標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議模式

1、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議模式一、會(huì)議種類1學(xué)院級(jí)會(huì)議：主要包括院長(zhǎng)辦公會(huì)、全體教職員工大會(huì)、全體中層干部會(huì)。學(xué)院級(jí)會(huì)議由院長(zhǎng)批準(zhǔn)，院辦公室負(fù)責(zé)組織召開。2專業(yè)會(huì)議：即學(xué)院專門性、綜合性業(yè)務(wù)會(huì)議，（如教學(xué)工作研討會(huì)、學(xué)生工作研討會(huì)、職工代表大會(huì)、全體黨員大會(huì)等）專業(yè)會(huì)議由分管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。3系（部）工作會(huì)議：由系（部）主管領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負(fù)責(zé)組織。4上級(jí)或外單位在學(xué)院召開的會(huì)議：由院辦公室受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口單位協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。5以學(xué)院名義對(duì)外參加的各類會(huì)議。二、會(huì)議管理體制1學(xué)院辦公室統(tǒng)一管理會(huì)議制度，所有會(huì)議均須在院辦審批或登記備案。2各部門須在年度計(jì)劃中提出全年會(huì)議計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算，

2、經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后遵照?qǐng)?zhí)行。3學(xué)院嚴(yán)格控制未預(yù)見的臨時(shí)性會(huì)議，對(duì)此類會(huì)議按一會(huì)一報(bào)原則審批。4會(huì)務(wù)工作主要由院辦公室承辦，其他部門主辦的會(huì)議，辦公室應(yīng)予以協(xié)助。5學(xué)院財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議開支預(yù)算方案的審核，減少不合理費(fèi)用，并確保合理經(jīng)費(fèi)及時(shí)到位。6除其他部門主辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由學(xué)院辦公室整理、立卷、存檔。7以學(xué)院名義對(duì)外參加各類會(huì)議需經(jīng)主管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，程序如下：有價(jià)值或必須參加的會(huì)議接到會(huì)議通知 部門負(fù)責(zé)人審批 主管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批 參加部門（人）準(zhǔn)備會(huì)議材料 報(bào)學(xué)院辦公室備案、參會(huì)三、會(huì)議程序1對(duì)定期的常規(guī)會(huì)議，在會(huì)前應(yīng)明確該次會(huì)議主題和臨時(shí)出席或列席人員。院長(zhǎng)辦公會(huì)議題由院長(zhǎng)辦公會(huì)

3、成員根據(jù)各自分管工作內(nèi)容提出，院長(zhǎng)辦公會(huì)議題應(yīng)提前三個(gè)工作日?qǐng)?bào)學(xué)院辦公室，由辦公室統(tǒng)一整理報(bào)院長(zhǎng)審批，由院長(zhǎng)、董事長(zhǎng)確定辦公會(huì)議題；如有臨時(shí)重大事項(xiàng)需辦公會(huì)討論，由院長(zhǎng)、董事長(zhǎng)決定是否列入議題。專業(yè)會(huì)議議題由承辦部門根據(jù)工作內(nèi)容提出，由主管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)學(xué)院辦公室備案，重要議題報(bào)院長(zhǎng)、董事長(zhǎng)審批。系（部）工作會(huì)議議題由系（部）負(fù)責(zé)人確定，重要議題報(bào)主管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2對(duì)不定期的重要會(huì)議，承辦人應(yīng)提出會(huì)議預(yù)案，預(yù)案包括：會(huì)議名稱、會(huì)議主旨和目標(biāo)、會(huì)議議項(xiàng)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持人、出席人員、會(huì)議預(yù)算、接待工作說明、現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展，、可能）存在的問題、解決方案及要求、籌備時(shí)間進(jìn)度表等。

4、3會(huì)議預(yù)案通過后方可執(zhí)行。4會(huì)議申請(qǐng)應(yīng)通過口頭或書面形式?？陬^形式僅適用于例會(huì)召開的確認(rèn)。四、會(huì)議使用文件材料1會(huì)議使用文件材料應(yīng)提前準(zhǔn)備、統(tǒng)一整理、妥善保管。院級(jí)會(huì)議、上級(jí)或外單位在學(xué)院召開的會(huì)議所使用的文件材料應(yīng)連同議題一并報(bào)送學(xué)院辦公室，由辦會(huì)室根據(jù)需要提前轉(zhuǎn)發(fā)參會(huì)人員或會(huì)議上分發(fā)，會(huì)后統(tǒng)一存檔。專業(yè)會(huì)議使用文件材料應(yīng)連同議題一并報(bào)送會(huì)議承辦部門，由承辦部門統(tǒng)一整理，會(huì)后送學(xué)院辦公室存檔。系（部）工作會(huì)議使用文件材料應(yīng)由各系（部）專人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、整理，會(huì)后存檔。2會(huì)議如需使用投影儀或其它設(shè)備由承辦部門提出需求，辦公室負(fù)責(zé)準(zhǔn)備。五、會(huì)議通知1會(huì)議通知分標(biāo)題、正文兩部分，標(biāo)題部分應(yīng)注明召開會(huì)議

5、部門、會(huì)議名稱、發(fā)文號(hào)，正文部分應(yīng)寫明會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議議題和準(zhǔn)備事項(xiàng)；2會(huì)議通知以電子郵件方式發(fā)送，重要參會(huì)人員應(yīng)電話確認(rèn)。六、會(huì)議規(guī)程1對(duì)各類會(huì)議是否有必要召開，需經(jīng)嚴(yán)格審查，如通過個(gè)別聯(lián)系、協(xié)商或請(qǐng)示能夠解決的問題，原則上不召開會(huì)議討論。2參會(huì)人員因客觀原因而缺席或遲到時(shí)，必須事先與主持人（或召集人）聯(lián)系。3會(huì)前會(huì)議主持人或（召集人）應(yīng)向與會(huì)者通報(bào)有關(guān)事項(xiàng)，聽取有關(guān)人員意見，提高會(huì)議效率。不成熟議題原則不上會(huì)討論。4會(huì)議發(fā)言內(nèi)容應(yīng)提前制作發(fā)言提綱。院級(jí)會(huì)議、上級(jí)或外單位在學(xué)院召開的會(huì)議發(fā)言提綱應(yīng)提前由院辦公室收集整理，報(bào)院長(zhǎng)審閱。業(yè)務(wù)會(huì)議發(fā)言提綱應(yīng)提前由承辦部門收集整理

6、，報(bào)主管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱。5做好會(huì)議記錄、錄音、照相、攝像等原始材料收集工作。學(xué)院各級(jí)會(huì)議均應(yīng)由專人負(fù)責(zé)記錄和保管會(huì)議記錄，會(huì)議主持人須向會(huì)議記錄人明確機(jī)密事項(xiàng)的范圍及處理注意事項(xiàng)，會(huì)議記錄除記載會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)所、出席人、議事內(nèi)容外，還要簡(jiǎn)潔地記錄會(huì)議結(jié)論、主要意見和議事過程。重要會(huì)議應(yīng)安排錄音、照相、攝像等工作。會(huì)議主辦部門根據(jù)會(huì)議需要提前向主管領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)，由學(xué)院辦公室統(tǒng)一安排。七、會(huì)后工作1涉密文件會(huì)后應(yīng)清理退回會(huì)議承辦部門；2根據(jù)會(huì)議記錄，會(huì)后由專人形成會(huì)議紀(jì)要或簡(jiǎn)報(bào)，經(jīng)主管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或院長(zhǎng)審核后下發(fā)或部分下發(fā)相關(guān)人員。3以學(xué)院名義對(duì)外參加的各類會(huì)議，會(huì)后應(yīng)將本人準(zhǔn)備的會(huì)議材料（如無可免）、會(huì)

7、議下發(fā)的資料以及整理出來的會(huì)議紀(jì)要報(bào)送學(xué)院辦公室存檔，書籍等需要本人留用的會(huì)議資料需先在辦公室進(jìn)行登記后妥善保管。4會(huì)議議定事項(xiàng)由專人負(fù)責(zé)檢查、催辦。院級(jí)會(huì)議由院辦公室專人負(fù)責(zé)，定期記載催辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況并及時(shí)向院長(zhǎng)匯報(bào)。業(yè)務(wù)會(huì)議由承辦單位專人負(fù)責(zé)，定期記載催辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況并及時(shí)向主管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，報(bào)學(xué)院辦公室備案。系（部）工作會(huì)議由本部門專人負(fù)責(zé)，定期記載催辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況前及時(shí)向系（部）領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。本規(guī)定經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過，自發(fā)布之日起執(zhí)行，并由院長(zhǎng)辦公會(huì)授權(quán)學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件一：標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議模式流程圖附件二：年度會(huì)議計(jì)劃表附件三：會(huì)議審核表附件一標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議模式流程圖臨時(shí)會(huì)議應(yīng)提出會(huì)議預(yù)案提出會(huì)議議題向參會(huì)人員發(fā)會(huì)議通知和會(huì)議材料準(zhǔn)備會(huì)議材料專人對(duì)議定事項(xiàng)進(jìn)行檢查、催辦專人整理、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要召開會(huì)議主管院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批部門負(fù)責(zé)人審批附件二年度會(huì)議計(jì)劃表會(huì)議名稱開會(huì)地點(diǎn)開會(huì)日期開會(huì)時(shí)間會(huì)議宗旨及議題與會(huì)部門人數(shù)主持人會(huì)議召集部門會(huì)議主要工作人員與會(huì)者應(yīng)備資料會(huì)場(chǎng)標(biāo)示資料會(huì)場(chǎng)擬分發(fā)資料附件三會(huì)議審核表注意要點(diǎn)查核欄開會(huì)目的本次會(huì)議是否實(shí)際需要（是否只是流于形式的例行會(huì)議？有沒有其他更好的解決方法）開會(huì)的目的是否明確設(shè)定要項(xiàng)方面開會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否恰當(dāng)開會(huì)的場(chǎng)所是否恰當(dāng)所邀集的與會(huì)人員是否恰當(dāng)開會(huì)通知方面是否對(duì)于與會(huì)人員確實(shí)通知妥當(dāng)開會(huì)的主旨、議