標準采購作業(yè)細則(1)

1、制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-1一、請購第一條 請購部門的劃分各項材料的請購部門如下：1常備材料：生產(chǎn)管理部門。2預(yù)備材料：物料管理部門。3非常備材料：(1)訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門。(2)其他用料：使用部門或物料管理部門。第二條 請購單的開立、遞送1請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)主管審核后，依請購核決權(quán)限呈核并編號(由各部門依事業(yè)部別編訂)，“請購單(內(nèi)購)(外購)”附“請購案件寄送清單”送采購部門。2需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)以請購單附表，一單多品方

2、式，提出請購。3緊急請購時，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。4材料檢驗須待試用方能實施者，請購部門應(yīng)于“請購單”上注明“試用檢驗”及“預(yù)定試用期限”。5庶務(wù)用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-2材 料規(guī)范部門核定數(shù)量請購數(shù)量估計單價估計總價預(yù)算月份材料別編號核對碼新舊廢名稱需用日期年 月 日用途備 注請料單字第 號材料請購單部門：年 月 日填制第三條 免開請購單部分1下列總務(wù)性物品免開請購單，并可以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理，但

3、其核決權(quán)限另訂，其列舉如下：(1)賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。(2)招待用品：飲料、香煙等。(3)書報(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。(4)打字、刻印、報表等。2零星采購及小額零星采購材料項目。第四條 請購核決權(quán)限1內(nèi)購：(1)原物料：請購金額預(yù)估在1萬元以下者，由科長核決。請購金額預(yù)估在1萬元至5萬元者，由經(jīng)理核決。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-3請購金額預(yù)估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決。(2)財產(chǎn)支出：請購金額預(yù)估在2000元以下者，由科長核決。請購金額預(yù)估在2000元至2萬元者，由經(jīng)理核決。請購金額預(yù)估在2萬元以上者，由總經(jīng)理核決

4、。(3)總務(wù)性用品：請購金額預(yù)估在1000元以下者，由科長核決。請購金額預(yù)估在1000元至1萬元者，由經(jīng)理核決。請購金額預(yù)估在1萬元以上者，由總經(jīng)理核決。附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的請購項目應(yīng)以“財產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。2外購：(1)請購金額預(yù)估在10萬元(含)以下者，由經(jīng)理核決。(2)請購金額預(yù)估在10萬元以上者，由總經(jīng)理核決。第五條 請購案件的撤銷1請購案件的撤銷應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在“請購單(內(nèi)購)”或“請購單(外購)”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記并注明撤銷原因。2采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：(1)采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。(2

5、)原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應(yīng)通知撤銷，并由物料管理部門將原請購單退回原請購部門。(3)原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。二、一般采購規(guī)定第六條 采購部門的劃分1內(nèi)購：由國內(nèi)采購部門負責(zé)辦理。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-42外購：由國外采購部門負責(zé)辦理，其進口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。3總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價。專案用料，必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。第七條 采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：1集

6、中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。2長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。第八條 采購作業(yè)處理期限采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。三、國內(nèi)采購作業(yè)處理第九條 詢價、比價、議價1采購經(jīng)辦人員接獲“請購單(內(nèi)購)”后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準應(yīng)以電話詢價之外，另需精選三家以上

7、的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。2若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應(yīng)檢查所附資料并于“請購單”上予以證明，經(jīng)主管核準后，先讓使用部門或請購部門簽注意見后呈核。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-53屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量)，采購經(jīng)辦人員于議價后，應(yīng)于請購單“詢價記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認后呈核。4對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。5采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先進行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。6“試

8、用檢驗”的采購條件，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”注明與廠商議定的付款條件呈核。第十條 呈核及核決1采購經(jīng)辦人員詢價完成后，在“請購單”上詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核。2采購核決權(quán)限見下表：采購核決表采 購 類 別核 決 限 額采購核決權(quán)限列屬統(tǒng)購項目的原料、物料(包括燃料)不論金額多少經(jīng)理總經(jīng)理非屬統(tǒng)購項目的原料、物料(包括燃料不論金額多少經(jīng)理總經(jīng)理財產(chǎn)支出(包括雜項購置)的非生產(chǎn)器材3000元以下3001元至100000元100000元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理財產(chǎn)支出(包括雜項購置)的生產(chǎn)器材3000元以下300

9、1元至20000元20001元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理庶務(wù)用品3000元以下3001元至50000元50001元以上采購主管經(jīng)理直接核決經(jīng)理總經(jīng)理附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的采購項目應(yīng)以“財產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-6第十一條 訂購1采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后，應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。2若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以便識別。3采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應(yīng)于“請購單”加蓋“

10、暫借款采購”章，以便識別。第十二條 進度控制及事務(wù)聯(lián)系1國內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。2采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應(yīng)填制“進度異常反應(yīng)單”并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核實后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。第十三條 整理付款1物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表”(其免填“材料檢驗報告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章)送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤，于翌日前由主管核準后送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料的，“請購單(內(nèi)購)”的會計聯(lián)須于第一批收料

11、后送會計部門。2內(nèi)購材料須待試用檢驗的，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。3短交應(yīng)補足的，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進行整理付款。4超交應(yīng)經(jīng)主管核示，方能依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依原訂貨數(shù)付款。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-7四、境外采購作業(yè)處理(含進口事務(wù)、關(guān)務(wù))第十四條 詢價、比價、議價1外購部門依“請購單(外購)”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業(yè)，但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應(yīng)于“請購單(外購)”注明外，原則上

12、應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價、比價或經(jīng)分析后議價。2請購的材料規(guī)范較復(fù)雜時，外購部門應(yīng)附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意見后，再讓請購部門確認。第十五條 呈核及核決1比價、議價完成后，外購部門應(yīng)填制“請購單(外購)”，擬訂“訂購廠商”“預(yù)定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權(quán)限核決。2核決權(quán)限(1)采購金額以CIF美元總價折合在×××元(含)以下者由經(jīng)理核決。(2)采購金額以CIF美元總價折合超過×××元以上者由總經(jīng)理核決。3采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新

13、呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核決主管核決。第十六條 訂購與合同1“請購單(外購)”經(jīng)核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續(xù)。2需與供應(yīng)廠商簽訂長期合同者，外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-8物資境外請購單廠 商： 電 話： 地 址： 請購單編號： 項 次物資編號品名規(guī)格單 位數(shù) 量單 價合 計交貨日期交貨地點注意事項交易條款審核： 經(jīng)辦第十七條 進度控制及異常處理1外購部門應(yīng)以“請購單(外購)”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。2外購部門在每一作業(yè)進度延遲時，應(yīng)主

14、動開立“進度異常及反應(yīng)單”，記明異常原因及處理對策，據(jù)此修訂進度并通知請購部門。3外購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時，應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立“進度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-9第十八條 進口簽證前(“請購單(外購)”核準后)的專案申請1專案進口機器設(shè)備的申請專案進口機器設(shè)備時，外購部門應(yīng)準備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證”，申請函中并應(yīng)請求“國貿(mào)局”在“輸入許可證”加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準章，以便進口單位憑此向海關(guān)申請專案進口及分期繳稅。2進口度量衡器及管理

15、物品時，外購部門應(yīng)于申請“輸入許可證”之前，準備“報價單”及其他有關(guān)資料送進口單位向政府機關(guān)申請核準進口。第十九條 進口簽證外購材料訂購后，外購部門應(yīng)立即檢具“請購單(外購)”及有關(guān)申請文件，以“申請外匯處理單”(需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時，加填“緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單”)送進口單位辦理簽證。進口單位應(yīng)依預(yù)定日期向“國貿(mào)局”辦理簽證，并于“輸入許可證”核準時通知外購部門。第二十條 進口保險1FOB、FAS、C&F條件的進口案件，進口單位應(yīng)依“請購單(外購)”外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。2進口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請購單(外購)”上標示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯(lián)絡(luò)

16、該指定的公證行辦理公證。第二十一條 進口船務(wù)1FOB、FAS的進口案件，進口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲“請購單(外購)”時，應(yīng)視其“裝運口岸”及“裝船期限”并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-102進口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供給進口結(jié)匯經(jīng)辦人員，在“信用證開發(fā)申請書”上列明，作為信用證條款，向發(fā)貨人指示裝船。3如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應(yīng)于“請購單(外購)”上注明，避免信用證指定船公司而由發(fā)貨人代為安排裝船。第

17、二十二條 進口結(jié)匯進口單位應(yīng)依“請購單(外購)標示的“簽信用證日期”辦理結(jié)匯，并于信用證(L/C)開出后以“開發(fā)L/C快報”通知外購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。第二十三條 稅務(wù)1免貨物稅及“工業(yè)用證明”的申請(1)進口的貨品可申請免貨物稅的，外購部門應(yīng)于“輸入許可證”核準后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經(jīng)取得核準函后向海關(guān)申請免貨物稅。(2)除“免憑經(jīng)濟部工業(yè)局證明辦理具結(jié)免稅進口”的項目外，其他屬于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料，外購部門應(yīng)于開發(fā)“信用證”后檢具必需文件向經(jīng)濟部工業(yè)局申請“非供塑膠用”證明，以便于報關(guān)時據(jù)此向海關(guān)申請，依工業(yè)用物品稅率繳納進口關(guān)稅。2專案進口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請和辦理，外

18、購部門應(yīng)于進口前，檢具有關(guān)文件，憑以向海關(guān)申請稅則預(yù)估，等核準后辦理分期繳稅及保證手續(xù)。第二十四條 輸入許可證、信用證的修改供應(yīng)商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用證”時，外購部門應(yīng)開立“信用證、輸入許可證修改申請書”，經(jīng)呈核后，檢具修改申請文件送進口事務(wù)科辦理。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-11第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供1外購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時，應(yīng)立即填制“裝船通知單”分別通知請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。2外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時，應(yīng)檢具“輸入許可證”及有關(guān)文件，以“裝運文件處理單”先送進口單位辦

19、理提貨背書。3提貨背書辦妥后，外購部門應(yīng)檢具“輸入許可證”及提貨等有關(guān)文件，以“裝運文件處理單”辦理報關(guān)提貨。4管理進口物品放行證的申請進口管理物品時，外購部門應(yīng)在收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關(guān)申請“進口放行證”或“進口護照”，以便據(jù)此報關(guān)提貨。第二十六條 進口報關(guān)1關(guān)務(wù)部門收到“請購單(外購)”及報關(guān)文件時，應(yīng)視買賣、保險及稅率等條件填制“進口報關(guān)處理單”，連同報關(guān)文件，委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續(xù)，同時開立“外購到貨通知單”(含外購收料單)送材料庫辦理收料。2不結(jié)匯進口物品，進口單位(郵寄包裹則為總務(wù)部門)應(yīng)于接獲到貨通知時，查明品名、數(shù)量等資料，并經(jīng)外購部門確認，需要提貨者再辦理報

20、關(guān)提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關(guān)時關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立“外購到貨通知單(含外購收料單)”通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后，送處理部門處理。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-123關(guān)稅繳納前進口單位應(yīng)確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。4海關(guān)估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應(yīng)立即通知外購部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請復(fù)查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口單位應(yīng)于“進口報關(guān)追蹤表”記錄，以便督促銷案。5稅捐記賬的進口案件，進口單位應(yīng)依“請購單(外購)

21、”于報關(guān)時檢具必需文件辦理具結(jié)記賬，并將記賬情況記入“稅捐記賬額度記錄表”及“稅捐記賬額度控制表”。6船邊提貨的進口材料，進口單位應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記賬手續(xù)，以便船只抵港時，即時辦理提貨。第二十七條 報關(guān)進度控制關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報關(guān)、驗關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進口報關(guān)追蹤表”控制通關(guān)進度。第二十八條 公證1各公司事業(yè)部應(yīng)依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目(如外購散裝材料)，通知進口單位于材料進港時，會同公證行前往公證。2外購材料于驗關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)減損而合乎索賠條件者，進口單位應(yīng)于接獲報關(guān)行或材料庫通知時，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。3進口貨品辦理公證時，進口單位應(yīng)于公證后，配合索賠經(jīng)辦時效，索取公證報告分送有關(guān)部門。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名標準采購作業(yè)細則電子文件編碼GLZD131頁碼14-13第二十九條 退匯1外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用證剩余金額已無裝船