淺論如何做好企業(yè)合同管理

1、淺論如何做好企業(yè)合同管理 淺論如何做好企業(yè)合同管理 摘 要 合同管理是企業(yè)管理中的一項重要工作，是企業(yè)躲避法律風險的一項重要措施。伴隨著現(xiàn)代企業(yè)法律制度的不斷完善，合同管理越發(fā)嚴謹，合同管理應采取統(tǒng)一歸口管理與分口管理相結合的模式。通過合同管理信息系統(tǒng)上傳合同，要建立健全各項管理制度。在日常的合同管理中要做好審查工作，包括合同當事人的資質(zhì)審查、合同文本的審查、合同履行情況的監(jiān)督檢查及重大合同審查。 關鍵詞 企業(yè)； 合同； 管理 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2021 . 15. 047 中圖分類號 F715.4； F273 文獻標識碼 A

2、 文章編號 1673 - 019415- 0077- 02 市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟，合同是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式。合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)法律參謀制度的重要內(nèi)容之一，能否實施有效管理把好合同關，是影響企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。 1 企業(yè)的合同管理機構和管理模式 企業(yè)的合同管理應采取企業(yè)法規(guī)處統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務部門、各單位分口管理相結合的模式。企業(yè)法規(guī)處作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實行分級管理，各業(yè)務部門和所屬各單位作為合同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并通過合同管理信息系統(tǒng)將合同

3、逐個上報審批。這樣，企業(yè)和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系。 2 合同管理工作 2.1 建立健全規(guī)章制度 要使合同管理標準化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托方法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序標準，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都

4、處于有效的控制狀態(tài)。 2.2 加強合同管理人員的培訓教育 合同管理人員業(yè)務素質(zhì)的上下，直接影響合同管理的質(zhì)量。通過學習培訓，使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強了合同管理人員的責任感，也提高了其合同法律意識。 2.3 日常合同的管理 有了制度和人員的準備，接下來重要的就是合同的審理工作。合同的審理必須做到以下幾點： 對合同當事人的資信審查。合同談判前，首先應對合同相對人的資質(zhì)進行審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽等。簽約前的資質(zhì)審查十分重要，應該引起高度重視，將資質(zhì)審查作為合同管理中一項必不可少的重要工作來做。資信審查主要看以下幾方面。一是

5、相對人的各種執(zhí)照及資質(zhì)證明，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、開戶銀行許可證、稅務登記證等。查看的內(nèi)容包括：注冊資金額、法定代表人的、企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營范圍以及年檢情況。二是授權委托書，如果合同對方不是法人簽訂，必須提供其法定代表人簽發(fā)的授權委托書原件。三是資產(chǎn)負債情況，從資產(chǎn)負債表和損益表中可以了解到該企業(yè)的經(jīng)濟實力和經(jīng)營狀況，要盡可能選擇有經(jīng)濟實力、經(jīng)營狀況良好的企業(yè)。四是特許行業(yè)或特種商品的經(jīng)營許可證、施工資格等級證、通信產(chǎn)品的進網(wǎng)許可證、食品行業(yè)的食品流通許可證等。另外，質(zhì)量體系認證書、銀行或稅務部門出具的信用證書、相關主要榮譽證書對了解合同當事人的資信情況有參考作用，但不是合同當事人必須提供

6、的。 合同文本的審查。談合同時，盡量使用本單位草擬的文本為根底，因為用本單位起草的文本，根本用語條款和格式大多對本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些，用基他單位的文本，往往比擬生疏，改動量較大，有時有的單位成心將文本寫得很長，其中設置文字陷阱，稍不注意就會簽訂不利合同。 企業(yè)要保證簽訂的合同統(tǒng)一合法有效，并得到嚴格履行，可以使用合同專用章這一方式。在合同管理制度中規(guī)定，對外簽訂合同必須統(tǒng)一加蓋合同專用章，只有加蓋合同專用章的合同，企業(yè)才予以認可，這樣可防止一些部門和人員加蓋其他公章，對外簽訂合同，也可防止一些人員逃避合同綜合管理部門的監(jiān)督管理。 合同履行情況的監(jiān)督檢查和結算管理。合同綜合管

7、理部門監(jiān)督檢查合同的履行情況，一般采取重點檢查和抽查的方式。檢查內(nèi)容主要包括3方面：一要看各方是否按合同約定進度全面履行合同，催促各方嚴格履約；二要看履行過程中是否存在合同數(shù)量、工期、設計等方面的變更情況，如有變更，應履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況；三要看是否存在違約情況，這是監(jiān)督檢查的主要工作。合同當事人任何一方違反合同約定的任何一項義務，都會導致違約情況發(fā)生，其中最多的是工期逾期、質(zhì)量不符合約定。因為處理違約情況涉及大量法律規(guī)定，所以，合同綜合管理部門對此過程應重點監(jiān)控。合同履行過程中，當事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責任的重要證據(jù)，所以對合同

8、履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料都應注意完整保存。另外，合同結算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，合同主管部門同財務部門密切配合，把好合同的結算關至關重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督。 2.4 重大合同審查管理 企業(yè)重大合同主要有：中外合資合作合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同、獨家代理協(xié)議、重大技術改良或技術引進合同、涉及擔保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同等。把這些對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟效益影響大的合同挑出來，作為合同的重點管理對象，從合同的工程論證、對方當事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都要有法律參謀參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發(fā)生，有效維護企業(yè)合法權益。 2.5 違約糾紛的及時處理 合同關系是一種法律關系，違約行為是一種違法行為，要承當支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。合同主管部門審查合同時選擇適宜的違約條款和糾紛處理條款非常重要，一旦發(fā)生違約情形，法律參謀要區(qū)別情況，及時采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護企業(yè)的合法權益，減少企業(yè)的經(jīng)濟損失。 合同管