自我管理之時間管理（PPT37頁)

1、最近是否發(fā)生過下列情況最近是否發(fā)生過下列情況? ?錯過一個重要會議或約會；錯過一個重要會議或約會；坐席代表剛剛記錄的問題，忘記回復(fù)客戶，電話又打來了坐席代表剛剛記錄的問題，忘記回復(fù)客戶，電話又打來了最后期限到了，應(yīng)該完成的員工測聽，卻沒完成最后期限到了，應(yīng)該完成的員工測聽，卻沒完成要和某坐席代表進(jìn)行的績效面談一拖再拖要和某坐席代表進(jìn)行的績效面談一拖再拖因無法在上班時間內(nèi)完成，晚上或周末要帶回家去做因無法在上班時間內(nèi)完成，晚上或周末要帶回家去做下周一就要匯報了，今天都周五了，還未準(zhǔn)備出匯報稿下周一就要匯報了，今天都周五了，還未準(zhǔn)備出匯報稿.你的你的時間都到哪里去了？時間都到哪里去了？ 被被上級所

2、占用的時間上級所占用的時間 被下屬所占用的時間被下屬所占用的時間 被會議所占用的時間被會議所占用的時間 被自己所占用的時間被自己所占用的時間 被浪費的時間被浪費的時間 績效工作成果工作品質(zhì)時效成本控管績效工作成果工作品質(zhì)時效成本控管時間管理的能力，至少占工作績效時間管理的能力，至少占工作績效1/41/4比重比重 效率（效率（EfficiencyEfficiency）V.S. V.S. 效果（效果（Effectiveness)Effectiveness) 效率：正確的做事（效率：正確的做事（Do the things rightDo the things right） 效果：做正確的事情（效果：

3、做正確的事情（Do the right thingsDo the right things） 效能：把正確的事情做正確（效能：把正確的事情做正確（Do the right things rightDo the right things right） 時間哪里去了時間哪里去了如何有效管理你的時間如何有效管理你的時間時間管理常見陷阱及應(yīng)對時間管理常見陷阱及應(yīng)對管理時間的關(guān)鍵管理時間的關(guān)鍵 時間的基本元素是時間的基本元素是事件事件 管理時間的關(guān)鍵是管理時間的關(guān)鍵是控制事件控制事件有效規(guī)劃你的時間有效規(guī)劃你的時間1.1.列出任務(wù)列出任務(wù)2.2.估計工作需要時間估計工作需要時間3.3.預(yù)留機(jī)動時間給意外

4、事件預(yù)留機(jī)動時間給意外事件4.4.決定優(yōu)先決定優(yōu)先, ,刪減和委派刪減和委派5.5.事后檢查事后檢查時間管理的關(guān)鍵時間管理的關(guān)鍵專注是提高個人工作效能的關(guān)鍵專注是提高個人工作效能的關(guān)鍵. .高效的經(jīng)理人堅持要事第一高效的經(jīng)理人堅持要事第一, ,而且每次只做一件事而且每次只做一件事 彼德杜拉克彼德杜拉克要事第一要事第一 “大石頭大石頭”理論理論 帕雷托定律帕雷托定律 ABCABC法則法則 時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖“大石頭大石頭”理論理論小桶代表什么？小桶代表什么？大石塊、小石塊、沙子代表什么？大石塊、小石塊、沙子代表什么？您有什么啟發(fā)？請談?wù)勀母邢?？您有什么啟發(fā)？請談?wù)勀母邢耄縒ork

5、smarter, not harder.帕雷托定律帕雷托定律意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托（意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托（PartoParto）w 80% sale from 20% customers80% sale from 20% customersw 80% profit from 20% product line80% profit from 20% product linew 80% problems from 20% employees80% problems from 20% employees A A級優(yōu)先級優(yōu)先必須做的事必須做的事 B B級優(yōu)先級優(yōu)先應(yīng)該做的事應(yīng)該做的事 C C級優(yōu)先級優(yōu)先可

6、以做的事可以做的事重重要要緊急緊急準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作預(yù)防措施預(yù)防措施計劃、規(guī)劃計劃、規(guī)劃建立人際關(guān)系建立人際關(guān)系挖掘新機(jī)會挖掘新機(jī)會危機(jī)危機(jī)突發(fā)事件突發(fā)事件重要客戶緊急來電重要客戶緊急來電有期限壓力的重要工作有期限壓力的重要工作干擾的事情、電話干擾的事情、電話某些會議、電話某些會議、電話受歡迎的活動受歡迎的活動符合別人期望的事符合別人期望的事不不重重要要不緊急不緊急時間管理矩陣時間管理矩陣忙碌瑣碎的事忙碌瑣碎的事不重要的電話不重要的電話廣告函件廣告函件浪費時間之事浪費時間之事重重要要緊急緊急不不重重要要不緊急不緊急時間管理矩陣時間管理矩陣 I II III IV 緊急緊急 不緊急不緊急 重重 要

7、要 不重要不重要 案例研討：你的時間管理矩陣案例研討：你的時間管理矩陣重重要要緊急緊急不不重重要要不緊急不緊急高效能時間管理高效能時間管理 年計劃年計劃活動計劃表活動計劃表年度目標(biāo)：年度目標(biāo)：一月一月二月二月三月三月四月四月五月五月六月六月工作計劃工作計劃生活計劃生活計劃七月七月八月八月九月九月十月十月十一月十一月十二月十二月月份月份月份月份工作計劃工作計劃生活計劃生活計劃第第 周周事件事件任務(wù)任務(wù)優(yōu)先級優(yōu)先級時間安排時間安排星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五星期六星期六星期七星期七項目項目1 1項目項目2 2打電話給客戶打電話給客戶跟網(wǎng)絡(luò)部開會跟網(wǎng)絡(luò)部開會拜訪客戶拜

8、訪客戶培訓(xùn)業(yè)務(wù)員培訓(xùn)業(yè)務(wù)員1 13 32 24 41 1 3 32 24 4每日工作計劃表每日工作計劃表2 2月月2525日（星期三日（星期三）8:00-9:008:00-9:009:00-10:009:00-10:0010:00-11:0010:00-11:0011:00-12:0011:00-12:0012:00-13:0012:00-13:0013:00-14:0013:00-14:00 14:00-15:0014:00-15:0015:00-16:0015:00-16:0016:00-17:0016:00-17:0017:00-18:0017:00-18:0018:00-19:0018

9、:00-19:00EveningEvening優(yōu)先事件優(yōu)先事件節(jié)約時間的秘訣節(jié)約時間的秘訣n每天花每天花3030分鐘制定計劃，要有書面的待辦單、日計劃、月計劃和周計劃分鐘制定計劃，要有書面的待辦單、日計劃、月計劃和周計劃n盡量將無用的文件處理掉盡量將無用的文件處理掉 ，在固定的時間里處理郵件，盡量利用空余時間看文件，在固定的時間里處理郵件，盡量利用空余時間看文件n處理工作切忌先辦小的，后辦大的，應(yīng)先做最重要的事處理工作切忌先辦小的，后辦大的，應(yīng)先做最重要的事n在高效的時間里完成重要的工作在高效的時間里完成重要的工作n盡量用最快速有效的方式解決問題盡量用最快速有效的方式解決問題n學(xué)會授權(quán)，能讓別

10、人去做的盡量要別人去做學(xué)會授權(quán)，能讓別人去做的盡量要別人去做n你的下屬都了解你的工作習(xí)慣和時間習(xí)慣你的下屬都了解你的工作習(xí)慣和時間習(xí)慣n減少不必要的會議減少不必要的會議n定期分析自己時間利用的情況定期分析自己時間利用的情況時間哪里去了時間哪里去了如何有效管理你的時間如何有效管理你的時間時間管理常見陷阱及應(yīng)對時間管理常見陷阱及應(yīng)對1 1、計劃欠妥、計劃欠妥7 7、欠缺自律、欠缺自律1313、用人不當(dāng)、用人不當(dāng)2 2、貪求過多、貪求過多8 8、無力拒絕、無力拒絕1414、社交閑談、社交閑談3 3、不速之客、不速之客9 9、做事絕延、做事絕延1515、權(quán)貴混淆、權(quán)貴混淆4 4、條理不清、條理不清10

11、10、無效會議、無效會議1616、溝通不良、溝通不良5 5、事必躬親、事必躬親1111、文件繁雜、文件繁雜1717、進(jìn)度失控、進(jìn)度失控6 6、電話干擾、電話干擾1212、工作擱置、工作擱置1818、應(yīng)付危機(jī)、應(yīng)付危機(jī)跳脫時間陷阱跳脫時間陷阱豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里缺乏計劃性缺乏計劃性 沒時間做計劃沒時間做計劃 工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃 計劃常常被打斷計劃常常被打斷 不喜歡被計劃束縛不喜歡被計劃束縛 “船到橋頭自然直船到橋頭自然直” ” 如何克服干擾如何克服干擾“反正時間還早反正時間還早” 拖延拖延浪費了今天浪

12、費了今天每天都是一個遺憾的生活每天都是一個遺憾的生活逃避積極的人生逃避積極的人生健康不良健康不良待處理問題的不斷增多待處理問題的不斷增多長期在壓力下工作的憂慮長期在壓力下工作的憂慮拖延的代價拖延的代價克服拖延的技巧克服拖延的技巧 不要把難事往后拖不要把難事往后拖 不要把不喜歡的事往后拖不要把不喜歡的事往后拖 不要把喜歡的事做過了頭不要把喜歡的事做過了頭與拖延決戰(zhàn)與拖延決戰(zhàn)事情事情看起來看起來很棘手：這件事令人感到為難，很棘手：這件事令人感到為難，但是它非做不可，因此我將立即做完它，但是它非做不可，因此我將立即做完它，以盡早忘掉它以盡早忘掉它任務(wù)龐大：將事情切成好幾塊小塊任務(wù)，任務(wù)龐大：將事情切

13、成好幾塊小塊任務(wù)，快速地完成每一塊的任務(wù)；快速地完成每一塊的任務(wù)；切香腸切香腸能力不足：加強(qiáng)短板、提高技能能力不足：加強(qiáng)短板、提高技能自我約束力不強(qiáng)：設(shè)定最后時間點，一定自我約束力不強(qiáng)：設(shè)定最后時間點，一定要完成，給自己獎勵要完成，給自己獎勵事必躬親事必躬親 擔(dān)心部屬做錯擔(dān)心部屬做錯 安全感安全感 不愿放棄得心應(yīng)手的工作不愿放棄得心應(yīng)手的工作 找不到可授權(quán)的下屬找不到可授權(quán)的下屬有效委派有效委派委派的選擇新手新手做過做過類似類似工作的人工作的人備忘錄、傳備忘錄、傳真、電子郵件真、電子郵件必要時必要時個別會晤個別會晤每天每天委派給誰委派給誰如何指示如何指示跟進(jìn)工作跟進(jìn)工作不好意思拒絕別人不好意思

14、拒絕別人 接受請求比拒絕更容易接受請求比拒絕更容易 拒絕請托會觸怒請托者從而導(dǎo)致請托者報復(fù)拒絕請托會觸怒請托者從而導(dǎo)致請托者報復(fù) 我想做一個廣受愛戴的人我想做一個廣受愛戴的人 我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕學(xué)會說學(xué)會說“NO！”耐心傾聽耐心傾聽如無法當(dāng)場決定則要告訴他你要考慮多長如無法當(dāng)場決定則要告訴他你要考慮多長顯示慎重，表情應(yīng)和顏悅色顯示慎重，表情應(yīng)和顏悅色態(tài)度堅定，指出拒絕的理由態(tài)度堅定，指出拒絕的理由拒絕的是請托而不是他拒絕的是請托而不是他如有可能為他提供其他可行途徑如有可能為他提供其他可行途徑切忌透過第三者來拒絕切忌透過第三者來拒絕以終為始以終為始 是必須要做的嗎？是必須要做的嗎？ 不完成會怎樣？不完成會怎樣？ 是自己想要的嗎？是自己想要的嗎？ 和目標(biāo)直接