檔案分類標(biāo)引規(guī)則

1、您的位置：檔案政務(wù)-政策法規(guī) *提示：雙擊鼠標(biāo)自動滾屏。法規(guī)類別  標(biāo)準(zhǔn) 名稱  <<檔案分類標(biāo)引規(guī)則>> 發(fā)布單位  國家技術(shù)監(jiān)督局 發(fā)布日期  1994-12-28 主 題 詞  檔案分類 檔案標(biāo)引  中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn) 檔案分類標(biāo)引規(guī)則 gb/t一五4一八-94國家技術(shù)監(jiān)督局1994-12-28批準(zhǔn)1995-08-01實施 - 1 主題內(nèi)容與適用范圍 1.1 為了正確進(jìn)行檔案分類標(biāo)引,選用恰當(dāng)?shù)臉?biāo)識表達(dá)檔案文獻(xiàn)的主題，保證檔案分類標(biāo)引的質(zhì)量，提高檢索效果，實現(xiàn)檔案資源共享，特制訂本規(guī)則。 1.2 本規(guī)

2、則適用于各級各類檔案館（室）使用 中國檔案分類法對所藏各種類型的檔案進(jìn)行分類標(biāo)引。 1.3 本規(guī)則適用于編制檔案分類目錄、 索引以及建立檔案目錄中心和數(shù)據(jù)庫的檔案分類標(biāo)引工作。 2 引用標(biāo)準(zhǔn) gb 3860 文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則gb3792.5 檔案著錄規(guī)則iso 5963-1985(e) 文獻(xiàn)工作文獻(xiàn)審讀、主題分析與選定標(biāo)引詞的方法 3 術(shù)語 3.1 檔案過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 3.2 中國檔案分類法（以下簡稱中檔法）用于對檔案進(jìn)行分類標(biāo)引的工具。包括：中

3、華人民共和國檔案分類表、清代檔案分類表、民國檔案分類表以及新民主主義革命檔案分類表。 3.3 主表檔案分類法的主體，是一種文獻(xiàn)分類體系的具體體現(xiàn)。中國檔案分類法的主表是以國家機(jī)構(gòu)、社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎(chǔ)組成的逐級展開的邏輯系統(tǒng)。 3.4 復(fù)分表也稱附表、輔助表。在編制中檔法時，將主表中采用同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步細(xì)分的相同類目合并起來，并配以號碼編排成表，附于正表之后。以節(jié)省篇幅，供主表的類目進(jìn)一步細(xì)分使用。復(fù)分表按其應(yīng)用的不同范圍分為通用復(fù)分表和專類復(fù)分表等。 3.5 分類表索引將主表中的類目（包括注釋）改編成主題標(biāo)目形式，按主題法原則依一定字順、次序排列起來，并標(biāo)明分類號，指引檢索

4、者查找所需主題在主表中的位置。 3.6 檔案分類標(biāo)引將檔案主題的自然語言轉(zhuǎn)換成檔案分類檢索語言的過程，也就是對檔案進(jìn)行主題分析的結(jié)果賦予分類號標(biāo)識的過程。檔案條目按所賦予的分類號排列起來，就形成了一個與分類體系相同的邏輯系統(tǒng)，從而達(dá)到系統(tǒng)反應(yīng)檔案，便于檢索、利用。 3.7 類目又稱類名，是一些在性質(zhì)上或特征上具有共同屬性的檔案總稱。類目規(guī)定了一類檔案的性質(zhì)和內(nèi)容范圍，以便區(qū)別于其它的檔案。類目是檔案分類表的構(gòu)成單元。一個類目一般包括一個檔案主題，但有時也包括一個以上的檔案主題，形成一個類組。 3.8 分類號類目的簡明編碼、標(biāo)記符號，可固定全部類目的先后次序和明確一個類目在分類體系中的特定位置以

5、便于標(biāo)引、排列和進(jìn)行檢索、組織館藏。 3.9 類目注釋對類目的說明，用于明確類目的內(nèi)容范圍，指出類目之間的關(guān)系，規(guī)定需要使用的特殊分類方法。 3.10 檔案主題文件或案卷中用以表達(dá)檔案記述和反映的事物內(nèi)容的總稱，即檔案的中心內(nèi)容。一份文件或一個案卷可以有一個以上的主題。 3.11 檔案館永久保管檔案并向社會提供服務(wù)的單獨設(shè)置的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。 3.12 檔案室國家機(jī)構(gòu)、社會組織、企業(yè)、事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。 3.一三 立檔單位構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項目的組織者。 3.14 全宗一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人或同一生產(chǎn)、建設(shè)、科研活動形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件

6、整體，是檔案的基本分類和管理單位。 3.一五 案卷由互有聯(lián)系的若干文件組成并放入卷夾、卷皮或檔案袋內(nèi)的，裝訂或不裝訂的檔案保管單位。 3.16 文件是為處理各種事務(wù)而按著規(guī)范的形式直接形成的具有法定效用的信息記錄。 3.17 卷內(nèi)目錄案卷內(nèi)登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷內(nèi)文件之前。 3.一八 卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄，通常排列在卷內(nèi)文件之后。 4 分類標(biāo)引基本規(guī)則 4.1 檔案分類標(biāo)引的依據(jù)是以國家機(jī)構(gòu)、 社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征。分類標(biāo)引時，應(yīng)對檔案文件進(jìn)行周密的主題分析，把握所論述的

7、對象，準(zhǔn)確地給予分類標(biāo)識。 4.2 檔案分類標(biāo)引應(yīng)依據(jù)中國檔案分類法及其使用指南。 4.3 檔案分類標(biāo)引時,要正確地理解類目涵義和范圍，避免脫離類目之間的聯(lián)系和類目注釋的限定片面地理解類目涵義。 4.4 檔案分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實際的檢索需求和檢索方式,根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和用途，選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。凡一份文件或案卷涉及兩個或兩個以上主題者，除按第一主題或最重要的主題標(biāo)出確切的分類號外，必要時可對其他主題附加相應(yīng)的分類號。 4.5 檔案分類標(biāo)引必須按專指性的要求,分入恰當(dāng)?shù)念惸?，切不可分入較寬的上位類或較窄的下位類。當(dāng)分類表中無恰當(dāng)?shù)念惸繒r，可分入范圍較大的類目（上位類）或與檔案內(nèi)容密切相關(guān)的類目

8、。 4.6 檔案分類標(biāo)引應(yīng)保持一致性。各種文本、載體類型的同一主題檔案所標(biāo)引的分類號均應(yīng)一致。遇有某些難以分類和分類表上無恰當(dāng)類目可歸的檔案，無論歸入上位類或歸入與其密切相關(guān)的類目，以及增設(shè)類目，都應(yīng)作出記錄，以后遇有類似情況，均按此處理。 5 各種類型檔案分類標(biāo)引規(guī)則 5.1 檔案分類表的選用 5.1.1 清代檔案使用清代檔案分類表進(jìn)行分類標(biāo)引。 該表的一級類目適用于清代以前各歷史時期檔案的分類標(biāo)引。 5.1.2 民國檔案使用民國檔案分類表進(jìn)行分類標(biāo)引。 5.1.3 革命歷史檔案使用新民主主義革命檔案分類表進(jìn)行分類標(biāo)引。 5.1.4 中華人民共和國時期的檔案使用中國檔案分類法進(jìn)行分類標(biāo)引。

9、5.1.4.1 國家綜合檔案館、黨政機(jī)關(guān)檔案室所藏的中華人民共和國時期的檔案應(yīng)選使中國檔案分類法進(jìn)行分類標(biāo)引。 5.1.4.2 專業(yè)檔案館（室） 、部門檔案館（室）、企業(yè)事業(yè)單位檔案館（室），在使用中國檔案分類法進(jìn)行分類標(biāo)引時，本專業(yè)的檔案可使用行業(yè)分類表進(jìn)行分類標(biāo)引。 5.2 檔案分類標(biāo)引級次。 一般以文件級、案卷級為單元進(jìn)行分類標(biāo)引。若遇檔案內(nèi)容聯(lián)系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個案卷情況，也可以作為一個單元進(jìn)行分類標(biāo)引。 6 各種主題檔案分類標(biāo)引規(guī)則 6.1 主題的類型主題的類型依據(jù)檔案內(nèi)容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復(fù)合主題（多元主題），多主題則由幾個單主題組成。

10、6.2 單主題檔案的分類標(biāo)引 6.2.1 單主題文件或案卷,一般依主題主體因素所屬的類目標(biāo)引，若是從一個方面對主題進(jìn)行論述，就依這方面所屬類目標(biāo)引；若是從多方面對主題論述，一般只依主題所屬類目作整體標(biāo)引。 6.2.2 文件或案卷論述的主題內(nèi)容互相交叉時應(yīng)依據(jù) 中國檔案分類法關(guān)于集中與分散的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)引。 6.2.3 文件或案卷論述的主題涉及國家、地區(qū)、民族、時代等因素時，若中國檔案分類法中注明需要復(fù)分則應(yīng)標(biāo)出復(fù)分號，否則可以省略。 6.3 多主題檔案的標(biāo)引 6.3.1 文件、案卷論述的是兩個以上的主題,標(biāo)引時應(yīng)充分考慮利用者的檢索需要、參考價值大小以及各主題間的邏輯關(guān)系，加以綜合分析，再確

11、定給予一個或幾個分類號。 6.3.2 文件、案卷論述的幾個主題之間是并列關(guān)系,參考價值大，除對第一主題按其屬性給予分類號外，第二、第三主題也應(yīng)按其屬性給予分類號，以便充分揭示主題，為利用者提供更多的檢索途徑。 6.3.3 文件、案卷論述的幾個主題之間是從屬關(guān)系,即上下位關(guān)系或整體與部分關(guān)系，一般依它們的上位類目作整體標(biāo)引，若較小主題具有檢索價值，也可依小主題的所屬類目作互見標(biāo)引。 6.3.4 文件、案卷論述的幾個主題之間是因果或影響關(guān)系,一般依結(jié)果或受影響的主題所屬類目標(biāo)引。對于互為因果的、互相影響的主題做全面標(biāo)引。 6.3.5 文件、案卷論述的幾個主題之間,一個主題應(yīng)用于多個主題，一般依被應(yīng)

12、用主題所屬類目標(biāo)引。必要時可以對其他主題附加相應(yīng)的分類號。 7 檔案分類標(biāo)引工作程序 7.1 研讀分類法標(biāo)引人員在標(biāo)引工作開始時，應(yīng)系統(tǒng)研讀中國檔案分類法的編制說明、主表、附表，了解該法的編制目的、適用范圍、分類原則、體系結(jié)構(gòu)、標(biāo)識符號、類目注釋，辨清上位類、同位類、下位類、理論與應(yīng)用等關(guān)系，深入透徹地掌握其使用方法。 7.2 檔案主題分析應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，通過分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解檔案的中心內(nèi)容和涉及的主要問題，判明其屬性特征，以便正確歸類。 7.2.1 分析題名文件和案卷的題名,是責(zé)任者或立卷人對檔案內(nèi)容的概括，在題名準(zhǔn)確反映檔案的中心內(nèi)容

13、的情況下，分析題名能直觀地把握檔案的主題。但有些文件、案卷的題名，由于擬寫上的缺陷，不能準(zhǔn)確地、直接地揭示主題內(nèi)容，所以不能作為分類標(biāo)引的唯一依據(jù)，還應(yīng)瀏覽正文。 7.2.2 瀏覽正文通過分析題名不能確定檔案的確切內(nèi)容和類別時，應(yīng)瀏覽文件、案卷的正文。重點閱讀文頭、文尾、段落題名，了解作者的撰寫目的和意圖，從而確定檔案內(nèi)容論述或涉及的主題。 7.2.3 查閱文件版頭和案卷封面黨、政機(jī)關(guān)行文都有固定的文件版頭，標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或通用簡稱、發(fā)文字號，文尾有發(fā)文機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文日期、蓋印與簽署。此外，附加標(biāo)記有密級、緩急時限、閱讀范圍等。案卷封面上有機(jī)關(guān)全稱和組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷題名、年度日期、

14、保管期限、檔號以及卷內(nèi)目錄、卷末備考表等。它對于了解文件、案卷的主題、起草目的、利用范圍、使用價值等，都能提供一定的參考。 7.3 判定類別進(jìn)行主題分析后,須確定對文件、案卷所論述的事物中，哪些主題應(yīng)予以標(biāo)引，能為利用者提供檢索途徑。然后根據(jù)主題性質(zhì)，到中國檔案分類法中查找其所屬的類目。 7.4 標(biāo)引分類號是用中國檔案分類法中的類號來表達(dá)檔案主題性質(zhì)的標(biāo)引過程，也就是將判定的類別賦予分類標(biāo)識。給予分類號，應(yīng)根據(jù)文件、案卷內(nèi)容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對象、檢索需求等特點，采用恰當(dāng)?shù)姆绞胶头椒ǎ瑴?zhǔn)確、一致、適度地標(biāo)引出來。遇有難以分類的新事物、新主題的檔案材料，分類表上無確切類目可歸時，各

15、檔案館、室可增設(shè)新類目予以分類標(biāo)引，同時上報中檔法編委會確認(rèn)。今后若遇到同類主題的文件、案卷亦照此辦理，確保一致性。 7.5 審校審校是分類標(biāo)引的最后一道工序,是確保標(biāo)引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校內(nèi)容包括檢查驗證檔案的內(nèi)容是否得到全面的分析，主題概念是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)、辨類是否準(zhǔn)確，同類檔案是否歸類一致，標(biāo)引的類號是否充分、完整、準(zhǔn)確，書寫是否正確無誤。審校程序分為自校、互校和總校。 7.5.1 自校標(biāo)引審校的第一環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過對自己標(biāo)引結(jié)果的校對，遇有主題分析不準(zhǔn)，歸檔不當(dāng)，前后不一致，符號舛誤，應(yīng)及時予以糾正。 7.5.2 互校標(biāo)引審校的第二環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過對標(biāo)引結(jié)果的相互校對，糾正因個人理解

16、不同引起的錯誤，保持彼此之間標(biāo)引的一致性。 7.5.3 總校標(biāo)引審校的最重要環(huán)節(jié)。在自校、互校后,必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉目錄工作的人員擔(dān)任總校。通過總校進(jìn)一步消除檔案主題分析與標(biāo)引過程中的誤差，保證標(biāo)引工作的整體優(yōu)化。同時可以對標(biāo)引工作中所遇問題進(jìn)行綜合分析，統(tǒng)籌考慮合理的解決方案。 8 檔案分類標(biāo)引質(zhì)量管理 8.1 衡量標(biāo)引工作質(zhì)量的因素主要指標(biāo)引的客觀性、專指性、全面性、一致性與適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。影響標(biāo)引工作質(zhì)量的因素是：標(biāo)引工作的組織管理、標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平和中國檔案分類法本身的質(zhì)量。 8.2 制定分類標(biāo)引的規(guī)章制度各單位可制定標(biāo)引工作細(xì)則。它是在檔案分類標(biāo)引規(guī)則的基礎(chǔ)上，結(jié)合本館、室的檔案實際和利用者檢索習(xí)慣而制定的工作條例。具體內(nèi)容包括：分類標(biāo)引的程序和具體組織規(guī)程；中國檔案分類法簡表、行業(yè)表、復(fù)分表的使用范圍和使用方法，集中歸類與分散歸類、交替類目的采用、標(biāo)引的深度，以及標(biāo)引責(zé)任制等等。 8.3 分類標(biāo)引人員的素質(zhì)和要求 標(biāo)引人員應(yīng)具備所標(biāo)引檔案的專業(yè)知識和檔案學(xué)知識；熟悉本館、室的檔案分類方法，并能用來標(biāo)引檔案材料；具有閱讀、分析、概括、提練檔案主題和準(zhǔn)確歸類的能力；認(rèn)真負(fù)責(zé)，周密細(xì)致，有良好的職業(yè)道德。標(biāo)引人員宜實行專業(yè)分工，并