商務函的格式及范文

1、商務函的格式及范文商務信函屬于商務禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務活動中用來建立經(jīng)貿(mào)關系、傳遞商務信息、聯(lián)系商務事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷;詢問和答復問題、處理具體交易事項。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。文種特性一 ）語氣口語性每一封商務信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務信函應該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函

2、，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調(diào)來表現(xiàn)。（二 ）內(nèi)容直接性企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務信函不需要用華麗的詞句。所以，商務信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務活動的進程。（三 ）態(tài)度真誠性商務信函要能夠充分體現(xiàn)真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。 把寫好的商務信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現(xiàn)

3、了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。（四 ）主旨單一性商務信函具有純粹的業(yè)務性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務，突出主旨。（五 ）格式規(guī)范性商務信函結構類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿(mào)商務函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或對方國家所使用的語言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規(guī)范和習慣。（六 ）地位平等性商務信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關系。商務信函的寫作應相互尊重，以禮相待。（七 ）要求時限性商務信函是在商務活動的每個環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時限內(nèi)的雙方意愿的明確表達。因此， 接收對方的信函后必須及時回復。目

4、前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應這一特點的需要。商務信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。（一 ）信頭信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。1 .發(fā)信人名稱及地址發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務聯(lián)系信息。2 .標題作為商務信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個人與個人之間的交流，商務信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方， 居中書寫，其內(nèi)容是標明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心， 使收信人通過標題就對信文的主要內(nèi)容有大

5、致的了解。常見的商務信函標題有以下兩種形式：(1)由事由加文種名稱“函”構成，如“關于要求承付打印機貨款的函” 、 “推銷函”、 “訂購函”、 “索賠函”等。(2)先寫 “事由” 二字， 加冒號提示，然后直接標寫該信函的內(nèi)容，如“事由：機動車索賠”。3 .函號函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿(mào)業(yè)務信函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。函號位置一般出現(xiàn)在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式，采用“x函xxxxx號”或(xxxx)“函第x號” 的形式 ;二是采用直接編號的形式，如 “第 x號” 。4 .稱謂稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般

6、寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨占行， 頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：(1)泛指尊稱。 “尊敬的”后加稱謂并加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務部部長”、 “尊敬的銷售部經(jīng)理”等。(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關系。稱謂可用泛稱中的“先生”、 “女士”等，也可以使用職務，如“尊敬的辦公室石主任” 、 “尊敬的財務部張部長”、 “尊敬的銷售部

7、王經(jīng)理”等。5 .收信人地址、單位收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。(二)正文正文是商務信函的主體，敘述商務往來聯(lián)系的實質問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實有據(jù)，行文禮貌。1 問候語問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的， 即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。2 主體主體是商務信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事項。不同的商務信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以

8、下兩個內(nèi)容：(l 說明發(fā)函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容;復函則要引敘對方來函要點，以示復函的針對性。(2)說明發(fā)函事項。主體表達信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。 如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分;詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分;答復函的正文主體包括答復緣由、答復內(nèi)容兩部分;商品報價函的正文主體包括產(chǎn)品的價格、結算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等。如果正文主體內(nèi)容簡單，邏輯上可采用篇、

9、段合一式結構，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結構。3 結尾語正文結束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關要求，強調(diào)發(fā)函的日的。如請求函的結尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。 結尾語視發(fā)信人與收信人的關系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當?shù)皿w。(三 )信尾信尾部分包括四部分內(nèi)容。1 .祝頌語所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：(1)請候語，在正文結束后空兩格書寫。常用的有 “敬祝” 、 “順頌” 、“恭?！钡?。(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的

10、安好語有“商棋”、 “金安” 、 “生意興隆”等。2 .簽署簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。 商務信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式 ;有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內(nèi)容負責。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。3 .日期日期一般是發(fā)信具體時間。商務信函因為涉及商務業(yè)務往來，務必寫明發(fā)信日期。一般采用以下三種形式：(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如 xxxx年八月十八日。(2)阿拉伯數(shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數(shù)字寫明發(fā)信日期，如 20xx 年 8 月 18 日。(3)國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用

11、阿拉伯數(shù)字標記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加“0"，如 20xx年 08月 18 日。無論哪種寫法，日期務必寫全，以便存檔備查。如20xx年 08 月08 日，不能寫成“08 年 08 月 08 日” 。4 .附件附件是隨函附發(fā)的有關材料，如報價單、發(fā)票、 確認書、 單據(jù)等。如果需要標注附件的，在信函簽署的下方可以標注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標注附件一、附件二等。范文：道歉函xx市興達貿(mào)易有限公司：貴公司 20xx年 x月 x日函收悉。函中所訴20xx年 1 月 7日購買電腦桌合同中，所收的35 套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進行調(diào)查。經(jīng)有關邵門查實：我廠生產(chǎn)的xxxx 型黃花牌電腦桌，出廠時，經(jīng)質檢部門檢驗全部為優(yōu)質產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不