檔案查（借）閱工作流程

1、檔案查（借）閱工作流程一、 查閱（一）、本單位人員查閱1.本單位教職工工作需要查閱檔案需說明事由及內(nèi)容由檔案室人員查找。2.需要復(fù)制檔案必須說明事由經(jīng)檔案室同意后即復(fù)即還，檔案室人員及時驗收。3.查閱及復(fù)制檔案后由查閱及復(fù)制人在檔案查閱登記表登記。4.檔案室人員核實登記情況看是否相符。 備注：查閱、復(fù)制校長辦公會記錄、黨委會記錄需經(jīng)辦公室同意，標(biāo)有密級的文件不得復(fù)制。（二）、外單位人員查閱1.外單位人員查閱檔案需說明事由及內(nèi)容。2.如查閱學(xué)籍卡、學(xué)習(xí)成績、錄取和畢業(yè)名冊類檔案，由本人持身份證原件方可辦理，由檔案室人員直接查找，需要復(fù)制的，由檔案室人員辦理。3.查閱其他檔案資料，需經(jīng)辦公室同意。

2、4.需開學(xué)歷證明的，必須由本人持身份證原件方可辦理，檔案室人員照檔案記載填寫，核實無誤后送辦公室蓋印。二、借閱（一）、本單位人員借閱1.詢問所需要借閱的事由及檔案內(nèi)容，如不能確定能否借出需請示。2.確認可以外借的檔案由檔案室人員查找交借閱人。3.由借閱人核實卷內(nèi)目錄與內(nèi)容是否相符。4.由借閱人填寫借閱登記。5.檔案室人員核實借閱登記。6.借閱者在歸還期限內(nèi)未歸還，檔案室人員催促歸還。7.歸還時，檔案室人員對案卷數(shù)量和案卷內(nèi)容進行核實驗收，經(jīng)核實無誤在借閱登記備注欄中注明歸還日期并簽名。 備注1.檔案借期原則上不超過一周。2.校長辦公會記錄、黨委會記錄和標(biāo)有密級的文件不外借。（二）、外單位人員借

3、閱1.如因公借閱需出示介紹信，并經(jīng)辦公室批準(zhǔn)。2.同意外借的，由檔案室人員收下介紹信，按本單位人員借閱程序辦理 備注1外單位人員因私及無介紹信不予出借。2.工作形成的檔案資料，標(biāo)有密級的文件不予出借。二OO四年十二月二十八日檔案歸檔工作流程為了規(guī)范檔案工作，按照檔案法和歸檔文件整理規(guī)則結(jié)合我校具體情況，制定以下規(guī)程。一、 收集（一）每年三月、四月收集上年檔案資料，對未主動送交的部門催交。（二）驗收：對各部門交來的檔案資料查驗歸檔范圍內(nèi)的是否交齊及單位（事件）材料是否完整，發(fā)現(xiàn)缺類，及時詢問、催交。（三）登記：對各部門上交的檔案資料進行清點,并填寫移交登記表。二、 篩選根據(jù)學(xué)校制定的歸檔范圍分出

4、歸檔類文件，短期保存類文件、不歸檔文件。三、 整理原則：對歸檔類文件文件形成的規(guī)律，保持久文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。（一）組件一般以每份文件為一件。按照文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，同類會議記錄一年度為一件，來文與復(fù)文為一件，報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式一冊為一件的原則組件。（二）裝訂原則：歸檔文件應(yīng)按件裝訂去除文件金屬物，整理取齊，理順紙張,排好件內(nèi)文件先后順序。采用省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書釘在文件左上角裝訂。較厚的文件，采用三孔一線的裝訂方式，成冊不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變。分頁。注意裝訂方式相對統(tǒng)一。此

5、整理規(guī)則只限于文書檔案、紙質(zhì)載體，會計、基建、音像檔案仍按原規(guī)則執(zhí)行。（三）分類1.歸檔類資料按照歸檔范圍進行分類。2.學(xué)校制定的保管期限表和省檔案局的有關(guān)規(guī)定，甄別和判定檔案在學(xué)校和社會中的現(xiàn)實價值和歷史價值，根據(jù)價值的大小確定保管期限和機密等級。（四）排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等因素排列。（五）編號歸檔文件應(yīng)依分類和順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置：全宗號、年度、保管期限、件號。（六）編目1.分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，卷內(nèi)目錄。2.文件目錄每年編制一本。歸檔文件目錄設(shè)置：件號、責(zé)任者、文號、題名

6、、日期、頁數(shù)、備注等項目。（七）裝盒1.填寫備考表2.文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫封面、脊盒、擬寫案卷標(biāo)題。3.置于盒內(nèi)首頁，便于今后檔案檢索與利用。4.考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。（八）其他1、編制案卷目錄。2、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件目錄存入計算機內(nèi)，為今后檔案資源科學(xué)管理和開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。四、插入1.對未及時歸檔的資料按歸檔范圍進行甄別。2.需歸檔的，確定類目、保管期限。3.去除金屬物、整理對齊、理順紙張。4.把插入的材料放入相應(yīng)案卷最后，分頁。5.重新擬寫卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄，輸入計算機內(nèi)。五 、短期保存資料的處理1.將需短

7、期保存的資料分為中央文件、省文件、市文件及其他部門文件、內(nèi)部刊物、本校文字資料共五類。2分類存入盒內(nèi)或包扎。二OO四年十二月二十八日檔案（資料、材料）銷毀工作流程檔案（資料、材料）銷毀指對到達保存期限后剔除出的檔案，保存到期的資料及收集的不需存檔的其他材料，經(jīng)過履行一定手續(xù)，移交專門部門處理或自行粉碎或焚燒。時間在第年的十一月進行。一、檔案1.對已到期的檔案進行鑒定，擬選出需剔除銷毀的部分，造銷毀目錄清單，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)。2.按批準(zhǔn)銷毀的目錄清單，剔出檔案，另行放置。3.在案卷目錄和卷內(nèi)目錄備注欄中標(biāo)注“已銷毀”。4.在電腦存貯的目錄體系中標(biāo)注“已銷毀”。5.銷毀處理，監(jiān)銷人在場并在銷毀目錄清單上簽字。6.銷毀的目錄