物業(yè)公司材料采購(gòu)管理規(guī)定

1、精品文檔X X物業(yè)公司采購(gòu)管理制度一目的為了明確XX物業(yè)服務(wù)有限公司的采購(gòu)管理體制，規(guī)范物資使用標(biāo) 準(zhǔn)，明確責(zé)權(quán)關(guān)系特制定本制度。二適用范圍適用于X X物業(yè)所有材料、福利品、勞保、辦公、資產(chǎn)、專項(xiàng)的采購(gòu)行為。三管理體系及組織權(quán)責(zé)1、X X物業(yè)物資采購(gòu)歸口管理部門(mén)為綜合管理部。2、公司的物資采購(gòu)管理主要集中在采購(gòu)行為及過(guò)程管理、采購(gòu)信息管理、 采購(gòu)資料管理及供應(yīng)商關(guān)系管理四個(gè)方面。3、各業(yè)務(wù)部門(mén)以及綜合管理部的組織權(quán)責(zé)如下表：部門(mén)權(quán)責(zé)業(yè)務(wù)部門(mén)1 .明確（質(zhì)量、功能、時(shí)間等）需求 ；2 .配合綜合管理部對(duì)采購(gòu)過(guò)程中物資的成本（價(jià)格）進(jìn)行控制；3 .配合綜合管理部草擬合同，提供專業(yè)技術(shù)支持；4 .負(fù)

2、責(zé)有采購(gòu)權(quán)限部分的物資采購(gòu)（緊急采購(gòu)）；6.接受采購(gòu)監(jiān)督（緊急采購(gòu)）；綜合管理部1 .負(fù)責(zé)導(dǎo)入先進(jìn)采購(gòu)管理思想，制訂、修訂采購(gòu)管理制度；2 .負(fù)責(zé)月度采購(gòu)計(jì)劃的匯總、申請(qǐng)的審批及采購(gòu)合同的草擬；3 .負(fù)責(zé)公司所有物資采購(gòu)的執(zhí)行及費(fèi)用支出的成本控制；4 .負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理、價(jià)格信息管理和采購(gòu)資料管理；5 .負(fù)責(zé)庫(kù)房管理；6 .負(fù)責(zé)監(jiān)督所有采購(gòu)行為；四操作流程（一）材料采購(gòu) 1、計(jì)劃內(nèi)材料申購(gòu)（1）時(shí)間要求各部門(mén)應(yīng)于每月27日前（如遇到國(guó)家法定假日，則提前進(jìn)行），將本部 門(mén)審批后的下月材料、勞保、辦公用品等物資采購(gòu)計(jì)劃一并以紙襠形式 送達(dá)綜合辦采購(gòu)員處。（2）申購(gòu)審批流程圖（以材料申請(qǐng)為例）綜合辦審

3、核財(cái)務(wù)部 審核申購(gòu)流程說(shuō)明：每月由維修主管統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目部各崗位所需材料明細(xì)單，報(bào)至二級(jí)庫(kù)管員;二級(jí)庫(kù)管員根據(jù)庫(kù)存材料帳進(jìn)行核對(duì)，并視實(shí)際情況刪減材料項(xiàng)目，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字后報(bào)送至公司采購(gòu)員處，由采購(gòu)員統(tǒng)一執(zhí)行簽批。項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)預(yù)算審核材料成本開(kāi)支是否超出標(biāo)準(zhǔn)，并視情況合理 刪減不必要的資金支出。采購(gòu)員負(fù)責(zé)收集各部門(mén)報(bào)送的月度計(jì)劃表，統(tǒng)一裝訂設(shè)計(jì)封面。綜合辦主任審核所購(gòu)物資是否屬于資產(chǎn)，如屬資產(chǎn)，需另外填制資產(chǎn)購(gòu)置單，審核所有物資是否可調(diào)配。財(cái)務(wù)部根據(jù)財(cái)務(wù)制度審核簽字。設(shè)備總監(jiān)對(duì)智能化、鍋爐專項(xiàng)維修材料進(jìn)行復(fù)核，包括成本開(kāi)支、專 項(xiàng)物資及工具的必要性、材料申請(qǐng)的技術(shù)規(guī)范及報(bào)表的規(guī)范性等?？偨?jīng)理助

4、理對(duì)除智能化、鍋爐專項(xiàng)以外其它材料計(jì)劃進(jìn)行復(fù)審，包括 成本開(kāi)支、專項(xiàng)物資及工具的必要性、材料申請(qǐng)的技術(shù)規(guī)范及報(bào)表的規(guī) 范性等?？偨?jīng)理簽批后由綜合辦采購(gòu)員執(zhí)行采購(gòu)。2、計(jì)劃外采購(gòu)(1)采購(gòu)嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃采購(gòu)原則，以月度計(jì)劃申請(qǐng)為主，原則上不發(fā) 生計(jì)劃外申購(gòu)，如遇到特殊情況，可做計(jì)劃外申請(qǐng)，公司審批部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)計(jì)劃外采購(gòu)進(jìn)行考核，考核權(quán)重視具體工作情況和管理情況而定。(2)各部門(mén)所發(fā)生月度計(jì)劃外的物資采購(gòu)，由于具有突發(fā)性和重要性， 綜合管理部不代為各部門(mén)完成審批手續(xù)，由需求部門(mén)自行填寫(xiě)月度計(jì) 劃外采購(gòu)申請(qǐng)單，正常情況下的月度計(jì)劃外物資采購(gòu)的申請(qǐng)審批同計(jì) 劃內(nèi)審批流程相同。(參考計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)審批流程圖)

5、3、緊急材料申購(gòu)(1)對(duì)于突發(fā)事件(供水、供電、供暖等影響居民正常生活的或威脅 人身財(cái)產(chǎn)生命安全的)，可根據(jù)公司授權(quán)額度先行采購(gòu)，及時(shí)補(bǔ)填緊 急申購(gòu)單。(總經(jīng)理助理、設(shè)備總監(jiān)審批額度各為 500元以內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng) 理審批額度為100元以內(nèi))(2)申購(gòu)審批流程圖1綜合辦采購(gòu)員 執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核總經(jīng)理簽批設(shè)備總監(jiān)審核總經(jīng)理助理申購(gòu)流程說(shuō)明：維修人員負(fù)責(zé)與二級(jí)庫(kù)管員溝通所需物資，根據(jù)庫(kù)存量或有無(wú)情況 填寫(xiě)緊急申購(gòu)單。設(shè)備總監(jiān)、總經(jīng)理助理、總經(jīng)理外出時(shí)，應(yīng)電話聯(lián)系進(jìn)行溝通，并由需求部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)將溝通情況及所需物資直接告知綜合辦采購(gòu)員，且應(yīng)在1周內(nèi)將緊急申購(gòu)單補(bǔ)簽完畢。原則上應(yīng)先填寫(xiě)緊急申購(gòu)單，經(jīng)各級(jí)人員審

6、核、簽批后方可執(zhí) 行采購(gòu)。但因突發(fā)事件屬于特別緊急情況的，則由需求部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)直接根 據(jù)實(shí)際情況與設(shè)備總監(jiān)或總經(jīng)理助理，并將溝通情況及所需物資直接告 知綜合辦采購(gòu)員，且應(yīng)在1周內(nèi)將緊急申購(gòu)單補(bǔ)簽完畢。購(gòu)買(mǎi)總價(jià)值在100元以下的物資，由需求部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)直接告知采購(gòu)員準(zhǔn) 予采購(gòu)；購(gòu)買(mǎi)總價(jià)值在500元以下的物資，由總經(jīng)理助理或設(shè)備總監(jiān)審批 后準(zhǔn)予采購(gòu)，經(jīng)同意后項(xiàng)目部可直接派專人到指定的供貨商取貨，取貨 人簽字后，項(xiàng)目部將第三聯(lián)取走作為入庫(kù)單據(jù)交至二級(jí)庫(kù)管員。住思：1、禁止在月度材料采購(gòu)明細(xì)和緊急申購(gòu)單中申購(gòu)資產(chǎn)類物資， 資產(chǎn)價(jià)值在500元一2000元的需要填寫(xiě)低值資產(chǎn)申購(gòu)單，在 2000元以 上的需要填寫(xiě)固

7、定資產(chǎn)申購(gòu)單。2、未經(jīng)采購(gòu)員同意，禁止直接到供貨商處取貨，如私自取貨，由取貨 人自行負(fù)責(zé)。3、當(dāng)月出現(xiàn)2次未及時(shí)補(bǔ)單，則當(dāng)月不再對(duì)緊急申購(gòu)給予采購(gòu)。(二)勞保用品采購(gòu)1、發(fā)放對(duì)象、標(biāo)準(zhǔn)及頻率(1)普通勞保用品：普通勞保發(fā)放對(duì)象為薪酬體系為一線的工作人員， 產(chǎn)假、哺乳假、醫(yī)療假、待崗人員、事假或病假超過(guò)一個(gè)月以上人員均 不享受勞保。發(fā)放頻次為每月一次，標(biāo)準(zhǔn)按照公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)(10元/月)發(fā)放。(2)特殊勞保用品：特殊勞保用品發(fā)放的對(duì)象為電工、維修工、包括 鍋爐維修工、智能化維修人員絕緣鞋：配備人員為電工、電焊工、水暖工；標(biāo)準(zhǔn)為每年四雙（單 鞋、棉鞋各兩雙），絕緣鞋由公司統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)經(jīng)檢測(cè)合格的產(chǎn)品。員

8、工應(yīng) 于入職后一周內(nèi)申請(qǐng)購(gòu)置。絕緣手套：配備人員為電工；以舊換新，標(biāo)準(zhǔn)為每年一付，絕緣手套由公司統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)經(jīng)檢測(cè)合格的產(chǎn)品。員工應(yīng)于入職后一周內(nèi)申請(qǐng)購(gòu)置。電焊手套：配備工種是電焊工；以舊換新，標(biāo)準(zhǔn)為每年一付，電焊 手套由公司統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)經(jīng)檢測(cè)合格的產(chǎn)品。員工應(yīng)于入職后一周內(nèi)申請(qǐng)購(gòu) 置。2、申請(qǐng)要求：（1）普通勞保用品：各部門(mén)應(yīng)于每月27日前將部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)、綜合辦 主任審批后的普通勞保人員明細(xì)以紙檔形式送達(dá)綜合辦采購(gòu)員處。（2）特殊勞保用品：根據(jù)實(shí)際情況，按照月度材料采購(gòu)流程審批。（三）福利品發(fā)放對(duì)象、標(biāo)準(zhǔn)及頻率1、節(jié)日福利品發(fā)放對(duì)象：試用期滿一個(gè)月的員工，均享受福利品待遇。 季節(jié)工，病假、事假連續(xù)超

9、過(guò)一個(gè)月的員工，不享受以上福利待遇。2、節(jié)日福利品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：每年中秋節(jié)標(biāo)準(zhǔn)150元/人；春節(jié)標(biāo)準(zhǔn)150%/ 人，防暑降溫品標(biāo)準(zhǔn)100%/人。3、福利品：節(jié)日前15天，綜合管理部根據(jù)各部門(mén)提供發(fā)放人員明細(xì)表，核實(shí)后制定采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)綜合管理部審批后，由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu) 發(fā)放。（四）辦公用品申請(qǐng)要求各部門(mén)應(yīng)于每月27日前將部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)、綜合辦主任審批后的辦公用品明細(xì)以紙襠形式送達(dá)綜合辦采購(gòu)員處。五驗(yàn)收1、一般物品由供應(yīng)商送貨至公司綜合辦（重物或長(zhǎng)度超過(guò) 3米的物品 或緊急物資由供貨商直接送至需求部門(mén)），物資運(yùn)至后，由采購(gòu)員或收 貨人按照送貨單中所標(biāo)明的品牌、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等級(jí)、數(shù)量等進(jìn)行嚴(yán) 格檢

10、查，驗(yàn)收合格后由采購(gòu)員或收貨人在送貨單上簽字確認(rèn)并將送貨單原件交綜合辦公室一級(jí)庫(kù)管員，復(fù)印件交至本部門(mén)二級(jí)庫(kù)管員（采購(gòu)員 自行采購(gòu)的物資由采購(gòu)員在送貨單上簽字）。2、不合格的物資由采購(gòu)員退給供貨商。六采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)內(nèi)容采購(gòu)衡量標(biāo)準(zhǔn)衡量頻率1采購(gòu)合理選擇供應(yīng)商，優(yōu)先選擇性價(jià)比相對(duì) 較高者進(jìn)行采購(gòu)。每次2質(zhì)量符合中國(guó)有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的質(zhì)量、 技術(shù)、衛(wèi)生以及安全等要求，或符合客 戶要求的材質(zhì)，沒(méi)有約定的按國(guó)家規(guī)定 或行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，或按市場(chǎng)相同產(chǎn) 品相同價(jià)格前提下的最好品質(zhì)的產(chǎn)品標(biāo) 準(zhǔn)為準(zhǔn)。每次3價(jià)格不圖十市場(chǎng)相同商品的平均價(jià)格。固定供應(yīng)商每2個(gè)月進(jìn)行市場(chǎng)抽查，配抽 查記錄，單件在500元以上或批量在3000 元以上的要填寫(xiě)市場(chǎng)調(diào)查記錄表。每次4交貨期限在合理期限內(nèi)交貨。每次5售后服務(wù)商品