CHAPTER7GOODBUSINESSLETTER規(guī)范商業(yè)信函

1、譯文5 / 16第七章規(guī)范的商業(yè)信函7.1 簡介規(guī)范的商業(yè)信函有助于擴(kuò)展業(yè)務(wù)和增加利潤，但不規(guī)范的商業(yè)信函會令公司失 去發(fā)展機(jī)會。下面幾條方針有助于寫好服裝行業(yè)的商業(yè)信函。(1)要明了、簡潔、有條理性。(2)不要寫混淆、過長或無意義的信件。(3)要有禮貌、友善和正式。(4)明確溝通。(5)精練且目的明確。7.2 信封7.2.1 信封樣式信封應(yīng)與信頭顏色、質(zhì)量，以及其他品位保持一致。地址的第一行應(yīng)該寫在信封中間偏離少許的位置。并且信內(nèi)地址應(yīng)與信封的格式一樣(表7-1)表7-1信封樣式郵票回信地址： Polo Co. Ltd.36, Oxford St. London, W, 5 England航

2、空信件 去信地址：Merchandise Group 26 California AvenueSmith先生收啟Seattle, WA 6288USA7.2.2信封備注備注詞語應(yīng)打印在信封左下角位置，例如下面詞語: (1)航空郵件、印刷品、快遞、掛號等。(2)由先生托交或小姐托交等。(3)由先生收啟或推薦先生等。7.3商業(yè)信函的構(gòu)成7.3.1 信文樣式為了方便讀者閱讀，一般國際商務(wù)函件應(yīng)按一定的順序撰寫，下面是一個(gè)標(biāo) 準(zhǔn)樣式(表7-2)。表7-2齊頭樣式逵參考編號一日期信內(nèi)地址指定收件人 稱呼主題正文結(jié)束語公司名稱筆者署名(簽名)筆者姓名(打字)頭銜附件7.3.2 樣式說明(1)信頭：信頭的內(nèi)

3、容包括：名字和地址、電報(bào)地址、貿(mào)易商標(biāo)等。并且信 頭的設(shè)計(jì)必須品位高，書寫大小要適中。（2） 日期：日期填寫成一直線。下有兩種日期寫法：美式寫法： May 1, 2001 or 1 May 2001英式寫法： 1st May 2001（ 3）參考編號：指文件的編號。（ 4）信內(nèi)地址：包括了頭銜、人名、收信人的地址，這些都通常寫在信文上面左邊位置。具體細(xì)節(jié)應(yīng)按以下順序?qū)懀喝嗣^銜公司名街道地址城市（州?。﹪遥?5）指定收件人：收信人（ 6）稱呼：稱呼應(yīng)該與信內(nèi)地址第一行齊頭編寫。稱呼后的標(biāo)點(diǎn)為逗號“，” 。下面是一些正式與不正式的稱呼：正式的稱呼：Sir,或 Madam,不正式的稱呼：Dear

4、 Sir, 或 Dear Madam,（ 7）主題：主題是正文的概括, 方便收信人快速了解信的主要內(nèi)容。（ 8）正文：信件的主要組成部分，可包括一個(gè)或幾個(gè)自然段落，清晰愉快地表達(dá)你的信息。（ 9）結(jié)束語：結(jié)束語的位置根據(jù)簽名的長度來確定。它應(yīng)該從垂直中心的右邊開始，且不能越過右邊界。應(yīng)該寫在信文最后一行低兩行以上的位置。一般信函的結(jié)束語包括：Respectfully yours、 Sincerely yours、 Truly yours 、 Yours faithfully等。（ 10）寄信人信息：指寫信人或口述人的信息，署名必須用手寫。信息包括有：公司名、筆者署名、打印名和頭銜等。（ 11）

5、附件：例如價(jià)格表、產(chǎn)品目錄或其他特殊備注等。7.4示范信函7.4.1 詢問與訂購普通的詢問與訂購信應(yīng)以簡潔和清晰為原則。內(nèi)容必須包括了產(chǎn)品目錄表、價(jià)格表、單價(jià)和樣板等。詢問與訂購信函要簡明扼要，讓收信人確實(shí)清楚查詢內(nèi)容。案例I ：第一次詢問2010年5月18日Garment Products Inc.312 Western Highway AustinUSA先生：您好，我們想了解你們是否可提供大量的純棉男裝襯衫、罩衣、短褲、工裝 褲和牛仔褲等。我們還需要大量的雙面羊毛地毯，請將倉庫有的或你推薦的所有產(chǎn)品目錄寄送給我們。期待你盡早回復(fù)。敬上，R& k Trading OfficeIvy

6、WangIvy Wang跟單員案例II :答復(fù)第一次詢問2010年5月28日Mrs. Ivy WangR& k Trading Office8 Whit StreetManchester England王女士：您好，朗i謝你5月18日的詢問信件。很高興你對我們的產(chǎn)品感興趣。我們正將一份最新的有單獨(dú)封面的目錄表復(fù)印件連同產(chǎn)品樣板一起寄送給你。我們還生產(chǎn)各種皮衣服裝，貴公司可能會感興趣。這些產(chǎn)品的插圖都刊登在我 們的產(chǎn)品目錄中，這些產(chǎn)品與我們的機(jī)織產(chǎn)品同樣具有高質(zhì)量。劉女士拜訪時(shí)將向 您展示樣品。我們希望盡早接到您的訂單。敬上，Garment Products Inc.Kevin Zhan

7、gKevin Zhang經(jīng)理案例III:確認(rèn)訂購（I）2010年7月16日J(rèn)ennet Garment Inc.ShenzhenChina先生：您好，貴公司在11月25日發(fā)出的馬海毛地毯，我們已于 1月3日收至L 完整無缺。對于你們對我們訂單的快捷處理與關(guān)照，深表感激。敬上，R& k Trading Office Ivy WangIvy Wang跟單員案例IV :確認(rèn)訂購（II）2010年3月5日Mr. CKMerchandiserWool Garment Inc.Bradford & YorkshireUK先生：您好，我們非常高興收到您在 5月18日寄來的有關(guān)印花棉布的訂單，

8、同時(shí)也歡迎您成為我們的顧客。我們確認(rèn)以信中規(guī)定的價(jià)格提供印花棉布，并安排在下周裝船發(fā)貨。貴公 司收到產(chǎn)品時(shí)，我們有信心保證你們會感到完全滿意，事實(shí)上，以這個(gè)價(jià)格， 實(shí)在是物有所值。您也許還不清楚公司經(jīng)營的產(chǎn)品范圍，我們現(xiàn)附上一份目錄表，并希望彼 此間合作的第一張訂單，能增進(jìn)彼此之間建立更多的業(yè)務(wù)來往，展開愉快的合 作關(guān)系。敬上，Menton Garment Inc.Gary ChenGary Chen高級跟單員7.4.2 報(bào)價(jià)報(bào)價(jià)信涵以精簡的表格包含所有必要的信息，如款式、訂單號、尺碼和顏色、數(shù)量、單價(jià) 和折扣、總價(jià)、付款方式和交付期等。7 / 16案例I:報(bào)實(shí)價(jià)2010年5月1日Mr. Ra

9、yPurchasing Manager Star Garages Hill St.England 先生：您好，您于3月15日寄出的信件已經(jīng)收到。根據(jù)您的需求，我們非常高興 寄一份我們經(jīng)營的產(chǎn)品價(jià)目表給你們，若你們需要訂購，我們將依照常規(guī)，迅 速供應(yīng)。所以非常歡迎您前來參觀，因?yàn)槲覀円恢辈粩嗟乇M可能提高產(chǎn)品質(zhì)量，同時(shí),我們可以給您提供最低的價(jià)格。敬上，Alice LuoAlice Luo出口部經(jīng)理附件：價(jià)目表案例II :還價(jià)# / 162010年8月16日Mrs. ElsaExport ManagerBrisbaneUSAElsa 女士：您好，承蒙7月21日來函報(bào)盤1000打100%真絲女裝罩衣

10、，以每打 240美 元按一般條款交易，謹(jǐn)此致謝。我們得悉本地現(xiàn)正出售的印度絲綢產(chǎn)品，價(jià)格較上述報(bào)盤約低20%。為達(dá)成交易，現(xiàn)謹(jǐn)還價(jià)如下。1000打100%真絲女裝罩衣，F(xiàn)OB價(jià)每打200美元，其他條款與7月21日 信件中所提一致。.因?yàn)槭袌龅膬r(jià)格一直再下調(diào)，我們建議您盡快接受。敬上，Jack LuoJack Luo跟單部經(jīng)理7.4.3 付款與裝運(yùn)這類信函必須簡明扼要，并列出訂單的主要細(xì)節(jié)，闡明買賣雙方商定的條款。在寫付款與裝運(yùn)信函時(shí)，必須考慮下面幾點(diǎn)。(1)明確訂單細(xì)節(jié)。(2)表格形式列出產(chǎn)品相關(guān)細(xì)節(jié)。(3)用禮貌用語結(jié)尾。9 / 16案例I:確認(rèn)購貨2010年3月7日 Mr. Michael

11、 Chan82 Changi RoadSingapore 陳先生： 您好，依近來雙方電子郵件往來結(jié)果，現(xiàn)欲確認(rèn)向貴公司訂購15000條褲子。以下是交易方式與條款。1 .單價(jià)：FOB價(jià)每條20美元。2 .總價(jià)：FOB價(jià)$ 300000美元。3 .包裝：每條褲子用一個(gè)獨(dú)立透明包裝袋包裝。4 .開立不可撤銷信用證，以貴公司為受益人。我們很高興與你們公司第一次交易成功。希望我們雙方彼此之間繼續(xù)保持互惠的合作貿(mào)易。敬上，Star Garment Ltd. Mary Roberts Mary Roberts 跟單員# / 16案例II:調(diào)整船期2010年9月8日Mrs. Julia Ant-Kids In

12、c. 8 High Road Clapham UK Julia 女士：您好，我們來談?wù)勱P(guān)于 Ant-686訂單的1000件100%棉男裝。由于港口的問題，我們無法根據(jù)合約在10月20日交貨。我們已盡力安排，但始終無法如期裝運(yùn)貨物。然而，如貴公司能把限期延遲至10月25日，我們深信必可按時(shí)交貨。此次事件純屬意外，對貴公司所造成的不便，懇求原諒。敬上，Rykiel Fashion Ltd.TK KongTK Kong出口部經(jīng)理7.4.4投訴信件產(chǎn)品出售后，公司可能會收到各種各樣的投訴信。認(rèn)真處理這些投訴信是非 常重要的。13 / 162010年8月16日Miss Helga Bond Jack G

13、arment Ltd. 18 Dorado Drive Dallas Texas USA小姐：您好，我們3月18日有關(guān)男裝襯衫的訂單直到現(xiàn)在還沒有到達(dá)感到驚訝。由于我們的顧客急需這些襯衫，所以他們每天都寫信給我們，讓我們解釋有 關(guān)缺貨情況。如果您覺得值得與我們交易，請馬上將這批男裝襯衫寄送給我們， 并用電話或電郵通知我們。敬上，Rykiel Fashion Ltd.Roy CheRoy Che高級跟單員案例II:有關(guān)質(zhì)量問題的投訴2010年5月16日 Bandy Fashion Inc.112 Bukit Timah StreetSigapore先生：您好，我們按時(shí)收到貴公司發(fā)出的180打全棉

14、褲子，但是經(jīng)過檢測后遺憾地發(fā)現(xiàn)，其中6打褲子存在品質(zhì)差、面料瑕疵或工藝疵點(diǎn)等問題。如果你們能來看看究竟，我們很高興，也可以讓我們知道你們打算如何解決。敬上，Polo Fashion Ltd. May Li May Li 跟單員案例III :回復(fù)投訴2010年5月16日 Polo Fashion Ltd.87 Jalan Arnap Kuala Lumpur Malaysia 先生：您好，香港的一家經(jīng)銷商三天內(nèi)賣出價(jià)值250美元的高領(lǐng)襯衫。這可以回答你關(guān)于我們的襯衫不好銷的抱怨了吧。我們也可以附上該經(jīng)銷商的信件給你看看，銷售我們 Rykiel品牌的襯衫是 真的可以賺錢的。敬上，Rykiel Fa

15、shion Ltd.Elsa LiElsa Li跟單員案例I:參加展銷7.5 電子郵件目前，互聯(lián)網(wǎng)的迅速擴(kuò)張，使許多人匯聚在同一個(gè)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行活動。發(fā)郵件既經(jīng)濟(jì)實(shí)惠又快捷。例如，一通簡短的信息可在一分鐘內(nèi)發(fā)送到世界各地。在服裝界內(nèi)，很多大機(jī)構(gòu)的員工已經(jīng)熟悉通過公司的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞電子郵件。7.5.1 郵件 要素標(biāo)準(zhǔn)的郵件需要涵蓋以下信息：( 1)發(fā)送給：收件人的電郵地址。郵件地址由兩部分組成：在字母左邊為 用戶名，字母右邊為網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商的域名。例如。( 2)主題：在發(fā)件人快速瀏覽所收到的信件時(shí)，一個(gè)簡明扼要的標(biāo)題會讓他立刻注意到關(guān)鍵信息?？梢宰屖占舜鎯τ嘘P(guān)信息或刪除其他。( 3)副本轉(zhuǎn)送：這些人的

16、電郵地址可收到一份信件副本。用于一般商務(wù)交流，“ cc ”為“ carbon copy ”的簡寫。( 4)正文：這部分涵蓋了你想要發(fā)送的所有內(nèi)容，正文開始必須有問候語，接著是正文內(nèi)容，最后有結(jié)束語。( 5)附件：許多郵件容許你附帶文字文檔、程序文件或是圖片。其作用與信件末尾中常見的“附件”一樣。7.5.2 案例分析總之，寫郵件時(shí)切記如下指導(dǎo)方針：(1) 一封郵件只說明一個(gè)內(nèi)容，一個(gè)單獨(dú)郵件不要涵蓋多個(gè)內(nèi)容。(2) 運(yùn)用一個(gè)描述性的正文標(biāo)題。(3) 信息內(nèi)容簡短到位，盡量用簡短語句。(4) 用明確的標(biāo)題列表代替復(fù)雜的正文內(nèi)容。(5) 必要時(shí)可引用原郵件發(fā)送。(6) 用必要舉措和日期作為信文的總結(jié)

17、。Date:10th December, 2010To:From:Subject: Participation for Sales Presentation U U 一 - HIM- HIM KH -先生：您好，謝謝你們在 5月15日舉行的印象深刻的休閑服展銷會。該展銷會信息豐富，使我們獲得很多新客戶。在管理局會議上，我們非常徹底地討論了你們的計(jì)劃。可惜，考慮我們財(cái)務(wù)狀況與市場形式后，我們決定不參加這次的商品展銷會。在接下來幾個(gè)月內(nèi)，我們需緊縮業(yè)務(wù)開銷以補(bǔ)償貿(mào)易與市場銷售的下降。當(dāng)經(jīng)濟(jì)狀況變好時(shí)，我們一定有興趣與你們公司再談相關(guān)事宜。不管怎樣，在六個(gè)月內(nèi)請與我們保持聯(lián)系，那時(shí)我們可能有興趣再進(jìn)一步商討有關(guān)事宜。承蒙關(guān)照，不勝感激。敬上，Bandy Liu跟單部經(jīng)理Rykiel Fashion