檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則

1、您的位置：檔案政務(wù)-政策法規(guī) *提示：雙擊鼠標(biāo)自動(dòng)滾屏。法規(guī)類(lèi)別  標(biāo)準(zhǔn) 名稱  <<檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則>> 發(fā)布單位  國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局 發(fā)布日期  1994-12-28 主 題 詞  檔案分類(lèi) 檔案標(biāo)引  中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則 gb/t一五4一八-94國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局1994-12-28批準(zhǔn)1995-08-01實(shí)施 - 1 主題內(nèi)容與適用范圍 1.1 為了正確進(jìn)行檔案分類(lèi)標(biāo)引,選用恰當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)表達(dá)檔案文獻(xiàn)的主題，保證檔案分類(lèi)標(biāo)引的質(zhì)量，提高檢索效果，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，特制訂本規(guī)則。 1.2 本規(guī)

2、則適用于各級(jí)各類(lèi)檔案館（室）使用 中國(guó)檔案分類(lèi)法對(duì)所藏各種類(lèi)型的檔案進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。 1.3 本規(guī)則適用于編制檔案分類(lèi)目錄、 索引以及建立檔案目錄中心和數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案分類(lèi)標(biāo)引工作。 2 引用標(biāo)準(zhǔn) gb 3860 文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則gb3792.5 檔案著錄規(guī)則iso 5963-1985(e) 文獻(xiàn)工作文獻(xiàn)審讀、主題分析與選定標(biāo)引詞的方法 3 術(shù)語(yǔ) 3.1 檔案過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 3.2 中國(guó)檔案分類(lèi)法（以下簡(jiǎn)稱中檔法）用于對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引的工具。包括：中

3、華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表、清代檔案分類(lèi)表、民國(guó)檔案分類(lèi)表以及新民主主義革命檔案分類(lèi)表。 3.3 主表檔案分類(lèi)法的主體，是一種文獻(xiàn)分類(lèi)體系的具體體現(xiàn)。中國(guó)檔案分類(lèi)法的主表是以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)組成的逐級(jí)展開(kāi)的邏輯系統(tǒng)。 3.4 復(fù)分表也稱附表、輔助表。在編制中檔法時(shí)，將主表中采用同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步細(xì)分的相同類(lèi)目合并起來(lái)，并配以號(hào)碼編排成表，附于正表之后。以節(jié)省篇幅，供主表的類(lèi)目進(jìn)一步細(xì)分使用。復(fù)分表按其應(yīng)用的不同范圍分為通用復(fù)分表和專(zhuān)類(lèi)復(fù)分表等。 3.5 分類(lèi)表索引將主表中的類(lèi)目（包括注釋?zhuān)└木幊芍黝}標(biāo)目形式，按主題法原則依一定字順、次序排列起來(lái)，并標(biāo)明分類(lèi)號(hào)，指引檢索

4、者查找所需主題在主表中的位置。 3.6 檔案分類(lèi)標(biāo)引將檔案主題的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成檔案分類(lèi)檢索語(yǔ)言的過(guò)程，也就是對(duì)檔案進(jìn)行主題分析的結(jié)果賦予分類(lèi)號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。檔案條目按所賦予的分類(lèi)號(hào)排列起來(lái)，就形成了一個(gè)與分類(lèi)體系相同的邏輯系統(tǒng)，從而達(dá)到系統(tǒng)反應(yīng)檔案，便于檢索、利用。 3.7 類(lèi)目又稱類(lèi)名，是一些在性質(zhì)上或特征上具有共同屬性的檔案總稱。類(lèi)目規(guī)定了一類(lèi)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容范圍，以便區(qū)別于其它的檔案。類(lèi)目是檔案分類(lèi)表的構(gòu)成單元。一個(gè)類(lèi)目一般包括一個(gè)檔案主題，但有時(shí)也包括一個(gè)以上的檔案主題，形成一個(gè)類(lèi)組。 3.8 分類(lèi)號(hào)類(lèi)目的簡(jiǎn)明編碼、標(biāo)記符號(hào)，可固定全部類(lèi)目的先后次序和明確一個(gè)類(lèi)目在分類(lèi)體系中的特定位置以

5、便于標(biāo)引、排列和進(jìn)行檢索、組織館藏。 3.9 類(lèi)目注釋對(duì)類(lèi)目的說(shuō)明，用于明確類(lèi)目的內(nèi)容范圍，指出類(lèi)目之間的關(guān)系，規(guī)定需要使用的特殊分類(lèi)方法。 3.10 檔案主題文件或案卷中用以表達(dá)檔案記述和反映的事物內(nèi)容的總稱，即檔案的中心內(nèi)容。一份文件或一個(gè)案卷可以有一個(gè)以上的主題。 3.11 檔案館永久保管檔案并向社會(huì)提供服務(wù)的單獨(dú)設(shè)置的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。 3.12 檔案室國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企業(yè)、事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。 3.一三 立檔單位構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項(xiàng)目的組織者。 3.14 全宗一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人或同一生產(chǎn)、建設(shè)、科研活動(dòng)形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件

6、整體，是檔案的基本分類(lèi)和管理單位。 3.一五 案卷由互有聯(lián)系的若干文件組成并放入卷夾、卷皮或檔案袋內(nèi)的，裝訂或不裝訂的檔案保管單位。 3.16 文件是為處理各種事務(wù)而按著規(guī)范的形式直接形成的具有法定效用的信息記錄。 3.17 卷內(nèi)目錄案卷內(nèi)登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷內(nèi)文件之前。 3.一八 卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄，通常排列在卷內(nèi)文件之后。 4 分類(lèi)標(biāo)引基本規(guī)則 4.1 檔案分類(lèi)標(biāo)引的依據(jù)是以國(guó)家機(jī)構(gòu)、 社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征。分類(lèi)標(biāo)引時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案文件進(jìn)行周密的主題分析，把握所論述的

7、對(duì)象，準(zhǔn)確地給予分類(lèi)標(biāo)識(shí)。 4.2 檔案分類(lèi)標(biāo)引應(yīng)依據(jù)中國(guó)檔案分類(lèi)法及其使用指南。 4.3 檔案分類(lèi)標(biāo)引時(shí),要正確地理解類(lèi)目涵義和范圍，避免脫離類(lèi)目之間的聯(lián)系和類(lèi)目注釋的限定片面地理解類(lèi)目涵義。 4.4 檔案分類(lèi)標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式,根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和用途，選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。凡一份文件或案卷涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上主題者，除按第一主題或最重要的主題標(biāo)出確切的分類(lèi)號(hào)外，必要時(shí)可對(duì)其他主題附加相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)。 4.5 檔案分類(lèi)標(biāo)引必須按專(zhuān)指性的要求,分入恰當(dāng)?shù)念?lèi)目，切不可分入較寬的上位類(lèi)或較窄的下位類(lèi)。當(dāng)分類(lèi)表中無(wú)恰當(dāng)?shù)念?lèi)目時(shí)，可分入范圍較大的類(lèi)目（上位類(lèi)）或與檔案內(nèi)容密切相關(guān)的類(lèi)目

8、。 4.6 檔案分類(lèi)標(biāo)引應(yīng)保持一致性。各種文本、載體類(lèi)型的同一主題檔案所標(biāo)引的分類(lèi)號(hào)均應(yīng)一致。遇有某些難以分類(lèi)和分類(lèi)表上無(wú)恰當(dāng)類(lèi)目可歸的檔案，無(wú)論歸入上位類(lèi)或歸入與其密切相關(guān)的類(lèi)目，以及增設(shè)類(lèi)目，都應(yīng)作出記錄，以后遇有類(lèi)似情況，均按此處理。 5 各種類(lèi)型檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則 5.1 檔案分類(lèi)表的選用 5.1.1 清代檔案使用清代檔案分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。 該表的一級(jí)類(lèi)目適用于清代以前各歷史時(shí)期檔案的分類(lèi)標(biāo)引。 5.1.2 民國(guó)檔案使用民國(guó)檔案分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。 5.1.3 革命歷史檔案使用新民主主義革命檔案分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。 5.1.4 中華人民共和國(guó)時(shí)期的檔案使用中國(guó)檔案分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。

9、5.1.4.1 國(guó)家綜合檔案館、黨政機(jī)關(guān)檔案室所藏的中華人民共和國(guó)時(shí)期的檔案應(yīng)選使中國(guó)檔案分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。 5.1.4.2 專(zhuān)業(yè)檔案館（室） 、部門(mén)檔案館（室）、企業(yè)事業(yè)單位檔案館（室），在使用中國(guó)檔案分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引時(shí)，本專(zhuān)業(yè)的檔案可使用行業(yè)分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。 5.2 檔案分類(lèi)標(biāo)引級(jí)次。 一般以文件級(jí)、案卷級(jí)為單元進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。若遇檔案內(nèi)容聯(lián)系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個(gè)案卷情況，也可以作為一個(gè)單元進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。 6 各種主題檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則 6.1 主題的類(lèi)型主題的類(lèi)型依據(jù)檔案內(nèi)容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復(fù)合主題（多元主題），多主題則由幾個(gè)單主題組成。

10、6.2 單主題檔案的分類(lèi)標(biāo)引 6.2.1 單主題文件或案卷,一般依主題主體因素所屬的類(lèi)目標(biāo)引，若是從一個(gè)方面對(duì)主題進(jìn)行論述，就依這方面所屬類(lèi)目標(biāo)引；若是從多方面對(duì)主題論述，一般只依主題所屬類(lèi)目作整體標(biāo)引。 6.2.2 文件或案卷論述的主題內(nèi)容互相交叉時(shí)應(yīng)依據(jù) 中國(guó)檔案分類(lèi)法關(guān)于集中與分散的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)引。 6.2.3 文件或案卷論述的主題涉及國(guó)家、地區(qū)、民族、時(shí)代等因素時(shí)，若中國(guó)檔案分類(lèi)法中注明需要復(fù)分則應(yīng)標(biāo)出復(fù)分號(hào)，否則可以省略。 6.3 多主題檔案的標(biāo)引 6.3.1 文件、案卷論述的是兩個(gè)以上的主題,標(biāo)引時(shí)應(yīng)充分考慮利用者的檢索需要、參考價(jià)值大小以及各主題間的邏輯關(guān)系，加以綜合分析，再確

11、定給予一個(gè)或幾個(gè)分類(lèi)號(hào)。 6.3.2 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是并列關(guān)系,參考價(jià)值大，除對(duì)第一主題按其屬性給予分類(lèi)號(hào)外，第二、第三主題也應(yīng)按其屬性給予分類(lèi)號(hào)，以便充分揭示主題，為利用者提供更多的檢索途徑。 6.3.3 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是從屬關(guān)系,即上下位關(guān)系或整體與部分關(guān)系，一般依它們的上位類(lèi)目作整體標(biāo)引，若較小主題具有檢索價(jià)值，也可依小主題的所屬類(lèi)目作互見(jiàn)標(biāo)引。 6.3.4 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是因果或影響關(guān)系,一般依結(jié)果或受影響的主題所屬類(lèi)目標(biāo)引。對(duì)于互為因果的、互相影響的主題做全面標(biāo)引。 6.3.5 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間,一個(gè)主題應(yīng)用于多個(gè)主題，一般依被應(yīng)

12、用主題所屬類(lèi)目標(biāo)引。必要時(shí)可以對(duì)其他主題附加相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)。 7 檔案分類(lèi)標(biāo)引工作程序 7.1 研讀分類(lèi)法標(biāo)引人員在標(biāo)引工作開(kāi)始時(shí)，應(yīng)系統(tǒng)研讀中國(guó)檔案分類(lèi)法的編制說(shuō)明、主表、附表，了解該法的編制目的、適用范圍、分類(lèi)原則、體系結(jié)構(gòu)、標(biāo)識(shí)符號(hào)、類(lèi)目注釋?zhuān)媲迳衔活?lèi)、同位類(lèi)、下位類(lèi)、理論與應(yīng)用等關(guān)系，深入透徹地掌握其使用方法。 7.2 檔案主題分析應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，通過(guò)分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解檔案的中心內(nèi)容和涉及的主要問(wèn)題，判明其屬性特征，以便正確歸類(lèi)。 7.2.1 分析題名文件和案卷的題名,是責(zé)任者或立卷人對(duì)檔案內(nèi)容的概括，在題名準(zhǔn)確反映檔案的中心內(nèi)容

13、的情況下，分析題名能直觀地把握檔案的主題。但有些文件、案卷的題名，由于擬寫(xiě)上的缺陷，不能準(zhǔn)確地、直接地揭示主題內(nèi)容，所以不能作為分類(lèi)標(biāo)引的唯一依據(jù)，還應(yīng)瀏覽正文。 7.2.2 瀏覽正文通過(guò)分析題名不能確定檔案的確切內(nèi)容和類(lèi)別時(shí)，應(yīng)瀏覽文件、案卷的正文。重點(diǎn)閱讀文頭、文尾、段落題名，了解作者的撰寫(xiě)目的和意圖，從而確定檔案內(nèi)容論述或涉及的主題。 7.2.3 查閱文件版頭和案卷封面黨、政機(jī)關(guān)行文都有固定的文件版頭，標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或通用簡(jiǎn)稱、發(fā)文字號(hào)，文尾有發(fā)文機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文日期、蓋印與簽署。此外，附加標(biāo)記有密級(jí)、緩急時(shí)限、閱讀范圍等。案卷封面上有機(jī)關(guān)全稱和組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷題名、年度日期、

14、保管期限、檔號(hào)以及卷內(nèi)目錄、卷末備考表等。它對(duì)于了解文件、案卷的主題、起草目的、利用范圍、使用價(jià)值等，都能提供一定的參考。 7.3 判定類(lèi)別進(jìn)行主題分析后,須確定對(duì)文件、案卷所論述的事物中，哪些主題應(yīng)予以標(biāo)引，能為利用者提供檢索途徑。然后根據(jù)主題性質(zhì)，到中國(guó)檔案分類(lèi)法中查找其所屬的類(lèi)目。 7.4 標(biāo)引分類(lèi)號(hào)是用中國(guó)檔案分類(lèi)法中的類(lèi)號(hào)來(lái)表達(dá)檔案主題性質(zhì)的標(biāo)引過(guò)程，也就是將判定的類(lèi)別賦予分類(lèi)標(biāo)識(shí)。給予分類(lèi)號(hào)，應(yīng)根據(jù)文件、案卷內(nèi)容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對(duì)象、檢索需求等特點(diǎn)，采用恰當(dāng)?shù)姆绞胶头椒ǎ瑴?zhǔn)確、一致、適度地標(biāo)引出來(lái)。遇有難以分類(lèi)的新事物、新主題的檔案材料，分類(lèi)表上無(wú)確切類(lèi)目可歸時(shí)，各

15、檔案館、室可增設(shè)新類(lèi)目予以分類(lèi)標(biāo)引，同時(shí)上報(bào)中檔法編委會(huì)確認(rèn)。今后若遇到同類(lèi)主題的文件、案卷亦照此辦理，確保一致性。 7.5 審校審校是分類(lèi)標(biāo)引的最后一道工序,是確保標(biāo)引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校內(nèi)容包括檢查驗(yàn)證檔案的內(nèi)容是否得到全面的分析，主題概念是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)、辨類(lèi)是否準(zhǔn)確，同類(lèi)檔案是否歸類(lèi)一致，標(biāo)引的類(lèi)號(hào)是否充分、完整、準(zhǔn)確，書(shū)寫(xiě)是否正確無(wú)誤。審校程序分為自校、互校和總校。 7.5.1 自校標(biāo)引審校的第一環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過(guò)對(duì)自己標(biāo)引結(jié)果的校對(duì)，遇有主題分析不準(zhǔn)，歸檔不當(dāng)，前后不一致，符號(hào)舛誤，應(yīng)及時(shí)予以糾正。 7.5.2 互校標(biāo)引審校的第二環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過(guò)對(duì)標(biāo)引結(jié)果的相互校對(duì)，糾正因個(gè)人理解

16、不同引起的錯(cuò)誤，保持彼此之間標(biāo)引的一致性。 7.5.3 總校標(biāo)引審校的最重要環(huán)節(jié)。在自校、互校后,必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉目錄工作的人員擔(dān)任總校。通過(guò)總校進(jìn)一步消除檔案主題分析與標(biāo)引過(guò)程中的誤差，保證標(biāo)引工作的整體優(yōu)化。同時(shí)可以對(duì)標(biāo)引工作中所遇問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，統(tǒng)籌考慮合理的解決方案。 8 檔案分類(lèi)標(biāo)引質(zhì)量管理 8.1 衡量標(biāo)引工作質(zhì)量的因素主要指標(biāo)引的客觀性、專(zhuān)指性、全面性、一致性與適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。影響標(biāo)引工作質(zhì)量的因素是：標(biāo)引工作的組織管理、標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平和中國(guó)檔案分類(lèi)法本身的質(zhì)量。 8.2 制定分類(lèi)標(biāo)引的規(guī)章制度各單位可制定標(biāo)引工作細(xì)則。它是在檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則的基礎(chǔ)上，結(jié)合本館、室的檔案實(shí)際和利用者檢索習(xí)慣而制定的工作條例。具體內(nèi)容包括：分類(lèi)標(biāo)引的程序和具體組織規(guī)程；中國(guó)檔案分類(lèi)法簡(jiǎn)表、行業(yè)表、復(fù)分表的使用范圍和使用方法，集中歸類(lèi)與分散歸類(lèi)、交替類(lèi)目的采用、標(biāo)引的深度，以及標(biāo)引責(zé)任制等等。 8.3 分類(lèi)標(biāo)引人員的素質(zhì)和要求 標(biāo)引人員應(yīng)具備所標(biāo)引檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)；熟悉本館、室的檔案分類(lèi)方法，并能用來(lái)標(biāo)引檔案材料；具有閱讀、分析、概括、提練檔案主題和準(zhǔn)確歸類(lèi)的能力；認(rèn)真負(fù)責(zé)，周密細(xì)致，有良好的職業(yè)道德。標(biāo)引人員宜實(shí)行專(zhuān)業(yè)分工，并