人力資源檔案管理制度

1、主題：人事檔案管理制度內容：1、 適用范圍本規(guī)則適用于公司所轄所有部門及員工。2、 目的對人力資源檔案進行有效管理，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損 壞，便于檔案材料的使用。3、 工作職責公司人事檔案統(tǒng)一由人力資源部管理，工作職責主要包括：按照歸檔要求，審核檔案材料完整性，及時做好歸檔、錄入人力資源數(shù)據(jù)庫。根據(jù)員工崗位級別、工作狀態(tài)進行分類管理，便于檔案查閱。維護檔案材料的完整性，避免出現(xiàn)檔案材料損壞和遺失。做好檔案外部查詢、借閱工作。做好檔案保密工作，防止檔案機密外泄。四、人事檔案管理在職員工檔案管理1. 在職員工檔案包括員工入職檔案和之后形成的人事檔案材料。員工入職檔案內

2、容及裝訂順序為： 到崗通知單 職位申請表 面試評估表 一寸照片（5 張） 身份證復印件（2 份） 學歷證、職稱證、等級證復印件（各2 份） 體檢報告原件 離職證明原件 入職意向書 試用期錄用條件書? 員工入職承諾? 關于社保參保情況說明? 已簽章的勞動合同書（一式 2 份）對于不能及時完成移交和歸檔工作的員工，將按照檔案管理的違規(guī)處罰責任的規(guī)? 已簽章的知識產權保密合同員工入職資料裝訂位置為第一頁左上角傾斜45 度處裝訂。2. 凡人事檔案中要求填寫的欄目，一定要如實填寫、內容完備詳細，并按要求簽字確認。3. 人事檔案材料必須干凈、完整齊全、真實、文字清楚，如不符合歸檔要求，有關部門要及時補送材

3、料。員工檔案管理包括該員工相關的招聘、錄用、 合同、 考核、薪資、福利、獎懲、培訓、體檢等材料。4. 勞動關系專員負責將上周辦理完成入職手續(xù)的檔案交由檔案管理員歸檔保管，檔案管理員對新入職員工檔案進行標準編號歸檔，編號格式為：員工入職公司編號+入職時間的前后的檔案順序號碼，順序號碼共6 位，例如第一位華日公司入職員工的檔案編碼為“ HR00000f以此類推。5. 員工晉升、降職、異動及獎懲資料，由勞動關系專員將正式審批材料于承辦后5個工作日內送交檔案管理員處歸檔。對于不能及時完成移交和歸檔工作的員工，將參照第七條中的相關規(guī)定進行處罰。離職人員的檔案管理1. 勞動關系專員在規(guī)定時間將新增的離職人

4、員名單及員工離職申請表移交至檔案管理員處。2. 檔案管理員將離職人員的檔案資料從在職人員檔案中轉移至離職檔案中統(tǒng)一保管。定進行處罰。3. 離職人員檔案資料保存期限為兩年，超過保存期限的人事檔案按檔案銷毀規(guī)定予以處理。未錄取人員的檔案資料管理1. 招聘專員將面試未錄取人員的資料統(tǒng)一交由檔案管理員保管，檔案管理員每月將本月所有面試未錄取人員資料匯總整理。2. 應聘人員資料保存半年后按檔案銷毀規(guī)定予以銷毀。人事檔案借閱制度借閱范圍凡因考察、任免、調動、審干等，需要查閱員工檔案的可以提供人事檔案。與他人案件有密切關系，而本人不便口述或其他特殊原因不能提供情況，必須從其檔案中取得旁證材料的，可提供人事檔

5、案的有關部分。公安部門因業(yè)務需要，了解有關人員情況時，可提供有關部分的復印件。借閱手續(xù)借閱人事檔案必須經人力資源部部長（或副總裁）批準，并辦理借閱手續(xù)，在檔案管理員處填寫“人事檔案借閱登記表”，須注明原因、借用期限，用畢立即歸還。借閱規(guī)定人事檔案原則上不得借出使用，如確因特殊情況必須借出時，需經人事部門批準同 意并在“人事檔案借閱登記表”上簽字，須注明原因、借用期限，用畢立即歸還。 查閱、借閱檔案人員不得隨意圈劃、涂改、拆散、折疊、抽換和損壞。未經人事部 門同意，不得任意摘錄、復制。如有遺失或損壞應及時報告。借檔人員途中決不允 許攜帶檔案到公共場所，借檔人應對檔案妥善保管，不準轉借，不準給無關

6、人員翻 閱。查借閱檔案人員，必須在登記簿上登記其檔案材料的名稱、查閱內容及歸還時 問并簽名。查借閱檔案人員，必須嚴格遵守保密制度，不得向無關人員泄露檔案內 容。六、檔案存放管理與銷毀制度（一）檔案的存放管理根據(jù)氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防 潮和防蛀。檔案柜不準存放無關的物品。每季度核對一次檔案編號，發(fā)現(xiàn)編錯或放 錯位置糾正。檔案柜的鑰匙由檔案管理員保管，不能將鑰匙轉借他人。離開檔案柜 時須及時關閉檔案柜。備用鑰匙由人事經理保管。（二）檔案的銷毀對離職超過兩年以上員工的人事檔案資料和面試未錄取人員超過半年以上的資料應 單獨集中存放并進行集中銷毀。銷毀前必須經有關領導批準審定，完備審批手續(xù)后, 方可銷毀。批準銷毀的材料必須注意嚴格保密，由檔案、保密等部門派人監(jiān)銷。在檔案移交、存放、借閱過程中未按照人事檔案管理制度規(guī)定造成檔案缺失、破損, 除及時