XX公司接待流程及標準(圖示)(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 公司商務(wù)接待流程及標準一、目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理”的原則，制定本制度。二、范圍本標準適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門。三、權(quán)責(zé) 1、公司綜合辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負責(zé)接待工作的組織和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障。大型商務(wù)接待活動可由公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭成立臨時工作組專題負責(zé)。2、公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，可報辦公室，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前2天告知辦公室。3、未經(jīng)批準，任何部門不得擅自安

2、排商務(wù)接待活動。特殊情況下，可先行電話匯報，經(jīng)批準后執(zhí)行，并與2日后補齊手續(xù)。四、接待原則1、對等接待、各負其責(zé)、相互配合的原則。接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責(zé)、相互配合的原則，上下一致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費，注重思路、情感、業(yè)務(wù)的交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。3、統(tǒng)一標準、嚴格控制原則，按照公司商務(wù)接待標準，對各項商務(wù)接待費用實行嚴格控制使用。商務(wù)接待費用原則上不得超過限額。五、接待標準一級接待標準：政府主要領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)及其他公

3、司特邀貴賓。陪同人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、相關(guān)部門負責(zé)人，必要時預(yù)約董事長陪同。1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、接待部門負責(zé)人根據(jù)情況在機場、高速路口、車站迎接，不需要去的可在集團總部迎接。在公司總部迎接，要注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介紹

4、各方人士時，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、接待部門負責(zé)人陪同，由專業(yè)人員講解公司基本情況，到達項目地后詳細介紹相關(guān)信息。3、座談：辦公室確保公司環(huán)境和室內(nèi)衛(wèi)生良好、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。4、用餐標準：不

5、設(shè)定標準，辦公室根據(jù)情況合理安排。 5、下榻賓館標準：四星級以上。 6、用車標準：公司高級車輛，或租用高級車輛。7、交通標準：按來賓要求訂購，公司可承擔(dān)相關(guān)費用。8、辦公室根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提安排游覽路線及娛樂項目，公司可承擔(dān)相關(guān)費用。9、安保：按一級標準提前準備，布設(shè)形象崗、固定崗、巡視崗。其中門前巡視崗負責(zé)公司門口秩序、引導(dǎo)客人停車、為客人開關(guān)車門。場區(qū)巡視崗負責(zé)提前對參觀路線進行巡視，及時開啟客人參觀經(jīng)過的大門及保障參觀路線的暢通。參觀過程有保安全程陪同。10、禮品：不設(shè)定標準，辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。二級標準：地方政府一般領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)組織一般領(lǐng)導(dǎo)、合作單位主要領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀人

6、員。陪同人員：副總經(jīng)理、相關(guān)部門負責(zé)人，必要時預(yù)約總經(jīng)理出席。1、迎接：由接待對口部門在約定地點迎接、引帶來賓。2、參觀：副總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由專業(yè)人員沿途介紹公司基本情況以及到達項目地后詳細介紹相關(guān)信息。3、座談：會務(wù)人員確保公司環(huán)境和室內(nèi)衛(wèi)生良好、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標準：根據(jù)情況，隨機上報決定。 5、住宿標準：三星級或準四星級酒店： 6、用車標準：公司轎車或租用中級車輛。7、交通標準：按來賓要求訂購，公司可承擔(dān)相關(guān)費用。8、安保標準：根據(jù)情況布設(shè)形象崗、固定崗、巡視崗。其中門前巡視崗負責(zé)公司門口秩序及

7、引導(dǎo)客人停車，場區(qū)巡視崗負責(zé)提前對參觀路線進行巡視，及時開啟客人參觀經(jīng)過的大門及保障參觀路線的暢通。9、禮品：辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品，費用500元以下。三級標準：政府部門具體辦事人員、普通商務(wù)考察人員、技術(shù)人員、合作單位管理人員陪同人員：相關(guān)對口的部門負責(zé)人，必要時預(yù)約公司主管領(lǐng)導(dǎo)出席。1、參觀：相關(guān)對口的部門負責(zé)人及人員陪同，由相關(guān)人員沿途介紹公司基本情況以及到達項目地后詳細介紹相關(guān)信息。2、座談：會務(wù)人員確保辦公樓環(huán)境及室內(nèi)衛(wèi)生、洗手間清潔，將公司簡歷或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標準：根據(jù)情況，匯報決定。 4、住宿標準：可按來賓要求預(yù)定，公司一般不負擔(dān)相關(guān)費用。 5

8、、用車標準：商務(wù)車或出租車。6、交通標準：按來賓要求訂購，公司一般不承擔(dān)相關(guān)費用。7、安保標準：根據(jù)情況布設(shè)固定崗、巡視崗。及時開啟客人參觀經(jīng)過的大門及保障參觀路線的暢通。禮品：不夠買。六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候在公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、 進電梯時

9、：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后， 5分鐘內(nèi)為來賓上茶，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。七、接待前期計劃、準備1、擬定計劃：辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，應(yīng)了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上確定接待標準，擬定接待計劃，排出日程安排表。2、確認時間：辦公室根據(jù)來賓情況按計劃落實會晤時間及場所，通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員。3、住宿安排：辦公室根據(jù)來賓情況提前按接待標準預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙

10、、用餐標準；來賓需要住宿的提前按接待標準預(yù)約好來賓下榻酒店，酌情在房間內(nèi)準備相關(guān)資料、水果、香煙等。4、會議室布置：（1）桌椅擺放：根據(jù)會議類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會議室具體情況安排會場布局，主客桌要安排恰當(dāng)，會議用桌要平整，無污垢，無破損，椅子要趕緊整潔，椅子左右距離合適，桌椅各成直線。如與會人數(shù)較多，需提前準備好椅子，在會議室根據(jù)來賓的數(shù)量進行準備，要求擺放前后排插孔擺放。（2）桌牌：根據(jù)與會人員名單提前將桌牌打好，并確認擺放位置。（3）鮮花：根據(jù)來賓的級別而定，提前3小時準備到位，鮮花需根據(jù)要求擺放到講臺上。（4）電器設(shè)備：包括電腦、投影儀、翻閱/激光筆、話筒，按規(guī)定位置擺放，確保物品干凈

11、整潔，無破損，能夠正常使用。投影儀正確擺放，確保投影儀不歪斜，對正投影幕，應(yīng)提前1小時調(diào)試完畢；提前調(diào)試好音量及效果；各種設(shè)備都有備用。會前五分鐘檢查設(shè)備設(shè)施是否能夠正常使用。（5）茶水、點心準備：確定點心、水果品種、數(shù)量及費用，提前一天完成購買；會議前1個小時，將點心、水果（洗凈）放在托盤上放置在指定位置；準備好放果皮的托盤和紙巾，放于指定位置；將茶水杯或礦泉水?dāng)[放會議桌的所定位置（通常夏季擺放礦泉水，春秋冬三級擺放茶水）；會前5分鐘泡好茶水、咖啡并擺放好。（6）空調(diào)：夏天將空調(diào)提前30分鐘打開，保持室內(nèi)涼爽。（7）會議室衛(wèi)生：保潔員在會議前1個小時做好桌子、椅子、地面、窗簾等衛(wèi)生情況，各個

12、地方都要打掃到位，保證會議室內(nèi)外無異味、無雜物。（8）會議資料準備：辦公室落實會議需要匯報材料，演示材料，并于會議前半個小時按照客人的數(shù)量提前準備好宣傳資料并擺放整齊。5、參觀準備（1）指定參觀方案：來賓來訪前一周制定參觀路線方案，明確參觀路線、解說人、準備好解說詞。（2）參觀用品準備：辦公室根據(jù)來賓信息準備橫幅，歡迎牌，指示牌。 （3）注意事項提醒：在公司各個顯眼的地點張貼注意事項。（4）5S檢查：在來賓到達的前一天對周邊環(huán)境及辦公場所進行全方面的整理、整頓、清潔、清掃、安全檢查。（5）檢查及演練：一級接待在來賓到達的前一天進行一次參觀演練，確保一切準備工作已落實到位。6、車輛準備（1）確定

13、接/送機司機、車輛安排、接/送機人。（2）物品準備：接機牌、日程安排表、襄陽市地圖。（3）需在地圖上標出訪問時所要到達的地點。（4）如無法安排車輛的應(yīng)通知來賓并告之坐車方式，特別是飛機的，可通知其坐機場專線或打出租車。（5）訪問期間的用車安排：確定司機、車輛安排及用車時間點，并將信息告知司機。司機接受用車任務(wù)后，按要求接送。7、餐飲娛樂安排（1）確認餐飲娛樂項目負責(zé)人，由餐飲娛樂項目負責(zé)人預(yù)訂餐館、娛樂場所，交付定金。在預(yù)訂前應(yīng)對餐館/娛樂場所的位置、交通、特色、價格等方面進行考察。（2）據(jù)來賓情況，酌情安排用餐標準、酒水，與餐館方確認菜譜（菜譜重需有一兩道菜是根據(jù)客人口味安排的）。（3）確定

14、宴請時間、地點、出席者名單、座位安排。（4）根據(jù)出席者的職務(wù)安排好座位，必要時需制作臺卡；（5）向宴請出席者發(fā)布具體通知，包括宴請的時間、地點、出席人物、車輛安排等。（6）就餐過程中，接待人員可以適當(dāng)?shù)貛託夥?，促進雙方的感情交流（注意事項：接待人員本人不要喝酒過度，結(jié)帳不要當(dāng)來客面，出外結(jié)帳）。8、旅游安排（1）根據(jù)來賓的需求，制定旅游計劃。（2）提前確認旅行社。（3）確定旅游路線以及景點安排。（4）確認旅游用車，車牌號，座位等信息。（5）聯(lián)系好餐館，保證旅游期間的用餐。（6）提醒客人注意自己的貴重物品并根據(jù)天氣的變化情況提醒客人增減衣物。（7）備好小藥箱，外出旅游時需要準備好放在車上。9、

15、安保準備：提前獲知客人到達確切時間，在客人達到前半小時，做好保安崗位安排及有關(guān)場地清理。10、其他準備（1）橫幅、歡迎牌、指示牌：確定橫幅、歡迎牌、指示牌的內(nèi)容，交由領(lǐng)導(dǎo)審核，通過審核后及時聯(lián)系制作，于接待前一天與制作方交接完畢。（2）禮品：制定禮品標準，呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)審批后進行購買，并包裝好。在來賓離開前，將禮品送給來賓（2）攝影：確定攝影負責(zé)人，攝影地點、座位安排及攝影時間；（4）檢查環(huán)境衛(wèi)生：通知各個部門整理好各自的區(qū)域衛(wèi)生。（5）轉(zhuǎn)賬/現(xiàn)金預(yù)支：接待過程中需要支出費用的，各項目負責(zé)人制定費用預(yù)算，填寫現(xiàn)金預(yù)支單或用款申請單，經(jīng)總經(jīng)理審批后，持表單到財務(wù)部預(yù)支。（6）票務(wù)安排：根據(jù)

16、客人要求，預(yù)訂回程飛機票、火車票、汽車票等。八、注意事項接待中凡涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議等，相關(guān)人員要特別注意保密。接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向來賓提前說明。九、信息反饋接待人員應(yīng)及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)。十、商務(wù)接待中的座次安排（圖）（一）關(guān)于會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。    2、主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號

17、領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。3、幾個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。 4、對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安

18、排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現(xiàn)。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時 主席臺人數(shù)為偶數(shù)時 （二）關(guān)于宴席座次的安排 宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。中餐桌 西餐桌  （三）儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。（四）關(guān)于乘車的座次安排       小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如