天然溫泉度假村采購部管理手冊

1、職位任務(wù)1、 采購經(jīng)理崗位職責(zé) (2)2、 采購員崗位職責(zé) (3)3、 倉庫主管崗位職責(zé) (4)4、 倉管員崗位職責(zé)(6)、采購基本程序和制度1、 采購審批程序 (8)2、 采購貨品的分類 (9)3、 物品米購程序 (10)4、 審核采購申請單 (13)5、報價單 (15)6、其它 (18)7、采購交貨延遲檢討表 (19)&采購驗收制度 (20)9、倉庫管理制度 (24)10、物品、原材料盤查制度 (27)11、物品、原材料損耗處理制度 (28)12、倉庫物資管理制度 (29)13、倉庫安全管理制度 (31)14、倉庫防火制度 (32)崗位職責(zé)編號：DT-PRO-001采購經(jīng)理崗位職責(zé)

2、職能概述在負(fù)責(zé)酒店物資米購工作，充分發(fā)揮米購部的工作職能。（一）、日常性工作內(nèi)容：1根據(jù)采購申請單采購各部門所需的物品和食品，部門采購申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人審核，帶領(lǐng)采購員按照采購申請單上注明的所需物品、食品數(shù)量、規(guī)格、要求，在規(guī) 定的到貨時間內(nèi)完成采購任務(wù)。2、指導(dǎo)采購員晚上聯(lián)系己定供應(yīng)商下第二天的采購單；保證及時供應(yīng)廚房所需原 材料。3、督導(dǎo)倉庫對物品進(jìn)行驗收，確保物品符合申購要求。4、督導(dǎo)倉庫做好收發(fā)貨、倉儲、盤點等日常性工作。5、熟悉和掌握酒店所需物資的名稱、型號、規(guī)格、價格、用途。6、及時處理產(chǎn)品質(zhì)量問題和督促供應(yīng)商及時送貨。7、審核供應(yīng)商的發(fā)票、送貨單、報價或訂購單等。8負(fù)責(zé)屬下員

3、工培訓(xùn)，檢查員工紀(jì)律，完成上級分配的其他工作。9、比較供應(yīng)商的報價和整理供應(yīng)商資料檔案。（二）、周期性的工作內(nèi)容：1編制己確定的供應(yīng)商每月市場價格表，掌握新的產(chǎn)品供應(yīng)來源和季節(jié)性產(chǎn)品資 料，及時提供給上司參考。2、幫助采購員完成倉庫補倉任務(wù)，倉庫補倉單由倉庫提出，具體補倉時間視營業(yè) 情況而定。3、采集采購樣本或安排供應(yīng)商示范崗位職責(zé)編號：DT-PRO-002采購員崗位職責(zé)職能概述在酒店采購主管的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對酒店用品、食品等物資的采購工作，充分發(fā)揮采 購部的工作職能。一、操作職責(zé)：1、根據(jù)采購申請單或倉庫單采購各部門所需的物品和食品2、力爭使酒店所購的產(chǎn)品價平物美。3、對不符合要求的產(chǎn)品，負(fù)責(zé)

4、辦理退貨補貨或調(diào)換。4、與有關(guān)供應(yīng)商保持良好關(guān)系。5、負(fù)責(zé)到機(jī)場或火車站裝運進(jìn)口或外埠的來貨。6、協(xié)助倉庫搞好物品入庫的驗收工作。7、及時向上司報告有關(guān)產(chǎn)品的價格的最新行情。8做好每天現(xiàn)金或支票采購的報銷工作和結(jié)算工作。9、做市場行情調(diào)查10、積極參加培訓(xùn)，遵守酒店紀(jì)律，保持與酒店有關(guān)部門的良好關(guān)系，完成上級分 配的其他工作任務(wù)。二、協(xié)調(diào)職責(zé)：1、和采購部門做相關(guān)協(xié)調(diào)工作2、和供應(yīng)商做相關(guān)協(xié)調(diào)工作。崗位職責(zé)編號：DT-PRO-003倉庫主管崗位職責(zé)職能概述在負(fù)責(zé)酒店所以用品、食品等物資的驗收、派發(fā)工作，按照酒店需求、驗貨標(biāo)準(zhǔn)檢 驗所有物品規(guī)格、質(zhì)量、價格、到貨時間等，充分發(fā)揮采購部的工作職能。

5、一、操作職責(zé)：（一）物品庫：1、嚴(yán)格遵守酒店各種規(guī)章制度，特別是物品庫工作程序和物品庫安全消防管理 制度。2、確保所負(fù)責(zé)的庫房干凈、整齊，每天都要檢查水、電、氣是否有跑漏現(xiàn)象，處 理不了的馬上向上級主管匯報，一定要把事故消滅在萌芽狀態(tài)中。3、對庫房物品的使用要做到心中有數(shù)，量少的要及時補充，對長期積壓的物品（即三個月未領(lǐng)用的物品）于每月底編制“倉庫物品積壓表”（食品、日用各一張，其格式如“急需處理食品報告單”），并提出處理意見，供主管考慮。對于質(zhì)次價高的物品或訂 貨不符的物品應(yīng)及時通知采購及上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。4、出庫時，一律憑領(lǐng)料單，沒有領(lǐng)料單的不予發(fā)貨。（二）食品庫：1、負(fù)責(zé)酒店所有食品、飲

6、品的后勤供應(yīng)工作。要將發(fā)放貨物記錄與成本核算賬核 對，做到帳物相符，無差錯。2、認(rèn)真檢查入庫的食品、飲品的品名、數(shù)量、外觀包裝、生產(chǎn)廠家、質(zhì)量是否符 合要求，如有問題不予以入庫。3、對入庫的貨物，要堆放整齊，安全擺放。4、出庫要做到先進(jìn)先出。5、食品、飲品入庫后要及時登賬，貨物發(fā)出要及時減賬，隨時做到賬物相符。6、倉庫主管應(yīng)經(jīng)常檢查食品、飲品的保質(zhì)期，和大廚溝通在現(xiàn)在的倉庫溫度基礎(chǔ) 上食品是否會提前過期，對將要到期的食品編制“需處理食品報告單”。二、協(xié)調(diào)職責(zé)：1和用貨部門溝通協(xié)調(diào)工作。2、和采購部門溝通協(xié)調(diào)工作。3、和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)工作。4、協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好各類資產(chǎn)和低值消耗品的盤點工作。崗位

7、職責(zé)編號：DT-PRO-004倉管員崗位職責(zé)職能概述在酒店倉庫主管的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對酒店用品、食品等物資的收、發(fā)工作，充分發(fā)揮 采購部的工作職能。一、操作職責(zé)：1服從領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。2、按程序進(jìn)行各種物資的收發(fā)，并按規(guī)范填制直撥單、驗收單。3、按規(guī)定做好倉庫進(jìn)銷存帳務(wù)記錄，嚴(yán)格執(zhí)行倉庫的安全制度，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙， 上下班前后對倉庫的門窗、貨架、電源、消防器材等進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時處理, 保證庫房和物資的安全。4、對庫存不足物品需及時補倉，物品補倉規(guī)定如下：（1）倉管員應(yīng)每天檢查庫存物品、食品、飲品、香煙的庫存量，不足的應(yīng)及時填寫 倉庫補倉表，并交給財務(wù)經(jīng)理審批后交給采購進(jìn)行采購。（2）如果積

8、壓物資用完后需要補倉的，倉管員先請示財務(wù)與大廚商討再做補倉的決 定。5、食品倉的倉管員應(yīng)定期、不定期的對物品的保質(zhì)期進(jìn)行檢查，對將要到期的食 品做表上報成本會計，以便對將到期的食品進(jìn)行及時處理，盡早利用杜絕浪費。6、物品的驗收程序：（1）倉庫補倉的物品由倉管員直接收貨。（2）部門申購的物品應(yīng)由倉管員與部門主管人員一同驗收。（3）凡沒有合同及報價的物品倉管員不開驗收單（直撥單開出后由部門主管簽名認(rèn)采購部基本工作程序和制度一、采購審批程序：編號：P&P-PRO-001可，但不給供應(yīng)商）。（4）所有直撥單都需由部門主管級以上的人員簽名為準(zhǔn)。（5）倉管員必需按規(guī)定填寫好驗收單、直撥單（各項目填

9、寫完整，清晰） 。（6）食品、用品單必需分開單。7、發(fā)貨程序：（1）倉管員必需核對發(fā)貨數(shù)量、物品才可將貨物發(fā)出。（2） 倉管員要審核各部門的領(lǐng)料單是否符合財務(wù)要求填寫。（日期、部門、品種數(shù) 量、食品用品分單填寫）。（3）所有單據(jù)原則上不許修改，確要修改的要求部門領(lǐng)貨人及發(fā)貨人員簽名確認(rèn)。8倉管員每天完成業(yè)務(wù)后，應(yīng)整理好當(dāng)天的單據(jù)（驗收單、直撥單、領(lǐng)料單夾好 登記入賬）。9、倉管員應(yīng)于次日早晨把所有的單據(jù)財務(wù)聯(lián)送交成本會計處，并登記好號碼要求 成本會計簽收。二、協(xié)調(diào)職責(zé)：1、與用貨部門溝通協(xié)調(diào)工作。2、和采購部門做相關(guān)協(xié)調(diào)工作。3、和供應(yīng)商做相關(guān)協(xié)調(diào)工作。4、月終做好各部門盤點工作。流程表:使用

10、部門經(jīng)理（申請）一一倉庫主管（有無存貨或可調(diào)調(diào)撥）一一采購部經(jīng)理（組 織報價、議價及定價）一一財務(wù)部經(jīng)理（成本及資金）一一主管副總（審核）一一總 經(jīng)理（核準(zhǔn)）流程圖：部門申請（經(jīng)理）倉庫主管采購部經(jīng)理（報價財務(wù)部經(jīng)3定價）（成本、資金）主管副總總經(jīng)理（核準(zhǔn)）采購部基本工作程序和制度二、采購貨品分類編號：P&P-PRO-0021貨倉存貨補充：倉庫管理人員要經(jīng)常檢查庫存貨品的存量的變化，貨品庫存量 到達(dá)最低界線時，填寫“采購申請單”。庫存最低線，也稱采購線，是酒店為保證供應(yīng), 減少資金積壓而確定的訂貨點的庫存量，它主要根據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期 限，進(jìn)貨容易易以及訂貨到進(jìn)貨入庫時天數(shù)

11、等因素確定。2、部門新增物料：各部門固定業(yè)務(wù)所需要設(shè)備或物料時，由各部門填寫采購申請單，按采購審批程序獲得批準(zhǔn)后，由采購部組織實施。3、部門更替舊有設(shè)備或物品：當(dāng)酒店的經(jīng)營活動至一定周期時，操作設(shè)備、器材、 用具、低值易耗品等均要按實際使用情況更新、補充。4、食物和飲料以及煙酒供應(yīng)：食物和飲料以及煙酒供應(yīng)品性質(zhì)不同，且受客人流 量和消費高低的影響，視實際而定，需要廚房部門、酒吧、采購部和成本會計、倉庫主 管的合作，以便以最佳的食物，產(chǎn)出最好的菜。因此，食物和飲料以及煙酒的采購申請 和程序與其他物品不同，除了批量的采購?fù)?，每天用料即日采購?、燃油和燃料。6、維修零配件和工程物料。7、急用和零星

12、用品、辦公用品。采購部基本工作程序和制度三、物品采購程序編號：P&P-PRO-0031貨倉存貨補充采購程序：倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需 要補充貨倉里的存貨，倉庫主管要填寫一份倉庫補貨“采購申請單”，采購申請單內(nèi)必 須注明以下資料。（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理應(yīng)把倉庫交來采購申請單上簽字確認(rèn)，并注明到貨 時間，退一份回倉庫。采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，選定 相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，標(biāo)

13、明本次申購單每種商品的價格，按采購審批程序報批， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施，一般物品要求之2天內(nèi)完成。有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。2、部門新增物品采購程序若部門欲增置新物料，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)查閱年度或月度編制計劃，弄清計 劃是否包括該項目等，如沒有預(yù)算，應(yīng)攢寫有關(guān)報告，連同“采購申請單”一并送交采 購部，采購部按酒店有關(guān)采購程序和審批程序進(jìn)行辦理，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織實施。3、部門更新替舊設(shè)備和物品米購程序：如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)、物品遺失或損壞報告” 給主管副總及財務(wù)經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將一份遺失或損壞報告、采購申請單及報廢物 資一并送交采購部，

14、采購部按酒店采購程序和審批程序辦理有關(guān)審批， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后, 組織采購。4、食品飲料，煙酒的采購程序：酒店中的食品和飲料每天消耗量很大，其中有些食物可以存放較長時間，但有些食 物存放卻不能。例如：海鮮、凍品、三鳥、肉類和蔬菜等就不同，有些物料還有有效使 用日期限制。所以采購部需要與各出品部、餐飲部，酒吧和成本會計有緊密合作，作出 適當(dāng)?shù)牟少?，就食物飲料而言。每天都有不同種類和數(shù)量的需求。各出品部的用料因營 業(yè)情況變化較大，申請購買的手續(xù)也跟其他方法不盡相同。(1) 蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果及各部門餐飲用料的采購申請，由各餐飲部門總廚或主管、酒吧，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫

15、每日市場購貨表, 采購部按每月定價的價格填上，經(jīng)餐飲部門經(jīng)理及質(zhì)量成本監(jiān)督審核后，便可以電話落 單或直接到市場選購。(2) 蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果的供應(yīng)商選定：以上貨品購買可采用 合約形式固定價格，并可確保貨源，采購部、餐飲營業(yè)部和成本會計必須合作，進(jìn)行價 格及質(zhì)量的比較，選定供應(yīng)商。采購部要邀請供應(yīng)商對酒店經(jīng)常使用的餐飲用料提供一 個月的報價，采購部組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與供應(yīng)商確定固定的一個月 供應(yīng)價，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價提供酒店所需的物料，這些報價和供應(yīng) 商的選定必須送交主管副總和總經(jīng)理審核方為有效。(3) 選擇供應(yīng)商，除考慮其價格是否合理外，亦需考

16、慮到其供應(yīng)能力和供貨水平 的穩(wěn)定性，需要對下面幾點進(jìn)行比較：A、哪一家供應(yīng)商的價格最低；B哪一家的質(zhì)量最高；C哪一家具備提供相同水平酒店的供貨經(jīng)驗。D哪一家供應(yīng)商最誠信。5、燃料采購程序采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采 購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實施。6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：工程倉日常補倉由工程部在計劃內(nèi)填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下 資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動，工程部

17、須做工程預(yù)算，并根據(jù)預(yù)算表項目做審批報 告后，填寫采購申請單（工程預(yù)算表附在采購申請單下面）,且采購申請單內(nèi)必須注明以 下資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫存數(shù)量；（3）最近一次訂貨單價；（4）最近一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，按“采購申請單”?nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審 批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施 采購部基本工作程序和制度四、審核采購申請單編號：P&P-PRO-0041所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給倉庫，經(jīng)

18、倉庫主管復(fù)核送采購部。2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用，第二聯(lián)采購部 存檔并組織采購，第三聯(lián)財務(wù)部應(yīng)付會計存檔核實，第四聯(lián)部門存檔。3、審定采購申清單：當(dāng)采購部收到采購申請單后、應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。(1) 簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。(2) 數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。4、選定供應(yīng)商。(1) 聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，可以利用電話。傳真或其他通訊途徑向供應(yīng)商索要資料，報價 及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得。A、營業(yè)代表的來訪；B供應(yīng)商目錄及郵寄小冊子；C刊物或電話黃頁，報刊的廣告；D網(wǎng)上查詢。(2) 有關(guān)部門

19、的介紹。選擇供應(yīng)商是一項是十分重要的環(huán)節(jié)， 所以要考慮以下條件:A、穩(wěn)固財政；最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應(yīng)商，因這樣對保持酒店貨品的水準(zhǔn)、 數(shù)量及交貨期有一定的保障；B品質(zhì)的統(tǒng)一，所選擇的供應(yīng)商必須能供應(yīng)符合酒店要求的物品，令酒店保持一 貫穩(wěn)定水平；C地區(qū)若品質(zhì)或數(shù)量上可以接受的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省運什費， 且聯(lián)系方便，易于隨時檢查合同的執(zhí)行情況；D價格：如所有供應(yīng)商供應(yīng)貨品、品質(zhì)、數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求，選擇 供應(yīng)商要選擇價格最低的一個，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與申購部門共同考慮，協(xié)商核定最 符合酒店要求的供應(yīng)商；E、維護(hù)保養(yǎng)：如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需

20、要注意這 一項，對設(shè)備等項目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng) 維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容， 以免造成不能配套或無法安裝的情況。采購部基本工作程序和制度五、報價單：編號：P&P-PRO-005報價單需要最少三家作出比較，但要視采購物品質(zhì)量和種類、貨源供應(yīng)而定。對采購價格的控制是整個采購控制最重要和最困難的工作，這是因為酒店所用的物品， 與其他行業(yè)相比，價格變化最大、最快、實難掌握和控制。特別是那些易于過期變質(zhì)的 貨品，其售價幾乎每天都在變化，有時上午和下午的價格就有差別，采購價格控制的目 的是：保證采購物品價格的合

21、理性。為了達(dá)到這個目標(biāo)，酒店采取三方報價的方法進(jìn)行 采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng) 商的物品，具體做法是：1采購部按照采購申請單的要求組織進(jìn)貨，簽訂訂單時，著手向有關(guān)供應(yīng)單位詢 價并填制報價單，包括：填寫報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，郵寄或送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。對于交通不便或外地的供應(yīng)商，如果采購期限較短，可 用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名， 職務(wù)等。寫個簡單的報告，說明詢價方式及其全部過程，并提出采購部的選擇意

22、見和 理由，連同報價單一起送交給主管副總和總經(jīng)理審批。2、采購審定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供 應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進(jìn)行評估后，報主管副總和總經(jīng)理審核，確定其 中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商。3、采購審定小組。A、餐飲部物品：主管副總經(jīng)理、采購部經(jīng)理、中西餐經(jīng)理、中西餐總廚、財務(wù)部 經(jīng)理B客房部物品：主管副總經(jīng)理、客房部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理C工程部物品：主管副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理D辦公室物品：主管副總經(jīng)理、行政部經(jīng)理、采購部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理4、供應(yīng)單位確定后，由于酒店物品的價值和數(shù)量較大時，采購部可以和供應(yīng)商作 議價，

23、以進(jìn)一步達(dá)成對酒店較為有利的協(xié)議。而且議價方式不僅可以在價錢方面洽談， 甚至物品的質(zhì)量、交貨期或一切細(xì)節(jié)都可以商磋。降低價格對酒店有直接的利益。在以 下情況下，儀價是沒有多大作用的，但盡力嘗試。A、小數(shù)額的購買；B唯一供應(yīng)的來源；C國家或行業(yè)規(guī)定的價格；D己定折扣之價目表；E、緊俏的市場商品。當(dāng)一切步驟完成后，采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請單的適當(dāng)欄目內(nèi)，連同 所有報價單和推薦供應(yīng)商的報價，交給主管副總和總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、定購：采購申請單一經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，交回采購部，采購部便安排分派采 購申請單給有關(guān)的部門，而采購員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購單給供應(yīng)商，及時進(jìn)行采購。采購單 是酒店正式給予供應(yīng)商的授

24、權(quán)文件，此份定單一式四份，而其中所列的供應(yīng)商、貨品內(nèi)容質(zhì)量、數(shù)量及價格必須與己批準(zhǔn)之采購申請單相同。 采購單一式四聯(lián)：第一聯(lián)供應(yīng)商; 第二聯(lián)采購部；第三聯(lián)財務(wù)應(yīng)付帳款聯(lián)；四聯(lián)用貨部門。采購定單要注明資料：A、貨品供應(yīng)商的名稱、地址及有關(guān)資料：B采購申請單的號碼；C訂單日期；D需求部門；E、品名、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、數(shù)量、單價、包裝要求、交貨日期、運輸方式及驗 收標(biāo)準(zhǔn)；F、總值;G付款方法。6、合同：有關(guān)服務(wù)性質(zhì)的需求，工程項目或高總值及數(shù)量大的物品的定購，采購 部要以采購合同代替采購訂單。采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽置， 雙方便需遵守合同上的細(xì)則。（1）、合同的目的：A、買賣雙方

25、通過合同確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益；B合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力；C合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行。（2）、工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明A、工作范圍一一物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備B規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法；c其他費用一一雜項開支、超時、工人工資、保險費等的承擔(dān)；D完成工期和工程進(jìn)度界定方法；E、延期完工的賠償；F、保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定；G工程進(jìn)度款，保證金等的付款方法和規(guī)定。（3）物品或服務(wù)性采購合同細(xì)則應(yīng)列明：A、詳細(xì)采購項目標(biāo)明的：名稱、產(chǎn)地、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝的規(guī)定。B交貨期限，運輸方法及交貨地點；

26、C付款細(xì)則和驗收方法；D維修保養(yǎng)辦法及收費；E、保修的年限；F、接受或拒絕貨品程序和處理方法；G什么情形下可取消合同；H合法的權(quán)利及義務(wù)。采購部基本工作程序和制度六、其他1采購定單的跟催當(dāng)定單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。以下情況采購部需要跟催的：（1）物品未能依期交貨；（2）交負(fù)數(shù)量或品質(zhì)與訂單有出入；（3）新定的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商；（4）唯一來源但有問題的供應(yīng)商；（5）供應(yīng)商未能履行合同責(zé)任。2、采購定單取消（1）酒店取消定單：如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購 部必須預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法，以便報總經(jīng)理作出決定。（2）供應(yīng)商

27、取消定單：如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并 立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟(jì)損失（3）違反合同：合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。（4）檔案儲存：要有完善的米購資料，必須有完善之檔案儲存制度，以便快捷存查資料。為避免資料遺失，借出之資料必須登記及催還。采購部基本工作程序和制度七、米購交貨延遲檢討表凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫采購 交貨延遲檢討表，說明原因及跟進(jìn)情況。采購部基本工作程序和制度八、采購驗收制度編號：P&P-PRO-006第1章總則第1條

28、目的。為保證酒店菜品及時供應(yīng)，并保證所購菜品原料符合質(zhì)量規(guī)定要求， 特制定本制度。第2條 適用范圍。適用于酒店物品驗收。第3條職責(zé)(1) 采購部負(fù)責(zé)進(jìn)行菜品原料采購。(2) 財務(wù)部負(fù)責(zé)對菜品原料采購計劃進(jìn)行審核。(3) 倉庫管理人員會同餐飲部相關(guān)人員負(fù)責(zé)菜品原料驗收。第2章菜品原料驗收第4條 菜品原料驗收由倉庫管理人員會同餐飲部人員具體負(fù)責(zé)，采購員每天應(yīng)向倉庫收貨人員了解食品的到貨情況。第5條 當(dāng)供貨單位送來菜品原料時，驗收員首先將供貨單位的送貨發(fā)票與事先拿 到的相應(yīng)的“訂購單”核對。(1) 驗收人員首先應(yīng)核對送貨發(fā)票上的供貨單位的名稱與地址，避免錯收貨和接 受本酒店未訂購的貨物。(2) 核對

29、送貨發(fā)票上的價格。若發(fā)票上的價格高于訂購單上的價格，驗收人員要 詢問送貨員提價的原因，并將情況反映給采購部經(jīng)理、成本控制員或廚師長，無論退貨 還是不予退貨，都要有廚師長和成本控制員在貨物驗收單上簽字，表示責(zé)任。若供貨單 位送貨時的價格低于訂購單上的價格，驗收員應(yīng)請廚師長檢查食品原料的質(zhì)量，質(zhì)量合 格，廚師長在驗收單上簽名，驗收員可按此價接受這批原料。第6條 檢查食品原料質(zhì)量（1）檢驗人員檢驗的依據(jù)是菜品原料采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和采購申請單。因為在這些表 中均有對采購的食品原料質(zhì)量要求的描述。一套完整的“采購規(guī)格表”應(yīng)貼在墻上或特 別的大塊批示牌上，以便到貨時核對參考。（2）若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，如食品原料的

30、腐爛、變色、氣味怪異、袋裝食品有效期過 期、水果有明顯斑痕等現(xiàn)象，驗收員有權(quán)當(dāng)即退貨。第7條 檢驗菜品原料數(shù)量。驗收員根據(jù)訂貨單對照送貨單，通過點數(shù)、稱量等方法，對所有到貨的數(shù)量進(jìn)行核 對。數(shù)量檢查核對應(yīng)注意下列事項。（1）對于密封的箱或其他容器的物品，應(yīng)打開一只做抽樣調(diào)查，查看里面的物品 數(shù)量與重量是否與容器上標(biāo)明的一致，然后再計算總箱數(shù)。但對高規(guī)格的食品原料仍需 全部打開逐箱點數(shù)。（2）對于未密封的箱裝食品原料，仍應(yīng)按箱仔細(xì)點數(shù)或稱重。（3）檢查單位重量。除了稱到貨的重量之外，還應(yīng)抽查單位重量，檢查單位重量 是否在驗收規(guī)格規(guī)定的范圍之內(nèi)。第8條 在送貨發(fā)票上簽名（1）所有送貨應(yīng)有送貨發(fā)票。

31、送貨員呈現(xiàn)給驗收員的送貨發(fā)票有兩聯(lián)，送貨員要 求驗收員在送貨發(fā)票上簽名，將第二聯(lián)還給送貨員以示購貨單位收到了貨物。上聯(lián)交給 付款人員。（2）發(fā)票上面應(yīng)該有價格，驗收員要檢查發(fā)票上的價格，避免產(chǎn)生錯誤，無論是 有意還是無意的。第9條填寫驗收單驗收員確定他所驗收的這批食品原料的價格、質(zhì)量、數(shù)量全部符合訂購單或采購申 請單后，可填寫物品驗收單。驗收單一式四份：第一聯(lián)交驗收處；第二聯(lián)交貯藏室；第三聯(lián)交成本控制室；第四 聯(lián)交財會部。第10條退貨處理（1）若送來的食品原料不符合采購要求，應(yīng)請求餐飲部經(jīng)理或廚師長；若因生產(chǎn) 需要決定不退貨時，應(yīng)由廚師長或有關(guān)決策人員在物品驗收單上簽名；若決定退（換） 貨的話

32、，應(yīng)填寫退（換）貨單。（2）在退貨單上填寫所退貨物名稱、退貨原因及其他信息，要求送貨員簽名。退（換）貨單一式三聯(lián)：一聯(lián)留驗收部，一聯(lián)交送貨員帶回供貨單位；一聯(lián)交財務(wù)部。（3）設(shè)法通知供貨單位，本飯店已退貨，如果供貨單位補發(fā)或重發(fā)，新送來的貨 物按常規(guī)處理。（4）交貨中有腐爛食品原料，退貨之后，應(yīng)向采購部有關(guān)人員報告，以便盡快找 到可替代的供應(yīng)來源或可能的生產(chǎn)辦法，以減少生產(chǎn)部門的不便。第11條驗收章使用（1）驗收員檢查完食品原料的價格、數(shù)量、質(zhì)量及辦理完必要的退貨之后，可在 獲準(zhǔn)接受的食品原料的送貨發(fā)票上蓋驗收章，并把蓋了驗收章的送貨發(fā)票貼在驗收單 上，以便送往會計部。（2）驗收章內(nèi)容有：飯店

33、名稱；驗收員簽名；驗收日期及成本入賬部門。第12條 在貨物包裝上注明發(fā)票上的信息注在貨物包裝上主要有以下信息（1）收貨日期，有助于判斷存貨流轉(zhuǎn)方法是否有效。（2）購價，在存貨時就不必再查尋驗收日報表或發(fā)貨票。第13條 所收到的肉類和海產(chǎn)品加上存貨標(biāo)簽（1）所有冷藏室的肉類和海產(chǎn)品這些成本費很高的食品原料，都必須系上“冷藏 魚肉食品標(biāo)簽”。（2）肉類標(biāo)簽有正、副兩聯(lián)（也可上下或左右兩聯(lián)），正聯(lián)由驗收員用繩子扎在食 品外包裝或者直接拴在食品原料上。副聯(lián)與物品驗收單一起交財務(wù)成本控制人員。（3）廚房領(lǐng)料之后，解下標(biāo)簽，加鎖保管。原料用完之后將標(biāo)簽送食品會計師， 核算當(dāng)天魚肉成本。（4）食品成本控制師

34、核對由其保管的標(biāo)簽和和廚房送來的副標(biāo)簽，根據(jù)未使用的 標(biāo)簽，盤點存貨。發(fā)現(xiàn)存貨短缺，應(yīng)分析是否存在偷盜，或者記錯了金額。第14條 將到貨物品送到貯藏室、廚房。（1） 所收到的食品原料一部分被直接送到廚房或銷售地點，稱做“直拔原料”，另 一部分被送到貯藏室，稱做“入庫原料”。（2）出于質(zhì)量和安全方面的原因，驗收員應(yīng)負(fù)責(zé)保證把貨物送到貯藏室。由供應(yīng) 單位的送貨員直接把貨物送入倉庫置放的做法是不可取的。當(dāng)送貨員離去后，驗收人員 或本單位其他工作人員應(yīng)把貨物迅速搬到安全可靠的貯藏室。（3）驗收員把物品驗收單中規(guī)定的一聯(lián)交給貯藏室管理員，后者根據(jù)驗收單再次驗收，最后入庫貯存。（4）為了便于進(jìn)行食品成本核

35、算，驗收員在發(fā)票上明顯的地方逐項注明哪一項是 直接送廚房的，哪一項是送倉庫的；或者根據(jù)不同的送貨地點，使用不同顏色的發(fā)票， 以方便送貨，并憑此編制“驗收日報表”。第15條 填寫驗收日報表和其他報表。（1）驗收完畢后，大多數(shù)大型企業(yè)要求驗收員完成一張列明所有收貨項目的表格， 這張表格通常以供貨商分類，以驗收的順序排列。（2）表格之一是驗收日報表。除了每種食品原料的價格欄目外，該表將成本分為 直拔、貯藏室和雜項三類。雜項指不是菜品原料的項目，如紙張和清潔用品，不屬于食 品原料的成本。第16條 將各種驗收記錄呈交給有關(guān)部門，并標(biāo)明過期到達(dá)的貨物。（1）驗收員在所有發(fā)票上蓋章簽字，并把發(fā)票貼在物品驗收

36、單上，然后將貼著發(fā) 票的物品驗收單送至管理人員，管理員在發(fā)票上簽字后送至成本控制師，由成本控制師 核對發(fā)票數(shù)字的正確性。（2）成本控制員檢查完畢后，送交會計部，會計部會將有關(guān)數(shù)字填進(jìn)采購日志內(nèi)。第3章驗收控制第16條 在驗收工作中，還應(yīng)做好防盜工作。防盜工作有以下基本原則。（1）指定專人負(fù)責(zé)驗收工作，應(yīng)盡可能將交貨時間安排在驗收員比較空的時候。（2）驗收工作和采購工作分別由專人負(fù)責(zé)。（3）如果驗收兼管其他工作，則誰有空誰驗收。（4）商品應(yīng)運送指定驗收區(qū)域。（5）驗收之后，及時將商品送入貯藏室，防止食品變質(zhì)和職工偷盜。（6）不允許推銷員、送貨員等進(jìn)入貯藏室或食品生產(chǎn)區(qū)域。驗收、檢查區(qū)域靠近 入口

37、處。采購部基本工作程序和制度九、倉庫管理制度I編號：P&P-PRO-0071、倉庫的分類：酒店的總倉分有用品倉和食品倉2、物品驗收：（1）倉管員對采購員購回的物品無論多少，大小等都要進(jìn)行驗收，并做到: 發(fā)票與實物的名稱,規(guī)格,型號,數(shù)量等不相符時不驗收； 發(fā)票上的數(shù)量與實物數(shù)量不相符，但名稱,規(guī)格,型號相符可按實際驗收； 對購進(jìn)的食品原材料，油味料不鮮不收，味道不正不收 對購進(jìn)品已損壞的不驗收(2) 驗收后,要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱,規(guī)格,型號，單價,單位,數(shù)量和金額填寫驗收 單,一式四份,其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交材料會計.3、入庫存放：(1)驗收后的物

38、資，除直撥的外，一律要進(jìn)倉保管；進(jìn)倉的物品一律按固定的位置堆放；(3) 堆放要有條理，注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上.(4) 凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進(jìn)倉時在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時按數(shù)減出， 結(jié)出余數(shù)；卡片固定在物品正前方.4、保管與抽查：(1)對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀，鼠咬,防霉?fàn)€變質(zhì)，將物資的損耗率降到最低限度.抽查： 倉管員要經(jīng)常對所管物資進(jìn)行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及 時查對； 材料會計或有關(guān)管理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進(jìn)行抽查，檢查是否賬卡相符，賬物相符，賬賬相符.5、領(lǐng)發(fā)物資(1) 領(lǐng)用物品計劃或報告： 凡領(lǐng)用物品，根據(jù)規(guī)定須提前做計

39、劃，報庫存部門準(zhǔn)備； 倉管員將報來的計劃按每天發(fā)貨的順序編排好，做好目錄，準(zhǔn)備好物品，以便取貨人領(lǐng)??；(2) 發(fā)貨與領(lǐng)貨 各部門的領(lǐng)貨一般要求專人負(fù)責(zé)； 領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期，名稱，規(guī)格,型號，數(shù)量，單價，用途等)并簽名，部門經(jīng)理 簽字后，倉管員憑單發(fā)貨； 領(lǐng)料單一式三份，領(lǐng)料部門自留一份，部門負(fù)責(zé)人憑單驗收；倉管員一份，憑單入賬;材 料會計一份，憑單記明細(xì)賬； 發(fā)貨時倉管員要注意物品先進(jìn)的先發(fā)，后進(jìn)的后發(fā)(3)貨物計價： 貨物一般按進(jìn)價發(fā)出 需調(diào)出酒店以外的單位的物資，一般按原進(jìn)價調(diào)出6、盤點：(1) 倉庫物資要求每月月底大盤點，半年和年終徹底盤點；(2) 將盤結(jié)果列明細(xì)表報財務(wù)部審核

40、；(3) 盤點期間停止發(fā)貨.7、記賬：(1) 設(shè)立賬簿和登記賬，賬簿要整齊，全面,一目了然；(2) 賬簿要分類設(shè)置,物資要分品種,型號,規(guī)格等設(shè)立賬戶；(3) 記賬時要先審核發(fā)票和驗收單，無誤后再入賬，發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決，在未弄清和 更正前不得入賬；(4) 審核驗收單，領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬；(5) 發(fā)出的物資用加權(quán)平均法計價，月終出現(xiàn)的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員,部門,財務(wù)部各一份；(6) 直撥物資的收發(fā)，同其他入庫物資一樣入賬；(7) 調(diào)出本酒店的物資費用，應(yīng)由財務(wù)部沖減往來費用；(8) 進(jìn)口物資要按發(fā)票的數(shù)量，金額,稅金，檢疫費等如實

41、折為單價人民幣入賬，發(fā)出時按 加權(quán)平均法計價；(9) 對于發(fā)票，稅單,檢疫費等尚未到的進(jìn)口物資，于月底估價發(fā)放，待發(fā)票,稅單,檢疫費 等收到,沖減估價后，再按實入賬，并調(diào)整暫估價，報財務(wù)部材料會計調(diào)整三級賬；(10) 月底按時將材料會計報表連同驗收單，領(lǐng)料單等報送財務(wù)部材料會計；(11) 與倉管員校對實物賬，每月與財務(wù)部材料會計對賬，保證賬物相符，賬賬相符. &建立檔案制度：(1) 倉庫檔案應(yīng)有驗收單,領(lǐng)料單和實物賬簿；(2) 材料會計的檔案有驗收單,領(lǐng)料單,材料明細(xì)賬和材料會計報表.采購部基本工作程序和制度十、物品、原材料盤查制度 編號：P&P-PRO-0081、物品,原材料

42、,物料在盤點中發(fā)生的溢損，應(yīng)對自然溢損和人為溢損分別作出處理.2、自然溢損：(1)物品,原材料,物料采購進(jìn)倉后，在盤點中出現(xiàn)的干耗或吸潮升溢，如食品中的米面及 其制品，干雜貨等，在升損率合理的范圍內(nèi)，可填制升損報告，經(jīng)經(jīng)理審查后，視"營業(yè)外 收入"或"管理費"科目內(nèi)處理； 超出合理升損率的損耗或溢余,應(yīng)先填制升損報告書，查明原因，說明情況，報部門經(jīng) 理審查，按規(guī)定在"營業(yè)外收入"或"管理費"科目內(nèi)處理.3、人為溢損：人為溢損應(yīng)查明原因，根據(jù)單據(jù)報部門經(jīng)理審查，按有關(guān)規(guī)定在"待處理收入"或&quo

43、t;待處理 費用"科目處理.采購部基本工作程序和制度十、物品、原材料損耗處理制度編號：P&P-PRO-0091、物品及原材料，物料發(fā)生變質(zhì)，霉壞,失去使用（食用）價值,需要作報損，報廢處理2、保管人員填報"物品,原材料變質(zhì)霉壞報損，報廢報告表",據(jù)實說明壞，廢原因,并經(jīng) 業(yè)務(wù)部門審查提出處理意見,報部門經(jīng)理或財務(wù)部審批.3、對核實并核準(zhǔn)報損,報廢的物品,原材料的殘骸,由報廢咅部門送交廢舊物品倉庫處理.4、 報損，報廢由有關(guān)部門會同財務(wù)部審查，提出意見，并呈報總經(jīng)理審批.5、在"營業(yè)外支出"科目處理報損，報廢的損失金額.采購部基本工作程序和制度十二、倉庫物資管理制度編號：P&P-PRO-0101、 酒店倉庫的倉管人員應(yīng)嚴(yán)格檢查進(jìn)倉物料的規(guī)格,質(zhì)量和數(shù)量,發(fā)現(xiàn)與發(fā)票數(shù)量不 符，以及質(zhì)量,規(guī)格不符合使用部門的要求，應(yīng)拒絕進(jìn)倉，并立即向采購部遞交物品驗收 質(zhì)量報告2、 經(jīng)辦理驗收手續(xù)進(jìn)倉的物料，必須填