董事長(zhǎng)工作人員工作細(xì)則

1、*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用董事長(zhǎng)工作人員工作細(xì)則一、辦公室環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1. 董辦內(nèi)勤早上到公司后，必須在九點(diǎn)鐘上班前把董事長(zhǎng)辦公室打掃干凈。2. 要求：辦公桌及桌子下面、椅子、書柜、冰箱、沙發(fā)、茶幾和黃花梨飾品及辦公用品等要逐一擦拭，要做到一塵不染；辦公桌后面的小抹布要保持干凈濕潤(rùn)。3. 把辦公室內(nèi)空調(diào)打開：平時(shí)保持25 度，中午熱時(shí)調(diào)到24 度，晚上冷時(shí)調(diào)到26 度，開中 / 低檔風(fēng)（或根據(jù)天氣變化，以實(shí)際需求為準(zhǔn)），原則上不開高檔風(fēng)。4. 根據(jù)天氣情況，把窗紗和窗簾調(diào)到合適位置，保證室內(nèi)光線充足而不刺眼。5. 檢查空氣清潔器，及時(shí)加水，永遠(yuǎn)保持在高水位線，并調(diào)到合適檔位。6

2、. 檢查董事長(zhǎng)辦公室和臥室內(nèi)的加濕器的水量，保持在適當(dāng)水位。7. 檢查電熱水壺里的水量，并適當(dāng)添加飲用水（礦泉水/ 純凈水）。8. 要定期給黃花梨飾品臺(tái)面上的小玻璃杯加水。9. 把電腦打開調(diào)到監(jiān)控界面；用戶名： jianhe ，密碼： 121330；順序，由上至下，由左至右分別為：開放辦公區(qū) 1，開放辦公區(qū) 2，開放辦公區(qū) 3；高管通道，大廳，秘書區(qū)；北步行梯，電梯廳，南步行梯。10. 檢查辦公桌的電子鐘，必須保證準(zhǔn)確。11. 檢查筆筒的筆是否整齊，是否都有墨水；打印機(jī)是否有墨、紙等；辦公室的日常用品要不定期檢查，沒有及時(shí)補(bǔ)充。12. 給水杯倒好熱水，水量為杯子的2/3 ，放在電話旁（如為空杯

3、則放在后邊的茶幾上）。13. 臥室內(nèi)：電視柜、床頭柜、茶幾，藤椅和木地板地面要擦拭干凈。14. 洗手間：每天清掃，衛(wèi)生間的玻璃鏡子、臺(tái)面（洗手池和柜子） 、馬桶都應(yīng)進(jìn)行清潔；洗手間的毛巾 3 天洗一次；香皂、洗廁靈、卷紙、垃圾袋和澆水壺在洗手臺(tái)下面柜子里，要定期檢查及時(shí)更換，物品擺放要整齊有序。15. 臥室木地板和衛(wèi)生間地面要單獨(dú)拿抹布擦拭，并將拖鞋上的灰塵和地毯絨毛等清理干凈。第1頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用16. 辦公室地毯要和保潔協(xié)調(diào)好，及時(shí)吸塵和清理。17. 文件處理：將當(dāng)天要提交的文件放在辦公桌左上角指定位置，已經(jīng)批閱的文件進(jìn)行登記并及時(shí)歸檔和反饋給呈報(bào)人。1

4、8. 辦公室衛(wèi)生要在上午 9 點(diǎn)前完成，最后全面檢查一遍，沒有問題，鎖好辦公室，出來工作。二、早上接董事長(zhǎng)1. 董事長(zhǎng)每天會(huì)根據(jù)日程安排告知隨行秘書，第二天來家迎接的時(shí)間；原則上每天上午8:15 到董事長(zhǎng)家住小區(qū)等候。2. 董事長(zhǎng)隨行秘書應(yīng)及時(shí)通知司機(jī)，提前10-15 分鐘到達(dá)董事長(zhǎng)家里（一樓大廳/B2 車庫(kù)），同時(shí)隨行秘書要給董事長(zhǎng)邯鄲號(hào)碼的手機(jī)發(fā)送短信，短信內(nèi)容為：董事長(zhǎng)，我們已到您家，在地下車庫(kù)（或一樓）等您。3. 如果到了規(guī)定的時(shí)間，董事長(zhǎng)還沒有下來，則應(yīng)在10-15 分鐘后打電話提醒；如是手機(jī)關(guān)機(jī)則應(yīng)每隔15 分鐘打一次電話提醒，詢問日程安排是否改變，根據(jù)董事長(zhǎng)指示安排工作。4. 此

5、時(shí)秘書應(yīng)在電梯口等候董事長(zhǎng)，同時(shí)通知司機(jī)將車停在指定位置等候。5. 接上領(lǐng)導(dǎo)后，隨行秘書要根據(jù)情況，適時(shí)請(qǐng)示董事長(zhǎng)是否在單位用早餐，得到指示后，應(yīng)及時(shí)以短信形式向董事會(huì)辦公室通報(bào)；如跟董事長(zhǎng)同車的還有其他客人，要詢問同車人是否一起在單位用早餐，待董事長(zhǎng)乘車快到單位時(shí)，應(yīng)再次以短信形式通報(bào)，以便餐廳開始準(zhǔn)備，確保董事長(zhǎng)進(jìn)入餐廳后及時(shí)吃到冷熱可口的飯菜。6. 在通報(bào)時(shí)，隨行秘書以短信形式分別向：董辦主任或副主任通報(bào)行程和用餐需求等信息。7. 在適當(dāng)時(shí)間向董事長(zhǎng)匯報(bào)交辦工作的完成情況，同時(shí)進(jìn)一步核實(shí)日程安排；對(duì)于董事長(zhǎng)交待的工作要及時(shí)記錄，到公司后要第一時(shí)間進(jìn)行辦理。三、董事長(zhǎng)到公司1. 董事長(zhǎng)到公

6、司后，董辦內(nèi)勤應(yīng)從行政秘書手中接過公文包，拿門禁卡給董事長(zhǎng)開門。第2頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用2. 到辦公室后內(nèi)勤要把董事長(zhǎng)的公文包輕輕放在（不可推入）辦公桌左側(cè)板臺(tái)底下的小方格柜子里面 ，董事長(zhǎng)脫外套要給掛好。3. 內(nèi)勤要向董事長(zhǎng)匯報(bào)，都有什么人有事要找董事長(zhǎng)，問什么時(shí)間方便，董事長(zhǎng)定完時(shí)間要馬上通知約見人員。4. 董事長(zhǎng)到辦公室 10-20 分鐘后，董事長(zhǎng)工作秘書和行政秘書要看情況一起進(jìn)董事長(zhǎng)辦公室，提醒當(dāng)日行程、匯報(bào)工作或接受工作安排。四、來客接待（一）公司內(nèi)部人員來訪：1. 董事長(zhǎng)直接管轄的集團(tuán)高管和直接管理的工作人員，在董事長(zhǎng)辦公室沒有客人的情況下，不需要預(yù)

7、約，董辦內(nèi)勤可直接安排進(jìn)入與董事長(zhǎng)見面。2. 董事會(huì)辦公室主任、副主任、秘書在董事長(zhǎng)辦公室沒有客人和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)談話的情況下，根據(jù)工作需要可隨時(shí)與董事長(zhǎng)匯報(bào)工作。3. 集團(tuán)其他人員如有事情需要當(dāng)面向董事長(zhǎng)匯報(bào)，則由董辦內(nèi)勤或董事長(zhǎng)工作秘書通過預(yù)約聯(lián)系后，根據(jù)董事長(zhǎng)時(shí)間安排，進(jìn)行約見。4. 董事長(zhǎng)接見集團(tuán)人員時(shí)，如為臨時(shí)性談話，則不用倒水；如超過一小時(shí)或在為董事長(zhǎng)倒水時(shí)，則應(yīng)視情況為接見人員倒水。（二）公司外部人員來訪：對(duì)于集團(tuán)外部客人來訪，一般情況下，董事長(zhǎng)會(huì)提前交待并根據(jù)來客重要性或董事長(zhǎng)特別安排，及時(shí)倒茶做好接待和宴請(qǐng)安排工作。五、辦公期間1. 如果有人打電話找董事長(zhǎng)，一定要先給董事長(zhǎng)打電話確

8、認(rèn)（或董辦內(nèi)勤進(jìn)去詢問）現(xiàn)在是否有時(shí)間，董事長(zhǎng)說完時(shí)間再告知約見人員。第3頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用2. 董事長(zhǎng)打電話交辦事情時(shí)，一定要拿筆記下來，認(rèn)真的聽，如果聽不清楚要問董事長(zhǎng)對(duì)不起，您剛才說的什么沒有聽得太清楚，對(duì)于交待的工作一定要核實(shí)清楚。3. 交待的事情要立刻去辦，辦理的結(jié)果要及時(shí)反饋給董事長(zhǎng)。4. 辦理結(jié)果在不影響董事長(zhǎng)正常辦公的情況下以（短信/ 電話 / 當(dāng)面）形式向董事長(zhǎng)匯報(bào)。六、董事長(zhǎng)用餐（一）外部用餐1. 董事長(zhǎng)接待客人或因工作需要在外部用餐時(shí)，行政秘書則要根據(jù)指示提前聯(lián)系餐廳進(jìn)行預(yù)訂，同時(shí)核實(shí)和確認(rèn)相關(guān)信息；確定后要及時(shí)將預(yù)訂結(jié)果以短信形式匯報(bào)董

9、事長(zhǎng)，短信內(nèi)容包括：餐廳名稱、房間號(hào)、地址和乘車路線等；根據(jù)時(shí)間提前進(jìn)行提醒；確保在預(yù)定時(shí)間到達(dá)就餐地點(diǎn)。2. 董事長(zhǎng)在就餐期間，行政秘書和司機(jī)應(yīng)在外面等候，并根據(jù)董事長(zhǎng)指示做好結(jié)賬工作。（二）單位用餐1. 董事長(zhǎng)在單位餐廳用餐時(shí)，行政秘書要及時(shí)將董事長(zhǎng)用餐信息，通報(bào)董辦主任和副主任，做好董事長(zhǎng)飲食的聯(lián)系和協(xié)調(diào)工作。2. 集團(tuán)行政管理中心（制定食譜）和廚房（制作食物）則應(yīng)按要求充分準(zhǔn)備，保證距用餐時(shí)間提前 10 分鐘制作完畢，由內(nèi)勤請(qǐng)董事長(zhǎng)到餐廳用餐。3. 內(nèi)勤提醒董事長(zhǎng)用餐時(shí)：如董事長(zhǎng)辦公室沒有客人，可直接敲門進(jìn)入提醒；如董事長(zhǎng)辦公室有客人，可以短信形式提醒；若是沒有得到指示或董事長(zhǎng)事先安排

10、的情況下，可以打內(nèi)線電話進(jìn)行提醒。（三）服務(wù)工作1. 董事長(zhǎng)在用餐期間，內(nèi)勤要到辦公室簡(jiǎn)單的收拾一下衛(wèi)生，中午陽(yáng)光充足，光線強(qiáng)，要把靠近辦公桌的紗簾拉起來，一定要保持整齊，如果窗臺(tái)有灰要及時(shí)處理。2. 董事長(zhǎng)出去辦公室大概 10 分鐘后，內(nèi)勤就要準(zhǔn)備沏茶，茶葉放置在熱水壺的右側(cè)，取適量大麥茶或董事長(zhǎng)指定的茶葉放到飄逸杯里面，第一遍是洗茶，第二遍倒上熱水多泡一會(huì)，然后放到保溫杯里面，最后放在電話旁靠右側(cè)位置。第4頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用3. 內(nèi)勤到休息室，把房間窗簾拉上，衛(wèi)生間門關(guān)好，打開空調(diào)（冬季保持25-26 度，夏季保持24-25 度，開低 / 中檔風(fēng)），然后鎖

11、好辦公室出來工作。七、午休時(shí)間：1. 午休時(shí)間：董事長(zhǎng)每天下午13:00-15:00 要午休；在此期間，除重要和緊急的事情外，不安排任何工作。2. 董事長(zhǎng)午休期間：如有人找董事長(zhǎng)要告知對(duì)方董事長(zhǎng)現(xiàn)在不方便接見。3. 內(nèi)勤向董事長(zhǎng)匯報(bào)，那個(gè)部門的人員有事情要找董事長(zhǎng)，問董事長(zhǎng)什么時(shí)間方便，董事長(zhǎng)指示后要通知約見人員。4. 下午（ 15:00/ 董事長(zhǎng)睡醒）后，內(nèi)勤可輕輕敲門進(jìn)入辦公室給董事長(zhǎng)收拾房間，但不要打擾工作。八、下午工作時(shí)間：1. 董事長(zhǎng)的茶杯要每隔一個(gè)小時(shí)進(jìn)去蓄一次水，下午倒水的時(shí)候，要看天色情況，如果天色已黑，請(qǐng)把靠近辦公桌的兩個(gè)窗簾都拉起來，并把辦公室的燈打開。2. 每天下班前約半

12、小時(shí)（時(shí)間靈活掌握） ，董事會(huì)辦公室主任或副主任應(yīng)進(jìn)入董事長(zhǎng)辦公室進(jìn)行工作匯報(bào)和接受工作安排。3. 下班時(shí)檢查熱水壺里是否有水，給加濕器和空氣清潔器加水，然后關(guān)燈、關(guān)畢電腦和空調(diào)后鎖門。九、工作匯報(bào)方式1. 因董事長(zhǎng)時(shí)間較緊，所以匯報(bào)工作要分：輕重緩急。必要時(shí)以短信形式，及時(shí)發(fā)送匯報(bào)。董事長(zhǎng)安排的文件要詢問：輕重緩急、保密級(jí)別等。2. 董事長(zhǎng)工作匯報(bào)：發(fā)送短信到邯鄲號(hào)碼的手機(jī)。第5頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用3. 印章使用：需請(qǐng)示董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可蓋章，如果領(lǐng)導(dǎo)出差不在公司一定要短信確認(rèn)，領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)短信方可蓋章，回公司后補(bǔ)簽手續(xù)。4. 董事長(zhǎng)在乘車時(shí)，隨行人員的通訊設(shè)備應(yīng)調(diào)

13、至振動(dòng)狀態(tài)，接電話時(shí)應(yīng)小聲說話，內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要。（ 1）董事長(zhǎng)直接管轄的集團(tuán)高管及以上人員和直接管理的工作人員，來電時(shí)需向董事長(zhǎng)告知后接聽；（ 2）其他部門人員：非緊急電話一般不接聽，以短信形式（詢問/ 告知）；如連續(xù)多次來電，說明事情緊急則應(yīng)請(qǐng)示董事長(zhǎng)是否接聽；得到允許后方可接聽。十、文件呈報(bào)方式（一）集團(tuán)公司期間1. 董辦內(nèi)勤應(yīng)每天分：早、中、晚三次，即：早上在九點(diǎn)前、中午在董事長(zhǎng)午餐期間、晚上為董事長(zhǎng)不在辦公室期間；在指定時(shí)間段進(jìn)入董事長(zhǎng)辦公室，呈報(bào)文件，不能頻繁進(jìn)入打擾辦公。2. 集團(tuán)各部門在呈報(bào)文件時(shí)，原則上應(yīng)根據(jù)文件的緊急程度和保密等級(jí)做相應(yīng)的密封處理和標(biāo)注再到董辦呈報(bào)；董辦內(nèi)勤（

14、工作秘書）要及時(shí)查看和檢查文件的保密等級(jí)和緊急程度；緊急（密級(jí)）文件要看文件是否標(biāo)注緊急（密級(jí)） ，一般以文件標(biāo)注為準(zhǔn)。3. 對(duì)于集團(tuán)各部門呈報(bào)的文件由董辦內(nèi)勤統(tǒng)一整理呈報(bào)；緊急文件應(yīng)第一時(shí)間送進(jìn)去呈報(bào)董事長(zhǎng)；普通文件在指定時(shí)間段集中呈報(bào)。4. 凡是呈報(bào)上來的文件，董辦內(nèi)勤（工作秘書）都要在董事長(zhǎng)批辦文件登記表上登記后再進(jìn)行呈報(bào)。5. 董事長(zhǎng)已經(jīng)批示的文件，由工作秘書在進(jìn)行登記后返還呈報(bào)部門（人） ，呈報(bào)人在接收文件時(shí)需在登記表上簽字確認(rèn)。6. 工作秘書應(yīng)對(duì)董事長(zhǎng)已經(jīng)批示文件的相關(guān)指示精神進(jìn)行跟進(jìn)和督辦，對(duì)董事長(zhǎng)的批示要落實(shí)到具體部門和責(zé)任人。（二）在外出差期間1. 董事長(zhǎng)在外出差期間- 電話

15、聯(lián)系：第6頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用集團(tuán)員工如有緊急事情需要聯(lián)系董事長(zhǎng)時(shí)，可以（電話/ 短信）形式聯(lián)系董事長(zhǎng)或由行政秘書轉(zhuǎn)達(dá)。2. 董事長(zhǎng)在外出差期間 - 文件呈報(bào)與反饋（ 1）密級(jí)文件：集團(tuán)員工呈報(bào)文件為（密級(jí) / 緊要）文件時(shí)，可以用郵件形式發(fā)送到董事長(zhǎng)本人郵箱或根據(jù)董事長(zhǎng)指示發(fā)送到行政秘書的郵箱；同時(shí)要以短信形式告知董事長(zhǎng)和行政秘書；（ 2）非密級(jí)文件：集團(tuán)員工呈報(bào)文件為非（密級(jí)/ 緊要）文件時(shí)，可以用郵件形式直接發(fā)送到行政秘書郵箱，同時(shí)要以短信形式告知行政秘書；（ 3）文件呈報(bào)：行政秘書會(huì)根據(jù)工作時(shí)間的具體安排，每天下午會(huì)集中時(shí)間段將當(dāng)天集團(tuán)各部門呈報(bào)文件進(jìn)行

16、打印，同時(shí)標(biāo)注呈報(bào)人部門、姓名在進(jìn)行密封后呈報(bào)給董事長(zhǎng)審閱；（ 4）文件反饋：對(duì)于已經(jīng)呈報(bào)的文件，董事長(zhǎng)會(huì)在次日上午，將已經(jīng)批示的文件，交由行政秘書處理；此時(shí)，行政秘書要根據(jù)文件（輕重緩急/ 密級(jí)）程度，及時(shí)將董事長(zhǎng)審批意見反饋給呈報(bào)人，并將文件密封后保管，帶回集團(tuán)總部經(jīng)登記備案后反饋給文件呈報(bào)人。十一、文件擺放次序1. 左上角的文件是未批文件，呈報(bào)上來的文件由內(nèi)勤放在左上角。2. 左下角的文件是董事長(zhǎng)正在審閱或使用的文件，切勿移動(dòng)。3. 右上角的文件是已經(jīng)批閱文件，需要下發(fā)給呈報(bào)（部門 / 人）或傳真到有關(guān)單位的，經(jīng)登記后及時(shí)發(fā)送。4. 右下角的文件是需要?dú)w檔文件，由董辦內(nèi)勤按照部門和類別進(jìn)

17、行登記和歸檔。5. 境外來的快遞或者傳真要第一時(shí)間交給董事長(zhǎng)。6. 文件簽發(fā)：董事長(zhǎng)簽發(fā)的文件或批示，董事長(zhǎng)工作秘書要在第一時(shí)間將領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見反饋給呈報(bào)（部門 / 人），并督促其落實(shí)情況。7. 董事長(zhǎng)辦公室和倉(cāng)庫(kù)的鑰匙（門禁卡）由董辦內(nèi)勤負(fù)責(zé)保管，非董辦值班人員，任何人不得私自進(jìn)入董事長(zhǎng)辦公室。第7頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用十二、董事長(zhǎng)參加的會(huì)議1. 原則上董事長(zhǎng)主持參加的會(huì)議，工作秘書必須列席參加。2. 工作秘書應(yīng)根據(jù)董事長(zhǎng)的指示精神及時(shí)起草會(huì)議通知，并分別以O(shè)A和短信形式通知到每位參會(huì)人。3. 每次會(huì)議通知下發(fā)后，要以短信形式提醒董事長(zhǎng)，并第一時(shí)間將紙質(zhì)會(huì)議通知

18、呈報(bào)董事長(zhǎng)，放在辦公室左上方位置。4. 每次開會(huì)前 15-20 分鐘時(shí)，工作秘書要督促會(huì)議組織部門、服務(wù)部門，準(zhǔn)備好會(huì)議室所需物品及設(shè)備。5. 距離開會(huì)前10 分鐘，督促會(huì)議組織部門通知參會(huì)人員提前5 分鐘到達(dá)會(huì)議室。6. 距離開會(huì)前 5-10 分鐘，提醒董事長(zhǎng)參會(huì)，并將董事長(zhǎng)參會(huì)所需相關(guān)材料和筆本等拿到會(huì)議室，迎接董事長(zhǎng)。7. 開會(huì)時(shí)，工作秘書應(yīng)在會(huì)議室后排靠近董事長(zhǎng)的位置就座，以便能及時(shí)接收董事長(zhǎng)的指示。8. 會(huì)議記錄：集團(tuán)董事會(huì)相關(guān)會(huì)議，工作秘書應(yīng)做好會(huì)議記錄；董事長(zhǎng)參加的其他會(huì)議，只記錄董事長(zhǎng)講話部分。9. 開會(huì)期間，未經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，不得隨意發(fā)言；董事長(zhǎng)交待和安排的工作，應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，督

19、促辦理，并將辦理結(jié)果及時(shí)向董事長(zhǎng)匯報(bào)。10. 董事長(zhǎng)開會(huì)期間，內(nèi)勤要到辦公室進(jìn)行室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的清潔與維護(hù)工作。11. 在此期間，如有緊急事情需要向董事長(zhǎng)匯報(bào)，秘書可以短信形式或?qū)?nèi)容寫在便簽紙上，交由會(huì)議服務(wù)人員呈報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。十三、信息的搜集與文字處理( 一) 信息搜集1.OA 公告：每天 OA系統(tǒng)上的公告，要打印一份，用鉛筆在公告左上角做標(biāo)識(shí)，例如：2012 年 3月 15 日的公告，可標(biāo)注為“ 20120315 - OA”，在公告發(fā)布后一個(gè)工作日內(nèi)，打印一份。第8頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用2. 國(guó)家、河北省、邯鄲市有關(guān)政府工作報(bào)告等政府文件：定期收集各級(jí)政府的宏觀政

20、策、產(chǎn)業(yè)政策的文件，打印一份。3. 國(guó)家法律法規(guī)：根據(jù)董事長(zhǎng)指示，收集有關(guān)公司業(yè)務(wù)的法律法規(guī)，打印一份。4. 打印的文件要集中放置在董事長(zhǎng)辦公桌左上角位置。（二）文字處理1. 起草集團(tuán)董事長(zhǎng)相關(guān)的各種會(huì)議通知、總結(jié)、信函、講話稿等文件，呈報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)審批。2. 關(guān)于董事長(zhǎng)參加的各類活動(dòng)，需要講話稿的，應(yīng)提前準(zhǔn)備。十四、內(nèi)部溝通與協(xié)作1. 董辦工作人員應(yīng)掌握集團(tuán)中層以上人員和集團(tuán)有關(guān)崗位工作人員的聯(lián)系方式，根據(jù)董事長(zhǎng)的工作需要，及時(shí)做好相關(guān)單位和人員的聯(lián)絡(luò)工作，溝通信息。2. 董辦工作人員在工作上要相互支持與協(xié)作，如一人請(qǐng)假（調(diào)休）時(shí)，另一人應(yīng)及時(shí)做好替崗代理工作；銜接方式，由董辦主任根據(jù)工作情

21、況具體安排。十五、關(guān)于出差（一）出差前準(zhǔn)備工作1. 在接到出差通知后，要及時(shí)詢問時(shí)間、地點(diǎn)、攜帶物品，文件，隨行人員，對(duì)方聯(lián)系人員，及時(shí)查詢機(jī)票和酒店信息。2. 航班查詢：（ 1）一定要查詢往返出差目的地的全部航班信息，時(shí)間、航班號(hào)、豪華頭等艙、頭等艙、經(jīng)濟(jì)艙等金額及機(jī)票張數(shù)，并且要反復(fù)核實(shí)保證準(zhǔn)確無誤后提供給董事長(zhǎng)選擇乘坐航班；（ 2）等領(lǐng)導(dǎo)選擇出行方案后，要馬上聯(lián)系航空公司預(yù)訂機(jī)票，同時(shí)要將已訂機(jī)票的航班信息發(fā)送給董事長(zhǎng)、隨行人員、司機(jī)和接待方負(fù)責(zé)人；（ 3）董事長(zhǎng)經(jīng)常出差往返的城市，董事長(zhǎng)辦公室應(yīng)備有航班信息。3. 酒店查詢：第9頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用（ 1

22、）應(yīng)根據(jù)出差目的地的信息，在周邊范圍內(nèi)查找五星級(jí)酒店信息, 信息內(nèi)容包括：房型、價(jià)格、相關(guān)服務(wù)等信息，呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)選擇，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后馬上聯(lián)系預(yù)訂；（ 2）如是接待方負(fù)責(zé)住宿，則要和接待方負(fù)責(zé)人核實(shí)董事長(zhǎng)居住房間信息。4. 董事長(zhǎng)出差期間住宿標(biāo)準(zhǔn)，原則如下：（ 1）大陸內(nèi)地：住五星級(jí)酒店，豪華型（根據(jù)需要），大床套房；（ 2）港澳臺(tái)地區(qū)：住五星級(jí)酒店，海景，大床房；（ 3）隨行人員根據(jù)集團(tuán)出差管理規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)在附近范圍入?。貢? 司機(jī)為經(jīng)濟(jì)型房）。5. 根據(jù)查詢的航班信息和酒店情況統(tǒng)一匯總報(bào)董事長(zhǎng)審核，經(jīng)確定后制定行程表。（二）出差中的相關(guān)工作1. 根據(jù)工作需要提醒董事長(zhǎng)攜帶相關(guān)證件、文件、個(gè)人

23、物品、洗漱用品等。2. 出差期間，董事長(zhǎng)的公文包一定要看管好，不論在何種情況下要做到包不離人。3. 董事長(zhǎng)在外出會(huì)客和洽談期間，行政秘書要認(rèn)真看護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人物品，在離開時(shí)要協(xié)助董事長(zhǎng)收拾好東西后再離開。4. 出差期間，做為隨行秘書要和董事長(zhǎng)保持合適距離，永遠(yuǎn)保持在董事長(zhǎng)視線范圍之內(nèi)的位置。5. 出差期間，要保證董事長(zhǎng)邯鄲和北京號(hào)碼的手機(jī)通訊暢通，行政秘書應(yīng)備有中國(guó)移動(dòng)和中國(guó)聯(lián)通的電話充值卡，以備使用。6. 每次出差董事長(zhǎng)到達(dá)目的地時(shí)，隨行秘書需短信告知董事長(zhǎng)夫人，安全到達(dá)目的地，報(bào)一下平安。（三）在邯鄲期間1. 董事長(zhǎng)在邯鄲期間，一般會(huì)住在家里，隨行人員根據(jù)安排住在單位宿舍或在附近住經(jīng)濟(jì)型（

24、酒店 / 賓館）。第10頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用2. 邯鄲新凱悅酒店 416 號(hào)房（住宿）和 220 號(hào)房（餐廳）為董事長(zhǎng)在邯鄲期間的專用房間；董事長(zhǎng)在邯鄲期間每天應(yīng)進(jìn)行打掃，保持環(huán)境清潔；董事長(zhǎng)不在邯鄲期間，在任何情況下未經(jīng)批準(zhǔn)都不得作為他用。3. 董事長(zhǎng)到邯鄲出差前，董辦應(yīng)及時(shí)和邯鄲公司的內(nèi)勤做好協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)工作，提前做好董事長(zhǎng)在邯鄲期間：家里、辦公室、酒店、餐廳等服務(wù)和后勤保障工作。（四）交通工具選擇1. 董事長(zhǎng)往返北京至邯鄲期間，原則上乘坐房車接送。2. 董事長(zhǎng)往返北京至其它地區(qū)（邯鄲除外） ，乘坐飛機(jī)（豪華頭等艙 / 頭等艙），董事長(zhǎng)個(gè)人及家人乘機(jī)原則上以豪

25、華頭等艙為準(zhǔn)。十六、前往機(jī)場(chǎng)1. 根據(jù)所訂機(jī)票的航班信息，應(yīng)保證提前一個(gè)小時(shí)到機(jī)場(chǎng)換登機(jī)牌；一般情況下，去首都機(jī)場(chǎng)開車是 30 分鐘行程，回來是20-25 分鐘行程。2. 根據(jù)行程安排行政秘書和司機(jī)應(yīng)提前30 分鐘到達(dá)董事長(zhǎng)家里，發(fā)短信告知，并于距離出發(fā)前10-15 分鐘以電話形式提醒，要給領(lǐng)導(dǎo)留出拿行李的時(shí)間，確保提前一個(gè)小時(shí)到達(dá)機(jī)場(chǎng)。3. 出發(fā)前，董事長(zhǎng)會(huì)以（短信 / 電話）形式告知秘書，上樓拿行李，此時(shí)，秘書要及時(shí)到樓上并在門外等候；詳見：第二條內(nèi)容。4. 如在外地出差，則要認(rèn)真核對(duì)目的地到機(jī)場(chǎng)時(shí)間，根據(jù)時(shí)間安排應(yīng)提前半小時(shí)提醒董事長(zhǎng)做好告別準(zhǔn)備；保證提前一個(gè)小時(shí)到機(jī)場(chǎng)換登機(jī)牌。5. 到

26、機(jī)場(chǎng)后，要及時(shí)下車開門，迎董事長(zhǎng)下車，然后拿上行李和公文包進(jìn)入機(jī)場(chǎng)候機(jī)大廳，拿身份證去辦理登機(jī)牌。6. 一定要到服務(wù)臺(tái)辦理登機(jī)牌，選擇頭等艙（豪華頭等艙）的頭排靠窗位置；如是兩位以上領(lǐng)導(dǎo)同行，則訂頭等艙，并盡量安排在一起，方便工作交流和溝通；辦好登機(jī)牌后，要詢問機(jī)場(chǎng)工作人員安檢口、登機(jī)口位置和距離；如距登機(jī)口較遠(yuǎn)要安排機(jī)場(chǎng)車輛接送。7. 辦理登機(jī)牌后，可馬上打印行程單，如為往返機(jī)票可一起打印出來做報(bào)銷憑證。8. 頭等艙：辦好登機(jī)牌、過安檢后應(yīng)及時(shí)找車送董事長(zhǎng)到休息室去休息，隨行人員靈活掌握。第11頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用9. 豪華頭等艙：從辦好登機(jī)牌、過安檢后，應(yīng)及

27、時(shí)找車送董事長(zhǎng)到休息室去休息，并且從休息室到登機(jī)有專人專車送過去；隨行人員靈活掌握；各航空公司服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)略有區(qū)別，（國(guó)航一般在一個(gè)貴賓室）以實(shí)際為準(zhǔn)。10. 到休息室后，要安排好董事長(zhǎng)休息，根據(jù)需求提供茶水（紅茶）、飲料（橙汁）和點(diǎn)心等；在條件允許的情況下，行政秘書和安保秘書一定要在董事長(zhǎng)身邊（或視線范圍內(nèi)）；如休息室只限一人隨行進(jìn)入時(shí)，則由行政秘書跟隨進(jìn)入并在董事長(zhǎng)身邊（或視線范圍內(nèi)），安保秘書在休息室門口（視線范圍內(nèi)）適當(dāng)位置等候，方便工作安排和協(xié)調(diào)。11. 司機(jī)將董事長(zhǎng)送到機(jī)場(chǎng)后，應(yīng)在董事長(zhǎng)進(jìn)入機(jī)場(chǎng)（10-15 分鐘后 / 得到離開通知）后才能離開機(jī)場(chǎng)，避免有突發(fā)事情發(fā)生，行政秘書要適時(shí)提

28、醒，避免司機(jī)遺忘。十七、關(guān)于登機(jī)1. 根據(jù)所乘航班信息；及時(shí)關(guān)注登機(jī)時(shí)間（或廣播）做好登機(jī)準(zhǔn)備。2. 登機(jī)時(shí)間臨近或廣播通知登機(jī)時(shí)，要提醒董事長(zhǎng)做好登機(jī)準(zhǔn)備，同時(shí)攜帶好行李由機(jī)場(chǎng)車輛送達(dá)登機(jī)口；如果此時(shí)董事長(zhǎng)在打電話或談事情，則應(yīng)酌情進(jìn)行提醒，不能誤機(jī)。3. 在登機(jī)后，要先協(xié)助董事長(zhǎng)就座，放好董事長(zhǎng)的個(gè)人物品，得到允許后再去找自己的座位就座。4. 在登機(jī)前后要合理安排時(shí)間，給董事長(zhǎng)夫人和董辦主任發(fā)信息告知行程。十八、關(guān)于抵達(dá)1. 在飛機(jī)到達(dá)目的地降落后，就要做好下機(jī)準(zhǔn)備，打開通訊設(shè)備，利用飛機(jī)滑行期間，迅速前往頭等艙（或豪華頭等艙） ，迎接董事長(zhǎng)，攜帶好行李和衣物等，陪同董事長(zhǎng)出站。2. 在飛

29、機(jī)著陸后的滑行期間，要及時(shí)聯(lián)系接機(jī)司機(jī)，確定具體位置。3. 董事長(zhǎng)每次出差回北京，在進(jìn)入北京后隨行秘書要向董事長(zhǎng)夫人發(fā)送信息告知董事長(zhǎng)到家時(shí)間及是否回家用餐等信息。第12頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用十九、關(guān)于接機(jī)1. 要根據(jù)往返兩地的天氣情況，通知司機(jī)攜帶相關(guān)衣物和物品，或根據(jù)需要攜帶藥品等。2. 聯(lián)系接機(jī)時(shí)：如是一個(gè)司機(jī)接機(jī)：應(yīng)提前聯(lián)系，明確司機(jī)所在位置，爭(zhēng)取出來機(jī)場(chǎng)后直接上車，不停留；如人多應(yīng)安排大車或多輛車；看情況最好兩個(gè)人接站，一個(gè)進(jìn)去接，司機(jī)外面等。3. 上車后詢問董事長(zhǎng)行程安排，及時(shí)和相關(guān)人員聯(lián)系，做好工作安排。二十、關(guān)于酒店1. 出差期間：不論何時(shí)、何地，

30、要保證董事長(zhǎng)居住的房間是五星級(jí)或豪華型的套房（根據(jù)需要），即：房間內(nèi)要有臥室和客廳，能便于董事長(zhǎng)接待客人或開會(huì)使用。2. 如果接待方預(yù)訂的房間不符合要求，則要馬上聯(lián)系重新訂房，要知道目的和結(jié)果是什么。3. 董事長(zhǎng)進(jìn)房間后，要給董事長(zhǎng)換上拖鞋，然后燒水沏茶，通常情況下董事長(zhǎng)只喝自己攜帶的茶葉，酒店里提供的茶葉一般不喝；及時(shí)聯(lián)系服務(wù)臺(tái)提供免費(fèi)瓶裝水；落實(shí)早餐時(shí)間和地點(diǎn)，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地查看和確定房間到餐廳的路線。4. 董事長(zhǎng)的行李箱要按要求（正面向上，橫向）放在行李臺(tái)上，公文包放在軟質(zhì)體（皮椅、沙發(fā)等）上，切記不可放在硬質(zhì)的東西上；在拿行李箱的時(shí)候，應(yīng)避免和硬質(zhì)物體接觸，以免劃破。5. 一切工作安排

31、妥當(dāng)后，要根據(jù)董事長(zhǎng)的行程計(jì)劃或工作安排，做好約見人員的聯(lián)絡(luò)工作；董事長(zhǎng)會(huì)客期間或經(jīng)董事長(zhǎng)同意后，隨行秘書應(yīng)在（房間外/ 酒店大堂）等候指示。6. 每次出差到酒店應(yīng)詢問提供當(dāng)?shù)氐貓D，標(biāo)注酒店所在區(qū)域；如果酒店不提供，則應(yīng)立即購(gòu)買一份使用。7. 在外出差期間：為保證董事長(zhǎng)身體健康、精力充沛和高效的工作，行政秘書應(yīng)及時(shí)提醒董事長(zhǎng)進(jìn)行午休；董事長(zhǎng)午休前，行政秘書要在房間沖半杯茶水放在工作臺(tái)，等董事長(zhǎng)睡醒后再?zèng)_半杯熱水，要使茶水的溫度能夠保證直接飲用。二十一、關(guān)于健身1. 董事長(zhǎng)去打球時(shí)，換下來的衣服疊好，皮鞋裝入鞋盒放車輛后備箱。2. 到達(dá)球場(chǎng)，行政秘書 / 安保秘書要把董事長(zhǎng)的球包給球童帶進(jìn)去，然

32、后跟隨董事長(zhǎng)到球場(chǎng)指定位置，幫助選擇球位，預(yù)訂茶水，準(zhǔn)備球桿和協(xié)助撿球。第13頁(yè)共16頁(yè)*集團(tuán)有限公司秘密文件·內(nèi)部使用3.打球期間：集團(tuán)內(nèi)部人員有緊急事情需（請(qǐng)示 / 匯報(bào)）時(shí)，如以電話形式聯(lián)系董事長(zhǎng)時(shí)，則應(yīng)立即提醒，接聽；如以（電話 / 短信）形式聯(lián)系隨行秘書時(shí)，則應(yīng)分情況在適當(dāng)時(shí)間向董事長(zhǎng)匯報(bào)；在此期間，隨行秘書須在董事長(zhǎng)視野范圍內(nèi)的適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)等候。4. 董事長(zhǎng)打完球后，隨行秘書應(yīng)協(xié)助換鞋，做好結(jié)賬工作，并從球童手里接過球包，放在車上，在適當(dāng)?shù)胤礁S或等候董事長(zhǎng)。二十二、關(guān)于飲食（一）特別注意：董事長(zhǎng)胃不適，應(yīng)避免刺激性食物。（二）經(jīng)常吃的食物，包括但不限于：1. 早餐（ 1）西式：全麥切片面包（1 片，烤 1 分鐘，要熱），藍(lán)莓果醬，煎雞蛋（1 個(gè)，雙面的），雞肉泥腸（ 2 小根）；熱牛奶（澳大利亞品牌），熱咖啡，麥片粥。（ 2）中式：可以適當(dāng)進(jìn)行中式早餐調(diào)劑。2. 主食：面食，面條（永和大王牛肉面，李先生牛肉面）；包子（鼎泰豐：鮮肉包/ 蟹黃包，配湯）、水餃（自包的茴香豬肉餡，吃的時(shí)候喜歡吃玻璃瓶自泡的臘八蒜）；素炒餅。3. 熱菜：香椿炒雞蛋，韭黃炒雞蛋，西紅柿炒雞蛋；蒜苗炒肉，平菇炒肉，花菜炒肉；燉牛肉，燒腐竹，干