通常包括項(xiàng)目經(jīng)理部與遠(yuǎn) 外層關(guān)系的協(xié)調(diào)，包括與有法律法規(guī)約束關(guān)系的各單位 （ 如政府、環(huán)保、衛(wèi)生、 綠化、交通等 ） 的關(guān)系協(xié)調(diào)，和與有合同約束關(guān)系的建設(shè)單位之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。3、協(xié)調(diào)的階段性強(qiáng)。建設(shè)工程通常具有很強(qiáng)的階段性，對于工程總承包項(xiàng) 目通?？煞譃榭碧?、設(shè)計(jì)、采購、施工、運(yùn)營等不同階段，每個階段又可以劃分 為若干時期，例如在施工階段就可以分為準(zhǔn)備期、施工期、收尾期等，在各個不 同的時期，項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容是不一樣的，協(xié)調(diào)的重點(diǎn)也是不同的。4、協(xié)調(diào)

4、的難度大。由于項(xiàng)目協(xié)調(diào)的性質(zhì)多種多樣，所涉及到的關(guān)系千頭萬 緒，有項(xiàng)目與目標(biāo)因素之間的協(xié)調(diào) ; 項(xiàng)目各子系統(tǒng)內(nèi)部、子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與 環(huán)境之間的協(xié)調(diào) ;各專業(yè)技術(shù)方面的協(xié)調(diào) ; 各種管理方法、管理過程的協(xié)調(diào) ; 項(xiàng)目 實(shí)施過程的協(xié)調(diào) ; 各種管理職能方面的協(xié)調(diào) ; 項(xiàng)目參與者之間的協(xié)調(diào)等， 因而項(xiàng)目 協(xié)調(diào)工作的難度比其他任何一種協(xié)調(diào)難度都大。二、項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作容易出現(xiàn)的問題1、項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部容易混亂。主要表現(xiàn)在：由于總體目標(biāo)不明，各職能部 門之間的興趣和目標(biāo)不同，有各自的打算和做法，有些甚至是對立的; 由于缺乏溝通和必要的宣傳， 項(xiàng)目部內(nèi)部士氣不夠， 面對項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的一些挫折 和危機(jī)，

5、容易失去斗志 ; 由于信息不暢、指揮不靈，項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)各種混 亂現(xiàn)象， 人們對合同、 各種指令和責(zé)任書理解不一或不能理解， 因而在實(shí)施過程 中各自為政，使項(xiàng)目失控 ; 項(xiàng)目部內(nèi)部沒有和諧的工作氛圍，對工作沒有應(yīng)有的 爭執(zhí)和討論，人們不敢和不習(xí)慣將問題提出來討論和研究，從而釀成隱患2、與外部關(guān)系不易理順。 主要表現(xiàn)在： 項(xiàng)目經(jīng)理部的工作得不到建設(shè)單位、 監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等近外層關(guān)系單位的支持，有時甚至是對立的 ; 項(xiàng)目經(jīng)理部 不召開協(xié)調(diào)會議或者在協(xié)調(diào)會議上不討論重要的協(xié)調(diào)事務(wù)， 而是偏離議題， 或者 是正常的協(xié)調(diào)會議經(jīng)常被打斷和干擾，達(dá)不到應(yīng)有的效果 ; 項(xiàng)目部內(nèi)部、項(xiàng)目部 與遠(yuǎn)外層、

6、項(xiàng)目部與近外層三個層次之間的信息溝通不暢， 以至于信息得不到正 確傳遞，影響了項(xiàng)目的正常運(yùn)作，甚至是相互之間產(chǎn)生一些抱怨 ; 項(xiàng)目經(jīng)理部得 不到企業(yè)職能部門的支持， 無法獲得必需的資源和管理服務(wù)， 與外界又不能進(jìn)行 正常的信息溝通，迫使項(xiàng)目經(jīng)理部花費(fèi)大量的時間和精力處理各種突發(fā)矛盾和問 題，降低了工作效率。三、項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作的思路與方法1、樹立一種觀念搞好項(xiàng)目協(xié)調(diào)是做好一切工作的基礎(chǔ)。眾所周知，構(gòu) 建和諧社會是我國當(dāng)前的一項(xiàng)國策， 而構(gòu)建和諧的工作環(huán)境是現(xiàn)代管理所提倡的 一項(xiàng)重要原則。 對于工程項(xiàng)目來說， 由于建筑工程的特殊性， 項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作尤為 重要。要通過學(xué)習(xí)和不斷的教育， 使項(xiàng)目部管理人員

7、充分認(rèn)識到協(xié)調(diào)工作的重要 性：協(xié)調(diào)工作是做好其他一切工作的基礎(chǔ)， 沒有和諧的工作環(huán)境什么事也做不成。2、堅(jiān)持一個方法加強(qiáng)管理部門之間的溝通。項(xiàng)目協(xié)調(diào)最好的手段和方 法就是溝通， 溝通是解決項(xiàng)目實(shí)施過程中各種障礙的最基本的方法， 事實(shí)證明也 是最有效的一種手段。 任何組織爭執(zhí)只有通過溝通才能實(shí)現(xiàn)， 通過溝通不但可以 解決各種協(xié)調(diào)問題，如技術(shù)、過程、邏輯、管理方法和程序中的矛盾、困難和不致，而且還可以解決相關(guān)人員心理行為的障礙和爭執(zhí)。 對于項(xiàng)目來說， 項(xiàng)目經(jīng) 理部內(nèi)部溝通的效果是測定項(xiàng)目管理效果的最好尺度，項(xiàng)目目標(biāo)能否成功實(shí)施， 很大程度上取決于項(xiàng)目經(jīng)理部能否成功地進(jìn)行溝通， 即能否成功地做好協(xié)調(diào)

8、工作。3、講究一種藝術(shù)科學(xué)地控制管理中的爭執(zhí)。協(xié)調(diào)要講究技巧，特別是 對于爭執(zhí)的處理更要講究藝術(shù)， 必須使?fàn)巿?zhí)得到有效的管理和控制。 對于項(xiàng)目實(shí) 施過程中出現(xiàn)的問題應(yīng)多協(xié)商、 少爭執(zhí)，通過詳細(xì)的協(xié)商平衡和滿足各方面的利 益，從而達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)的最優(yōu)解決 ; 通常情況下對于不影響項(xiàng)目管理大局的爭執(zhí)， 應(yīng)采取策略引導(dǎo)爭執(zhí)者或者說服雙方向?qū)Ψ阶鲞m當(dāng)妥協(xié)或非原則性讓步， 避免爭 執(zhí)擴(kuò)大化 ; 對于涉及雙方共同利益的爭執(zhí)可采取互遷互讓，加大合作面形成利益 互補(bǔ)或利益共同體，從而化解爭執(zhí) ; 對于利益沖突性大的爭執(zhí)或問題比較突出的 爭執(zhí)，在協(xié)商和調(diào)解都無效的情況下， 應(yīng)及時交由上級領(lǐng)導(dǎo)裁決， 或當(dāng)機(jī)立斷采

9、取行政裁決的方式解決，或通過法律途徑解決。另外，在必要的情況下，對于一 些目標(biāo)不明和方法難以確定的問題， 有時需要有意識地引起爭執(zhí)， 通過爭執(zhí)進(jìn)行 討論和溝通，使認(rèn)識一致從而得到最佳方案。4、掌握一個原則具體問題具體分析。在項(xiàng)目協(xié)調(diào)過程中必須堅(jiān)持具體 問題具體分析的原則， 對于每一個需要協(xié)調(diào)的問題都必須先分清它的性質(zhì)、 類型、 主次等要素，然后制定出最合適、最有效的解決途徑。如，對于內(nèi)部人際關(guān)系的 協(xié)調(diào)主要應(yīng)依靠各項(xiàng)規(guī)章制度， 通過做好思想政治工作、 加強(qiáng)教育培訓(xùn)、 提高人 員素質(zhì)等方法來實(shí)現(xiàn) ; 對于項(xiàng)目經(jīng)理部與企業(yè)管理層之間的管理協(xié)調(diào)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí) 行項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書 ; 對于項(xiàng)目經(jīng)理部與作

10、業(yè)層之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，應(yīng)嚴(yán)格 履行勞務(wù)分包合同和執(zhí)行項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃 ; 對于項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部供求 關(guān)系的協(xié)調(diào)， 必須依靠編制和嚴(yán)格實(shí)施資源需求計(jì)劃， 并充分發(fā)揮物資供應(yīng)部門 調(diào)度系統(tǒng)和調(diào)度人員的作用，加強(qiáng)調(diào)度工作 ; 對于項(xiàng)目經(jīng)理部與建設(shè)單位和監(jiān)理 單位之間的協(xié)調(diào)， 應(yīng)以溝通為主， 協(xié)調(diào)的目的是搞好協(xié)作， 協(xié)調(diào)的依據(jù)是執(zhí)行合 同，協(xié)調(diào)的重點(diǎn)是資金問題、進(jìn)度問題和質(zhì)量問題。5、突出一個重點(diǎn)注重項(xiàng)目動態(tài)管理。項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作貫穿于項(xiàng)目管理 的全過程， 但是，由于工程項(xiàng)目的實(shí)施是分階段實(shí)行的， 項(xiàng)目各階段所存在的問 題都有所不同，因而在項(xiàng)目協(xié)調(diào)過程中還必須根據(jù)各階段的實(shí)際情況抓好協(xié)調(diào)的 重點(diǎn)，如在項(xiàng)目實(shí)施初期主要是進(jìn)行供求關(guān)系的協(xié)調(diào)， 項(xiàng)目后期的協(xié)調(diào)重點(diǎn)則是 合同與法律法規(guī)約束關(guān)系的協(xié)調(diào)，這就要求協(xié)調(diào)工作應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的推進(jìn)，適時、 準(zhǔn)確地把握各種關(guān)系的發(fā)展， 及時有效地進(jìn)行溝通， 化解各種矛盾、 解決各種爭 執(zhí)，從而提高項(xiàng)目運(yùn)行的效率。6、打好一個基礎(chǔ)著力提高管理人員素質(zhì)。 任何工作都是由人來完成的， 人的素質(zhì)決定了工作質(zhì)量， 項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作也不例外。 一方面要對項(xiàng)目部所有管理 人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和教育， 使他們充分了解項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作的重要性， 掌握協(xié)調(diào) 工作的方法和技巧 ; 另一方面應(yīng)在項(xiàng)目經(jīng)理部配備專職的項(xiàng)目協(xié)調(diào)工作人員，并 指定一名項(xiàng)目副經(jīng)理專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，才