03文件控制程序

1、03文件控制程序 1 目的 為有效控制本公司管理體系的所有文件和資料（內(nèi)部制定的或來自外部的），確保文件的有效版本能及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地傳達(dá)到各相關(guān)部門并得到執(zhí)行, 保證文件和資料的機(jī)密性，確保質(zhì)量工作依據(jù)可靠特制定本程序。 2 范圍 適用于本公司所有列入控制范圍的管理體系文件，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄和外來技術(shù)文件等。這些文件可能承載在各種載體上，無論是硬拷貝或是電子媒體，無論是數(shù)字的、虛擬的、攝影的或者書面的形式。 3 職責(zé) 3.1 內(nèi)部文件的編制，變更與修改權(quán)責(zé)見下表： 層次 名稱 編制、修改 審核 批準(zhǔn) 收發(fā)單位 第一層文件 質(zhì)量手冊(cè) 質(zhì)量負(fù)責(zé)人 質(zhì)量負(fù)責(zé)人 （

2、質(zhì)量總監(jiān)） 技術(shù)負(fù)責(zé)人 （技術(shù)總監(jiān)） 總經(jīng)理 質(zhì)量部 第二層文件 程序文件 各職能部門 質(zhì)量負(fù)責(zé)人 （質(zhì)量總監(jiān)） 總經(jīng)理 質(zhì)量部 第三層文件 作業(yè)指導(dǎo)書 各職能部門 部門負(fù)責(zé)人 質(zhì)量負(fù)責(zé)人 （質(zhì)量總監(jiān)） 技術(shù)負(fù)責(zé)人 （技術(shù)總監(jiān)） 質(zhì)量部 第四層文件 記錄格式 各職能部門 部門負(fù)責(zé)人 質(zhì)量負(fù)責(zé)人 （質(zhì)量總監(jiān)） 技術(shù)負(fù)責(zé)人 （技術(shù)總監(jiān)） 質(zhì)量部 3.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織對(duì)管理體系文件的定期評(píng)審。 3.3技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)定期對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行審查、跟蹤。 3.4 各部門或個(gè)人對(duì)持有的受控文件負(fù)責(zé)保管和正確使用。 3.5 質(zhì)量部文控員負(fù)責(zé)受控文件的管理。 4 工作程序 4.1 文件編寫規(guī)定 4.1.1 質(zhì)量

3、手冊(cè)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)為：1.目的；2.范圍；3.職責(zé)；4.要求；5.支持性文件。 4.1.2 程序文件的內(nèi)容結(jié)構(gòu)為：1.目的；2.范圍；3.職責(zé)；4.工作程序；5.支持性文件；6.相關(guān)記錄；7.流程圖（必要時(shí)）。 4.1.3作業(yè)指導(dǎo)書的文件執(zhí)行作業(yè)指導(dǎo)書編寫導(dǎo)則(sfjc -zy-zl-0101)。 4.2 文件分類及編碼 4.2.1質(zhì)量手冊(cè)文件編號(hào)： sfjc/sc xxxx 圣豐檢測(cè)/手冊(cè) 年號(hào) 4.2.2程序文件文件編號(hào) sfjc/cx xx 圣豐檢測(cè)/程序 順序號(hào) 4.2.3作業(yè)指導(dǎo)書文件編號(hào) sfjc / zy- xx xxxx 圣豐檢測(cè) 作業(yè)指導(dǎo)書 部門縮寫 文件流水號(hào) 4.2.4技術(shù)記

4、錄表編號(hào) sfjc /ysjl xxx 圣豐檢測(cè)/原始記錄 流水號(hào) 4.2.5質(zhì)量記錄表編號(hào) sfjc /cx xx xx 圣豐檢測(cè)/程序 順序號(hào) 該程序的 表格流水號(hào) 4.2.6合同編號(hào) sfht xxxx xx xxxx x 圣豐合同 年份 檢測(cè)性質(zhì) 流水號(hào) 樣品類型 檢測(cè)性質(zhì)：wt-委托；hp-環(huán)評(píng)；zs-自送； ys-驗(yàn)收；kh-能力驗(yàn)證、比對(duì)、人員考核、模擬檢測(cè)。 樣品類型：n-噪聲；w-水；s-土壤；q-氣；i-電離輻射；c-綜合類。 4.2.7項(xiàng)目編號(hào) sfjc xxxx xx xxxx x 圣豐檢測(cè) 年份 檢測(cè)性質(zhì) 流水號(hào) 樣品類型 檢測(cè)性質(zhì)：wt-委托；hp-環(huán)評(píng)；zs-自送

5、；ys-驗(yàn)收；kh-能力驗(yàn)證、比對(duì)、人員考核、模擬檢測(cè)。 樣品類型：n-噪聲；w-水；s-土壤；q-氣；i-電離輻射；c-綜合類。 4.2.8外部文件編號(hào) sfjc /wb xx xxxx 圣豐檢測(cè) 外部 類別 流水號(hào) 類別: 1、bz標(biāo)準(zhǔn)，2、gf規(guī)范, 3、ff方法，4、qt其他 4.2.9文件版本號(hào) 文件/表單版本a為原版，該版本第一次頒布為第0次修訂，若第一次修訂，則為a/1版本。 4.3 文件變更和廢止 4.3.1 文件變更和廢止由文件原制訂部門或相關(guān)部門人員以文件修訂/作廢申請(qǐng)表提出并說明原因。 4.3.2 文件變更與廢止仍須由文件原審核人及原批準(zhǔn)人決定，并在文件修訂頁(yè)上記錄。若因

6、某種原因不能實(shí)現(xiàn)時(shí)，則新審核人應(yīng)調(diào)閱相關(guān)背景資料以供參考。 4.3.3管理體系文件修改后，將修改后的文件按規(guī)定發(fā)放范圍及時(shí)發(fā)放，并在修訂頁(yè)上注明修改內(nèi)容。 4.4 文件的批準(zhǔn)、發(fā)放與回收 4.4.1 文件編制或變更后由質(zhì)量部文件控制管理員對(duì)文件的編號(hào)、版本、版次校對(duì)無誤后，登錄于文件管制總表，并及時(shí)隨文件修改情況變更。每年一月份，質(zhì)量部將最新版的文件管制總表發(fā)放給各文件持有部門，讓其核對(duì)所持文件是否最新有效，文件管制總表的發(fā)放、回收均需作好登記。 4.4.2 質(zhì)量部文件控制管理員根據(jù)文件批準(zhǔn)人的要求決定文件分發(fā)范圍和各部門的需要，決定文件分發(fā)數(shù)量，進(jìn)行復(fù)印，在每份批準(zhǔn)頁(yè)面上加蓋"受控

7、文件'印章注明分發(fā)號(hào)后發(fā)放，并請(qǐng)收文部門或個(gè)人于文件發(fā)放與回收記錄上簽名，若為修訂或廢止文件，則需將作廢文件回收，回收時(shí)應(yīng)注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性，并記錄于文件發(fā)放與回收記錄。 4.4.3 總經(jīng)辦資料管理員負(fù)責(zé)文件管制總表和文件發(fā)放與回收記錄的存檔。 4.4.4 舊版文件由質(zhì)量部回收，有法律和知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)予長(zhǎng)期保留，保留的舊版文件應(yīng)在原件 正面加蓋"作廢文件'章以識(shí)別?；厥盏氖芸匚募N毀時(shí)限根據(jù)具體情況確定，但不應(yīng)低于一年。 4.4.5 文件如發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)、破損、字跡模糊或遺失，需求部門應(yīng)填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表向質(zhì)量部申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，不得以任何打印/影印方式自行處理。 4.5 外部文

8、件的管理 4.5.1 外部文件指與管理體系相關(guān)的國(guó)際或國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 4.5.2 外部文件由質(zhì)量部文件控制管理員統(tǒng)一編號(hào)后登錄于技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)目錄中，外來文件依其版次為版次，若無版次時(shí)將其作為原版登錄。 4.5.3 若有外部文件作為本公司檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，需發(fā)行時(shí)，須經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行，并須于封面加蓋"受控文件'章和分發(fā)號(hào)，按4.4.2予以分發(fā)。 4.5.4 為確保技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的現(xiàn)行有效,由質(zhì)量部文件控制管理員定期（一般為每三個(gè)月一次）或根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的通知，對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行查核，結(jié)果報(bào)技術(shù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)有過期技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換，必要時(shí)可對(duì)使用過期技

9、術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檢測(cè)報(bào)告進(jìn)行審查。 4.5.5 如有新出臺(tái)或作廢的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后交質(zhì)量部文件控制管理員按4.5.2對(duì)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)目錄進(jìn)行增刪。 4.5.6 參考用技術(shù)書籍，也需登錄于技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)目錄，但不用受控發(fā)放。如需從總經(jīng)辦借閱，需填寫文件借閱登記表。 4.6 文件修改方式 本公司不允許手寫修改文件。凡經(jīng)發(fā)放的受控文件，使用人員不得在文件上畫線，加注記號(hào)或手寫修改。 4.7 文件的定期審查 質(zhì)量負(fù)責(zé)人至少在每次管理評(píng)審會(huì)議前對(duì)管理體系文件的系統(tǒng)性、符合性進(jìn)行審查并保存相關(guān)記錄（體現(xiàn)在內(nèi)審檢查表上），當(dāng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時(shí)也須進(jìn)行評(píng)審。如需修改，按4.3文件變更和廢止條款執(zhí)行

10、。 4.8 文件保管 4.8.1 質(zhì)量部負(fù)責(zé)受控文件的管理并保存受控文件的原件。 4.8.2 各部門使用的受控文件應(yīng)指定專人管理。 4.8.3 個(gè)人持有的受控文件必須妥善保管，不得丟失。 4.9 文件的調(diào)閱 各部門人員欲調(diào)閱文件或資料須填寫文件借閱登記表由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后向總經(jīng)辦資料管理員辦理調(diào)閱手續(xù)。 4.10 受 保存在計(jì)算機(jī)中的受 控文件的管理 保存在計(jì)算機(jī)中的受控文件由質(zhì)量部文件控制管理員統(tǒng)一進(jìn)行保管，并標(biāo)識(shí)出相應(yīng)的版本號(hào)。保存受控文件的計(jì)算機(jī)應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼。當(dāng)受控文件進(jìn)行修改時(shí)，質(zhì)量部文件控制管理員管理員按經(jīng)審批的文件修訂/作廢申請(qǐng)表的內(nèi)容對(duì)存在計(jì)算機(jī)中的受控文件進(jìn)行修改，更改的或新的文件內(nèi)容應(yīng)在文件修訂頁(yè)上標(biāo)注清楚。當(dāng)有不同版本的電子文件時(shí)，應(yīng)進(jìn)行另存操作并標(biāo)識(shí)出相應(yīng)的版本號(hào)，以防混淆。受控電子文件需要備份。質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)定期對(duì)保存在計(jì)算機(jī)中的受控文件的管理進(jìn)行檢查。 5 支持性文件 5.1 記錄管理程序 sfjc/cx-12 6 質(zhì)量記錄 6.1 文件管制總表 sfjc/cx-03-01 6.2 文件發(fā)放與回收記錄 sfjc